YÖNETİM VE ORGANİZASYON II

Örnek edinmeye yönelik ilk uygulamalar; Ford’un kurucusu Henry Ford, yürüyen bant sistemiyle üretimi, 1912’de Chicago’da bir tanıdığını görmek için gittiği mezbahadan esinlenerek geliştirmiştir. Kasapların her birinin karkasın belirli bir bölümünü keserek, kalanını diğer arkadaşlarına devrettiğini gören Ford, aynı yöntemi otomobil yapımında da ufak bir farkla uygulamıştır. Çengellerin üzerinde kayan çelik ray yerine, hareketli bir band uygulaması geliştirmiştir. Yine 1950’li yıllarda Toyota’nın kurucusu, oğlu Eiji Toyoda’yı General Motors, Ford gibi otomobil devlerini incelemek üzere A.B.D.’ye göndermiştir. Eiji Toyoda sadece bu işletmeleri ziyaret etmekle kalmamış, süpermarketlerde bile gözlemlerde bulunmuştur. Süpermarketlerde boşalan rafların geceleri hızla ve ihtiyaç doğrultusunda doldurulmasından etkilenen Toyoda, Japonya’ya dönüşte “just-in-time” ya da tam zamanında üretim, sıfır stokla çalışma olarak adlandırılan sisteminin ilk uygulamalarını başlatmıştır.

Geçmişe bakıldığında birçok örnek edinme uygulaması örneklerine rastlanılmaktadır. Ancak örnek edinme kavramı bugünkü anlamı ile ilk kez 1970’lerin sonu 1980’lerin başında Xerox işletmesinin diğer Japon işletmelerinden öğrenme fikriyle, uygulanmaya başlanmıştır. 1979 yılında Xerox, örnek edinme uygulamasına, rakipleri tarafından üretilen fotokopi makinelerinin parçalarını söküp inceleyerek başlamıştır. Xerox, bu parçaların fiziksel bileşimlerinin nasıl yapıldığını değerlendirmenin yanı sıra, üretim maliyetlerini de incelemiş ve rakiplerinin bu ürünleri nasıl daha düşük maliyetlerle ürettiklerini anlamaya çalışmıştır. Daha sonra Xerox bu uygulamaları kendi üretim sürecine adapte etmiş ve iş planlarında kullanmıştır. Bu bilgilerden de anlaşıldığı gibi seçeneklerde verilenlerin tümü örnek edinmeye yönelik ilk uygulamaların ilham kaynağı olarak kabul edilebilir, dolayısıyla doğru cevap E’dir.

Örnek edinme bir işletmenin en iyi uygulamalara sahip olmasıyla tanınan diğer örgüt ya da örgütlerin ürünlerini, hizmetlerini, iş süreçlerini kendi uygulamalarıyla karşılaştırarak değerlendireceği bir süreç olarak ifade edilebilir. Örnek edinme doğru olarak uygulandığında güçlü bir rekabet aracı haline gelmektedir. Örnek edinme ayrıca strateji geliştirebilmek ve işletmenin iş süreçlerini saptayabilmek için stratejik planlama sürecinin de çok önemli bir parçasıdır. Bu yöntemle, örnek edinme işletmeyi performansının doruğuna çıkarmak amacıyla içinde bulunduğu sektördeki rakip işletmelerin her alandaki en iyi uygulamaların araştırılması ve bu uygulamaların işletmenin kendi içsel değerleriyle çelişmeyecek şekilde bütünleştirilmesi suretiyle yeniden tasarlanarak, belli bir sisteme dayanan ve süreklilik arz eden bir süreçtir. Örnek edinme işletmenin üstün performansa ulaşma yolunda en iyi ve en doğru yöntemleri arayış ve uygulamasıdır. Örnek edinme, performans aralığını tanımlayarak mükemmel performans yaratma sanatıdır ve en iyi uygulamanın örnek alınmasını kapsayan bir süreçtir. Bu bilgilerden de anlaşıldığı gibi seçeneklerde verilenlerden tümü örnek edinme kavramın tanımlamak için kullanılabilir, dolayısıyla doğru cevap E’dir.

Örnek edinmeye karar veren bir işletme aşağıda yer alan temel özelliklere dikkat etmelidir.

Örnek edinme en iyi ve en doğruyu bulup uygulama olduğu için, sürekli bir çalışma gerektirir. Süreklilik ve sistematik olma gerekliliğini, örnek edinme ile ilgili tanımlarda da açık bir şekilde görmek mümkündür. Bir defaya mahsus olarak yapılan araştırma, karşılaştırma, ölçümleme ve değerlendirme çalışmaları örnek edinme sayılamaz.

Örnek edinme en iyi ve en doğru yöntemleri bulma ve uygulama olarak tanımlanmıştır. En iyi ve en doğru yöntemler bulmak için ilk önce işletmeler araştırma yapacaklardır. Hangi işletme hangi alanda iyi oldukları ve bu alanda nasıl bir uygulama ya da süreç izlemektedirler gibi sorulara yanıt arayacaklardır. Bu yanıtlar aranırken de işletmeler hakkında bilgi toplayacaklardır.

Örnek edinme bir işletmenin en iyi uygulamalara sahip olmasıyla tanınan diğer örgüt ya da örgütlerin ürünlerini, hizmetlerini, iş süreçlerini kendi uygulamalarıyla karşılaştırarak değerlendireceği bir süreçtir. Bu tanımda da görüldüğü gibi, işletme başka işletmelerden bilgi alıp ve öğrenmektedir.

Örnek edinmede bilgi toplama önemli bir yer tutmaktadır. Bilgi toplanırken işletmelerin hem teknolojiden hem de insan gücünden yararlanması gereklidir. Teknoloji ile işletmeler istedikleri bilgiye zamanında ve daha kolay ulaşırlar. İnsan kaynağı ile de ulaştıkları bilgileri anlayıp işletmelerine yararlı hale getirirler. Ancak her iki kaynak da zaman ve maliyet açısından işletme için yükümlülükler getirir.

Seçeneklerde yer alan “Sürekli bir çalışmadır.”, “Bilgi sağlamaya dönük bir araştırma sürecidir.”, Başkalarından öğrenme sürecidir.” ve “Disiplin, zaman ve maliyet gerektiren bir süreçtir.” ifadeleri örnek edinmenin temel özellikleridir. E seçeneğinde yer alan “Teknoloji ile işletmeler istedikleri bilgiye zamanında ve daha kolay ulaşırlar.” ifadesi örnek edinmenin “Disiplin, zaman ve maliyet gerektiren bir süreçtir.” şeklinde ifade edilen temel özelliği kapsamında açıklanabilir. Soru kökünde “Örnek edinmenin bir işletmenin en iyi uygulamalara sahip olmasıyla tanınan diğer örgüt ya da örgütlerin ürünlerini, hizmetlerini, iş süreçlerini kendi uygulamalarıyla karşılaştırarak değerlendireceği bir süreç olması” şeklinde verilen tanımlama örnek edinmenin başkalarından öğrenme süreci olduğunu destekleyen bir açıklamadır, dolayısıyla doğru cevap C’dir.

Örnek edinme sürecinde uygulamada farklılıklar yer almasına rağmen, örnek edinme literatüründe önemli bir yere sahip olan Xerox işletmesinin uyguladığı beş aşama aşağıda yer almaktadır:

Bu bilgilerden de anlaşıldığı gibi doğru cevap D’dir. “Örnek edinme İle İlgili Yönetim Desteğinin Alınması”, “Örnek edinmede Yapılacak Çalışma Alanının Belirlenmesi”, Örnek edinme Takımının Oluşturulması” ve “ Örnek edinme Ortağının Seçimi ve Örnek edinme Ortağı İle Anlaşma Yapılması” örnek edinme literatüründe önemli bir yere sahip olan Xerox işletmesinin uyguladığı beş aşamadan biri olan planlama aşamasında dikkat edilmesi gereken unsurlardandır. “Örnek edinmeye Konu Olan Çalışma Alanına İlişkin Olarak Gelecekteki Performans Hedeflerinin Tasarlanması” ise analiz aşaması ile ilgilidir.

Xerox işletmesinin uyguladığı örnek edinme aşamaları şunlardır:

Bu bilgilerden de anlaşıldığı gibi doğru cevap E’dir.

Örnek edinme, rekabet edebilme gücünü artırmak, müşteri tatmini sağlamak, yeni fikirler edinmek, hedef belirlemek, işletme performansını artırmak ve stratejik planlama yapmak gibi amaçlara hizmet eden bir araçtır. Bu yönetsel aracı kullanmanın öncelikli amacı, “rekabet üstünlüğü” elde etmektir.  Diğer bir deyişle, dünyadaki lider örgütlerden edinilen bulgular, bu tekniğin esas itibariyle rekabet avantajı elde etmek için kullanıldığını göstermektedir. Benzer şekilde, örnek edinmenin temel itici güçlerinden biri olarak “rekabetçi olmak” olgusunu göstermekte ve örnek edinmede, piyasada kalabilmek için, özellikle rakip işletmeler arasında mükemmeli arayışa yönlendiren şiddetli rekabet ortamının etkili olduğunu belirtmektedir. Rekabetçi üstünlük olgusu, örgütler için ayrı bir önem taşır. Buna ulaşmak ise, işletmelerde en iyi uygulamalara ilişkin süreçlerin nasıl işlediğini anlamak, onların neden daha iyi olduğunu ve çabaların nereye yöneltilmesi gerektiğini kavramakla mümkündür. Örnek edinme tekniğinde, rakipleri yakalamakla yetinmeyip, onları aşmak ve “en iyi” olabilmek en büyük hedeftir. Örnek edinme tekniğinin bir başka amacı ise, üstün performans düzeyine ulaşmak ve bunun devamını sağlamaktır. İşletme performansının artması, aynı zamanda “en iyi” uygulamaların öğrenilmesi sağlayacaktır. Örnek edinme tekniği, hangi işletmelerin performansının daha iyi olduğunu ve kimin en iyi uygulamalara sahip olabileceğini belirlemek için kullanılan yararlı bir araçtır. Örnek edinme uygulaması iki işletmenin işlem ve yöntemlerine ilişkin bilgileri paylaşma konusunda önceden anlaşmış olmalarını içerir. Her iki işletmede bilgi değişiminden bazı kazançlar bekler. İşletmeler sahip olduğu bilgiyi vermemekte özgür olmakla birlikte, birbirlerini rakip olarak görmezler. Buna göre örnek edinme uygulaması bir işletmenin, işlemlerinin ya da iç süreçlerinin endüstri içindeki ya da dışındaki ‘başarılı’ bir işletme ile karşılaştırılması ya da ölçülmesi sürecidir. Örnek edinme, süreçler ve uygulamalarla ilgilidir. Aynı zamanda büyük değişiklik gerektiren süreçleri tanımlama aracıdır. Örnek edinme rakip olabilecek veya olmayabilecek şirketler arasında karşılıklı kazançların yaratılabileceği durumlarda yapılır. Bu bilgilerden de anlaşıldığı gibi seçeneklerin tümünde örnek edinmenin amaçları yer almaktadır, dolayısıyla doğru cevap E’dir.

Örnek edinme işletme dışındaki diğer işletmelerin kullandıkları metotlar, süreçler ve uygulamalar hakkında bilgi sağlayarak işletmenin daha iyiye ulaşmasına olanak sağlar. Bu bilgiler yeni ve daha yüksek hedefler belirlemek ve bu hedeflere ulaşmak için yeni fikirler ve yöntemlerin geliştirilmesine yardımcı olur. Bununla birlikte, örnek edinme çalışmasının birçok faydası vardır. Aşağıda örnek edinmenin sağladığı faydalar yer almaktadır.

Bu bilgilerden de anlaşıldığı gibi seçeneklerde verilenlerin tümü örnek edinmenin faydalarındandır, dolayısıyla doğru cevap E’dir.

Örnek edinme uygulamalarının sınıflandırılmasına ilişkin kaynaklara bakıldığında araştırmalara göre değişen sınıflamalar yapıldığı görülmektedir. Örnek edinmenin birçok türü vardır ve çeşitli yazarlar kendi bakış açılarına göre bir sınıflama yapmışlardır.

Bu sınıflamadan da anlaşıldığı gibi doğru cevap E’dir.

Örnek edinmede başarı sağlanabilmesi için bazı ilke ve kurallara uyulması gereklidir. Bunlar şöyle sıralanabilir: 

Bu bilgilerden de anlaşıldığı gibi seçeneklerde verilenlerin tümü örnek edinmenin başarıya ulaşması için uyulması gereken ilke ve kurallardandır, dolayısıyla doğru cevap E’dir.

Örnek edinmenin özelliklerinden bahsederken sürekli bir süreç olduğundan bahsedilmişti. Süreklilik için işletmelerin hep bir arayış içinde olması gereklidir. Bu arayışta, en başarılı olan işletmelerin süreç ve faaliyetler örnek edinilmesi önemlidir. Bu yöndeki çabaların sonuç vermesi bazı koşullara bağlı olduğu gibi, bu çabalar bazı sorunları da beraberinde getirir. Örnek edinme ile ilgili sorunlar şunlardır:

Bu bilgilerden de anlaşıldığı gibi seçeneklerde verilenlerin tümü örnek edinme ile ilgili sorunların ortaya çıkmasını önlemede yardımcı olabilecek gerekliliklerdendir, dolayısıyla doğru cevap E’dir.

Günümüzde yaşanan değişimler sonucu örgütlerin önemi her geçen gün daha da artmaktadır. Bununla beraber örgütlerin iç ve dış çevrelerinde birtakım ölçüm ve değerlendirmeler yapma zorunluluğu ortaya çıkmıştır. Örgütler kurulurken, kurucuların tek amacı kar elde etmektir. Ancak yaşanan değişimler, artan rekabet ve ürünlerin gittikçe farklılaşması yüzünden, müşteri istek ve beklentilerini karşılamak karında önüne geçip artık örgütlerin amacı haline gelmiştir.

Geçmişe bakıldığında birçok örnek edinme uygulaması örneklerine rastlanılmaktadır. Ancak örnek edinme kavramı bugünkü anlamı ile ilk kez 1970’lerin sonu 1980’lerin başında Xerox işletmesinin diğer Japon işletmelerinden öğrenme fikriyle, uygulanmaya başlanmıştır.

Süreklilik ve sistematik olma gerekliliğini, örnek edinme ile
ilgili tanımlarda da açık bir şekilde görmek mümkündür. Bir defaya mahsus olarak yapılan araştırma, karşılaştırma, ölçümleme ve değerlendirme çalışmaları örnek edinme sayılamaz. Bu tekniği uygulayan işletmenin ve rakiplerinin, zaman içinde sürekli ilerleme kaydedeceği varsayımı göz ardı edilmemeli ve örnek edinmeyi dinamik bir yöntem olarak değerlendirilmelidir.

Planlama Aşaması: Bu aşamada işletme için hangi unsurun, sürecin veya faaliyetin örnek edinileceğine karar verilir. Buna
karar verilirken, işletme içi ve dışı bilgiler toplanır ve bu bilgiler doğrultusunda örnek edinmenin ne üzerine olacağına karar verilir. Planlama safhası başlangıcında ilk olarak, işletme stratejik amaçlarını tespit etmelidir.

Örnek edinmede Yapılacak Çalışma Alanının Belirlenmesi
Birçok konu örnek edinme tekniği kapsamında ele alınabilir. Bunlar arasında, örgütsel süreçler, ürün ve hizmetler, işletme performansı, müşteri memnuniyeti, nakit yönetimi, servis hızı, tam zamanında  teslimat, fiyat ya da yenilik vb. çalışmalar sıralanabilir. Ancak burada önemli olan, örnek edinme yapılacak sürecin ya da çalışma alanının olabildiğince doğru olarak tanımlanabilmesidir. Çünkü bu aşama, tüm örnek edinme sürecinin temelini oluşturmaktadır.

Bu çerçevede, gelecekte hedeflenen performans düzeyinin bazı noktalara dikkat edilerek belirlenmesi gerekmektedir. Bunları şu şekilde sıralamak mümkündür:
• Hedeflenen performans düzeyi aşama aşama gerçekleştirilebilir nitelikte olmalıdır.
• Ulaşılmak istenen performans, gerçekçi ve ölçülebilir olmalıdır.
• Hedeflenen performans eksiksiz olarak tanımlanabilmelidir.
• Hedeflenen performans kabul edilebilir ve üzerinde anlaşma sağlanacak nitelikte olmalıdır.

Uygulama Aşaması: Yukarıdaki üç aşama tamamlandıktan sonra örnek edinmeyi işletmeye uygulama aşamasına sıra gelir. Ancak örnek edinme işletmeye uygulandıktan sonra işletme yine en iyi uygulamaları araştırmaya ve gelişmeleri takip etmeye devam etmelidir.

Örnek edinme, bir işletmenin, ürününün veya hizmetinin kalitesini artırmak amacıyla uygulamalarını daha iyi uygulamalarla karşılaştırarak, bu uygulamaları daha iyi bir duruma getirmeye çalışmaktır. Örnek edinme sürecinin faydaları arasında maliyetlerin düşmesi, müşteri memnuniyetinin artması ve çalışanların bilgi ve beceri düzeylerinin ve motivasyonlarının artması gibi çeşitli öğeler sayılabilir.

Süreç Odaklı Örnek Edinme: Bu tür örnek edinmenin amacı, kıyaslama yapılmak üzere belirlenmiş bir alanda, mükemmelliğiyle tanınan herhangi bir örgütün bu noktaya nasıl ulaştığını tespit edip, başarılı bulunan yönlerini uyarlamak ve seçilen sürecin performansını arttırabilmektir. Müşteri memnuniyeti, servis ve bakım, stok ve nakit yöntemi ve teslimat hızı bu tür süreç kıyaslamasına örnektir.

Örnek edinmede başarı sağlanabilmesi için bazı ilke ve kurallara uyulması gereklidir. Bunlar aşağıdaki gibi sıralanabilir:
• Yönetimin katılım ve desteği sağlanmalıdır. Özellikle işletmelerde önemli kararlarda yönetimin katılımı önemlidir. Yönetimin desteği alınmadan yapılan işler başarılı olmayacaktır.
• Örgütün yapmakta olduğu faaliyetlerde ne ölçüde yeterli olduğunun belirlenmesi gereklidir. Örnek edinmeye gidilmeden önce, işletmenin güçlü ve zayıf yönlerini belirlenmelidir.
• Örgütün değişime ve uyumlu olmaya istekli olması gerekmektedir. Örgütte çalışan herkesin değişime açık olması ve değişimi yönetebilmesi önemlidir.
• Örnek edinmenin sürekli yapılan bir çalışma olduğu kabul edilmelidir. Bir proje sona erdiğinde mevcut durumu korumaktan daha çok, iyi bir noktaya getirmek için iyileştirme hedefleri esas alınarak çalışma sürdürülmelidir.
• Örgütler kendilerinin paylaşmayı kabul etmedikleri bilgiler ve uygulamaları örnek edinme yaptıkları ortaklarından talep etmemelidir.