YÖNETİM VE ORGANİZASYON II

Süreç yenilemenin ilk aşaması olan hazırlık aşaması işletme genelinde iş süreçlerine dikkat çekilen ve süreç yenileme kavramına ilişkin bilgilendirme yapılan bir dönem olarak değerlendirilmelidir. Bu aşamada süreç yenilemeye ihtiyaç olduğuna ilişkin işletme paydaşlarının ikna edilmesi oldukça önemlidir.

Doğru cevap A seçeneğidir.

Lider süreç yenileme kapsamında çalışanları yetkilendiren, onları bu konuda
motive eden ve vizyonuyla onlara rehberlik eden kişidir. Süreç yenilemenin gerçekleşmesi için etkili liderlik şarttır. Etkili liderliğin olmaması süreç yenileme uygulamalarını kâğıt üzerinde kalan planlara dönüştürebilir. Süreç yenileme oldukça stresli bir uygulamadır. Örgüt genelinde başlangıçta sağlanan motivasyon, sürecin zorluğu nedeniyle aşınabilir. İşte bu tür durumlarda lider devreye girerek motivasyon düzeyinin belli bir seviyenin altına inmesini engeller.

Doğru cevap B seçeneğidir.

İzleme komitesi süreç yenileme uygulamalarında isteğe bağlı olarak oluşturlabilen bir yönetişim mekanizmasıdır. İzleme komitesi genellikle süreç sahiplerinin katılımıyla oluşan, süreç yenileme stratejisinin genel planlamasından sorumlu olan komitedir. Lider bu komiteye başkanlık eder. Bir türlü çözümlenemeyen sorunlara bu komitede çözüm bulunmaktadır. Süreç yenileme uygulamaları arasındaki önceliklendirmeden ve kaynak tahsisinden bu komite sorumludur. Süreç sahipleri ve ekipleri kendi aralarında çözüm bulamadıkları sorunların çözümü için izleme komitesine başvurabilirler.

Doğru cevap D seçeneğidir.

Örgüt içi ve dışı iletişim faaliyetlerinde iletilen mesajların doğru bir şekilde anlaşıldığının test edilmesi oldukça önemlidir. İletişim kanalları değişim süreci boyunca açık tutulmalıdır. Ancak bu şekilde süreç yenilemeye ilişkin korku ve şüphelerin önüne geçilebilecektir.

Doğru cevap D seçeneğidir.

Başarılı olan süreç yenileme girişimlerinin ;
• Açık bir şekilde ifade edilmiş vizyon,
• Değişime ilişkin net hedefler,
• Bilgi teknolojilerinin etkili kullanımı,
• Üst yönetiminin katılımı ve desteği,
• Dönemsel performans hedefleri,
• Etkili değerlendirme sistemi,
• Çalışanların süreç yenileme konusunda eğitilmiş olmaları ve
• Etkili ekip çalışması gibi bazı ortak özelliklere sahip oldukları belirtilmektedir

Doğru cevap A seçeneğidir.

Süreç sahibi işletmede yürütülecek süreç yenileme uygulamasının odaklandığı süreçten sorumlu olan yöneticidir. Süreç sahibi genelde komuta yetkisine sahip üst düzey yöneticiler arasından seçilmektedir. Doğru cevap C seçeneğidir.

Üçüncü aşama süreçlerin değer yaratma durumlarının analiz edildiği evredir. Bu aşamada süreçlerin nasıl yenileneceğine ilişkin birden fazla alternatif geliştirilmesi önerilmektedir. Bu aşamada işletme yöneticileri olası bazı konfigürasyonları denemeli ve hangi konfigürasyonun en yüksek performans artışını sağladığını belirlemelidir.

Doğru cevap D seçeneğidir.

İzleme komitesi süreç yenileme uygulamalarında isteğe bağlı olarak oluşturlabilen bir yönetişim mekanizmasıdır. İzleme komitesi genellikle süreç sahiplerinin katılımıyla oluşan, süreç yenileme stratejisinin genel planlamasından sorumlu olan komitedir.

Doğru cevap A seçeneğidir.

Sürekli Gelişme

Sürekli gelişme küçük çaplı değişimleri
öngörmektedir.

Sürekli gelişme küçük ve devamlı gelişim
sağlamayı hedefler.

Sürekli gelişme mevcut duruma ilişkin gelişmeler
yapılmasını içerir.

Sürekli gelişme faaliyetleri daha çok alt
kademelerde başlatılır.

Sürekli gelişme istatistiki kontrol sistemleri
aracılığıyla değişim sağlar.

Doğru cevap C seçeneğidir.

Süreç yenileme örgütün tüm seviyelerindeki çalışanların katılımını gerekli kılan bir uygulamadır. Bireylerin süreç yenileme çabalarına aktif katılımları ve desteği sağlanmalıdır. İşletme genelinde kurulan çeşitli ekipler aracılığıyla çalışanların sürecin bir parçası haline getirilmesi sağlanabilir.

Doğru cevap E seçeneğidir.

Örgütsel değişim; örgütlerin içinde bulundukları durumdan örgütsel etkililik ve verimlilik düzeylerini arttırmak amacıyla bir başka duruma geçiş süreçleri olarak tanımlanmaktadır. Doğru cevap A'dır.

Örgütün ürettiği ürünlere yönelik talep, Rakiplerin uyguladıkları çeşitli taktikler, İkame edici veya rekabetçi yeni mal ve hizmetlerin piyasaya sunulması, Örgütün başka bir örgüt tarafından satın alınması veya başka bir örgütle birleşmesi, Önemli bir tedarikçinin piyasadan çekilmesi, Yapılan işe ilişkin yeni yasal düzenlere gidilmesi, Yetenekli işgücünün işletmeye çekilememesi, Teknolojik ilerlemeler ve Önemli siyasal olaylar şeklinde sıralanabilir. Bu nedenle doğru cevap C'dir.

Evrimsel değişim daha yavaş, küçük ilerlemelerle ve örgütün belli noktalarına odaklanmış değişim çabalarını nitelemek üzere kullanılan bir terimdir. Doğru cevap D'dir.

Süreç yenileme müşterilerin gözünde işletmenin ürettiği mal ve hizmetlerin saygınlığını arttırmak, kalite, maliyet ve zaman konularında köklü gelişmeler sağlayabilmek için, işletmenin örgüt yapısı, kullanılan tüm süreçler ve bunları destekleyen bilgi akış sistemlerinin hep birlikte yeniden yapılandırılmasıdır. Bu nedenle doğru cevap C'dir.

Süreç yenileme uygulamalarının başarılı olabilmesi bazı temel hususların üzerinde durulmasını gerekmektedir. Bu hususlar şöyledir (Hammer ve Champy, 2001, 54- 68); Birçok iş tek bir sürecin çatısı altında bir araya getirilmelidir. İşi fiilen yapanlar işe ilişkin kararlardan sorumlu hale getirilmelidir. Süreçler doğal akışlarına bırakılmalıdır. Süreçler birçok farklı talebe cevap verebilecek çeşitlilikte tasarlanmalıdır. İşler yapılması en mantıklı yerde gerçekleştirilmelidir. Denetimler ve mutabakat arayışları olabildiğince azaltılmalıdır. Her süreç, başlangıcından bitişine dek, tek bir kişinin sorumluluğuna verilmelidir. Hem merkeziyetçi hem de merkezkaç (hibrid) örgüt yapısının temel özelliklerini içinde barındırabilen bir örgütsel yapı oluşturulmalıdır. Bu nedenle cevap B'dir.

Süreç yenileme uygulamaları , temel olarak dört aşamalı bir şekilde yürütülmektedir. Birinci aşama işletmenin pek çok açıdan süreç yenilemeye hazırlandığı aşamadır. İkinci aşamada ise işletmenin mevcut süreçleri ve bu süreçler içinde yapılan işlerin bir dökümü çıkartılır. Bu durum işletmenin Check-Up’a (detaylı kontrol) tabii tutulması şeklinde düşünülebilir. Üçüncü aşamada tüm süreçlerin ve fonksiyonların işletmenin temel değer yaratma fonksiyonuna ne oranda katkı sağladıkları değerlendirilir. Dördüncü aşamada ise katkısı düşük veya olmayan süreçler eleminde edilmekte, diğer süreç ve işler ise müşteri taleplerine daha hızlı, kaliteli ve düşük maliyetli bir şekilde cevap verilebilmesi adına yeniden düzenlenmektedir. Bu nedenle doğru cevap D'dir.

Hammer ve Champy (2001: 106) işletmelerin kendi kendilerine süreçlerini yenilemedikleri, bunu bünyelerinde görev yapan insanlar aracılığıyla gerçekleştirdiklerini dile getirmektedir. Bu noktada süreç yenileme uygulamasında “ne” yapıldığı kadar “kimin” yaptığının da önemli olduğu kendiliğinden ortaya çıkmaktadır. Yapılan gözlemler süreç yenileme uygulamalarında, işletmeden işletmeye farklılaşmakla beraber, bazı rollerin ortak olduğunu göstermektedir: lider, süreç sahibi, süreç yenileme ekibi, izleme komitesi, süreç yenileme çarı. Bu nedenle cevap E'dir.

Süreç yenileme çarı lider adına insan kaynaklarının performansını gözlemleyen ve değerlendiren bir yönetici olarak düşünülebilir. Genelde iki temel işlevi yerine getirmektedir. Birinci işlevi süreç sahiplerinin işlerini kolaylaştırmak ve onlara destek olmaktadır. Süreç yenileme çarının ikinci işlevi ise devam eden farklı süreç yenileme faaliyetleri arasında koordinasyonun sağlanması noktasındadır. Süreç yenileme çarının lidere bağlı olarak hareket ettiği ve süreç sahiplerini yoğun denetim altında tutmaması gerektiği unutulmamalıdır. Bu nedenle doğru cevap A'dır.

Yetki, süreç yenilemede kritik başarı faktörlerinden biri değildir. Bu nedenle cevap A'dır.

Kalite yönetimine ilişkin yöntemlerin ve araçların birçoğu, etkileri itibariyle değerlendirildiğinde, küçük çaplı gelişmeler sağlamakta ve kaizen felsefesiyle uyumlu bir şekilde örgütün sürekli gelişimine ön ayak olmaktadır. Bu nedenle doğru cevap A'dır.