ÖRNEK EDİNME

Örnek edinme bir işletmenin en iyi uygulamalara sahip olmasıyla tanınan diğer örgüt ya da örgütlerin ürünlerini, hizmetlerini, iş süreçlerini kendi uygulamalarıyla karşılaştırarak değerlendireceği bir süreç olarak ifade edilebilir. Örnek edinme doğru olarak uygulandığında güçlü bir rekabet aracı haline gelmektedir. Örnek edinme ayrıca strateji geliştirebilmek ve işletmenin iş süreçlerini saptayabilmek için stratejik planlama sürecinin de çok önemli bir parçasıdır. Bu yöntemle, örnek edinme işletmeyi performansının doruğuna çıkarmak amacıyla içinde bulunduğu sektördeki rakip işletmelerin her alandaki en iyi uygulamaların araştırılması ve bu uygulamaların işletmenin kendi içsel değerleriyle çelişmeyecek şekilde bütünleştirilmesi suretiyle yeniden tasarlanarak, belli bir sisteme dayanan ve süreklilik arz eden bir süreçtir.

Örnek edinme en iyi ve en doğruyu bulup uygulama olduğu için, sürekli bir çalışma gerektirir. Örnek edinme uygulaması alınacak olan işletme ya da işletmeler iyice incelenmelidir. Örnek edinme yapıldıktan sonra da, alınan süreçler ve örnek edinilen uygulamalar denetim altında tutulmalıdır. Bazen işletmeler örnek edindikleri süreçler ve uygulamaların örgütlerine uygun olmadığını uygulamada görebilirler bu yüzden, uyumlaştırmak için çaba gösterirler. Süreklilik ve sistematik olma gerekliliğini, örnek edinme ile ilgili tanımlarda da açık bir şekilde görmek mümkündür. Bir defaya mahsus olarak yapılan araştırma, karşılaştırma, ölçümleme ve değerlendirme çalışmaları örnek edinme sayılamaz. Bu tekniği uygulayan işletmenin ve rakiplerinin, zaman içinde sürekli ilerleme kaydedeceği varsayımı göz ardı edilmemeli ve örnek edinmeyi dinamik bir yöntem olarak değerlendirilmelidir

Xerox firmasının örnek edinme sürecinde uyguladığı aşamalar: Planlama, Analiz, Bütünleştirme, Uygulama, Olgunluk.

Örnek edinme, rekabet edebilme gücünü artırmak, müşteri tatmini sağlamak, yeni fikirler edinmek, hedef belirlemek, işletme performansını artırmak ve stratejik planlama yapmak gibi amaçlara hizmet eden bir araçtır. Bu yönetsel aracı kullanmanın öncelikli amacı, “rekabet üstünlüğü” elde etmektir. Diğer bir deyişle, dünyadaki lider örgütlerden edinilen bulgular, bu tekniğin esas itibariyle rekabet avantajı elde etmek için kullanıldığını göstermektedir. Benzer şekilde, örnek edinmenin temel itici güçlerinden biri olarak “rekabetçi olmak” olgusunu göstermekte ve örnek edinmede, piyasada kalabilmek için, özellikle rakip işletmeler arasında mükemmeli arayışa yönlendiren şiddetli rekabet ortamının etkili olduğunu belirtmektedir.

Örnek edinme işletme dışındaki diğer işletmelerin kullandıkları metotlar, süreçler ve uygulamalar hakkında bilgi sağlayarak işletmenin daha iyiye ulaşmasına olanak sağlar. Bu bilgiler yeni ve daha yüksek hedefler belirlemek ve bu hedeflere ulaşmak için yeni fikirler ve yöntemlerin geliştirilmesine yardımcı olur. Bununla birlikte, örnek edinme çalışmasının birçok faydası vardır. Aşağıda örnek edinmenin sağladığı faydalar yer almaktadır:

• Müşteri beklentilerini karşılaması
• En iyi uygulamaları işletmeye uygulaması
• Verimlilik
• Hedeflerin gerçekçi olması

İşletmelerin çoğu örnek edinme faaliyetine bu tür örnek edinmeyle başlarlar. İşletmenin birimleri farklı şehirlerde, ülkelerde veya cadde-sokaklarda olabilir. Her bir birim bulunduğu farklı yere göre farklı müşterileri, satışları, uygulamaları ve faaliyetleri vardır farklıkların nedeniyse bulundukları yerin kültürü, yaşam tarzı, müşteri tercihleri gibi unsurlardır. İşte bu noktada aynı işletme bünyesinde bulunmalarına rağmen faaliyetlerinde veya uygulamalarında bu unsurlardan dolayı farklılıklar olacaktır. İşletmeler bu farklılıkları kıyaslayıp örnek edinmeye gittiklerinde, bu tür örnek edinme içsel örnek edinmedir.

İçsel örnek edinme çalışmasının en önemli avantajlarından biri, veri toplamanın kolay olmasıdır. İstenilen verilere kısa sürede ve istenilen detayda ulaşmak mümkündür. Bu uygulama özellikle farklı yerlerde faaliyette bulunan işletmeler için başlangıçta oldukça iyi sonuçlar vermektedir. Genellikle aynı grup içinde yer alan işletmeler, kuruluş içi örnek edinmeye özellikle ilk örnek edinme çalışmalarında başvurmakta ve başarılı sonuçlar almaktadır.

Örnek edinmede başarı sağlanabilmesi için bazı ilke ve kurallara uyulması gereklidir. Bunlar aşağıdaki gibi sıralanabilir:

• Yönetimin katılım ve desteği sağlanmalıdır. Özellikle işletmelerde önemli kararlarda yönetimin katılımı önemlidir. Yönetimin desteği alınmadan yapılan işler başarılı olmayacaktır.
• Örgütün yapmakta olduğu faaliyetlerde ne ölçüde yeterli olduğunun belirlenmesi gereklidir. Örnek edinmeye gidilmeden önce, işletmenin güçlü ve zayıf yönlerini belirlenmelidir.
• Örgütün değişime ve uyumlu olmaya istekli olması gerekmektedir. Örgütte çalışan herkesin değişime açık olması ve değişimi yönetebilmesi önemlidir.
• Örnek edinmenin sürekli yapılan bir çalışma olduğu kabul edilmelidir. Bir proje sona erdiğinde mevcut durumu korumaktan daha çok, iyi bir noktaya getirmek için iyileştirme hedefleri esas alınarak çalışma sürdürülmelidir.
• Örgütler kendilerinin paylaşmayı kabul etmedikleri bilgiler ve uygulamaları örnek edinme yaptıkları ortaklarından talep etmemelidir.

Örnek edinmenin özelliklerinden bahsederken sürekli bir süreç olduğundan bahsedilmişti. Süreklilik için işletmelerin hep bir arayış içinde olması gereklidir. Bu arayışta, en başarılı olan işletmelerin süreç ve faaliyetler örnek edinilmesi önemlidir. Bu yöndeki çabaların sonuç vermesi bazı koşullara bağlı olduğu gibi, bu çabalar bazı sorunları da beraberinde getirir. Örnek edinme ile ilgili sorunlar şunlardır:

• Örnek edinmenin başarılı olabilmesi için öncelikle işletmelerin değişimin gerekliliğini kabul etmeleri gerekir. İşletme çalışanları değişikliğe hazırlanmalıdır. Aksi takdirde işletme içinde çatışmalar yaşanacaktır.
• Örnek edinmenin başarılı olabilmesi için örnek edinilecek bir şeylerin olması gerekir. Örnek edinme süreç, faaliyet, işletmelerin kullandığı teknoloji, ürün vb. olmalıdır.
• Örnek edinmede sonuç rakamları üzerinde değil, ilgili işe ait süreç, metot gibi işin esasını oluşturan unsurlar üzerinde yoğunlaşılmalıdır. İşletmelerin karına değil gerçekten hangi alanda iyi olduğuna odaklanılmalıdır.
• Örnek edinmeyi sadece faaliyet gösterilen endüstri dalı ile sınırlandırmamak gerekir. Örnek edinmenin başka sektörde ki işletmeyle de yapılabileceği bilinmelidir.
• Örnek edinmenin başarısı, yöneticilerin başkalarının bazı işleri kendilerinden daha iyi yapabileceklerini kabul etmelerine ve kendilerini değiştirmeye hazır olmalarına bağlıdır.
• Örnek edinme sonucunda bir değişim programı ortaya çıkmaktadır. Dolayısıyla değişimin getireceği bir takım yeniliklerin yöneticiler ve çalışanlar tarafından desteklenmesi ve örgüt bünyesinde uygulanması gerekir.
• Örnek edinme için başarılı işletme ve özellikle veri bulmanın en güç aşama olması da bir başka sorundur.

Çok farklı sektörlerde ve pazarlarda başarılı olan işletmelerin analiz edilmesi ve onların başarılarından örnek alınması ile yapılan bir kıyaslamadır (Yıldız, 2002:183). Bu kıyaslama türü, işletmelerin birbiriyle olan rekabetini inceler.

Rekabetçi örnek edinme, örnek edinme çeşitleri arasında gerçekleştirilmesi en zor olanıdır. Çünkü rakip işletmeler genelde örnek edinme projesini yürüten takıma yardımcı olma isteğinde değildir. Örnek edinme sürecinin neredeyse en zaman alıcı bölümü olan veri toplama işi, eğer hedef işletme bir rakip ise, daha zor olacaktır. Bu tür örnek edinme çalışmasında, kıyaslanan kuruluşun kendisini ve rakiplerini iyi tanıması gerekir. Bu şekilde kuruluş, ürünlerinin, hizmetlerinin, iş süreçlerinin ne durumda olduğunu saptamış ve pazardaki yerini belirlemiş olur. Bundan sonra kıyaslanacak rakibin (örnek edinme ortağının) seçimine karar verilir. Kiminle örnek edinme çalışması yapılacak? Örneğin; Sektörde rekabet gücü yüksek, güçlü marka imajı olan, en iyi göstergelere sahip örnek edinme için en iyi işletme ile örnek edinmeye gidilmelidir.

Her sektörde işini iyi yapan, en iyi işletme yer almaktadır. İşte bu örnek edinmede, bu en iyi işletmelerin ürünleri, hizmetleri ve süreçleri kıyaslanarak, örnek edinmeye gidilir. Örnek edinmede amaç en iyi uygulamaların örnek edinilmesiydi, burada da amaç budur. Bu tür örnek edinmede, sektör farklılığına bakmadan en iyi uygulamaya sahip işletmenin uygulamaları örnek edinilmeye çalışılır. Farklı bir sektörde kıyaslama olacağı için zorlukları da olacaktır ancak burada önemli olan, ya bir süreci ya bir uygulamayı ya da yapıyı örnek edinirken uyumlaştırarak, işletmenin kültürüne ve yapısına uyumlaştırarak örnek edinmeye gidilmelidir.

Bu tür örnek edinmenin amacı, kıyaslama yapılmak üzere belirlenmiş bir alanda, mükemmelliğiyle tanın herhangi bir örgütün bu noktaya nasıl ulaştığını tespit edip, başarılı bulunan yönlerini uyarlamak ve seçilen sürecin performansını arttırabilmektir. Müşteri memnuniyeti, servis ve bakım, stok ve nakit yöntemi ve teslimat hızı bu tür süreç kıyaslamasına örnektir.

Rekabetin yoğun yaşandığı günümüzde, müşteri odaklılık önemli bir hal almıştır. Bu yüzden de işletmeler müşterilerin isteklerini karşılayabilmek için ürün çeşitliliğine yönelmişlerdir. Bu ürün çeşitliliği sağlanırken de en iyi ürüne sahip işletmeler incelemeye alınır. En iyi uygulama yapan işletmenin ürünü incelenir ve bu inceleme sonunda örnek edinmeye gidilir.

İşletme örnek edinmeyle birlikte elde ettiği üstünlüğü koruyabilmek için çalışmalara devam edilmeli ve tüm faaliyet alanlarına bu çalışma yayılmalıdır.

Analiz aşamasında işletmenin faaliyette alanda hangi konumda bulunduğu veya önemli rakipleriyle arasındaki fark belirlenmeye çalışılır. Performansların ölçümü ve ölçüm sonucu performanslar arasında oluşan farkları kapatmak için gerekli olan analiz faaliyetleri ve programların yapılması analiz safhası içinde yer almaktadır. Örnek edinme yapacak olan her bir değişken için, sınıfında en iyi olan işletmenin performanslarının ölçümü, onların nasıl en iyi olduğunun incelenmesi, her bir değişken için işletmenin kendi performansının belirlenmesi ve örnek edinme yapacak olan işletme ile performansların karşılaştırılması ve aradaki farkların tespit edilmesi kısımlarında incelenmektedir.

Analiz aşamasında dikkat edilmesi gereken iki unsur vardır.

• Örnek edinme Yapılan Çalışma Alanı ile İlgili Verilerin Karşılaştırılması ve Mevcut Performansın Tespiti

Örnek edinme sürecinin bu aşamasında, toplanan veriler analiz edilerek, işletmenin, sınıfının en iyileri ile arasındaki farklar saptanır. Bu aşamada ortaya çıkabilecek en önemli sorun, toplanan verilerin birbiriyle uyumlu olmama ihtimalidir. Örneğin, bir maliyet verisi söz konusu ise, bu veriler her iki tarafta ayrı ayrı hesaplama sistemine dayandırılarak elde edilmiş olabilir. Bu tür olumsuzlukları ortadan kaldırabilmek için, farklı formlarda toplanan içsel ve dışsal veriler, aynı birimlerle ifade edilen değerlere dönüştürülmelidir.

• Örnek edinmeye Konu Olan Çalışma Alanına İlişkin Olarak Gelecekteki Performans Hedeflerinin Tasarlanması

Örnek edinme yaklaşımında, gelecekteki performans hedeflerinin tasarlanması, ulaşılmak istenen durumun tanımlanması anlamına gelir. Bu çerçevede, gelecekte hedeflenen performans düzeyinin bazı noktalara dikkat edilerek belirlenmesi gerekmektedir. Bunları şu şekilde sıralamak mümkündür:

• Hedeflenen performans düzeyi aşama aşama gerçekleştirilebilir nitelikte olmalıdır.
• Ulaşılmak istenen performans, gerçekçi ve ölçülebilir olmalıdır.
• Hedeflenen performans eksiksiz olarak tanımlanabilmelidir.
• Hedeflenen performans kabul edilebilir ve üzerinde anlaşma sağlanacak nitelikte olmalıdır.

Hedeflenen performans düzeyini belirleme, öngörülen sürede işletmede ulaşılmak istenen sonuçla, örnek edinme ortağı olarak seçilen işletmenin o dönemde ulaşacağı sonucun ileriye dönük karşılaştırmalı bir tahminine dayanmalıdır.

Örnek edinmeye yönelik ilk uygulamalar; Ford’un kurucusu Henry Ford, yürüyen bant sistemiyle üretimi, 1912’de Chicago’da bir tanıdığını görmek için gittiği mezbahadan esinlenerek geliştirmiştir. Kasapların her birinin karkasın belirli bir bölümünü keserek, kalanını diğer arkadaşlarına devrettiğini gören Ford, aynı yöntemi otomobil yapımında da ufak bir farkla uygulamıştır. Çengellerin üzerinde kayan çelik ray yerine, hareketli bir band uygulaması geliştirmiştir. Yine 1950’li yıllarda Toyota’nın kurucusu, oğlu Eiji Toyoda’yı General Motors, Ford gibi otomobil devlerini incelemek üzere A.B.D.’ye göndermiştir. Eiji Toyoda sadece bu işletmeleri ziyaret etmekle kalmamış, süpermarketlerde bile gözlemlerde bulunmuştur. Süpermarketlerde boşalan rafların geceleri hızla ve ihtiyaç doğrultusunda doldurulmasından etkilenen Toyoda, Japonya’ya dönüşte “just-in-time” ya da tam zamanında üretim, sıfır stokla çalışma olarak adlandırılan sisteminin ilk uygulamalarını başlatmıştır.

Örnek edinme, işletme literatürüne, daha iyi bir uygulamayı hedef alarak, buna yönelik karşılaştırmaları ve uyarlamaları içeren bir yönetim anlayışı olarak yerleşmiştir. Örnek edinme kavramının ana çıkış noktası her işletmenin diğerinden iyi durumda olan en az bir yönü olduğu ve bu yönün kullanılmasıyla verimliliğin artırılabileceği mantığına dayanmaktadır. Aslında Japonya’da örnek edinmeye eşdeğer olan kavram “Dantatsu” adını almakta ve “en iyinin en iyisi” anlamını taşımaktadır.

Planlama aşamasında dikkat edilmesi gereken dört unsur vardır:

• Örnek edinme İle İlgili Yönetim Desteğinin Alınması
• Örnek edinmede Yapılacak Çalışma Alanının Belirlenmesi
• Örnek edinme Takımının Oluşturulması
• Örnek edinme Ortağının Seçimi ve Örnek edinme Ortağı İle Anlaşma Yapılması