YÖNETİM VE ORGANİZASYON I

Planlama , Henri FAYOL tarafından öne sürülen dört temel fonksiyondan ilkidir. Henri FAYOL yönetim fonksiyonlarını, planlama, örgütleme, yönletme ve denetim olarak tanımlamıştır.

Plan , örgütün gelecekte ulaşmak veya gerçekleştirmek istediği belli nokta veya durumlara erişmek için çizdiği bir harita olarak tanımlanabilir.

Her örgütün amaçları farklı da olsa planlama süreci aynıdır. Planlama süreci, dört aşamadan oluşur. Planlama süreci, amaçların belirlenmesi, bu amaçlara ulaşmak için seçeneklerin oluşturulması, uygun seçeneğin belirlenmesi, bu amaçlara ulaşmak için seçeneklerin oluşturulması, uygun seçeneğin belirlenmesi ve planların uygulanmasıdır.

Uygulama, planda yer alan adımların hayata geçirilmesi sürecidir. Örgüt düşünme işlevinden yapma işlevine geçer. Plan, hangi adımların alınacağı ve bunların nasıl uygulanacağını tanımlar. Özellikle planda, her adımda hangi kararlar alınacağı ve bu kararlar alınırken hangi bilgilerin kullanılacağı belirlenir.

Stratejik plan uzun süreli ve üst yönetim tarafından belirlenir.Stratejik planlama, gelecek birkaç yılda, örgütün nasıl büyüyeceği, rekabet edeceği, müşteri isteklerini nasıl karşılayacağı gibi bütün örgütün yön ve amaçları ile ilgilenir. Örgütlerin başarılı bir stratejik planlama yapabilmesi için vizyon ve misyon oluşturmaları ve bu vizyon ve misyon doğrultusunda planlamalarını sonuçlandırmalıdır.

Taktik planlama orta düzey yöneticiler tarafından geliştirilmiştir. Her bir görev için örgütün orta düzeyinde yer alan çalışanların ne yapmaları gerektiği, yapılacakların ne zaman yapılması gerektiği, faaliyetlerin nerede yapılacağı hangi kaynakların kullanılacağı ve ne tür yetkiye sahip olunacağıyla ilgilidir. Taktik planlar stratejik planlamaya göre daha detaylı, daha kısa sürile ve dar kapsamlıdır. Taktik planlar bir yıl veya daha kısa sürelidir.

Eylemsel planlama, danışmanlar ve takım liderlerinden oluşan alt yönetim tarafından geliştirilir. Bu planlama sayesinde günlük, haftalık ve aylık faaliyetleri gerçekleştirilir.

Bütçe, örgütün kaynak ve gelirinin yıllık olarak belirlenmesidir. Örgütler hazırladıkları bütçeler sayesinde, amaçlarını tespit eder ve işletmenin sahip olduğu kaynakları en etkili şekilde kullanma olanağı sağlar. Yönetimin sağlıklı ve doğru karar vermesine yardımcı olur. Gelir ve giderlerin sürekli kontrol altında tutulmasını sağlar. Ancak bütçe de program gibi belirli bir dönemde kullanılan plandır.

Değişimlerin hızla yaşandığı günümüzde,planların bu değişikliklere uyarlanabilir olması gerekir.Eğer planlar değiştirilemez ve esnek olmazsa, örgüt, değişime kolay ayak uyduramaz ve gelişmeleri takip edemez.

Planlama örgüte pek çok yarar sağlar. Planlamanın faydaları, örgüttekileri odaklamayı sağlar, faaliyetleri ve insanları koordine etmeye yarım eder ve çalışan ve yöneticileri motive eder.