YÖNETİM VE ORGANİZASYON I

Örgütteki tüm çalışanların belirlenen amaçları gerçekleştirecek şekilde çalışmalarını sağlayan, onları organizasyonun istediği biçimde hareket etmeye yönlendiren, çalışanları istekli bir şekilde çalışmaya sevk eden ve onların performansını artırmayı hedefleyen bir yönetim fonksiyonudur. Burada yöneltme ile gerçekleştirilmek istenen sadece çalışanları işletmenin amaçlarını gerçekleştirmek adına onları iş yapar konuma getirmek değildir. Burada önemli olan çalışanları istekli bir şekilde ve yaptıkları işten zevk alacak şekilde çalışmalarını sağlamaktır.

İşletmede çalışanın harekete geçmesini sağlayan unsur, üstün asta emir vermesidir. Burada ilk olarak ele alacağımız konu emir kavramının açıklanmasıdır. Emir, bir örgütte üstlerin astlara bir işi yapmaları veya işi yönlendirmeleri ya da işi durdurmaları için ilettikleri mesajdır. Yöneltme fonksiyonunun yerine getirilmesi için gerekli şartlardan biri daha önce de belirttiğimiz gibi emir vermedir. Emir verme biçimi yöneltmenin başarısını doğrudan etkilemektedir.

Temel olarak emirler demokratik ve otokratik bir yapıda olabilirler. Bu da demokratik ve otokratik yöneltme anlayışını ortaya çıkarır. Buna göre demokratik bir yöneltme anlayışı sözkonusu olduğunda astlara verilen emirler astlar üzerinde “emir” etkisi yaratmaz. Çünkü bu emirler astlara danışılarak alınan kararlar sonucunda verilmiştir. Bu tür demokratik anlayışın hakim olduğu bir ortamda sergilenen yöneltme aslında danışmalı bir yönetimin uygulandığını göstermektedir.

Yazılı emirler aşağıda belirtilen şu durumlarda tercih edilir:
• Emir, birden fazla kişiyi ilgilendiriyorsa,
• Emrin uygulanması, uzun bir süreyi kapsıyorsa,
• Emir akılda tutulmayacak ve hatırlanamayacak kadar uzunsa,
• Emri alanın itiraz etme ihtimali varsa,
• Emrin yanlış anlamalara neden olmaması gerekiyorsa,
• Emir çok önemliyse,
• Emir yönetmelik, yönerge gibi önem arzeden kuralları içeriyorsa,
• Emirde belirtilen işlem sırasına aynen uyulması gerekiyorsa.

Örgütlerde yönetim faaliyeti içinde belki de en fazla zorlanılan konu yöneltme fonksiyonunun yerine getirilmesidir. Çünkü bu fonksiyon ile çalışanlar ortak bir amacın gerçekleştirilmesi için yönlendirilmeye, iş yapmaya karşı istekli olmaya, iş tatmini yaratmaya ve mutlu çalışanlar oluşturmaya çalışılmaktadır. Tüm bunları gerçekleştirilmesi için de yöneticilere düşen sorumluluk çok fazladır. Özellikle etkin bir  yöneltmenin yerine getirilmesi için yöneticilerin dikkat etmeleri gereken kurallar vardır.

Her işletmede örgüte uyum sağlayamayan çalışanlar olabilir. Bu çalışanlar gerek olumsuz kişilik özellikleri gerekse iş disiplini bakımından işyerinin düzenini bozacak şekilde hareket ediyorlarsa işyerinden uzaklaştırılmaları gerekir. Kötü örnek teşkil eden bu tip çalışanların grup dinamiğini bozmaları nedeniyle çalışma yerinde bulundurulmaları yöneltme faaliyetlerinin performansını olumsuz etkiler.

Motivasyon, bireyin bir hedefe ulaşma yolunda geçirdiği süreçte, kendisine enerji verilmesi, yönlendirilmesi ve hedefe doğru ilerleme kararlılığının sağlam tutulmasıdır. Motivasyon çalışanların belirlenmiş amaçlar doğrultusunda sahip oldukları bilgi, yetenek ve enerjiyi tam olarak yaptıkları işler için kullanmalarıdır.

Eşitlik Teorisi, çalışanların bir işe kattıkları ve karşılığında aldıklarını kıyasladığı ve bu kıyaslama sonucunu kendisiyle eş konumda olan personelin durumuyla da kıyaslamaya soktuğunu öne sürmektedir. Eşitlik teorisinde kişinin kendisini kıyasladığı diğer kişi, sistem ya da yaptığı öz kıyaslama, önemli değişkenlerdir. Üç farklı kıyaslama vardır ve her birinin önemi ayrıdır. “İnsanlar” kategorisinde, aynı organizasyonda benzer işler yapan bireyler olduğu gibi arkadaşlar, komşular ya da iş arkadaşları yer almaktadır

Yönetim faaliyetinin yerine getirilmesinde kuşkusuz her bir yönetim fonksiyonunun ayrı bir önemi vardır. Burada özellikle örgütün faaliyet konusunu gerçekleştirebilmesi için ihtiyaç duyduğu yöneltme  fonksiyonunun başarılı bir şekilde yürütülmesinde iletişimin rolünü göz ardı etmemek gerekir. Çünkü yöneticilerin çalışanlarıyla, çalışanlarında yöneticileriyle ister sözlü isterse yazılı iletişim kurmaksızın yöneltme fonksiyonunu yerine getirmeleri söz konusu olamaz.  Çok yalın bir ifadeyle iletişim, iki taraf arasında mesaj alışverişidir, şeklinde  tanımlanabilir.

İşletmede çalışanın harekete geçmesini sağlayan unsur, üstün asta emir vermesidir. Emir, bir örgütte üstlerin astlara bir işi yapmaları veya işi yönlendirmeleri ya da işi durdurmaları için ilettikleri mesajdır.

Niteliğine göre emirler kendi içinde iki şekilde ele alınır. Bunlardan ilki kesin talimat içeren emirlerdir. Bu tür emirlerin yapılmama ihtimali yoktur çünkü kesindir. Farklı bir şekilde anlamaya neden olmayacak biçimde nettir. Niteliğine göre emirlerin ikincisi kesin talimat içermeyen emirlerdir. Bu tür emirlerde ise yönlendirme veya tavsiye niteliği öne çıkmaktadır.

Motivasyon, bireyin bir hedefe ulaşma yolunda geçirdiği süreçte, kendisine enerji verilmesi, yönlendirilmesi ve hedefe doğru ilerleme kararlılığının sağlam tutulmasıdır. Motivasyonun tanımında üç anahtar unsur vardır. Bunlar: Enerji, yönlendirme ve kararlılıktır.

Fizyolojik İhtiyaçlar, kişinin yeme, içme, barınma, seks ve diğer psikolojik gereksinimleridir.

Frederick Herzberg tarafından geliştirilen Çift Faktör Teorisi içsel faktörlerin iş tatmini ile ilgili olduğunu, dışsal faktörlerin de iş tatminsizliğiyle ilgili olduğunu ileri sürmektedir.

Üç İhtiyaç Teorisi’ne göre iş yerinde motivasyon için giderilmesi gereken üç temel ihtiyaç vardır. Bunlar; başarı, güç ve bağlanma ihtiyacıdır.

Güçlendirme teorisi, davranışların elde edilen sonuçlara göre şekillenen bir işlev olduğunu ileri sürmektedir. Bir davranışın ardından ortaya çıkan ve aynı davranışın tekrarlanma olasılığını arttıran sonuçlar güçlendiricilerdir.

Eşitlik teorisi, çalışanların bir işe kattıkları ve karşılığında aldıklarını kıyasladığı ve bu kıyaslama sonucunu kendisiyle eş konumda olan personelin durumuyla da kıyaslamaya soktuğunu öne sürmektedir. Bir personelin kendi girdi-çıktı analizi sonucunda elde ettiği oran, diğerleriyle eşdeğerse hiçbir sorun yaşanmaz. Fakat oranlar arası eşitsizlik söz konusuysa personel, kendisini gereğinden az takdir edilmiş ya da fazlasıyla ödüllendirilmiş olarak görür. Eşitsizlikler meydana geldiğinde çalışanların bu konuda hemen harekete geçtiği görülmüştür. Bunun sonucunda personelin verimliliği düşmekte ya da artmakta; devamsızlıkta artış ya da istifa eğilimi gözlemlenmektedir.

Etkin bir iletişim için İletişimin gerçek amacı (iletişim bilgi amaçlı mı, birini harekete geçirmek için mi, yoksa birisinin davranışı mı değiştirilmek isteniyor) belirlenmelidir.

İş özellikleri modelinde işlerin beş temel boyutu, boyutlar arası ilişki ve her boyutun çalışanların verimliliği, motivasyonu ve tatmini üzerindeki etkisi tanımlanır. Söz konusu bu beş boyut şunlardır: Beceri değişkenliği, iş kimliği, işin önemi, özerklik ve son olarak geribildirim.

Organizasyonlarda yönetim faaliyetinin yerine getirilmesi için planlama, örgütleme, yöneltme, koordinasyon ve kontrol olmak üzere beş temel yönetim fonksiyonuna ihtiyaç vardır. Her bir yönetim fonksiyonu işletmedeki ayrı bir yönetsel ihtiyacın giderilmesini sağlar. Pazarlama işletmelerde beş temel yönetim fonksiyonundan biri değildir.