YÖNETİM VE ORGANİZASYON II

İletişim kurmanın temel amacı, düşünce ve görüşlerin karşılıklı alışverişini sağlamak ve taraflar arasında ortak bir anlayış yaratmaktır

İnsanları iletişime geçiren pek çok neden vardır. Bunları beş temel noktada toplamak mümkündür (Bıçakçı, 2000, ss,17-20): • Varolmak: Bir ülkenin yurttaşı ya da bir kurumun çalışanı olmak, bir spor takımının ya da siyasal bir partinin taraftarı olmak, mesleksel bir örgüte veya sendikaya üye olmak, bireysel varlığın toplumsal etiketleridir. Bu anlamda birey, benliğini, ait olduğu toplumsal yapılarla özdeşleştirerek varolur, toplumsal ortamlarda sürdürdüğü iletişim etkinlikleriyle varlığını kendine ve diğer bireylere kabul ettirir. • Haberleşmek: Geçmişten bugüne insanoğlu, gerek çevresinde, gerekse dünyada olup bitenleri hep öğrenmek istemiştir. Komünikasyon alanındaki gelimeler, hızlı ulaşım araçları, görsel-işitsel yayın teknolojileri, kitlesel iletişim olanakları haberleşmeyi geliştiren araçlardır. • Paylaşmak: Kişiler bilgi, duygu ve düşüncelerini diğer insanlara aktarmadıkça kendi varlığını duyumsayamazlar. Sevgi, kıskançlık, aşk, nefret vb. olumlu ya da olumsuz duygular iletişimin temel belirleyicileridir. • Etkilemek ve Yönlendirmek: Toplumsal düzenlerin yaşamsal sürekliliği, ekonomik ve siyasal güçlerin ya da kişilerin kendi istekleri doğrultusunda hedef kitleleri etkileme güçlerine bağlıdır. Bu bağlamda karşımızdaki kişileri etkileme ve yönlendirme isteği iletişime geçmenin en önemli nedenleridir. • Eğlenmek ve Mutlu olmak: İletişim araçları sayesinde insanlar eğlenmekte ve mutlu olmaktadır.

Göndericiden alıcıya doğru giden mesajı etkileyen tüm koşullar gürültü olarak adlandırılmaktadır.

Göndericinin mesajı hazırlarken bazı hususlara dikkat etmesi gerekmektedir (Eren, 2001, s.350): • Alıcının bilgi ve tecrübe alanına giren sembolller kullanmalıdır. • Gönderici soyut ifade ve sembollerden çok somut semboller kullanmalıdır. • Sembolleri alıcının daha önce alışmış olduğu anlamda kullanmalıdır. • Alıcının anlamaması muhtemel olan temel kelimeleri açıklamalıdır.

Bireylerin algılama sürecinde; kişilerin; değer yargıları, amaç ve hedefleri, ihtiyaçları, kültürleri, bilgileri, hisleri, tecrübeleri, biyolojik ve fiziksel özellikleri gibi faktörler etkili olmaktadır.

Düşünce, duygu ya da bilginin kaynak tarafından kodlanmış biçimi olarak tanımlanan mesaj, bir şeyi aktarmayı, iletmeyi isteyen kaynağın ürettiği sözel, görsel ve görsel-işitsel simgelerden oluşmuş somut bir üründür.

Etkin iletişim hem gönderici hem de alıcının kullanılan kodlama sistemin ve sembollerin ifade ettikleri anlamlar arasındaki bağlılığı da kurabilmelerini gerekli kılmaktadır.

İletişim türleri konusunda çeşitli kaynaklarda farklı sınıflandırmaların yapıldığı görülmektedir. Kişisel, toplumsal, örgütsel olmak üzere üç gruba; kişisel, kişilerarası, örgütsel ve teknolojik olmak üzere dört gruba ayrılır.

Beden dili: Baş, yüz ve göz hareketleri, el, kol ve bacak hareketleri, duruş bireylerarası tavırların en açık belirleyicileridir. Düşünce ve duyguları destekleyen jestler ve mimikler kendiliğinden ortaya çıkan hareketlerdir. Yapılan bir araştırmada, insanların yüzyüze kurdukları ilişkide, kelimelerin % 7, ses tonunun % 38, beden dilinin ise % 55 etkili olduğu ortaya konulmuştur. Vücudun gergin durması, kolların rahat olması, başın iki tarafa sallanması, kaşların çatılması, göz teması, birine doğru eğilmek, arkaya yaslanmak gibi pek çok beden dili örneğinin karşıdaki kişi için bir anlamı vardır. Ancak değişik kültürlerde ve toplumlarda beden diline yüklenen anlamlar farklılık gösterebilmektedir. Örneğin, kafayı geriye doğru hareket ettirme Tayland ve Hindistan’da evet anlamına gelirken, kafayı yavaşça geri öne sallama çoğu Asya ülkesinde evet anlamına gelebilmektedir. Beden dili sözsüz iletişimin en temel türlerinden biridir. Önemli olan beden dilini yerinde ve gerektiği kadar kullanabilmektir. Mesafe: Gönderici ile alıcı arasındaki fiziksel mesafe sözsüz iletişim araçlarından bir diğeridir. Dört tür mesafeden söz edilmektedir. Mahrem alanlar (0-25 cm), kişisel alanlar (25-80 cm), sosyal alanlar (80- 200 cm) ve genel alanlar (sosyal alanın dışında kalan mesafeler). Yakın mesafede duran insanlar daha sıcak, daha samimi ve daha anlayışlı görülmektedir. İş ortamında birinin omzuna elini koymak veya ona dokunmak, kabullenmenin belirtisidir. Başkalarıyla aramızda koruduğumuz uzaklık onlara karşı olan duygularımızla ilgilidir ve onlarla ilişkimiz hakkında bazı mesajlar verir. Tabii burada da kültürel farklılıklar gözardı edilmemelidir. Ses tonu: Duygu ve düşünceleri anlatabilmenin diğer bir yolu da kişilerin iletişim sürecinde çıkardıkları ses tonlarıdır. Dilin nasıl söylediği, sesin niteliği ile ilgilidir; ses tonu, sesin hızı, şiddeti, hangi sözcüklerin vurgulandığı, duraklamalar ve benzeri özelliklerle gerçekleşir. Örneğin, kişinin yüksek sesle, bağırarak veya normal olmayan değişik bir tarzda konuşması kızgın olduğunun belirtisidir.

39 Dış görünüş: İnsanın dış görünüşü, başkalarına mesaj iletmekte önemli bir rol oynar. Giyim-kuşam saygı ve statünün önemli bir göstergesidir. İnsanlar, iyi giyimli ve çekici buldukları kişilere daha çok saygı gösterirler. Örneğin, iş arayan kişiler, sözsüz iletişimin bu yönünü dikkate almakta ve görüşmeler için iyi giyinmeye gayret etmektedirler. Uygun yer ve zamanda giyilmeyen kıyafetler iletişimde önemli sorunlara yol açabilmektedir.

Örgütsel iletişim, örgüt üyelerini birbirine bağlayan, örgütle çevresinin etkileşimini sağlayan, örgütün oluşmasını ve yaşamasını sağlayan bir süreçtir. Örgütsel iletişim, örgüt çalışanlarının tutum ve davranışlarını örgüt amaç ve hedefleri doğrultusunda yönlendirmek, eşgüdümlemek ve üretim ilişkilerini koordine etme amacıyla resmi ve gayri resmi yolla yapılan mesaj alışverişidir. Örgütsel iletişim, örgütün işleyişini sağlamak ve örgütün amaçlarını gerçekleştirmek için gerek örgütü meydana getiren çeşitli bölüm ve öğeler, gerekse örgüt ile çevresi arasında girişilen sürekli bilgi ve düşünce alışverişi ya da bölümler arasında gerekli ilişkilerin kurulmasına olanak sağlayan toplumsal bir süreçtir.

örgütlerde iletişimin dört temel fonksiyona sahip olduğunu söyleyebiliriz. Bunlar; bilgi sağlama fonksiyonu, etkileme ve ikna etme fonksiyonu, birleştirme fonksiyonu ve emir verme ve öğretim-eğitim fonksiyonudur.

Örgütler açık sistemlerdir.

İletişim

İletişim

Düşünce ve görüşlerin karşılıklı alışverişini sağlamak

Planlamak

Varolmak

Strateji

Kaynak

Gönderici soyut ifade ve semboller kullanmalıdır.