YÖNETİM VE ORGANİZASYON II - Deneme Sınavı - 8

Örgütlerde iletişimin etkinliğini engelleyen pek çok faktör bulunmaktadır. Bu faktörler kişisel, örgütsel ve diğer olmak üzere üç temel gruba ayrılarak aşağıdaki kısımda açıklanmıştır.

“Örgütün büyüklüğü” örgütsel faktörler olarak yer almaktadır.

Örgütsel iletişimin etkinliğini bozan “Statü farklılıkları” Örgütsel faktörler kapsamına girmektedir.

"Belirli ve ayrıntılıdır. Faydalı ve konu ile ilgilidir. Açık ve seçiktir. Konuyu vurgular.” Etkin geri bildirimdir. “Anlaşılması güçtür.” Etkin olmayan geri bildirimdir.

İletişim, insanın kendini sosyal bir varlık olarak ifade etmesi için zorunlu ve dinamik bir süreçtir. İnsanları iletişime geçiren pek çok neden vardır. Bunları beş temel noktada toplamak mümkündür.

Varolmak: Bir ülkenin yurttaşı ya da bir kurumun çalışanı olmak, bir spor takımının ya da siyasal bir partinin taraftarı olmak, mesleksel bir örgüte veya sendikaya üye olmak, bireysel varlığın toplumsal etiketleridir.

Haberleşmek: Geçmişten bugüne insanoğlu, gerek çevresinde, gerekse dünyada olup bitenleri hep öğrenmek istemiştir.

Paylaşmak: Kişiler bilgi, duygu ve düşüncelerini diğer insanlara aktarmadıkça kendi varlığını duyumsayamazlar.

Etkilemek ve Yönlendirmek: Toplumsal düzenlerin yaşamsal sürekliliği, ekonomik ve siyasal güçlerin ya da kişilerin kendi istekleri doğrultusunda hedef kitleleri etkileme güçlerine bağlıdır.

Eğlenmek ve Mutlu olmak: İletişim araçları sayesinde insanlar eğlenmekte ve mutlu olmaktadır.

Kişisel İletişim: Bireyin kendisiyle kurduğu iletişim düzeyi olup, mesajların kaynağı da alıcısı da bireyin kendisidir. Kişisel iletişim, insanın kendi kendisiyle olan, kaynak ve hedef aynı olduğunda ortaya çıkan iletişimdir.

Kişilerarası İletişim: İki ya da daha çok kişi arasında gerçekleşen bir iletişim düzeyidir. Kişilerin yüzyüze ya da kişisel iletişim araçlarıyla gerçekleştirdiği iletişim türüdür. Kişilerarası iletişim, toplumsal ve örgütsel iletişimin özünü oluşturmakta, kişiler kendilerini çevrelerine kabul ettirebilmek ve toplum içinde yaşayabilmek için; bilgi, anlam ve düşünce alışverişlerini içeren eylemlere girişmektedirler

Toplumsal İletişim: Ortak dil ve kültür birikimine sahip olan toplum üyelerinin kitle iletişim araçları ile sağladıkları iletişim türüdür. Gazete, dergi, radyo, televizyon, sinema gibi kitlelere ulaşan ve iletişimi sağlayan araçlara kitle iletişim araçları denilmektedir. Kitle iletişim araçlarının amacı; düşünce, fikir ve haberleri çok kısa zamanda geniş kitlelere ulaştırabilmektir.

Örgütsel İletişim: Örgütün işleyişini ve amaçlarını gerçekleştirmek için örgütü oluşturan çeşitli bölümler arasında ve örgüt ile çevresi arasında devamlı bir bilgi ve düşünce alışverişi sağlayan bir iletişim türüdür. Örgütsel iletişim, örgüt üyelerini birbirine bağlayan, örgütle çevresinin etkileşimini sağlayan, örgütün oluşmasını ve yaşamasını sağlayan bir süreçtir.

Teknolojik İletişim: İletişim teknolojisi de insanların iletişimini etkiler. İletişim teknolojisi, yalnızca veri ve bilginin iletilmesi, işlenmesi, depolanması ile ilgili ekipman, araç ve programları (bilgisayar, internet, radyo, televizyon) içermez. İnsanın kullandığı dil (söz, yazı, grafik veya beden dili) göz ve kulakları da iletişim teknolojisinin bir parçası olarak kabul edilir. Teknolojiler üzerine kurulan bilgisayarlı iletişim sistemleri örgütlerde geniş bir biçimde kullanılmaktadır.

Sözlü İletişim: Örgütlerdeki en yaygın iletişim şeklidir. Konuşma dili olarak da adlandırılmaktadır. Konuşma bireysel, dil ise toplumsal ve kültürel bir olgudur. Dil dünyaya bakışımızın ve yaşantılarımızı yorumlayışımızın özel bir biçimidir.

Dikey İletişim: Bireyler sahip oldukları otorite ve yetki bakımından, birbirlerinden dikey yani hiyerarşik olarak farklılaşırlar. Farklılaşma çok ise daha fazla yönetim kademesi ortaya çıkar, yönetim alanı daralır. Organizasyon yapısı daha dik ve merkezi bir görünüm kazanır. Tersi durumda ise yani geniş yönetim alanı varsa basık ve merkezkaç bir yapı ortaya çıkar.

Dışa Dönük İletişim: Örgüt ile çevresi arasındaki bağı kurmada yardımcı olan kanallardır. Halkla ilişkiler, organizasyon ile ilgili çevreleri arasında karşılıklı iletişimi sağlayıp sürdürmeye yardımcı bir yönetim fonksiyonudur. Örgütlerin toplumun çeşitli kesimleriyle ve diğer örgütlerle çeşitli nedenlerle ve koşullar altında oluşturdukları iletişim türüne dışa dönük iletişim denir. Sürekli değişen ve gelişen çevre içinde yer alan örgütler, sistem yaklaşımı çerçevesinde yaşamlarını sürdürebilmek için yeni koşullara uyum göstermek zorundadır. Dışa dönük kanallar yardımıyla toplumun çeşitli kesimleriyle bilgi alışverişi gerçekleştirilir ve örgüt ile toplum arasında bütünleşme sağlanabilir.

Çapraz İletişim: Farklı fonksiyonel birimler ve kişiler arasında kurulan iletişim türüdür. Örgütsel hiyerarşinin farklı kademeleri arasında hiyerarşi takip etmeden kurulan iletişime çapraz iletişim adı verilmektedir. Çapraz iletişim, koşullar gerektirdiğinde farklı bölümlerde ve farklı hiyerarşik düzeylerdeki kişiler arasında kurulan iletişim türüdür.

Kültür konusundaki çeşitli teorik yaklaşımlar incelendiğinde, kültür olgusunun genel olarak aşağıda sıralanan özelliklere sahip olduğu belirtilmektedir:

• Kültür tarihsel geçmiş ve geleneklerle yakından ilişkili bir kavramıdır.

• Kültürel olguların anlamları bilinç düzeyinin derinliklerine kadar inebilmektedir. Bu nedenle

kültür konusu anlaşılması zor, yorumlanmaya gereksinim duyan bir konudur.

• Kültür belli bir grup birey tarafından paylaşılan kollektif bir olgudur.

• Kültür anlayışlar, inançlar, anlamlar ve bilgi gibi soyut kavramlarla ilişkisi yoğun olan bir

olgudur.

• Kültür rasyonel ve analitik bir olgu değil, bütüncül, öznel ve duygusal yönü ağır basan bir

olgudur. Doğru cevap C’dir.

Bireyselleşme ve Yabancılaşma: 1970’li yılların sonuna doğru modern toplumlarda yaygınlaşan bireycilik, insanların birbirlerine yabancılaşmalarına neden olmuştur. Bu durum bireyleri belli bir kimlik arayışına itmiş ve örgüt kültürü de bu kimlik arayışına cevap verebilme potansiyeli olan bir kavram olarak ortaya çıkmıştır. Örgüt kültürü bireylerin ben kimim, benim bu dünyada işim ne veya bu örgütün varlık nedeni ne gibi sorulara cevap verebilmelerini sağlayan önemli bir olgudur.  Doğru cevap A’dır.

Aşağıda sağlıklı örgüt kültürüne ilişkin özellikler sıralanmaktadır:

• Örgüt içinde herkes iletişime açık ve alçak gönüllüdür.

• Örgüt üyeleri güçlendirilmiş ve hesap verebilir kılınmıştır.

• Belli sınırlar dâhilinde bireyler risk alma konusunda serbesttirler.

• Yapılan işi olabildiğince iyi yapmak oldukça önemlidir.

• Hatalara belli bir seviyeye kadar tolerans gösterilir.

• Dürüstlük temel yapı taşıdır.

• Sürekli işbirlikçi çalışma düzeni uygulanmaktadır.

• Cesaret ve dayanıklılık önemli bir gerekliliktir. Doğru cevap D’dir.

Örgüt Çevresi: Örgütler etkili olabilmeleri için görev yaptıkları çevre ile uyumlu bir şekilde faaliyet göstermek durumundadırlar. Eğer örgüt dinamik bir çevrede faaliyet gösteriyorsa, örgüt kültürü değişime kolay uyum sağlayabilen bir tarzda olmalıdır. Örgütün kuruluş yeri ve fiziksel yapısının da, örgütsel çevre ve dolayısıyla örgüt kültürü üzerinde etkili olduğu unutulmamalıdır. Kuruluş yeri örgütün hitap ettiği müşteri kitlesini ve insan kaynakları profilini etkileyecektir. Örgütün gelişme fırsatları ve örgütsel sınırlılıklarda kuruluş yeri ve örgütsel çevre ile yakından ilgili konulardır. Örgüt çevresinin en önemli bileşenlerinden birisi örgütün doğal çevresidir. Örgüt doğal kaynakların korunması konusuna ne kadar özen göstermektedir? Geridönüşüm ve enerji tasarrufuna ilişkin çabalarda örgütün kültürünü etkilemektedir. Örgütün çevreyle bilgi paylaşımı konusunda takındığı tavır da örgüt kültürü açısından oldukça önemlidir. Bilgiyi saklama eğiliminde olan bir örgütle, bilgiyi örgütsel paydaşlarla açık bir şekilde paylaşan örgütün kültürlerinin farklı olması oldukça doğal karşılanmalıdır. Doğru cevap E’dir.

Her hangi bir örgütün kültürünü kavrayabilmek için dikkat edilmesi gereken bazı noktalar şöyle sıralanmaktadır:

• Örgüte ilişkin fiziksel özellikleri dikkatle inceleyin,

• Kendinizi örgütten mal veya hizmet alan bir müşterinin yerine koyun,

• Örgütün müşteri ilişkilerinde kullandığı farklı kanalları kullanın, bu kanallar arasında farklılık

olup olmadığına bakın,

• Örgütsel yayınları okuyun,

• Örgüte ilişkin olarak anlatılan hikâyeleri farklı paydaşlardan dinlemeye çalışın,

• Örgüt içindeki davranış kalıplarını gözlemleyin. Doğru cevap B’dir.

Semboller ve Davranış Kalıpları: Örgüt kültürünün en dış katmanını semboller ve davranış kalıpları oluşturmaktadır. Semboller ve davranış kalıpları kültüre ilişkin nesnel, görülebilen bileşenlerdir. Örneğin örgüt içinde faaliyet gösteren bireylerin özellikleri, örgütsel gelenekler, törenler, seremoniler, kullanılan teknoloji, mimari, logo, örgütsel kahramanlar, hikâyeler, mitler bu seviyede yer almaktadır. Bu seviye kolay bir şekilde gözlemlenebilir. Fakat örgütün kültürü hakkında her şeyi bu seviyeye bakarak anlamak olası değildir. Örneğin zengin ve güçlü kesimler genellikle mimariyi kullanarak bu güçlerinin ne kadar büyük olduğu yönünde kitleleri etkileme yoluna gidebilirler. Bu tür kullanımlar toplumdan topluma değişiklikler göstermektedir. Doğru cevap E’dir.

Temel Varsayımlar: Örgüt kültürünün en iç katmanında temel varsayımlar yer almaktadır. Bu varsayımların görülebilmesi neredeyse imkansızdır. Temel varsayımlar bilinçaltında yer alan ve sorgulanmadan kabul edilen olgulardır. Varsayımlar örgütsel değer sisteminin dayanak noktasıdır. Örgütün dünyaya ilişkin görüşü, örgütün çevre ile olan ilişkisi, örgütün gerçekliğe ilişkin bakış açısı, örgütün insan doğasına ve insan faaliyetlerine ilişkin düşünceleri temel varsayımlar seviyesinde yer almaktadır. Temel varsayımlar örgüt kültürünün temelini teşkil etmektedir. Temel varsayımların değiştirilmesi örgütün başka bir örgüte dönüşmesi ve artık eski örgüt kültürü ile herhangi bir ilgisinin kalmaması anlamına gelir Doğru cevap C’dir.