TESLİM ALMA VE DEPOLAMA

Satın alınan ve ödeme işlemi yapılan uygun mktardaki yiyecek çecek malzemesinin
kabul edlmesi işlemine teslim alma denir. Teslim edilmek üzere işletmeye gelen
malzemeler satın alma departmanında çalısan sorumlu bir ya da birkaç kişi tarafından teslim alınmaktadır.

Çünkü teslim alma sürecindeki aksaklıklar nedeniyle yiyecek içecek kalitesiyle ilgili problemler yasanabilmektedir (Spears ve Gregore, 2007). Teslim alma işlemlerinde beklenen faydaların sağlanabilmesi için teslim alınacak olan malzemelerin gerekli kontrollerden geçmesi gerekmektedir. Teslim alma kontrolü, teslim alınan
malzemelerin özellklerinin kontrolünü kapsar. Ürünün niteliği, miktarı, satın alma fiyatı, ağırlığı gibi özellikler; kontrol edlmesi gereken özelliklerden bazılarıdır.

Teslim alma alanı tesis arka giriş kapısı ile depolar arasında bulunmalıdır.
Satıcıların veya malzemeyi getirenlerin işletme içinde bulunan diğer alanlara geçmesine olanak vermemelidir. Ambalajların açılıp incelenebileceği, malzeme kalitesinin kontrol edebileceği yeterli genişlikte ve aydınlıkta olmalıdır.Hijyen kurallarına uygun ve kolayca temizlenebilecek özelliğe sahip olmalıdır. Her türlü hırsızlığa karşı güvenlik önlemleri alınmış olmalıdır.

Bu formlar, mal alındı formu, günlük teslim alma raporu, et etiketi ve malzeme iade formudur.

Günlük teslim alma raporu üç nüsha olarak doldurulmaktadır. İlk nüsha muhasebede, ikinci nüsha satın alma departmanında ve üçüncü nüsha da teslim alma görevlisinde kalmaktadır.

Teslim alma kontrolünde gerçekleşen işlemler genel olarak; Ölçü Kontrolü, Fiyat Kontrolü, Özellik ve Kalite Kontrolü ve Belge Kontrolü'dür.

Yiyecek malzemelerinin bozulma, çürüme ve çalınma durumlarında ortaya
çıkacak zararları önlemek için depolama yapılmaktadır (Çetner, 1995:45). Depolama fonksiyonu, arzın talebe göre ayarlanmasında yardımcı olmaktadır (Türksoy, 1997:79). Yani müşterilerin talep ettikleri ürünlerin önceden işletme depolarında yer alması faydalı olmaktadır. Bu durum müşterilerin beklentilerini karşılamak için gereklidir.

Depo alanları belirlenirken işletmelerin konumlarını, hizmet şekillerini, türlerini, kapastelerini, hammadde ve malzemelerin stok devir hızlarını, satın alınan ürün veya malzemelerin sıklığını ve niteliklerini göz önünde bulundurmaları gerekmektedir.

Kilitlenebilir depo alanları, değerli depolama, sınırlı erişim, etkin envanter kontrol prosedürleri, merkezi envanter kontrolü, güvenli tasarım ve aydınlatma ve görüntülemedir.

Yiyecek stoklarının rotasyonu, yiyecekleri uygun sıcaklıklarda saklama, temiz depo alanları, uygun havalandırma ve hava sirkülasyonudur.

Uzun süredir depoda olan ürünler ilk olarak kullanılmalıdır. Bu konsepte FIFO denmektedir. FIFO kuralını uygulamak yeni gelen ürünlerin depoda bulunan ürünlerin altına ya da arkasına konulmasıyla kolaylaşmaktadır. Depolamadan önce, ürünlerin üzerine teslimat tarihlerinin yazılması da yararlı olacaktır.

Fiziki envanter sisteminin dezavantajı ise yiyecek içecek maliyet bilgisinin sadece
ayın sonlarında br kez yapılacak olmasıdır. Daimî envanter sisteminde, yiyecek içecek maliyetleri her gün hesaplanabilmektedir.

• Yiyeceklerin mutfaga dağılım yöntemi (metot ve nakliye)
• Böcekler ve kemirici hayvanların kontrolü (bölgesel şartlar doğrultusunda)
• Stok kontrol ve stok devir hızı (raar ve raf düzenlemeleri)
• Temizleme yöntemi (kolay ulaşılabilir yerler)
• Sıcaklığın korunması özelliği (teçhizatın konum yer, güvenliğin kurulması)
• İkinci derecede depoların kullanılması (mutfak depoları, kiler)
• Çöplerin ayrıştırılması ve depolanması

Fasulye, nohut, mercimek, pirinç gibi bakliyat çeşitleri ile un, şeker, baharat ve yağlar (sıvıyağ, zeytinyağı kızartma yağları) nem içeriği az olan gıdaların muhafaza edildiği depolara kuru gıda deposu denilmektedir.Kuru gıda deposundaki yiyecekler diğer yiyeceklere oranla daha dayanıklı olmasına rağmen sıcak ortamlarda çabuk bozulan yiyeceklerdir. Bu yüzden kuru gıda depolarında sıcaklık ve süre ilişkisi çok önemlidir.

1. Et Deposu
2. Balık Deposu
3. Şarküteri Deposu
4. Meyve- Sebze Deposu
5. Derin Dondurucular

Depoya kaldırılan yiyecekler ambalajlanarak kaldırılmalı, koku oluşmaması için
belirli aralıklarla temizliği yapılarak havalandırılmalıdır. Hem düşük sıcaklıktaki hem de kuru depolarda, kokuları absorbe eden gıdalar koku salan gıdalardan daha uzağa konmalı, ayrı tutulmalıdır.

Deponun ısı kontrollerinin sürekli yapılmasına dikkat edilmeli ve tüm buzdolaplarında ve dondurucularda üç termometre türünden bir ya da ikisi
bulunmalıdır. Bu termometreler;

1. Uzaktan okuyan termometre: Birimin dışına konulur böylece sıcaklığa bakmak
için kapının açılmasına gerek kalmaz.
2. Kaydeden termometre: Birimin dışına asılır ve birimin içindeki sıcaklığı sürekli
kaydeder.
3. Buzdolabı/ dondurucu termometresi: Birimin içindeki en sıcak yerdeki rafa konulur ya da asılır.

1. Menü planlaması
2. Satış tahminleri
3. Satın alma politikası
4. Stoklama politikası
göz önünde bulundurularak belirlenir.

• Depoya giren malların giriş ve çıkışları yapılırken ölçümlerinde hata yapılabilir.
• Depoya giriş ve çıkış fişleri, stok kartlarına doğru işlenmemiş olabilir.
• Talep fişi olmadan depodan malzeme çıkışı yapılmış olabilir.
• Satıcıya malların iadesi durumunda, stok kartlarından mal giriş kayıtları silinmem
iş olabilir (Denzer, 2005:35).
• Satın alınan malzemelerin depo ve mutfak dağıtımı doğru yapılmamış olabilir.

Malzeme çıkışlarının kıymetlendirilmesi Gerçek Maliyet Yöntemi, İlk Giren İlk Çıkar Yöntemi, Ortalama Değer Yöntemi, Son Giren İlk Çıkar Yöntemi, Standart Fiyat
Yöntemi, En Son Piyasa Değeri ile Değerleme Yöntemi ve En Yüksek Fiyat Yöntemleri ile yapılır.