YÖNETİM VE ORGANİZASYON I

Yöneltme fonksiyonu örgütteki tüm çalışanların belirlenen amaçları gerçekleştirecek şekilde çalışmalarını sağlayan, onları organizasyonun istediği biçimde hareket etmeye yönlendiren, çalışanları istekli bir şekilde çalışmaya sevk eden ve onların performansını artırmayı hedefleyen bir yönetim fonksiyonudur. Burada yöneltme ile gerçekleştirilmek istenen sadece çalışanları işletmenin amaçlarını gerçekleştirmek adına onları iş yapar konuma getirmek değildir. Burada önemli olan çalışanları istekli bir şekilde ve yaptıkları işten zevk alacak şekilde çalışmalarını sağlamaktır.

Emir verme biçimi yöneltmenin başarısını doğrudan etkilemektedir. Emir verme biçimini etkileyen temel unsurlar arasında toplumun sosyo-kültürel yapısı, siyasal rejim biçimi, yöneticinin yönetim felsefesi, örgütün kamu veya özel bir kurum olması ve örgütün faaliyet konusu, emrin verilmesinde belirleyici rolü olan unsurlardır.

Yöneltme fonksiyonunun yerine getirilmesi için gerekli şartlardan biri de emir vermedir. Emir verme biçimi yöneltmenin başarısını doğrudan etkilemektedir. Temel olarak emirler demokratik ve otokratik bir yapıda olabilirler. Bu da demokratik ve otokratik yöneltme anlayışını ortaya çıkarır. Buna göre demokratik bir yöneltme anlayışı söz konusu olduğunda astlara verilen emirler astlar üzerinde “emir” etkisi yaratmaz. Çünkü bu emirler astlara danışılarak alınan kararlar sonucunda verilmiştir. Otokratik yöneltmede yönetici çok detaylı (emrin uygulanmasındaki tüm detayları açıklayarak) ve kesin olan emirler verir.

Örgütlerde niteliğine göre emirler kendi içinde iki şekilde ele alınır. Bunlardan ilki kesin talimat içeren emirlerdir. Bu tür emirlerin yapılmama ihtimali yoktur çünkü kesindir. Farklı bir şekilde anlamaya neden olmayacak biçimde nettir. Niteliğine göre emirlerin ikincisi kesin talimat içermeyen emirlerdir. Bu tür emirlerde ise yönlendirme veya tavsiye niteliği öne çıkmaktadır. Dolayısıyla Kesin talimat içeren emirler niteliğine göre emirler arasındadır.

Yazılı emirler aşağıda belirtilen şu durumlarda tercih edilir: • Emir, birden fazla kişiyi ilgilendiriyorsa, • Emrin uygulanması, uzun bir süreyi kapsıyorsa, • Emir akılda tutulmayacak ve hatırlanamayacak kadar uzunsa, • Emri alanın itiraz etme ihtimali varsa, • Emrin yanlış anlamalara neden olmaması gerekiyorsa, • Emir çok önemliyse, • Emir yönetmelik, yönerge gibi önem arz eden kuralları içeriyorsa, • Emirde belirtilen işlem sırasına aynen uyulması gerekiyorsa.

Örgütlerde sözlü emirlerin verilme nedenleri şu şekilde özetlenebilir. Eğer emirler karmaşık ve uzun değilse, personelin ilgisini çekmek için ise, işin daha kolay yapılmasıyla ilgili ise ve süreklilik arz etmiyorsa emirlerin sözlü verilmesinde fayda vardır. Sözlü emirler yöneticiler ile astlar arasında anında gerçekleştiği için zaman açısından verimlilik sağlar.

İyi bir emrin şu özelliklere sahip olması gerekir: • Emirler astların bilgi, beceri ve tecrübesini aşmamalıdır, • Emirler açık ve anlaşılır olmalıdır. Emirler eksiksiz olmalıdır, • Emirler kesin olmalıdır, gerekmedikçe değiştirilmemelidir, • Emirler mümkünse gerekçeleriyle birlikte astlara iletilmelidir.

Örgütlerde yönetim faaliyeti içinde belki de en fazla zorlanılan konu yöneltme fonksiyonunun yerine getirilmesidir. Çünkü bu fonksiyon ile çalışanlar ortak bir amacın gerçekleştirilmesi için yönlendirilmeye, iş yapmaya karşı istekli olmaya, iş tatmini yaratmaya ve mutlu çalışanlar oluşturmaya çalışılmaktadır. Tüm bunların gerçekleştirilmesi için de yöneticilere düşen sorumluluk çok fazladır. Özellikle etkin bir yöneltmenin yerine getirilmesi için yöneticilerin dikkat etmeleri gereken kurallar vardır. Bunlar: Ekip çalışması yapmak, çalışanı iyi tanımak, göreve uygun olmayanları uzaklaştırmak, çalışan ile örgüt arasında objektif olmak, çalışanlara iyi bir örnek olmak, verilen emirleri takip etmek, Astlardan sürekli bilgi ve rapor almak ve detaylara boğulmamaktır.

Geleneksel motivasyon teorileri şunlardır: Maslow’un ihtiyaçlar hiyerarşisi teorisi, McGregor’un X ve Y teorileri, Herzberg’in çift faktör teorisi ve McClelland’ın üç ihtiyaç teorisi’dir. Bu konuda en çok bilinen motivasyon teorisi hiç şüphesiz ki Abraham Maslow’un ihtiyaçlar hiyerarşisi teorisidir. Bu teoriye göre kişiyi davranışa sevk eden unsur o kişinin sahip olduğu ihtiyaçlardır. Buna göre kişi ihtiyaçlarını karşılamak için davranışta bulunur. Ancak kişinin ihtiyaçları basamaklı bir yapıdadır. Bu basamaklı yapı içindeki ihtiyaçlar belirli bir ölçüde karşılanınca kişiyi harekete geçirme özelliğini kaybeder, yerini bir üst basamaktaki başka bir ihtiyaca bırakır. Böylece bu yeni ihtiyaç kişiyi belirli bir davranışa yöneltir. Bir başka ifade ile ihtiyaç somut olarak karşılandığında kişi artık o ihtiyacı karşılamaya yönelik motivasyonunu kaybeder. Bu yüzden kişiyi motive etmek için bu insanın ihtiyaçlar hiyerarşisinde hangi seviyede olduğunu anlamalı ve o seviyedeki ya da o seviyenin üstündeki ihtiyacı karşılamaya odaklanmalıdır. Dolayısıyla bu ifade Maslow’un İhtiyaçlar Hiyerarşisi Teorisi’ne karşılık gelmektedir.

Emirler, temel olarak kapsamlarına, niteliklerine ve veriliş biçimlerine göre olmak üzere üç başlık altında toplanır. Niteliğine göre emirler de kendi içinde iki şekilde ele alınır. Bunlardan ilki kesin talimat içeren emirlerdir. Bu tür emirlerin yapılmama ihtimali yoktur çünkü kesindir. Farklı bir şekilde anlamaya neden olmayacak biçimde nettir. Niteliğine göre emirlerin ikincisi kesin talimat içermeyen emirlerdir. Bu tür emirlerde ise yönlendirme veya tavsiye niteliği öne çıkmaktadır.

Veriliş biçimlerine göre emirler ise sözlü ve yazılı olmak üzere iki farlı biçimde verilirler. I. madde yazılı olan ‘’Emir sadece bir kişiyi ilgilendiriyorsa’’ yazılı emirlerin tercih edildiği durumlardan birisi değildir. Aslında “Emir, birden fazla kişiyi ilgilendiriyorsa “yazılı emir tercih edilir.

Emirler verildikten sonra çok önemli bir gerekçe olmadıkça değiştirilmemelidir. Çünkü bu durum hem zaman kaybı yaşanmasına hem de çalışanların işe odaklanmalarını engeller.

Herzberg’in “çift faktör teorisi” kendi içerisinde ikiye ayrılmaktadır. Motive edici faktörler ve hijyen faktörler. “Başarı, tanınırlık, ilerleme ve büyüme” motive edici faktörlerdenken “Denetim” hijyen faktörler arasında yer almaktadır.

İş tasarım teorisi Modern Motivasyon Teorilerinin alt başlıklarından birisidir. Modern Motivasyon Teorileri beşe ayrılmaktadır; hedef belirleme teorisi, güçlendirme teorisi, iş tasarım teorisi, eşitlik teorisi ve beklenti teorisi.

Güçlendirme Teorisi, davranışların elde edilen sonuçlara göre şekillenen bir işlev olduğunu ileri sürmektedir. Bir davranışın ardından ortaya çıkan ve aynı davranışın tekrarlanma olasılığını arttıran sonuçlar güçlendiricilerdir. Yöneticiler güçlendirme teorisini kullanarak çalışanlarının davranışlarını etkileyebilir ve güçlendiriciler sayesinde organizasyonun hedeflerine ulaşmasını sağlayabilir.

Organizasyonların çoğu hem iş genişletme hem de iş zenginleştirme yöntemlerini kullanıp, karma sonuçlar elde etmiş olsa da her iki yöntem de yöneticilere motive edici işler tasarlamalarını sağlayacak uygun ortamı sunamamıştır. Fakat iş özellikleri modeli bunu başarmıştır. Bu modelde işlerin beş temel boyutu söz konusudur ve İş Kimliği bunlardan birisidir.

Eşitlik Teorisi, çalışanların bir işe kattıkları ve karşılığında aldıklarını kıyasladığı ve bu kıyaslama sonucunu kendisiyle eş konumda olan personelin durumuyla da kıyaslamaya soktuğunu öne sürmektedir. Eşitlik teorisinde kişinin kendisini kıyasladığı diğer kişi, sistem ya da yaptığı öz kıyaslama, önemli değişkenlerdir.

Beklenti teorisine göre bireyler yaptıkları faaliyet sonunda elde edecekleri çıktılara ya da söz konusu çıktıların cazipliğine göre hareket etme eğilimindedir. Bu teori üç değişken ya da ilişkiden oluşmaktadır: Valens (Değerlik) ya da Ödülün Çekiciliği, Aracılık ya da Performans-Ödül Bağlantısı ve Beklentisi ya da Çaba-Performans Bağlantısı.

Motivasyon konusunda en çok bilinen motivasyon teorisi Abraham Maslow’un ihtiyaçlar hiyerarşisi teorisidir. Bu teoriye göre kişiyi davranışa sevk eden unsur o kişinin sahip olduğu ihtiyaçlardır. Buna göre kişi ihtiyaçlarını karşılamak için davranışta bulunur. Maslow, her insanın içinde beş ihtiyaca yönelik bir hiyerarşi olduğunu savunan bir psikologdur. Bu ihtiyaçları ise şu şekilde sıralamıştır: Fizyolojik, güvenlik, sosyal, saygı ve kendini gerçekleştirme ihtiyaçları.