YÖNETİM VE ORGANİZASYON II

İletişim, insanın kendini sosyal bir varlık olarak ifade etmesi için zorunlu ve dinamik bir süreçtir. İnsanları iletişime geçiren pek çok neden vardır. Bunları beş temel noktada toplamak mümkündür.

Varolmak: Bir ülkenin yurttaşı ya da bir kurumun çalışanı olmak, bir spor takımının ya da siyasal bir partinin taraftarı olmak, mesleksel bir örgüte veya sendikaya üye olmak, bireysel varlığın toplumsal etiketleridir.

Haberleşmek: Geçmişten bugüne insanoğlu, gerek çevresinde, gerekse dünyada olup bitenleri hep öğrenmek istemiştir.

Paylaşmak: Kişiler bilgi, duygu ve düşüncelerini diğer insanlara aktarmadıkça kendi varlığını duyumsayamazlar.

Etkilemek ve Yönlendirmek: Toplumsal düzenlerin yaşamsal sürekliliği, ekonomik ve siyasal güçlerin ya da kişilerin kendi istekleri doğrultusunda hedef kitleleri etkileme güçlerine bağlıdır.

Eğlenmek ve Mutlu olmak: İletişim araçları sayesinde insanlar eğlenmekte ve mutlu olmaktadır.

Kişisel İletişim: Bireyin kendisiyle kurduğu iletişim düzeyi olup, mesajların kaynağı da alıcısı da bireyin kendisidir. Kişisel iletişim, insanın kendi kendisiyle olan, kaynak ve hedef aynı olduğunda ortaya çıkan iletişimdir.

Kişilerarası İletişim: İki ya da daha çok kişi arasında gerçekleşen bir iletişim düzeyidir. Kişilerin yüzyüze ya da kişisel iletişim araçlarıyla gerçekleştirdiği iletişim türüdür. Kişilerarası iletişim, toplumsal ve örgütsel iletişimin özünü oluşturmakta, kişiler kendilerini çevrelerine kabul ettirebilmek ve toplum içinde yaşayabilmek için; bilgi, anlam ve düşünce alışverişlerini içeren eylemlere girişmektedirler

Toplumsal İletişim: Ortak dil ve kültür birikimine sahip olan toplum üyelerinin kitle iletişim araçları ile sağladıkları iletişim türüdür. Gazete, dergi, radyo, televizyon, sinema gibi kitlelere ulaşan ve iletişimi sağlayan araçlara kitle iletişim araçları denilmektedir. Kitle iletişim araçlarının amacı; düşünce, fikir ve haberleri çok kısa zamanda geniş kitlelere ulaştırabilmektir.

Örgütsel İletişim: Örgütün işleyişini ve amaçlarını gerçekleştirmek için örgütü oluşturan çeşitli bölümler arasında ve örgüt ile çevresi arasında devamlı bir bilgi ve düşünce alışverişi sağlayan bir iletişim türüdür. Örgütsel iletişim, örgüt üyelerini birbirine bağlayan, örgütle çevresinin etkileşimini sağlayan, örgütün oluşmasını ve yaşamasını sağlayan bir süreçtir.

Teknolojik İletişim: İletişim teknolojisi de insanların iletişimini etkiler. İletişim teknolojisi, yalnızca veri ve bilginin iletilmesi, işlenmesi, depolanması ile ilgili ekipman, araç ve programları (bilgisayar, internet, radyo, televizyon) içermez. İnsanın kullandığı dil (söz, yazı, grafik veya beden dili) göz ve kulakları da iletişim teknolojisinin bir parçası olarak kabul edilir. Teknolojiler üzerine kurulan bilgisayarlı iletişim sistemleri örgütlerde geniş bir biçimde kullanılmaktadır.

Sözlü İletişim: Örgütlerdeki en yaygın iletişim şeklidir. Konuşma dili olarak da adlandırılmaktadır. Konuşma bireysel, dil ise toplumsal ve kültürel bir olgudur. Dil dünyaya bakışımızın ve yaşantılarımızı yorumlayışımızın özel bir biçimidir.

Dikey İletişim: Bireyler sahip oldukları otorite ve yetki bakımından, birbirlerinden dikey yani hiyerarşik olarak farklılaşırlar. Farklılaşma çok ise daha fazla yönetim kademesi ortaya çıkar, yönetim alanı daralır. Organizasyon yapısı daha dik ve merkezi bir görünüm kazanır. Tersi durumda ise yani geniş yönetim alanı varsa basık ve merkezkaç bir yapı ortaya çıkar.

Dışa Dönük İletişim: Örgüt ile çevresi arasındaki bağı kurmada yardımcı olan kanallardır. Halkla ilişkiler, organizasyon ile ilgili çevreleri arasında karşılıklı iletişimi sağlayıp sürdürmeye yardımcı bir yönetim fonksiyonudur. Örgütlerin toplumun çeşitli kesimleriyle ve diğer örgütlerle çeşitli nedenlerle ve koşullar altında oluşturdukları iletişim türüne dışa dönük iletişim denir. Sürekli değişen ve gelişen çevre içinde yer alan örgütler, sistem yaklaşımı çerçevesinde yaşamlarını sürdürebilmek için yeni koşullara uyum göstermek zorundadır. Dışa dönük kanallar yardımıyla toplumun çeşitli kesimleriyle bilgi alışverişi gerçekleştirilir ve örgüt ile toplum arasında bütünleşme sağlanabilir.

Çapraz İletişim: Farklı fonksiyonel birimler ve kişiler arasında kurulan iletişim türüdür. Örgütsel hiyerarşinin farklı kademeleri arasında hiyerarşi takip etmeden kurulan iletişime çapraz iletişim adı verilmektedir. Çapraz iletişim, koşullar gerektirdiğinde farklı bölümlerde ve farklı hiyerarşik düzeylerdeki kişiler arasında kurulan iletişim türüdür.

Ortak paydalarda anlaşma ve uzlaşma sağlanamaz ise iletişimden
söz etmek mümkün değildir. Bu bağlamda iletişim kavramını tanımlamak istersek; iletişim, iki ya da daha fazla kişi arasında bilgi, fikir, düşünce, anlam, duygu, kanı ve tutumların belli bir sonuca ulaşmak ya da davranışları etkilemek amacıyla sembollere dönüştürülerek belli bir araç ya da araçlar vasıtasıyla aktarılması, iletilmesi, anlaşılması ve davranışa dönüştürülmesi sürecidir.

Dolayısıyla iletişim sürecinin gönderici, alıcı ve mesaj olmak üzere üç temel unsurdan oluştuğunu söyleyebiliriz. Ancak iletişim sürecinde algılama ve kodlamanın olduğu, mesajı alıcıya iletmek için bir kanal kullanıldığı ve mesajın anlaşılıp anlaşılmadığının test edilmesi için de geribildirim alınması
gerektiği için, süreçte yer alan temel unsurları yediye çıkartmak gerekir.

Dolayısıyla süreç şu şekildedir:Gönderici-Kodlama-Mesaj-İletişim Kanalı-Kodlama-Alıcı

Algılama, bireylerin çevrelerindeki bilgileri seçmesi, kavraması, düzenlemesi ve yorumlaması sürecidir. Algılama, bireylerin duyu organları yoluyla gelen duyusal uyarıları seçerek, düzenleyerek ve yorumlayarak, çevrelerine ait anlamlı bilgiler haline getirmeleri işlemidir.

Sözlü iletişim konuşma dili olarak da adlandırılmaktadır. Konuşma bireysel,
dil ise toplumsal ve kültürel bir olgudur. Dil dünyaya bakışımızın ve yaşantılarımızı yorumlayışımızın özel bir biçimidir.

Örgütsel iletişim, örgütsel değişime karşı güven oluşturur ve değişim sürecini hızlandırır.

İkna etme, karşımızdaki kişi veya kişilerin düşünce, davranış
veya tutumlarını bizim istediğimiz biçimde etkileme ya da değiştirme sürecidir. Etkileme ise, karşımızdaki kişilerin tutum ve davranışlarını onların istek ve çıkarlarına ters düşmeyecek şekilde daha uzun sürede değiştirme girişimidir.

Biçimsel örgüt yapısı; mevkileri (pozisyonları) ve birimleri, bunların hiyerarşik düzeylerini (sahip oldukları yetkiyi), aralarındaki ilişki ve iletişim kanallarını yansıtır. Örgütün biçimsel yapısı örgüt şeması olarak adlandırılan diyagramla gösterilir.

Semantik faktör iletişimi engelleyen örgütsel değil kişisel bir faktördür.

Mesaj tek bir fikir içermelidir.

Sessiz kalmak, mesaj iletilirken konuşmamak gereklidir.