YÖNETİM VE ORGANİZASYON I

Örgütlerin oluşmasının temel nedeni insan ihtiyaçlarını karşılamaktır.

Örgütleme sürecinin ilk aşaması yapılacak işlerin belirlenmesi ve gruplandırılmasıdır.

Örgütleme sürecinde personelin belirlenmesi ve atanması işleminde yapılması gereken öncelikli çalışma iş tanımlarının yapılmasıdır.

Örgütlerde yapılan en yaygın hata komuta birliğinin bozulmasıdır.

Yetki devrine gidilmesi yönetim alanını etkileyen üstlerle ilgili faktörlerden biridir.

Yöneticiye çalışmasında ve stratejik hedeflerine daha çok zaman harcamasında büyük bir aşama kazandırdığı gibi üst yönetimde işlerin çokluğundan ortaya çıkacak sorunların azalmasını sağlayacak olan örgütleme ilkesi yetki devri ilkesidir.

Etkin olmayan bölümlerin kapatılması işletmelerin küçülme politikası uyguladıkları zaman gerçekleştirdikleri bir işlemdir.

İşletmenin el kitabı okunduğunda görev, yetki ve sorumluluklar raporlama ile bilgi ve talimat verme ilişkileri açıkça anlaşılabiliyorsa kolaylık ilkesi yerine getirilmiş olur.

Saptanan amaçlara ulaşmak için gerekli koşulları sağlama faaliyetine örgütleme adı verilir.

Yönetim faaliyeti gerçekleşmesi yönetim fonksiyonlarının yerine getirilmesi ile olur. Yönetim fonksiyonlarının gerçekleştirilmesi bir düzen içinde sağlanır. Planlamanın önceliği vardır ve plan yapılmadan diğer fonksiyonlar gerçekleştirilemez. Planlama fonksiyonundan sonra en önemli iş örgütlemedir.

Örgütleme işlevinden söz ettiğimiz zaman öncelikle biçimsel bir yapıyı düşünürüz. Biçimsel yapı dediğimiz zaman insanlar arasındaki işle ilgili faaliyetler ve örgüt içi ilişkiler söz konusu olur. Çoğumuz örgütlerde çalıştığımız gibi yaşamımızda çeşitli örgütlerle ilişki kurarız. Örgütler insanlar tarafından yaratılan ve ihtiyaçları karşılamak veya kolaylık sağlamak için oluşturulan ve kendine özgü kuralları olan yapılardır.

Biçimsel yapı dediğimiz zaman insanlar arasındaki işle ilgili faaliyetler ve örgüt içi ilişkiler söz konusu olur. Çoğumuz örgütlerde çalıştığımız gibi yaşamımızda çeşitli örgütlerle ilişki kurarız. Örgütler insanlar tarafından yaratılan ve ihtiyaçları karşılamak veya kolaylık sağlamak için oluşturulan ve kendine özgü kuralları olan yapılardır. Örgütleme ile ortaya çıkan yapıda insanların ortak değerleri ve çalışma sistemleri vardır.

Örgütleme ile bir işletmenin amaçlarını gerçekleştirmek için gerekli faaliyetleri personeli bulma, kadrolama ve personelin görevlerini yerine getirmelerinin gerçekleştirilmesi başarının temel faktörüdür. Planlama fonksiyonunun tamamlanmasından sonra işletmenin yapacağı en önemli iş temel aşamalar dikkate alınarak harekete geçmesidir.

İlk aşamada (planlamada yapılacak işlerin belirlenmesinden sonra) amaçlar, politikalar ve yöntemler belirlenir. Örgütleme planlamanın bir devamı olarak görülebilir. Planda öngörülen sayısız işleri en az emek ve giderle saptamak için örgütlemeye gitmek gerekir. İşletmenin faaliyet konusuna göre yapılacak işler belirlendikten sonra hangi fonksiyonların yürütüleceğine karar verilir.

Her çalışma grubu için personel bulunması ve atamalarının yapılması gerekir. Bu aşamada çok ayrıntılı olarak hazırlanan iş tanımlarına ihtiyaç vardır. Burada bazı konular önemlidir.
• İş tanımlarının çok iyi yapılması adama göre iş bulma gibi yanlış bir uygulama yapmak yerine iş tanımına uygun elemanları seçmek gerekir.
• İşe alınacak elemanların (yönetici ve yönetici dışındaki kişiler) iş tanımına uygun olmaları yanında aranan özelliklere sahip olmalarına dikkat edilmelidir. Uzmanlık alanlarındaki teorik ve uygulamalı bilgileri ve daha önce benzer işlerdeki tecrübeleri araştırılır. Yönetici ve diğer personelin yetenek, eğitim ve tecrübelerine uymayan görev verilmesi başarıyı engelleyebilir.

Örgütleme bazı bölümlerin veya örgütlerdeki bazı insanların başarısı ile değil örgütün bütün unsurları ile sağlanır. Bir bütün olarak örgütün amaçları vardır. Ticari işletmenin üretim işletmesinin, kâr amacı gütmeyen işletmenin amaçları farklıdır. İşletmenin örgütsel yapısı örgütsel amaçların başarılması ile gerçekleşebilir. Örgütlerin başarısı belirlenen amaçlara ne kadar zamanda ve ne ölçüde ulaşıldığı ile ölçülür. Burada önemli olan nokta amaçların belirlenmesinde rasyonel hareket edilmesi kadar örgütün bir bütün olarak bu amaçlara ulaşmak için ne kadar başarılı olduğudur. İşletmenin belirlediği amaçlarından önce genel amacın belirlenmesi gerekir.

Basamaklar ilkesinde örgüt içindeki çeşitli yetki, görev ve sorumluluk en üstten aşağıya doğru daralarak iner. Emir bir asta verilir ve gerektiğinde emri yerine getirecek kişiye kadar iner. Yetki ve sorumluluk yukarıdan aşağıya doğru indiğinde yönetim süreci tamamlanmış olur. Ancak astlarla üstler arasında yakın ilişki gereklidir. Üstler astların yapabilecekleri işleri verirken astlar da doğrudan bağlı olduğu bir üst yöneticinin verdiği işleri en iyi şekilde yapmalıdır. Böylece örgütün değişik basamaklarda koordinasyon sağlaması gerçekleşebilir.

Komuta Birliği İlkesi:  Örgütte yapılan hatalarından en yaygın olanı komuta birliğinin bozulması bir astı atlayarak daha alt kademeye iş veya yetki verilmesi veya bir astın bir üstünü atlamasıdır. Bu durumu önlemek için örgütlerde komuta birliğine uymak gereklidir. Bir örgütte emir-komuta (hat) organı olarak görev yapacak birimler ile kurmay organı olarak görev yapacak birimlerin ve aralarındaki ilişkilerin belirlenmesi örgüt tasarımında üzerinde durulması gereken bir konudur.

Yönetim alanının tanımı: Yönetim alanı bir üstün doğrudan denetleyebileceği ve yöneteceği ast sayısıdır. Burada temel düşünce bir yöneticinin çok kişiyi etkin ve verimli yönetemeyeceğidir. Burada yöneticinin zamanının ve gücünün sınırlı olması yönetim alanının dar olmasını gerektirir. Yönetim alanı dar veya geniş olabilir.

Yetki devrinin temel nedenleri; üstlerin yüklerinin azalması, astların eğitilmesi, astların kendine güven sağlaması, kararların kalitesinin artması ve farklı görüşlerin ortaya çıkmasıdır. Doğru yanıt A'dır.