YÖNETİM VE ORGANİZASYON I

Herhangi bir işletmede etkili bir denetim sisteminin var olmamasına neden olan temel etkenler şu şekilde sıralanabilir (Bateman ve Snell, 2007, 520); Üst Yönetimin Umursamazlığı, İşletme Politikalarının Belirlenmemiş Olması, Başarı Standartlarının Belirlenmemiş Olması, İletişim Kanallarının Kapalı Olması, Düzenli Olarak Değerlendirme Yapılmaması, Etik Olmayan Örgüt Kültürü.

İşletmelerde denetim fonksiyonu temel olarak üç tür denetim yaklaşımını baz alarak yürütülmektedir. Bu yaklaşımlar; bürokratik denetim, piyasa denetimi ve klan denetimi olarak isimlendirilmektedir. Bürokratik denetimde kurallar, düzenlemeler ve yetki ilişkileri aracılığıyla durum değerlendirmesi yapılmaktadır. Piyasa denetiminde ise fiyat mekanizmasının ve ekonomik verilerin, işletmecilik faaliyetleri üzerinde denetleyici bir güç olarak kullanımı söz konusu olmaktadır. Klan denetiminde ise denetim fonksiyonu daha çok değerler, normlar, ortak hedefler temelinde ve karşılıklı güven esasına dayalı olarak yürütülmektedir.

Denetim Yaklaşımları Bazı Temel Bileşenleri Bürokratik Denetim Kurallar, standartlar, hiyerarşi, yetki Piyasa Denetimi Fiyat, rekabet, değişim ilişkisi Klan Denetimi Gelenekler, ortak değerler ve inançlar, güven.

Denetim sürecinin dinamik olması, sürecin devamlılık arz etmesiyle ilgilidir. Denetim bir kez yapılan bir iş değil, işletme faaliyetleri sürdükçe yapılması gereken temel bir yönetsel fonksiyondur. Denetim sürecinin sibernetik olması ise, sürecin sürekli kendini düzeltme eğiliminde olmasından kaynaklanmaktadır.

Denetim süreci temel olarak aşağıda yer alan basamakları içermektedir (Gürüz ve Gürel, 2009); • Başarı standartlarının belirlenmesi, • Gerçekleşen durumun incelenmesi, • Gerçekleşen durumla başarı standartlarının karşılaştırılması, • Sapmalar kabul edilemez düzeyde ise gerekli düzeltici önlemlerin alınması şeklinde özetlenebilir.

Standartlar çeşitli örgütsel süreçlerde elde edilen başarının tatmin edici olup, olmadığını belirmeye yarayan nirengi noktalarıdır. Standartlar örgütsel hedeflere erişim açısından oldukça önemlidir. Belli bir standardın yakalandığı fakat örgütsel amaçlara erişilemediği durumlarda standartlar derhal yeniden gözden geçirilmelidir. Evlere servis pizza satışı yapan bir pizzacının, pizza teslimat süresini en çok 30 dakika olarak belirlemesi, hizmet sunumunun hızına ilişkin bir standart olarak düşünülebilir.

İşletmeler tarafından denetim süreçlerinde örgütsel başarıya ilişkin olarak belirlenebilecek standart türleri: Fiziksel standartlar Maliyet standartları, Kalite standartlar, Finansal standartlar, Zaman standartları, Davranış standartları, Eğitim ve geliştirme standartları, Sosyal sorumluluk standartları.

Bu denetim türünde, denetimin amacı herhangi bir sorunun ortaya çıkmadan önce önlenebilmesidir. Faaliyet sonuçlarının beklenmesi ve bu sonuçların standartlarla karşılaştırılması yerine, yöneticiler faaliyetlere ilişkin çeşitli yönetsel kararlar alarak, olası sapmaların önüne geçmeye çalışmaktadırlar. Bu noktada, gelecek odaklı denetim kavramı yerine önleyici denetim kavramının da kullanılabildiği bilinmelidir. Örneğin herhangi bir bankaya kredi talebiyle giden müşteriden, birçok farklı belge ve kefil talep edilmekte, ayrıca kişinin hayat sigortası yaptırması da istenmektedir. Bu tür bir uygulamada bankanın amacı, gelecekteki olası borç ödememe risklerini yok etmek veya en aza indirgemektir (Daft,2008).

Faaliyet Bütçesi: İşletmelerin ana faaliyet alanlarına giren fakat üretim işlevi ile ilişkilendirilemeyen çeşitli harcamaları, faaliyet bütçesi kapsamında bütçelendirilmektedir. Bu tür giderlere örnek olarak araştırma ve geliştirme (Ar-Ge) giderleri, pazarlama, satış ve dağıtım giderleri ve genel yönetim giderleri verilebilir (Haftacı, 2007).

Likidite; kısa vadeli yabancı kaynakları vadelerinde karşılayabilme bakımından dönen varlıkların kalite yeterliliğinin bir ölçüsü olarak tanımlanmaktadır. En çok bilinen likidite oranı "Cari Oran"'dır. Bu orana çalışma sermayesi oranı adı da verilmektedir. Bu oran varlıkların ne seviyeye kadar düşebileceğini ve kısa vadeli borçları ödeyebileceğini göstermektedir. Bazı analistler bu oranın 2 ile 1 arasında bir değer almasının uygun olacağını belirtmektedirler (Bateman ve Snell, 2007).

Kurallar, standartlar, hiyerarşi, yetki temel bileşenleri bürokratik denetim yaklaşımında görülmektedir.

Denetim-planlama ilişkisi düzeltici tedbirler, planlama, işletmecilik faaliyetleri ve denetim boyutlarını içerir.

Kalite standartları genellikle bir işin ve bu iş sonunda ortaya çıkan mal veya hizmetin nasıl olması gerektiğiyle ilgili standartlardır. İşletmeler gerek işletme içi nedenlerle gerekse işletme dışı nedenlerle birçok kalite standardı belirlemekte ve çalışanlarının bu standartlara uymalarını zorunlu kılmaktadırlar.

Fiyat, rekabet, değişim ilişkisi bileşenleri piyasa denetimi yaklaşımında görülmektedir.

Davranış standartları çalışanların neleri yapıp, neleri yapmaması gerektiğiyle ilgili standartlardır. Bu tür standartlar hem üretim işletmelerinde hem de hizmet işletmelerinde çalışan bireyler için geçerli olmaktadır. Fakat müşterilerle doğrudan iletişim halinde olunması gereken işlerde çalışanlar için bu tür standartlara uyum vazgeçilemez bir öneme sahiptir.

Klan denetimi yaklaşımının temel bileşenleri gelenekler, güven, ortak değerler ve inançlar şeklindedir.

Eş zamanlı denetimde, denetim sürecinin zaman odağı şimdiki zamandır. İşletme faaliyetleri sürdürülürken, bir başka deyişle plan uygulanırken, denetim yapılması söz konusudur. Herhangi bir üretim tesisinde temel hedef belli bir zaman diliminde, doğru miktar ve kalitede üretim yapılmasıdır. Çalışanların izlenmesi, toplam kalite yönetimi uygulamaları, özdenetim gibi süreçler eş zamanlı denetim türüne ait özelliklerdir.

İşletmelerin ana faaliyet alanlarına giren fakat üretim işlevi ile ilişkilendirilemeyen çeşitli harcamaları, faaliyet bütçesi kapsamında bütçelendirilmektedir. Bu tür giderlere örnek olarak araştırma ve geliştirme (Ar-Ge) giderleri, pazarlama, satış ve dağıtım giderleri ve genel yönetim giderleri verilebilir.

İşletmelerin bütçeleme sistemi içerisinde ilk önce hazırlanan bütçe satış bütçesidir. Bu bütçenin amacı hangi ürünlerin hangi fiyattan satılacağını tahmin etmek ve bu şekilde işletmenin beklenen satış gelirini belirleyebilmektir.

Denetim sistemleri, çalışanlar sistemi çeşitli şekillerde aşmaya yönelik taktiksel davranışlar geliştirdikleri durumlarda veya kendi konumlarını denetim sistemi içerisinde olduğundan daha olumlu göstermeye çalışmaları halinde etkililiğini yitirmektedir. En sık rastlanan taktiksel davranış, var olan bilginin manipüle edilmesi veya başarı düzeyine ilişkin verilerin saptırılmasıdır. Bireyler genellikle iki tür yanlış veri üretmektedirler. Bunlardan ilki geçmişte ne olduğuna ilişkin, diğeri gelecekte ne olabileceğine ilişkindir.