YÖNETİM VE ORGANİZASYON I

Başarılı bir örgütte, I’inci, II’nci ve III’üncü ifadede yer alan faaliyetler gerçekleşmiştir. Çünkü, yetki ilişkisi açık bir şekilde belirlenmezse örgütte anarşi ortaya çıkar. Örgütün amacı doğru bir şekilde ortaya konmazsa, örgütün gerekli görevleri yerine getirmesi sağlanamaz. Örgüt süreçlerinde dikey ilişkiler yanında yatay ilişkilerin de mümkün olması, başarı için gereken esnekliğine katkı sağlar. Ancak, IV’üncü ifadede yer alan “biçimsel olmayan iletişime öncelik verilmesi”, biçimsel olmayan kanallardan elde edilecek mesajların kaynaktan çıktığından çok farklı algılanmasına yol açabilir. Bu nedenle bir örgütün başarılı olabilmesi için, örgütte öncelikle biçimsel iletişim desteklenmelidir.

Şıklarda yer alan uzmanlaşma, amaç birliği, komuta birliği ve hiyerarşik yapılanma kavramları, örgütleme ilkeleridir. Bu ilkeler, 6. ünitede (örgütleme) tanımlanacaktır. Soruda verilen tanım ise, bölümlere ayırma kavramının tanımıdır. (Bkz. sayfa 27).

Bir örgütü bölümlere ayırmada arzulanan etkenliği ve etkililiği elde edebilmek için, bir bölümde yapılan işlerin ve bu işlerin amaçlarının benzerlik göstermesi gerekir. Ayrıca, belirlenmiş işleri görecek elemanların benzer nitelikleri taşıması da, bu elemanların iş birliği yapmasını kolaylaştıracaktır.

Bir işletmenin bölümlere ayırma sistemi belirlenirken, işletmenin faaliyet türü, amacı, büyüklüğü, sahip olduğu kaynaklar vb. göz önünde bulundurulur. Bu nedenle, I’inci ve II’nci ifadeler yanlıştır. III’üncü ifade ise, aynı nedenle doğrudur. Ayrıca, fonksiyonlara göre, coğrafik temele göre ve ürün temeline göre olmak üzere üç temel bölümlere ayırma sistemi vardır. İşletmenin büyümesi, ürün çeşitliliğinin artması ve faaliyet alanının yayılması tek bir bölümlere ayırma sisteminin uygulanmasını zorlaştırır. Böyle durumlarda işletmeler, birden fazla bölümlere ayırma sistemini farklı tasarımlarla birleştirebilir. Bu nedenle, IV’ünci ifade de doğrudur.

Fonksiyonlara göre bölümlere ayırma esasına dayanan örgüt yapısı, klasik ve neoklasik yönetim ve örgüt teorilerinin öne sürdükleri “işbölümü ve uzmanlaşma” ilkesinin bir uygulamasıdır. Fonksiyonel bölümlerden birinde devamlı olarak aynı görevi yapan kişiler uzmanlaşmaya başlarlar. Özellikle mesleki uzmanlaşma güçlenir. Böyle bir durumda personelden en yüksek verim elde etme imkȃnı doğar.

Bölgesel çalışmanın daha yararlı olduğu durumlarda coğrafik temele dayanan bölümlere ayırma biçimi tercih edilir. İşletmenin faaliyetleri, satış ve üretim üniteleri geniş bir alanda yayılmışsa, bu faaliyetleri bir merkezden yönetmek zordur. Yetkiler işlerin yürütüldüğü yerlerde toplanırsa bölge yöneticileri daha başarılı olabilirler. Coğrafik temele dayanan bölümlere ayırmada, işletme içindeki işler bölge temelinde ayrılır ve her bölge bir yönetim birimi olur. Bu sistemde faaliyetler, görevlerin ve faaliyetlerin yürütüleceği yerlere göre düzenlenir. İşte, Z işletmesinde de hem üretim hem de pazarlama ve satış faaliyetleri üç kıtada 20 farklı ülkeye yayılmıştır. Her kıtada ayrı bir coğrafi bölge olmak üzere üç farklı coğrafi bölge kurulabilir. Diğer bir seçenek ise, 20 ülkenin kültürel, politik ve fiziksel yakınlıkları göz önüne alınarak, 7 veya 8 farklı coğrafi bölgede gruplandırılması olabilir. Her bir coğrafi bölge, bağımsız bir birim halinde çalışır ve bünyesinde AR-GE, üretim, pazarlama, satış, finans, muhasebe gibi ayrı fonksiyonları barındırabilir.

Farklı ürünler üreten büyük işletmeler, ürettikleri her ürün ayrı bir uzmanlaşma gerektiriyorsa “ürün temeline dayanan bölümlere ayırma” sistemini tercih eder. Buna ek olarak, “ürün temeline dayanan bölümlere ayırma”sisteminin sorumuzla ilgili faydaları şunlardır: 1.Ürünlerin performansı kolayca saptanabilir. 2. Çeşitli bölgelerde ve çeşitli fonksiyon alanlarındaki örgüt elemanları, ürünler temelinde müşteri gruplarını ve bunlardaki değişimleri kolayca izleyebilirler. 3. Sigorta şirketindeki her bir ürün ayrı bir uzmanlaşma gerektirdiği için, ürün temeline dayanan bölümlere ayırma ile yönetici ve teknik personelden en yüksek verim alınabilir.

Müşteri temeline dayanan bölümlere ayırma sistemini uygulayan işletmenin amacı, müşteri ihtiyacını karşılamakta aranan bir işletme olmaktır. Bu yöntemle rakiplerine rekabet üstünlüğü sağlamayı hedeflemektedir.

Üniversiteler tıp, hukuk, iktisat, işletme, orman, eczacılık, mimarlık, kimya, edebiyat vb fakültelere göre; sigorta şirketleri kaza, hayat, yangın gibi branşlara göre; hastaneler ameliyat, radyoloji, iç hastalıkları, kulak burun boğaz gibi servislere göre; kurtarma kuruluşları gıda, giyim, barınak, tıbbi yardım vb. hizmetlere göre olmak üzere ürün temelinde ya da fonksiyonlara göre bölümlere ayırılır. Oysaki endüstri işletmeleri genellikle büyüktür; çok farklı ürünleri vardır ve yaygın bir coğrafyada faaliyet gösterir. Dolayısıyla, karma örgüt yapısını en çok endüstri işletmeleri tercih eder.

Örgütlerin büyüklüğü farklı olsa bile genel olarak üç özelliği vardır. Bu özellikler sırasıyla I., II.ve IV. Maddelerde verilmiştir. III. maddede yer alan “Örgütün başarısı belirlenen görevleri yerine getirmekle sağlanmaktadır” açıklaması ünitede de belirtildiği gibi “Örgütün başarısı belirlenen görevleri yerine getirmesi değil amaca ulaşmak için gerekli görevleri belirlemesi ve en uygun ve en kolay yoldan amaca ulaşmasıdır” şeklinde olmalıydı.

İlk dört seçenekte verilen “tedarik, üretim, muhasebe ve insan kaynakları” ihtiyaca göre kurulan birimlerdir. Fakat “yönetim” bunlar arasında yer almamaktadır.

Küçük işletmeler dışında çok az işletme tek bir tasarım şeklinde bölümlere ayırmaya gider. Genelde işletmelere hakim olan üç temel bölümlere ayırmaya gitmektedir. Diğerleri ise bu sistemlerden oluşturulmuş̧ bölümlere ayırma sistemidir.

İşletmelerde bölümlere ayırmaya giderken uyulması gereken ilkelerden  “Belirli işleri görecek elemanların ve yöneticilerin bireysel yetenek tecrübe ve eğitimlerindeki farklılık ele alınmalıdır” ifadesi yanlıştır. Ele alınması gereken faktör bu alanlardaki benzerlikleridir.

Tedarik bölümü; işletmelerde girdileri zamanında sağlamak ve üretilen mal için gerekli kalite standardını ön plana çıkartma görevini üstlenen bölümdür.

Fonksiyonlara göre bölümlere ayırma sisteminde işletmede çalışan personel sayısı, işletmenin büyüklüğü, yapılan işlerin niteliği, uzmanlık derecesi ve personelin niteliği gibi faktörler dikkate alınır.

Fonksiyonlara göre bölümlere ayırma “CEO-Üretim-Pazarlama-Finans-Personel-Teknik” şeklindedir.

Coğrafik temele dayanan bölümlere ayırmanın sakıncaları arasında “Bölgeler itibariyle yönetim seçildiği için yetki göçermek zor olmamaktadır.” ifadesi yer almamaktadır.

Sağlık kuruluşlarında sağlıkla ilgili bölümler Ürün temeline göre belirlenmektedir.

Koordinasyonun kolaylaşması fonksiyonlara göre bölümlere ayırmanın faydaları arasında yer almaktayken diğer seçeneklerde verilenler ürün temeline göre bölümlere ayrılma ve coğrafi temeline göre bölümlere ayrılma ile ilgilidir.

Örgütün başarısı belirlenen görevleri yerine getirmesi değil amaca ulaşmak için gerekli görevleri belirlemesi ve en uygun ve en kolay yoldan amaca ulaşmasıdır. Bunu sağlaması için örgütsel yapının uygun olması, uygun elemanların bulunması gerekir.