YÖNETİM VE ORGANİZASYON II - Deneme Sınavı - 11

Planlama Aşaması: Bu aşamada işletme için hangi unsurun, sürecin veya faaliyetin örnek edinileceğine karar verilir. Buna
karar verilirken, işletme içi ve dışı bilgiler toplanır ve bu bilgiler doğrultusunda örnek edinmenin ne üzerine olacağına karar verilir. Planlama safhası başlangıcında ilk olarak, işletme stratejik amaçlarını tespit etmelidir.

Örnek edinmede Yapılacak Çalışma Alanının Belirlenmesi
Birçok konu örnek edinme tekniği kapsamında ele alınabilir. Bunlar arasında, örgütsel süreçler, ürün ve hizmetler, işletme performansı, müşteri memnuniyeti, nakit yönetimi, servis hızı, tam zamanında  teslimat, fiyat ya da yenilik vb. çalışmalar sıralanabilir. Ancak burada önemli olan, örnek edinme yapılacak sürecin ya da çalışma alanının olabildiğince doğru olarak tanımlanabilmesidir. Çünkü bu aşama, tüm örnek edinme sürecinin temelini oluşturmaktadır.

Bu çerçevede, gelecekte hedeflenen performans düzeyinin bazı noktalara dikkat edilerek belirlenmesi gerekmektedir. Bunları şu şekilde sıralamak mümkündür:
• Hedeflenen performans düzeyi aşama aşama gerçekleştirilebilir nitelikte olmalıdır.
• Ulaşılmak istenen performans, gerçekçi ve ölçülebilir olmalıdır.
• Hedeflenen performans eksiksiz olarak tanımlanabilmelidir.
• Hedeflenen performans kabul edilebilir ve üzerinde anlaşma sağlanacak nitelikte olmalıdır.

Uygulama Aşaması: Yukarıdaki üç aşama tamamlandıktan sonra örnek edinmeyi işletmeye uygulama aşamasına sıra gelir. Ancak örnek edinme işletmeye uygulandıktan sonra işletme yine en iyi uygulamaları araştırmaya ve gelişmeleri takip etmeye devam etmelidir.

Örnek edinme, bir işletmenin, ürününün veya hizmetinin kalitesini artırmak amacıyla uygulamalarını daha iyi uygulamalarla karşılaştırarak, bu uygulamaları daha iyi bir duruma getirmeye çalışmaktır. Örnek edinme sürecinin faydaları arasında maliyetlerin düşmesi, müşteri memnuniyetinin artması ve çalışanların bilgi ve beceri düzeylerinin ve motivasyonlarının artması gibi çeşitli öğeler sayılabilir.

Süreç Odaklı Örnek Edinme: Bu tür örnek edinmenin amacı, kıyaslama yapılmak üzere belirlenmiş bir alanda, mükemmelliğiyle tanınan herhangi bir örgütün bu noktaya nasıl ulaştığını tespit edip, başarılı bulunan yönlerini uyarlamak ve seçilen sürecin performansını arttırabilmektir. Müşteri memnuniyeti, servis ve bakım, stok ve nakit yöntemi ve teslimat hızı bu tür süreç kıyaslamasına örnektir.

Örnek edinmede başarı sağlanabilmesi için bazı ilke ve kurallara uyulması gereklidir. Bunlar aşağıdaki gibi sıralanabilir:
• Yönetimin katılım ve desteği sağlanmalıdır. Özellikle işletmelerde önemli kararlarda yönetimin katılımı önemlidir. Yönetimin desteği alınmadan yapılan işler başarılı olmayacaktır.
• Örgütün yapmakta olduğu faaliyetlerde ne ölçüde yeterli olduğunun belirlenmesi gereklidir. Örnek edinmeye gidilmeden önce, işletmenin güçlü ve zayıf yönlerini belirlenmelidir.
• Örgütün değişime ve uyumlu olmaya istekli olması gerekmektedir. Örgütte çalışan herkesin değişime açık olması ve değişimi yönetebilmesi önemlidir.
• Örnek edinmenin sürekli yapılan bir çalışma olduğu kabul edilmelidir. Bir proje sona erdiğinde mevcut durumu korumaktan daha çok, iyi bir noktaya getirmek için iyileştirme hedefleri esas alınarak çalışma sürdürülmelidir.
• Örgütler kendilerinin paylaşmayı kabul etmedikleri bilgiler ve uygulamaları örnek edinme yaptıkları ortaklarından talep etmemelidir.

Mal ve hizmet kalitesini geliştirme gerekliliği örgütsel değişimi tetikleyen dışsal değil içsel unsurlardan biridir. Bu nedenle doğru cevap E'dir.

Örgütün ürettiği ürünlere yönelik talep değişime zorlayan içsel değil dışsal nedenlerden biridir. Bu nedenle doğru cevap D'dir.

Hareket ve zaman etütleri yapmak süreç yenileme nedeniyle üzerinde önemle durulmaya başlanan konulardan biri değildir. Bu nedenle cevap E'dir.

Bölüm süreç yenilemeye ilişkin anahtar kelimeler arasında yer almaz. Bu nedenle cevap E'dir.

Süreç yenileme kavramının dünya çapında popülerlik kazanmasında önemli etkiye sahip olan yönetim bilimciler Hammer ve Champy'dir. Bu nedenle doğru cevap A'dır.

Birçok iş tek bir sürecin altında birleştirilmelidir. Bu nedenle doğru cevap A'dır.

İşletme genelinde iş süreçlerine dikkat çekilen ve süreç yenileme kavramına ilişkin bilgilendirme yapılan süreç hazırlık aşamasıdır. Bu nedenle doğru cevap A'dir.

Geleneksellik süreç yenilemede kritik başarı faktörlerinden biri değildir. Bu nedenle cevap C'dir.

İşletmede işler fonksiyonel bölümler (departmanlar) yerine, süreç ekiplerince yürütülecektir. Bu nedenle doğru cevap A'dır.

İstatistiki kontrol sistemleri ile değişim sağlama, sürekli gelişmenin kapsamında yer alırken diğer şıklar süreç yenileme kapsamında değerlendirilir.

Bazı krizlerin oluşması için uzun süre geçer. Bazı krizler ise ansızın ortaya çıkar. Dünyayı da etkileyen ekonomik krizler uzun sürede meydana gelen krizlere bir örnektir. Doğru cevap C şıkkıdır.

Krizin ortaya çıkma aşamasının krizin diğer aşamalarına göre daha kısa olduğu fakat yönetici ve çalışanlar üzerinde bıraktığı hem fiziksel hem de psikolojik etkiler yüzünden en uzun dönem olarak hatırlandığı savunulmaktadır. Doğru cevap B şıkkıdır.

Krizin süreğen hale gelme aşaması, krizin ortaya çıkmasını takip eden üçüncü aşamayı oluşturmaktadır. Doğru cevap C şıkkıdır.