YÖNETİM VE ORGANİZASYON II

Örnek edinme, işletme literatürüne, daha iyi bir uygulamayı hedef alarak, buna yönelik karşılaştırmaları ve uyarlamaları içeren bir yönetim anlayışı olarak yerleşmiştir.

ÖRNEK EDİNMENİN TEMEL ÖZELLİKLERİ
Örnek edinmeye karar veren bir işletme aşağıda yer alan temel özelliklere dikkat etmelidir.

.

.

.

Disiplin, Zaman ve Maliyet Gerektiren Bir Süreçtir

Planlama safhası başlangıcında ilk olarak, işletme stratejik amaçlarını tespit etmelidir.

Örnek edinme yaklaşımında, gelecekteki performans hedeflerinin tasarlanması, ulaşılmak istenen durumun tanımlanması anlamına gelir. Bu çerçevede, gelecekte hedeflenen performans düzeyinin bazı noktalara dikkat edilerek belirlenmesi gerekmektedir. Bunları şu şekilde sıralamak mümkündür:

• Hedeflenen performans düzeyi aşama aşama gerçekleştirilebilir nitelikte olmalıdır.
• Ulaşılmak istenen performans, gerçekçi ve ölçülebilir olmalıdır.
• Hedeflenen performans eksiksiz olarak tanımlanabilmelidir.
• Hedeflenen performans kabul edilebilir ve üzerinde anlaşma sağlanacak nitelikte olmalıdır.

Olgunluk Aşaması
İşletme örnek edinmeyle birlikte elde ettiği üstünlüğü koruyabilmek için çalışmalara devam edilmeli ve tüm faaliyet alanlarına bu çalışma yayılmalıdır.

Şekil 6.1: Örnek edinme süreci

Örnek Edinmenin Faydaları

Müşteri Beklentilerinin Karşılanması: İşletmelerin müşterilerin beklentilerini karşılanması artık çok
önemli bir unsur haline gelmiştir. Böylece işletmeler hem mali yönden iyi bir konum elde ederler hem de
rakiplerinin önüne geçebilirler. Ancak müşteri beklentilerini öğrenmek, örgüt dışı bilgiler arasına
girmektedir. Başka bir deyişle, müşteriler işletmenin içinde yer almadıkları için, işletme çalışanları
müşterilerin beklentilerini dış bilgi kaynaklarından öğrenmek zorundadır. Beklentiler belirlenirken de, bu
beklentileri en iyi şekilde karşılayan işletmeler incelenir ve bu işletmeler örnek alınarak müşteri
beklentileri karşılanır.

En İyi Uygulamaların İşletmeye Uyarlanması: İşletmeler örnek edinme sürecinde en iyi uygulamaları
takip edip, o uygulamayı işletmelerine uyumlaştırmak için çaba sarf ederler. Ancak ilk önce işletmede bir
araştırma yapılmalıdır. İşletmenin zayıf ve güçlü yönleri ortaya konduktan sonra, işletmenin ihtiyacı olan
konularda bilgi edinilmelidir. İşletme uygulamaları diğer uygulamalarla karşılaştırılıp, işletmeye
uyumlaştırılması en doğru olanıdır.

Verimlilik: Kıt kaynaklarla en yüksek çıktıyı elde etmektir. Örnek edinme uygulamasıyla işletmeler
ellerindeki kaynakları da kullanarak işletmelerini en iyi konuma getirmeye çalışırlar. Bu kaynaklar hem
insan hem de hammaddeleri içermektedir.

Hedeflerin Gerçekçi Olması: İşletmelerin yeni uygulamalara yönelmelerinin sebeplerinden biri de
rekabet koşullarında ayakta kalmaktır. Ancak her yeni uygulamanın işletmeye uygun olması olanaksızdır.
O yüzden işletme örnek edinmeye karar verdiğinde hedeflerini gerçekleştirebileceği türden ve işletmeye
uygun olan bir örnek edinmeyi uygulayacaktır.

İçsel ya da işletme içi örnek edinme, aynı işletme içindeki bir bölüm ile başka bir bölümdeki başarının karşılaştırmasını içerir.

Stratejik Odaklı Örnek Edinme
Çok farklı sektörlerde ve pazarlarda başarılı olan işletmelerin analiz edilmesi ve onların başarılarından örnek alınması ile yapılan bir kıyaslamadır (Yıldız, 2002:183). Bu kıyaslama türü, işletmelerin birbiriyle olan rekabetini inceler.

ÖRNEK EDİNMEDE BAŞARILI OLMA KOŞULLARI
Örnek edinmede başarı sağlanabilmesi için bazı ilke ve kurallara uyulması gereklidir. Bunlar aşağıdaki gibi sıralanabilir (Efil 2010: 227-228):
• Yönetimin katılım ve desteği sağlanmalıdır. Özellikle işletmelerde önemli kararlarda yönetimin
katılımı önemlidir. Yönetimin desteği alınmadan yapılan işler başarılı olmayacaktır.
• Örgütün yapmakta olduğu faaliyetlerde ne ölçüde yeterli olduğunun belirlenmesi gereklidir.
Örnek edinmeye gidilmeden önce, işletmenin güçlü ve zayıf yönlerini belirlenmelidir.
• Örgütün değişime ve uyumlu olmaya istekli olması gerekmektedir. Örgütte çalışan herkesin
değişime açık olması ve değişimi yönetebilmesi önemlidir.
• Örnek edinmenin sürekli yapılan bir çalışma olduğu kabul edilmelidir. Bir proje sona erdiğinde
mevcut durumu korumaktan daha çok, iyi bir noktaya getirmek için iyileştirme hedefleri esas
alınarak çalışma sürdürülmelidir.
• Örgütler kendilerinin paylaşmayı kabul etmedikleri bilgiler ve uygulamaları örnek edinme
yaptıkları ortaklarından talep etmemelidir.

Örnek edinmeye yönelik ilk uygulamalar; Ford’un kurucusu Henry Ford, yürüyen bant sistemiyle üretimi, 1912’de Chicago’da bir tanıdığını görmek için gittiği mezbahadan esinlenerek geliştirmiştir. Kasapların her birinin karkasın belirli bir bölümünü keserek, kalanını diğer arkadaşlarına devrettiğini gören Ford, aynı yöntemi otomobil yapımında da ufak bir farkla uygulamıştır. Çengellerin üzerinde kayan çelik ray yerine, hareketli bir band uygulaması geliştirmiştir.

Örnek edinme bir işletmenin en iyi uygulamalara sahip olmasıyla tanınan diğer örgüt ya da örgütlerin ürünlerini, hizmetlerini, iş süreçlerini kendi uygulamalarıyla karşılaştırarak değerlendireceği bir süreç olarak ifade edilebilir. Örnek edinme doğru olarak uygulandığında güçlü bir rekabet aracı haline gelmektedir. Örnek edinme ayrıca strateji geliştirebilmek ve işletmenin iş süreçlerini saptayabilmek için stratejik planlama sürecinin de çok önemli bir parçasıdır.

Planlama aşamasında dikkat edilmesi gereken dört unsur vardır.  Örnek edinme İle İlgili Yönetim Desteğinin Alınması-Örnek edinmede Yapılacak Çalışma Alanının Belirlenmesi -Örnek edinme Takımının Oluşturulması-Örnek edinme Ortağının Seçimi ve Örnek edinme Ortağı İle Anlaşma Yapılması.

Analiz aşamasında işletmenin faaliyette alanda hangi konumda bulunduğu veya önemli rakipleriyle arasındaki fark belirlenmeye çalışılır. Performansların ölçümü ve ölçüm sonucu performanslar arasında oluşan farkları kapatmak için gerekli olan analiz faaliyetleri ve programların yapılması analiz safhası içinde yer almaktadır. Örnek edinme yapacak olan her bir değişken için, sınıfında en iyi olan işletmenin performanslarının ölçümü, onların nasıl en iyi olduğunun incelenmesi, her bir değişken için işletmenin kendi performansının belirlenmesi ve örnek edinme yapacak olan işletme ile performansların karşılaştırılması ve aradaki farkların tespit edilmesi kısımlarında incelenmektedir.

Örnek edinme yaklaşımında, gelecekteki performans hedeflerinin tasarlanması, ulaşılmak istenen durumun tanımlanması anlamına gelir. Bu çerçevede, gelecekte hedeflenen performans düzeyinin bazı noktalara dikkat edilerek belirlenmesi gerekmektedir. Bunları şu şekilde sıralamak mümkündür: • Hedeflenen performans düzeyi aşama aşama gerçekleştirilebilir nitelikte olmalıdır. • Ulaşılmak istenen performans, gerçekçi ve ölçülebilir olmalıdır. • Hedeflenen performans eksiksiz olarak tanımlanabilmelidir. • Hedeflenen performans kabul edilebilir ve üzerinde anlaşma sağlanacak nitelikte olmalıdır.

olgunluk aşaması:İşletme örnek edinmeyle birlikte elde ettiği üstünlüğü koruyabilmek için çalışmalara devam edilmeli ve tüm faaliyet alanlarına bu çalışma yayılmalıdır.

Müşteri Beklentilerinin Karşılanması: İşletmelerin müşterilerin beklentilerini karşılanması artık çok önemli bir unsur haline gelmiştir. Böylece işletmeler hem mali yönden iyi bir konum elde ederler hem de rakiplerinin önüne geçebilirler. Ancak müşteri beklentilerini öğrenmek, örgüt dışı bilgiler arasına girmektedir. Başka bir deyişle, müşteriler işletmenin içinde yer almadıkları için, işletme çalışanları müşterilerin beklentilerini dış bilgi kaynaklarından öğrenmek zorundadır. Beklentiler belirlenirken de, bu beklentileri en iyi şekilde karşılayan işletmeler incelenir ve bu işletmeler örnek alınarak müşteri beklentileri karşılanır. En İyi Uygulamaların İşletmeye Uyarlanması: İşletmeler örnek edinme sürecinde en iyi uygulamaları takip edip, o uygulamayı işletmelerine uyumlaştırmak için çaba sarf ederler. Ancak ilk önce işletmede bir araştırma yapılmalıdır. İşletmenin zayıf ve güçlü yönleri ortaya konduktan sonra, işletmenin ihtiyacı olan konularda bilgi edinilmelidir. İşletme uygulamaları diğer uygulamalarla karşılaştırılıp, işletmeye uyumlaştırılması en doğru olanıdır. Verimlilik: Kıt kaynaklarla en yüksek çıktıyı elde etmektir. Örnek edinme uygulamasıyla işletmeler ellerindeki kaynakları da kullanarak işletmelerini en iyi konuma getirmeye çalışırlar. Bu kaynaklar hem insan hem de hammaddeleri içermektedir. Hedeflerin Gerçekçi Olması: İşletmelerin yeni uygulamalara yönelmelerinin sebeplerinden biri de rekabet koşullarında ayakta kalmaktır. Ancak her yeni uygulamanın işletmeye uygun olması olanaksızdır. O yüzden işletme örnek edinmeye karar verdiğinde hedeflerini gerçekleştirebileceği türden ve işletmeye uygun olan bir örnek edinmeyi uygulayacaktır.

İçsel ya da işletme içi örnek edinme, aynı işletme içindeki bir bölüm ile başka bir bölümdeki başarının karşılaştırmasını içerir. Çoğu işletme örnek edinme çalışmalarına, uygulamalarını içsel olarak kıyaslayarak başlamaktadır. Bir başka deyişle örnek edinmeyi öğrenme süreci işletmenin içinde başlar. Bu tür bir çalışma yapıldığında, veri ve bilgiler çok daha kolay ifade edilir ve güvenle ilgili sorunlar yaşanmaz.

Stratejik Odaklı Örnek Edinme Çok farklı sektörlerde ve pazarlarda başarılı olan işletmelerin analiz edilmesi ve onların başarılarından örnek alınması ile yapılan bir kıyaslamadır (Yıldız, 2002:183). Bu kıyaslama türü, işletmelerin birbiriyle olan rekabetini inceler.

Yönetimin katılım ve desteği sağlanmalıdır. Özellikle işletmelerde önemli kararlarda yönetimin katılımı önemlidir. Yönetimin desteği alınmadan yapılan işler başarılı olmayacaktır. • Örgütün yapmakta olduğu faaliyetlerde ne ölçüde yeterli olduğunun belirlenmesi gereklidir. Örnek edinmeye gidilmeden önce, işletmenin güçlü ve zayıf yönlerini belirlenmelidir. • Örgütün değişime ve uyumlu olmaya istekli olması gerekmektedir. Örgütte çalışan herkesin değişime açık olması ve değişimi yönetebilmesi önemlidir. • Örnek edinmenin sürekli yapılan bir çalışma olduğu kabul edilmelidir. Bir proje sona erdiğinde mevcut durumu korumaktan daha çok, iyi bir noktaya getirmek için iyileştirme hedefleri esas alınarak çalışma sürdürülmelidir. • Örgütler kendilerinin paylaşmayı kabul etmedikleri bilgiler ve uygulamaları örnek edinme yaptıkları ortaklarından talep etmemelidir.