GRUP VE EKİP YÖNETİMİ

Grup Tanımı: Grup iki veya daha fazla kişinin ortak bir amaçla bir araya geldiği bir yapıdır. Grup ortak çıkarları, zevkleri, ümitleri ve beklentileri olan kişiler tarafından veya bazı benzer düşünceleri nedeniyle bira raya gelen kişilerden oluşur.

İnsanlar hangi nedenlerle bir gruba girerler?

İnsanlar gruplara girerken bazı nedenleri vardır. Bunlar arasında yer alan nedenlerden bazıları şunlar olabilir.

• Ortak hareket etme,
• Emniyet içinde olmak,
• Kendilerini güçlü hissetme,
• Amacına grup yoluyla ulaşmak,
• Yalnızlıktan kurtulmak,
• Bir grubun üyesi olmaktan zevk almak,
• Sorunlarını çözmek için gruba girebilir.

• İki veya daha fazla kişinin sosyal etkileşim içinde olduğu bir yapı anlaşılır.
• Grubun kendine özgü bir ilişkiler sistemi olduğu kadar misyonu söz konusudur.
• Grubun ortak amaçları vardır. Her üye ortak amaç için çaba harcar bunun aksi olduğu takdirde grup söz konusu olamaz.
• Grupta dengeli bir yapı vardır bu dengenin yeterli olması ve her üye tarafından desteklenmesi ile grup başarılı olabilir.
• Grupların bir önemli özelliği üyelerin ihtiyaçlarını karşılamasıdır. İhtiyaç karşılama bazen maddi olarak düşünülür ancak maddi olmayan ihtiyaçların karşılanması da söz konusudur.
• Grubun üyelerinin paylaştıkları ortak çıkarlar söz konusudur. Ortak çıkarların paylaşılması grubun başarısının en önemli temellerinden biridir.
• Grup üyelerinin ortak ilgi alanlarının güçlü bir şekilde ortaya konması önemlidir.
• Grup olabilmek için grup üyelerinin kendilerini grup üyesi olarak algılamaları önemlidir.
• Grup kararları rasyonel görüşmelerle alınır. Azınlıkta olanların görüşleri ve istekleri yerine getirilmeye çalışılır. Kararların zorlama ile kabul ettirilmesi söz konusu olmamalıdır.
• Sorun çözmenin grubun temel ilkesi olmalıdır. Çatışma olsa bile ortak bir kararda birleşmek için çaba harcanmalıdır.
• Grubun en önemli özelliklerinden biri de sürekliliktir. Grup üyelerinin belli bir zaman içerisinde bir arada kalmaları, onları sosyal yığınlardan ayırır.
• Grubun başarısı grup üyelerinin başarısına bağlıdır. Grup üyeleri birlikte istenilen hedeflere ulaşıldığı durumda etkinlik sağlanabilir.

İşletmelerin öncelikle oluşturdukları biçimsel örgütler söz konusudur. İşletme kurulurken işletme sahibi veya işletmeyi kurmakla görevli yöneticinin yapacağı iş işletmenin biçimsel yapısını oluşturmaktır. Bunu yaparken işletmenin amacına uygun olarak hangi işlerin nasıl ve kimler tarafından yapılacağına ve araç ve gereçleri nasıl elde edeceğine karar verir.  Geleneksel örgüt kuramının biçimsel yaklaşımında temel faktörler arasında yapı, insan faktörü, liderlik ve karar alma yer alır.

Komuta grupları emir komuta sistemi içinde gruplar ve grupların biçimsel görevlerini ifade eder. Biçimsel gruplar biçimsel örgütün bir parçası olarak tasarlanmış gruplardır. Komuta gruplar temel gruplardır ve yönetici durumunda olan kişilerin emir vermesini ve astlarından iş yapmalarını istemeleri olarak görülür. Örgütün biçimsel yapısı çeşitli komuta gruplarından oluşur. Bu gruplar geçici değil devamlı gruplardır.

Biçimsel olmayan örgüt yapısı çoğunlukla biçimsel örgüt gibi bilinçli faaliyetler dizisinden veya bazı kuralların yerine getirilmesinden oluşmaz, bazen kendiliğinden veya insan ilişkilerinden oluşur.

Örgütlerde biçimsel olmayan grupların oluşumu iki nedenle olur. Birincisi biçimsel grup, ilke ve amaçlarına bağlı olarak çalışan kişilerin geliştirdikleri samimi ilişkiler ve oluşturdukları ortak tutumlardır. İkinci neden ise biçimsel grup amaçları dışında bir amacın benimsenmemesi veya biçimsel grup üyelerinin bazılarının düşünce ve davranış olarak biçimsel grup kurallarına ters düşmesidir.

Biçimsel olmayan örgütün temelinde yatan faktörleri dört kısımda inceleyebilir.

• Çıkarlar: Aynı çıkarların peşinde koşanlar gruplaşarak çıkarların gerçekleşmesi için birbirini destekler. Yönetici ile ters düşen veya yöneticiden kötülük gören dört astın aleyhine çalışmaları veya en azından yöneticiyi zor durumda bırakmaları söz konusu olabilir. Astların birlikte hareket etmelerinin temelinde ortak çıkarlar yatar.
• Yöre: İnsanlar çeşitli kentlerde çalışmakta veya öğrenciler değişik kentlerden gelmektedir. Aynı yöreden olan kişiler karşılaştıklarında aralarında yakınlık doğar bu yakınlığın temelinde ise yöre etkilidir.
• Meslek: Aynı mesleği yapan kişiler aralarında meslekten doğan çekişmeler veya kıskançlık yoksa bir araya gelip mesleki konulara ağırlık vererek konuşmalar yapabilirler. Doktorların, mühendislerin, ekonomistlerin, bankacıların bir araya gelip meslekleriyle ilgili tartışmalar yapmaları iyi bir örnektir.
• Özel durumlar: Bazen işletmelerde kişilerin özel durumlarıyla ilgili yakınlaşmalar söz konusu olabilir veya sürtüşmeler ortaya çıkabilir. Belli meraklar veya hobiler etkili olabilir. Spor yapanlar, konserlere gidenler, bilardo oynayanlar, geziye çıkmayı isteyenler arasında biçimsel olmayan ilişkiler doğar.

Biçimsel olmayan grupların üstünlükleri:

• Sosyal ve kültürel açıdan üyelerin birbirlerini desteklemeleri gelişir. Aynı biçimsel olmayan gruptaki bireyler aynı normları paylaştıklarından birbirlerini olumlu etkileyebilirler.
• Bireyler tek başına güçlü olamayabilirler. Biçimsel olmayan bir grubun üyesi olduktan sonra kendilerini daha güçlü olduklarını düşünürler. Ayrıca kendilerini daha fazla emniyet içinde olduklarını düşünerek tatmin sağlayabilirler.
• Sorunlarını tek başına çözemediklerinde grup arkadaşları yardımıyla sorunlarını halledebilir.
• Biçimsel olmayan bir yapının elemanı olduğunda yeni bir ev bulmak, finansal sorunlarını halletmek, yeni arkadaşlarla tanışmak gibi olumlu bir sonuca gidebilirler.
• Devamlı iletişim içinde olabileceği grup arkadaşlarına sahip olacaktır ve bundan çok değerli tatmin sağlayabilecektir.
• Çalıştığı işte devamlı surette grup arkadaşlarıyla birlikte olmanın tatmini ile başarısını arttırabilecektir.

Biçimsel olmayan grupların sakıncaları:

• Çeşitli çıkar grupları biçimsel olmayan yapının oluşmasına neden olur ve yöneticinin işini zorlaştırmakla kalmaz, işletmenin bir savaş haline gelmesine neden olur.
• Örgütte biçimsel olmayan gruplar çıkarlarından vazgeçmemek için her türlü yönetim geliştirme faaliyetlerine karşı gelirler.
• Biçimsel olmayan gruplar yönetimi zor durumda bırakmak için devamlı olmayan olaylar yaratıp yönetimin yıpranmasına neden olabilirler.
• Yönetimin iletişim sistemini biçimsel bir biçimde işletememeleri durumunda biçimsel olmayan gruplar devamlı olan bilgileri ve iletişimi çarpıtarak hayali senaryolar hazırlarlar. Örnek olarak yönetim personel sayısında %5 gibi bir azalma yapmayı planlamaları ve %50’ye kadar artabilir.

Ekip kurmak eğer uygun koşullarda oluşturulursa önemli ölçüde yarar sağlar. Bu görüş açısından bakıldığında ekip kurmanın çeşitli nedenleri vardır.

• Örgütün amaçlarına ulaşması yalnız dikey yapıda ve üst ast ilişkilerinin yürütülmesi ile sağlanamaz. Ekipler kurulursa hedeflerin daha isabetli seçilmesi ve grup çalışmasın yararlanılması kolaylaşır.
• Örgütlerde görevlerin yapılması bireysel olmakta verilen emirlerin yerine getirilmesi çalışma yapılmasıdır. Böyle bir çalışma düzeninde sinerji etkisi yaratmak zordur. Diğer bir deyişle ekiplerin sağlayacağı yaratıcılık imkanı azalır.
• Ekiplerden ekibin kuruluş amacına bağlı olarak yaratıcı olma yanında sorun çözücülük ve sorunlara başka bir açıdan bakmak özelliği kazanılabilir.
• Ekipte çeşitli kişiler ve fikirler bazen birbirini tamamlayan bazen çelişik durumlar yaratır ve çatışma ortamı çıkar. Fonksiyonel çatışmanın olması post modern yönetim de desteklenen bir durumdur.
• Ekiplerde ortak amaç örgüt yapısından çok farklı geliştiği için sorumluluk daha başarılı bir şekilde paylaşılır. Ekibin elde ettiği başarı bir veya birkaç kişinin başarısı olarak kabul edilemez ekibin başarısı olarak düşünülür.
• Bazen bireysel çabalarla gerçekleşemeyecek durumlarda ekip kurma ve grup halinde çalışma başarılı olur.

İnsanlarla İlgili Faktörler

• Uyumlu kişiler seçilmesi
• Astlık üstlük ilişkisi olmayanların seçilmesi
• İletişimin sağlanması çok önemli olduğu için iletişim kurma özelliği yüksek kişilerin seçilmesi.
• Ekipte güven önemli olduğu için karşılıklı güvenin bozulacağı bir yapı olmaması gerekir.
• Ekip amacının herkes tarafından anlaşılacağı bir örgüt iklimi gerçekleştirilmelidir.
• Ekip üyesi her bireyin fikirlerini açıkça söylemeleri sağlanmalıdır.
• Ekipte tartışmaya ve eleştiriye açık olma ve fonksiyonel çatışma desteklenmelidir.
• Ekibin başarısı için işle ilgili eğitim programları hazırlanmalı ve uygulanmalıdır.

Örgütle İlgili Faktörler:

• Örgüt sonuç odaklı bir yapıda olması ayrıca süreç odaklı yapıda olması gerekir.
• Örgüt fikirlerin özgürce ortaya konacağı bir yapı sağlanmalıdır. Ekip üyelerinin statülerinin düşürüleceği ve işini kaybedeceği bir ilişki sistemi kurulmamalıdır.
• Ekip liderinin seçilmesi üst yönetime yakınlığına bağlı olarak yapılması yerine yetenek temelli yapılmalıdır.
• Ekip üyelerine ödül (para, yükselme, vardiya değişimi, bölüm değişimi vb.) sözü verme ve yerine getirme
• Yönetimin, ekip üyelerinin destekleneceği ve ortaya çıkacak sıkıntı ve sorunların çözümünde yardımcı olacakların söylemeleri ve uygulamaya koymaları çok önemlidir.
• Yönetimin ekibin çalışmadaki verimliliğini ve başarısını arttırmak için fiziki ve parasal imkânların sağlanması ayrıca teknik ve idari personel desteği vermesi gerekir.
• Hedefe ulaşıldığında kutlama yapılması şilt benzeri ödüller verilmesi önemlidir.

Ekip oluşturulurken bazı aşamalardan geçmek gerekir. Ekipler bazen isteğe bağlı olarak kurulduğu gibi yönetim tarafından örgütlenerek kurulan ekiplerdir. Ekiplerde temel görev (ekibin eski veya yeni olmasına bağlı olarak) normlar ve ekibin görevlerinin çok açık bir şekilde ortaya konacağı misyonun belirlenmesi gerekir. Klasik örgüt modelinden uzun yıllardır vazgeçildiği ve ekip yönetimine ağırlık verildiği post modern yönetimde ekiplerin kurulması önemli bir konu haline gelmiştir. Ekip gelişimi şu şekilde görülmektedir: Kuruluş, ilk gelişmeler, ekip haline gelme ve ekip olarak performansa sahip olma.

Bu aşamada öne çıkan bazı önemli sorun vardır.

• Ekip oluşumu meslek, aldıkları eğitim farklı olduğu zaman ve çalıştıkları işler birbirini bütünlemiyorsa sorun çıkar.
• Bu aşamada ekip sağlayacak ve ben ekibe nasıl bir katkıda bulunacağım sorusuna cevap bulunmazsa sıkıntı olacaktır.
• Yeni bir ortam olduğu için ekip üyeleri tedirginlik içindedir ve kimle nasıl konuşulacağını bilemedikleri için gerçek kimlikleriyle ortaya çıkamazlar.
• Bu aşamada stres artmakta ve ekipte yetki dağılımının yapılmasındaki sorunlar ve liderin davranışları olumsuz güdüleme yaratabilir.

Bu ekipler yüksek performans beklenen ekiplerdir. Son yıllarda yönetimin güdümünde (emir komuta sisteminde) kurulan ekiplerden ayrılmaktadır. Farklı özelliklerinden en önemlileri şunlardır:

• Ekip elemanları güçlendirilmiştir.
• Ekip yönetiminde atanmış bir yönetici yoktur.
• Yönetici olmadığı için ekip üyeleri bütün ekibin yaptıklarından veya yapamadıklarından sorumludur.
• Bu ekipler geleneksel ekiplere karşın ekip davranışını gerçek anlamda gösterirler.

İş grupları gibi çalışan çapraz fonksiyonlu ekipler hiyerarşide tepe yönetiminin altında yer alır ve üç önemli özelliği vardır:

• Değişik bölümlerden gelen üyeler tarafından oluşturulur. Kendi fonksiyonunun (pazarlama, üretim, finansman vb.) kimliği ortaya koyarken diğer fonksiyonlarının temsilini kolaylaştırır.
• Genellikle geçici bir yapıdır özellikle bir sorun çözümü için kurulması ve sorun çözülmüşse sorun bittiğinde ekibin işi bitebilir.
• Bu ekipler değişik sonuçlar beklenildiği geleneksel ekiplerden çok farklı olan ekiplerdir.
• Bu ekipler daha kısa zamanda sonuç sağlanmasının beklenildiği, bilgi yaratıldığı ve örgütsel öğrenmenin yaygınlaştırıldığı ekiplerdir

Kendi kendini yöneten ekiplerde liderde olması gereken özellikler:

• Ekip başarısı kendi kendini yöneten ekiplerde zordur. Zor olması yanında karmaşıktır. Ekip lideri çeşitli yöntemlerle ve aşamalarla ekibin bütünleşmesini sağlamalıdır.
• Ekip üyelerinin seçimindeki hassasiyet ekip liderinin seçiminde de gösterilmelidir.
• Ekip lideri ekip yönetiminde katılmalı yönetim uygulamalıdır. Otokratik yerine demokratik yönetim gerekir.
• Ekip lideri çok yönlü olması yanında stratejik düşünmelidir.
• Ekip lideri üyeleri ekibe katkılarından dolayı ödüllendirmelidir. Ancak bu durum güçlendirilmiş ekiplerde güçlü ekip lideri yaratmakla diğer bir deyişle üst yönetimin parasal ve parasal olmayan desteği ile olur. Ekip liderinin ödüllendirmesi ekibin sorun çözme yaklaşımında ve ekip üyelerinin birbirleriyle etkileşim içinde olma yeteneğine bağlı olarak ve bireysel olmadan yer alır.
• Ekipte kişisel başarıdan çok grup başarısı önemlidir. Ekipte başarı global tarzda değerlendirilir. Sonuçta ekibin başarılı olması bazı ekip üyelerinin başarısı ile ölçülemez.

Çapraz fonksiyonlu ekiplerin yararları:

• Tek yönlü ve aynı eğitim ve tecrübeye sahip üyeler yerine değişik fonksiyonlardan gelen kişilerle başarı artacaktır. Her üye kendi çalışma alanı ile ilgili katkıda bulunacaktır.
• Hiyerarşinin dikey boyutta gelişmesi ve uzaması yerine yatay boyutta çalışan ekip başarıyı arttıracak ve zaman kaybı ile parasal kayıpların önüne geçilecektir.
• Çeşitli görüşlerin ortaya konması yararından öte fikirlerin birleşmesi ile sinerji ortamı yaratılacaktır.
• Çapraz fonksiyonlu ekiplerde satın alma konusu tek olarak ele alınması yerine girdilerin sağlanması ve satınalma politikaların görüşülmesi yanında pazarlama politikaları bir arada görüşülecektir. Gerektiğinde önemli konularda anlaşma sağlanacaktır ve önemli gider tasarrufu sağlanabilecektir.
• Çok yararlı olmayan dikey iletişim yerine yatay iletişim güçlenecektir. Çapraz fonksiyonlu ekiplerde çok farklı kaynaklardan bilgi sistemi sağlanacaktır.
• Ekiplerin çok fonksiyonlu olmasının ürün geliştirme ve yeni ürün tasarımına ağırlık vermesi sağlanır.
• Çapraz fonksiyonlu ekipler yoluyla proje yönetimine (matriks örgütleme) geçmek kolaylaşır.

Bu ekipler biçimsel yapının dışında ortaya çıkan sorunlara çözüm getirecek bir ekip türüdür. Projenin gereklerine uygun olarak değişik fonksiyonlardan özellikle teknik bölümlerden gelen kişilerin yenilik temelli bir çalışmaya başlamaları ile ortaya çıkar. Genelde tüketici ihtiyaçlarını daha iyi karşılamak ve rekabet üstünlüğü sağlamak için tasarlanır. Otomobil üreten bir işletmede yeni bir model üretirken veya eski modelde önemli bir değişiklik yapacağı zaman kurulan ekipte bazı bölüm temsilcileri görevlendirilir.