YİYECEK İÇECEK İŞLETMELERİNDE SATIN ALMA SÜRECİ

İşletmelerde yürütülen satın alma faaliyeti, yiyecek içecek maliyet kontrolü sürecinin ilk aşamasını oluşturmaktadır (Denizer, 2005, s.89).

Satın alma, işletme politikasına göre gerekli olan ürünün araştırılması, seçilmesi, satın alınması, teslim alınması ve
depolanması faaliyetlerini içeren bir süreçtir.

Satın alma fonksiyonun amaçları şu şekilde sıralandırılabilir (Koçoğlu ve Avcı, 2014, s.34);
• Satın alınması gerekli ürün ve hizmetlerin özelliklerinin belirlenmesi
• En uygun tedarikçinin belirlenmesi
• Tedarikçi ile müzakereler yapılması
• Anlaşma sağlanan tedarikçiye sipariş verilmesi
• Siparişin takip ve kontrol edilmesi
• Satın alma sürecinin izlenmesi ve değerlendirilmesidir.

Satın alma sürecinin başarılı olabilmesi için çeşitli koşulların sağlanması gerekmektedir. Bu koşullar şunlardır:
• Pazarın bilinmesi,
• Satın alma ihtiyacının belirlenmesi,
• İşletme özelliklerinin belirlenmesi ve bu özelliklerin kullanılması,
• Satın alma sürecinin tasarlanması ve
• Satın alma işleminin değerlendirilmesidir.

İşletmenin finansal ve bütçe yapısı çerçevesinde, yiyecek ürünlerinin satın alınmasında bazı iç ve dış faktörlerin iyi bilinmesi gerekmektedir. İç faktörlerin içinde müşteriler, menü, standartlar, çalışanların yetenek ve becerileri, araç gereç ve depolama alanlarının özellikleri ve ürün ihtiyacının miktarı yer almaktadır (Palacio ve eis, 2009, s.206).

İşletmenin finansal ve bütçe yapısı çerçevesinde, yiyecek ürünlerinin satın alınmasında bazı iç ve dış faktörlerin iyi bilinmesi gerekmektedir. Dış faktörler arasında  piyasanın durumu, yiyecek ürünlerinin durumu ve kalitesi ile satın alma yöntemleri yer almaktadır (Palacio ve eis, 2009, s.206).

Satın alma sürecinde gerçekleşen süreçler şunlardır (Koçoğlu ve Avcı, 2014, s.36):

• Satın alma bölümü satın alma talebini alır veya belirler. Bu talep, talep edilen malzemenin açıklanmasını, istenen miktar ve kaliteyi, istenen teslim tarihlerini, teslim yerini ve satın alma talebinde bulunanın adını içermektedir.
• Satın alma bölümü, talep edilen malları temin edebilecek tedarikçileri belirlemelidir. Tedarikçi değerlendirme sıralaması, tedarikçi seçiminde etkili olmaktadır.
• Satın alma bölümü tedarikçiye siparişi verir. Tedarikçi ile pazarlık bu aşamada yapılır.
• Satın alma bölümü siparişleri takip eder. Olası gecikmeler istekte bulunan ilgili bölüme iletilir. Ayrıca sipariş ile ilgili miktar gibi değişiklikler varsa tedarikçiye bildirilir.
• Tedarikçilerden gelen ürünler kalite ve miktar yönünden kontrol edildikten sonra  tedarikçilerden teslim alınır. Gelen mallar istenilen şartları sağlamıyorsa tedarikçiye iade edilir veya detaylı muayeneye tabi tutulur. Her durumda bilgiler tedarikçi
değerlendirme dosyalarına işlenir.
• Daha sonra, satın alınan malzemelerin, ham madde ve parçalarının maliyetlerini  düşürmek ve performansını artırmak amacıyla fonksiyonları test edilerek değer analizi yapılır.

Etkili bir satın alma sürecinde dikkat edilmesi gereken unsurlar şunlardır (Mohini,2004, s.308):

• Tedarikin devamlılığı
• Stoklarda en düşük seviyenin yakalanması
• Stokların güvenliğinin sağlanması
• Kalitenin sağlanması
• Satın alma işleminde düşük maliyetin yakalanması
• Tekrar ve gereksiz satın alımlardan kaçınılması

• Rekabet edebilir pozisyonun korunması
• Tedarikçilere karşı olumlu imajın korunmasıdır. 

Ürün standartları, gerek satın alma yöneticisi gerekse tedarikçi işletmeye çeşitli faydalar sağlamaktadır. Bu faydalar şunlardır (Davis ve diğerleri, 2008, s.189):
• Ürün standartları sayesinde, işletme için bir ürünün satın alma standartlarını oluşturarak müşterilere standart yemeklerin sunulması sağlanır.
• Kesin olarak neye ihtiyaç duyulduğu hakkında, tedarikçilerin yazılı olarak bilgilendirilmesi sağlanmış olur.
• Teslim alma personeline kabul edilecek ürünler hakkında detaylı bilgi sağlar.
• Ürünün boyut, ağırlık, kalite ve miktar gibi özelliklerinde görülen değişikliklerin  fark edilmesini sağlar.

Konaklama işletmelerinde kullanılan üç tür ürün standardı bulunmaktadır. Bunlar; teknik standartlar, marka standardı ve performans standardıdır. 

Yiyecek içecek işletmelerinde kullanılan ürünler için standartlar hazırlanırken dikkat edilmesi gereken hususlar şunlardır:
• Ürünün adı (markası),
• Ulusal derecelendirme veya marka standartları,
• Ürün miktarının tanımlanması (koli, paket, şişe, adet gibi),
• Kolide bulunan ürün miktarı ve
• Ürün birim fiyatıdır.

Satın alma yöneticisinin faydalanacağı kaynaklar şu şekilde sıralanabilir:

Satış Rehberleri
Telefon rehberleri
Satıcı katalogları
Satış elemanları
Web siteleri
Fuar ve Sergilerdir.

Etkin bir satın alma sürecinde ulaşılmak istenen hedefler şu şekilde sıralanabilir (Ninemeire, 2010, s.188):
• Doğru ürünü almak
• Doğru kaliteye ulaşmak
• Doğru fiyatı ödemek
• Doğru tedarikçi ile çalışmak

İşletme standartları doğrultusunda belirlenen ürünün uygun fiyatla almak için satın alma yöneticisi çeşitli stratejiler kullanabilir. Bu stratejiler şunlardır:
• Satıcı ile görüşmesi
• Bir düşük kalitede ürünün satın alması
• Ürün için duyulan ihtiyacın değerlendirilmesi
• Satış sonrası hizmet ücretinin indirilmesi
• Siparişlerin birleştirilmesi
• Yüksek maliyetli ürünlere yönelik ihtiyacın yeniden değerlendirilmesi
• Nakit ödeme yapılması
• Ürün fiyatlarının izlenmesi

• Ürün birim miktarının değiştirilmesi
• Tedarikçilerin tutundurmaya yönelik indirimlerinden faydalanılması
• Tedarikçinin satış sürecinden çıkartılmasıdır.

Satın alma yöneticisinin çalışacağı tedarikçiyi seçebilmek ve doğru tedarikçi ile çalışabilmek için dikkat etmesi gereken bazı hususlar şunlardır (Ninemeier, 2010: 194):
• Tedarikçinin yeri,
• Tedarikçinin faaliyetleri,
• Tedarikçinin finansal yapısı,
• Tedarikçinin çalışanlarının teknik yapısı,
• Tedarikçi firmanın dürüstlüğü ve tarafsızlığı ile
• Tedarikçinin güvenilirliğidir.

Satın alma yöneticisinin görevleri kısaca şu şekilde özetlenebilir (Koçak, 2009, s.97):
• Satın alma, teslim alma ve depolama bölümlerinin sorumluluğu,
• Tüm malzemelerin satın alınmasının sağlanması,
• Bölümlerin kullandıkları malzemelerin temininde devamlılığın sağlaması,
• Aynı kalite ürünlerin daha ucuza satın alınması,
• İlişkili tüm pazarların takip edilmesi ve yeni ürünlerin değerlendirilmesi,
• Ürünler, fiyatlar ve eğilimler hakkında araştırma yapılması,
• Üretim, kontrol ve muhasebe bölümleri ile irtibat kurulması ve
• Üst yönetime rapor hazırlanmasıdır.

Satın alma yöneticisi yiyecek içecek işletmelerinde satın alma kararlarını alırken işletme içerisinde satın alma isteklerinde bulunan bölümler ile satın alma bölümü ve depolar arasında organizasyonu sağlayan satın alma sorumlusu görev yapmaktadır.

Mesleki Yeterlilik Kurumu’nun Ulusal Meslek Standartı’nda Satın Alma Elemanı (Seviye 4), birim yöneticisinin tam nezareti altında iş sağlığı ve güvenliği ve çevre ile ilgili önlemleri alarak kalite sistemleri çerçevesinde; iş organizasyonu yapan, işletmelerin ham madde, malzeme, makine, ekipman ve hizmet alımlarına ilişkin satın alım hazırlıklarına yardım eden, satın alım işlemlerinin yürütülmesine katkı veren ve mesleki gelişim faaliyetlerine katılan nitelikli kişidir.

Mesleki Yeterlilik Kurumu’nun Ulusal Meslek Standartı’nda Satın Alma Sorumlusu (Seviye 5), iş sağlığı ve
güvenliği ve çevre ile ilgili önlemleri alarak kalite sistemleri çerçevesinde; iş organizasuyonu yapan, işletmelerin ham madde, malzeme, makine, ekipman ve hizmet alımlarına ilişkin satın alma hazırlıklarını yürüten, satın alım yapan, tedarikçi ilişkilerini yürüten, satın alma ekibinin yönetimine destek veren ve mesleki gelişim çalışmalarına katılan nitelikli kişidir.

Mesleki Yeterlilik Kurumu’nun Ulusal Meslek Standartı’nda “Satın Alma Yöneticisi (Seviye 6) iş sağlığı ve güvenliği ve çevre ile ilgili önlemleri alarak, kalite sistemleri çerçevesinde; satın alma süreçlerini planlayarak işletmelerin ham madde, malzeme, makine, ekipman ve hizmet satın alımlarının hazırlıklarını koordine eden, satın alım sürecini ve tedarikçi ilişkilerini yöneten, satın alımla ilgili bütçe çalışmalarını destekleyen, satın alma birimi personelini yöneten, satın alma faaliyetlerine ilişkin iş geliştirme ve verimlilik arttırma çalışmalarını ve mesleki gelişim çalışmalarını yürüten nitelikli kişidir” şeklinde tanımlanmaktadır.