YÖNETİM VE ORGANİZASYON II - Deneme Sınavı - 4

Kalite işletmenin hem mal hem de hizmetlerinin kusursuzluk veya üstünlük derecesidir.

Örgütsel değişim; örgütlerin içinde bulundukları durumdan örgütsel etkililik ve verimlilik düzeylerini arttırmak amacıyla bir başka duruma geçiş süreçleri olarak tanımlanmaktadır. Doğru cevap A'dır.

Örgütün ürettiği ürünlere yönelik talep, Rakiplerin uyguladıkları çeşitli taktikler, İkame edici veya rekabetçi yeni mal ve hizmetlerin piyasaya sunulması, Örgütün başka bir örgüt tarafından satın alınması veya başka bir örgütle birleşmesi, Önemli bir tedarikçinin piyasadan çekilmesi, Yapılan işe ilişkin yeni yasal düzenlere gidilmesi, Yetenekli işgücünün işletmeye çekilememesi, Teknolojik ilerlemeler ve Önemli siyasal olaylar şeklinde sıralanabilir. Bu nedenle doğru cevap C'dir.

Evrimsel değişim daha yavaş, küçük ilerlemelerle ve örgütün belli noktalarına odaklanmış değişim çabalarını nitelemek üzere kullanılan bir terimdir. Doğru cevap D'dir.

Süreç yenileme müşterilerin gözünde işletmenin ürettiği mal ve hizmetlerin saygınlığını arttırmak, kalite, maliyet ve zaman konularında köklü gelişmeler sağlayabilmek için, işletmenin örgüt yapısı, kullanılan tüm süreçler ve bunları destekleyen bilgi akış sistemlerinin hep birlikte yeniden yapılandırılmasıdır. Bu nedenle doğru cevap C'dir.

Süreç yenileme uygulamalarının başarılı olabilmesi bazı temel hususların üzerinde durulmasını gerekmektedir. Bu hususlar şöyledir (Hammer ve Champy, 2001, 54- 68); Birçok iş tek bir sürecin çatısı altında bir araya getirilmelidir. İşi fiilen yapanlar işe ilişkin kararlardan sorumlu hale getirilmelidir. Süreçler doğal akışlarına bırakılmalıdır. Süreçler birçok farklı talebe cevap verebilecek çeşitlilikte tasarlanmalıdır. İşler yapılması en mantıklı yerde gerçekleştirilmelidir. Denetimler ve mutabakat arayışları olabildiğince azaltılmalıdır. Her süreç, başlangıcından bitişine dek, tek bir kişinin sorumluluğuna verilmelidir. Hem merkeziyetçi hem de merkezkaç (hibrid) örgüt yapısının temel özelliklerini içinde barındırabilen bir örgütsel yapı oluşturulmalıdır. Bu nedenle cevap B'dir.

Süreç yenileme uygulamaları , temel olarak dört aşamalı bir şekilde yürütülmektedir. Birinci aşama işletmenin pek çok açıdan süreç yenilemeye hazırlandığı aşamadır. İkinci aşamada ise işletmenin mevcut süreçleri ve bu süreçler içinde yapılan işlerin bir dökümü çıkartılır. Bu durum işletmenin Check-Up’a (detaylı kontrol) tabii tutulması şeklinde düşünülebilir. Üçüncü aşamada tüm süreçlerin ve fonksiyonların işletmenin temel değer yaratma fonksiyonuna ne oranda katkı sağladıkları değerlendirilir. Dördüncü aşamada ise katkısı düşük veya olmayan süreçler eleminde edilmekte, diğer süreç ve işler ise müşteri taleplerine daha hızlı, kaliteli ve düşük maliyetli bir şekilde cevap verilebilmesi adına yeniden düzenlenmektedir. Bu nedenle doğru cevap D'dir.

Hammer ve Champy (2001: 106) işletmelerin kendi kendilerine süreçlerini yenilemedikleri, bunu bünyelerinde görev yapan insanlar aracılığıyla gerçekleştirdiklerini dile getirmektedir. Bu noktada süreç yenileme uygulamasında “ne” yapıldığı kadar “kimin” yaptığının da önemli olduğu kendiliğinden ortaya çıkmaktadır. Yapılan gözlemler süreç yenileme uygulamalarında, işletmeden işletmeye farklılaşmakla beraber, bazı rollerin ortak olduğunu göstermektedir: lider, süreç sahibi, süreç yenileme ekibi, izleme komitesi, süreç yenileme çarı. Bu nedenle cevap E'dir.

Süreç yenileme çarı lider adına insan kaynaklarının performansını gözlemleyen ve değerlendiren bir yönetici olarak düşünülebilir. Genelde iki temel işlevi yerine getirmektedir. Birinci işlevi süreç sahiplerinin işlerini kolaylaştırmak ve onlara destek olmaktadır. Süreç yenileme çarının ikinci işlevi ise devam eden farklı süreç yenileme faaliyetleri arasında koordinasyonun sağlanması noktasındadır. Süreç yenileme çarının lidere bağlı olarak hareket ettiği ve süreç sahiplerini yoğun denetim altında tutmaması gerektiği unutulmamalıdır. Bu nedenle doğru cevap A'dır.

Yetki, süreç yenilemede kritik başarı faktörlerinden biri değildir. Bu nedenle cevap A'dır.

Kalite yönetimine ilişkin yöntemlerin ve araçların birçoğu, etkileri itibariyle değerlendirildiğinde, küçük çaplı gelişmeler sağlamakta ve kaizen felsefesiyle uyumlu bir şekilde örgütün sürekli gelişimine ön ayak olmaktadır. Bu nedenle doğru cevap A'dır.

Örnek edinmeye yönelik ilk uygulamalar; Ford’un kurucusu Henry Ford, yürüyen bant sistemiyle üretimi, 1912’de Chicago’da bir tanıdığını görmek için gittiği mezbahadan esinlenerek geliştirmiştir. Kasapların her birinin karkasın belirli bir bölümünü keserek, kalanını diğer arkadaşlarına devrettiğini gören Ford, aynı yöntemi otomobil yapımında da ufak bir farkla uygulamıştır. Çengellerin üzerinde kayan çelik ray yerine, hareketli bir band uygulaması geliştirmiştir.

Örnek edinme bir işletmenin en iyi uygulamalara sahip olmasıyla tanınan diğer örgüt ya da örgütlerin ürünlerini, hizmetlerini, iş süreçlerini kendi uygulamalarıyla karşılaştırarak değerlendireceği bir süreç olarak ifade edilebilir. Örnek edinme doğru olarak uygulandığında güçlü bir rekabet aracı haline gelmektedir. Örnek edinme ayrıca strateji geliştirebilmek ve işletmenin iş süreçlerini saptayabilmek için stratejik planlama sürecinin de çok önemli bir parçasıdır.

Planlama aşamasında dikkat edilmesi gereken dört unsur vardır.  Örnek edinme İle İlgili Yönetim Desteğinin Alınması-Örnek edinmede Yapılacak Çalışma Alanının Belirlenmesi -Örnek edinme Takımının Oluşturulması-Örnek edinme Ortağının Seçimi ve Örnek edinme Ortağı İle Anlaşma Yapılması.

Analiz aşamasında işletmenin faaliyette alanda hangi konumda bulunduğu veya önemli rakipleriyle arasındaki fark belirlenmeye çalışılır. Performansların ölçümü ve ölçüm sonucu performanslar arasında oluşan farkları kapatmak için gerekli olan analiz faaliyetleri ve programların yapılması analiz safhası içinde yer almaktadır. Örnek edinme yapacak olan her bir değişken için, sınıfında en iyi olan işletmenin performanslarının ölçümü, onların nasıl en iyi olduğunun incelenmesi, her bir değişken için işletmenin kendi performansının belirlenmesi ve örnek edinme yapacak olan işletme ile performansların karşılaştırılması ve aradaki farkların tespit edilmesi kısımlarında incelenmektedir.

Örnek edinme yaklaşımında, gelecekteki performans hedeflerinin tasarlanması, ulaşılmak istenen durumun tanımlanması anlamına gelir. Bu çerçevede, gelecekte hedeflenen performans düzeyinin bazı noktalara dikkat edilerek belirlenmesi gerekmektedir. Bunları şu şekilde sıralamak mümkündür: • Hedeflenen performans düzeyi aşama aşama gerçekleştirilebilir nitelikte olmalıdır. • Ulaşılmak istenen performans, gerçekçi ve ölçülebilir olmalıdır. • Hedeflenen performans eksiksiz olarak tanımlanabilmelidir. • Hedeflenen performans kabul edilebilir ve üzerinde anlaşma sağlanacak nitelikte olmalıdır.

olgunluk aşaması:İşletme örnek edinmeyle birlikte elde ettiği üstünlüğü koruyabilmek için çalışmalara devam edilmeli ve tüm faaliyet alanlarına bu çalışma yayılmalıdır.

Müşteri Beklentilerinin Karşılanması: İşletmelerin müşterilerin beklentilerini karşılanması artık çok önemli bir unsur haline gelmiştir. Böylece işletmeler hem mali yönden iyi bir konum elde ederler hem de rakiplerinin önüne geçebilirler. Ancak müşteri beklentilerini öğrenmek, örgüt dışı bilgiler arasına girmektedir. Başka bir deyişle, müşteriler işletmenin içinde yer almadıkları için, işletme çalışanları müşterilerin beklentilerini dış bilgi kaynaklarından öğrenmek zorundadır. Beklentiler belirlenirken de, bu beklentileri en iyi şekilde karşılayan işletmeler incelenir ve bu işletmeler örnek alınarak müşteri beklentileri karşılanır. En İyi Uygulamaların İşletmeye Uyarlanması: İşletmeler örnek edinme sürecinde en iyi uygulamaları takip edip, o uygulamayı işletmelerine uyumlaştırmak için çaba sarf ederler. Ancak ilk önce işletmede bir araştırma yapılmalıdır. İşletmenin zayıf ve güçlü yönleri ortaya konduktan sonra, işletmenin ihtiyacı olan konularda bilgi edinilmelidir. İşletme uygulamaları diğer uygulamalarla karşılaştırılıp, işletmeye uyumlaştırılması en doğru olanıdır. Verimlilik: Kıt kaynaklarla en yüksek çıktıyı elde etmektir. Örnek edinme uygulamasıyla işletmeler ellerindeki kaynakları da kullanarak işletmelerini en iyi konuma getirmeye çalışırlar. Bu kaynaklar hem insan hem de hammaddeleri içermektedir. Hedeflerin Gerçekçi Olması: İşletmelerin yeni uygulamalara yönelmelerinin sebeplerinden biri de rekabet koşullarında ayakta kalmaktır. Ancak her yeni uygulamanın işletmeye uygun olması olanaksızdır. O yüzden işletme örnek edinmeye karar verdiğinde hedeflerini gerçekleştirebileceği türden ve işletmeye uygun olan bir örnek edinmeyi uygulayacaktır.

İçsel ya da işletme içi örnek edinme, aynı işletme içindeki bir bölüm ile başka bir bölümdeki başarının karşılaştırmasını içerir. Çoğu işletme örnek edinme çalışmalarına, uygulamalarını içsel olarak kıyaslayarak başlamaktadır. Bir başka deyişle örnek edinmeyi öğrenme süreci işletmenin içinde başlar. Bu tür bir çalışma yapıldığında, veri ve bilgiler çok daha kolay ifade edilir ve güvenle ilgili sorunlar yaşanmaz.

Stratejik Odaklı Örnek Edinme Çok farklı sektörlerde ve pazarlarda başarılı olan işletmelerin analiz edilmesi ve onların başarılarından örnek alınması ile yapılan bir kıyaslamadır (Yıldız, 2002:183). Bu kıyaslama türü, işletmelerin birbiriyle olan rekabetini inceler.