YÖNETİM VE ORGANİZASYON I

Örgüt kelimesini iş hayatında olduğu kadar günlük yaşantımızda da kullanırız. Her sorun çıkışında çözüm bulmak için örgütsel bir faaliyete gireriz. Bu faaliyet bir yemek örgütlemesinden tedarik zincirini yeniden örgütlemeye kadar geniş bir alanda yer alır. Örgütleme sorunu küçük bir işletmede  olabileceği gibi (bakkal, kırtasiyeci vb.) büyük işletmelerde veya uluslararası global işletmelerde olabilir. İşletmeler sorun çıkmasın diye düşündüğümüz yerler değildir aksine sorun çıktığında örgütsel çözümler üretebileceğimiz kuruluşlardır. Kar amacı gütmeyen işletmelerde örgütsel sorunlar ortaya çıkabilir.

Amaca ulaşmak için yapılması gereken işleri planlarken ve uygularken örgütleme işi öncelik taşır. Örgütler insanlardan oluşur. İki veya daha fazla insanın ortak bir amaç doğrultusunda grubun istediği sonucu almak için çaba harcamalarıdır. İnsanların çoğu bir işte çalışıyorlarsa zamanlarının çoğunu örgütlü faaliyetlerde geçiriyorlardır. İnsanlar örgüt oluştururken ihtiyaçlarını karşılamak, amaçlarına ulaşmak isterler. Örgüte giren kişiler bireysel olarak amaçlarına ulaşırken örgütün amaçlarına hizmet etmek temel fonksiyonların yerine getirilmesi anlamına gelir, bu fonksiyonlar arasında tedarik, üretim, pazarlama, finans vb yer alır. Kişiler örgütlere girmek zorunda olduğundan görev yaparken istediği işi  yapmak yerine verilen görevleri yerine getirmek zorundadırlar. Eğitim ve yeteneklerine uygun bölüm veya kısımlarda çalıştırılırlar. Örgüt kişilerin başarılarının türüne yakın bir başarı ve gelişme sağlar. Doğru yanıt C'dir.

Örgütün başarısı belirlenen görevleri yerine getirmesi değil amaca ulaşmak için gerekli görevleri belirlemesi ve en uygun ve en kolay yoldan amaca ulaşmasıdır. Bunu sağlaması için örgütsel yapının uygun olması, uygun elemanların (eğitim, yaş, tecrübe vb.) bulunması gerekir.

Yetki ilişkilerin açık bir şekilde belirlenmesidir. Çalışanlar işlerine başlama saatinden itibaren ne işler yapacaklarına kendileri karar veremezler. Böyle olduğunda örgütte anarşi dediğimiz yetki ve yetkisizler çatışır duruma gelir. Bunu önlemek için biçimsel yapının uygun hale getirilmesi gerekir. Örgütün nereye doğru gittiğinin araştırılması ile örgütün görevlerinin yerine getirilmesi sağlanabilir. Bu sonuç örgütün nedenini açık bir şekilde ortaya koymak konusunda misyon geliştirmeyi sağlar. Örgütün amaçlarının ortaya konmasındaki doğruluk işletmenin başarısını sağlar. Örgütün başarısı süreçlerin gözden geçirilmesi bölümler ve kişiler arası ilişkilerin düzenlenmesi dikey ilişkiler yanında yatay ilişkilerin getirilmesi örgütün başarısının bir fonksiyonu olacaktır. İletişimin kolaylaştırılması ve sorunların azaltılması. Küçük işletmelerden uluslararası işletmelere kadar iletişim en önemli bir faaliyet olması nedeniyle işletmenin başarısı iyi bir örgütsel iletişim ile sağlanabilir. Doğru yanıt A'dır.

Örgütün çalışması ve başarılı olması iyi bir bölümlere ayırma sistemine bağlıdır. Öncelikle iyi bir planlama yapılması işletmenin başarısı için temel faktördür. Planın uygulanması yapılacak işlerin belirlenmesi işlerin kimler tarafından hangi teknikler ve araçlar kullanılarak yapılacağı ve nasıl bir çalışma grupları ortaya konacağı önemlidir. Örgütün başarısı bireylerin görevlerini yerine getirmekle  sağlanamaz. İnsanların yeteneklerine, eğitim ve tecrübelerine göre büyük grupların oluşturulması  gerekir. İşletmelerde birçok fonksiyonun yerine getirilmesi ve bu fonksiyonların uyum içinde çalışmaları ile sonuç elde edilir. Doğru yanıt B'dir.

Örgütün başarısı bireylerin görevlerini yerine getirmekle sağlanamaz. İnsanların yeteneklerine, eğitim ve tecrübelerine göre büyük grupların oluşturulması gerekir. İşletmelerde birçok fonksiyonun yerine getirilmesi ve bu fonksiyonların uyum içinde çalışmaları ile sonuç elde edilir. İşletmede tedarik,  üretim, pazarlama, finansman, insan kaynakları, halkla ilişkiler, muhasebe gibi bölümler ihtiyaca göre kurulur. Başarı için işletme içindeki faaliyetlerin ihtiyaca cevap verecek şekilde gruplandırılması gerekir. Bölümlerin kurulması, değiştirilmesi veya kaldırılması büyük zaman kaybı ile büyük giderlere neden olabilir. Bölümlere ayırma işletme içindeki faaliyetlerin nitelik ve nicelik yönünden başarılı bir biçimde gruplandırılmasıyla işletmenin amacına ulaşmasına yardımcı olur.

Bölümlere ayırmada benzer işlerin dikkate alınması. Birbirine özellik açısından gruplara ayırarak çeşitli yararlar sağlanabilir. Diğer bir sistem kabul edilmemişse benzerlik bir ilişki sistemi kurabilir. Birbirine benzer işler bir birim altında toplamak suretiyle faaliyetlerin daha başarılı bir şekilde yürütülmesi sağlanır.

Bu sistemde faaliyet ve hizmetler nitelik yönünden gruplandırılır. Böyle bir yola giderken işletmede çalışan personel sayısı, işletmenin büyüklüğü, yapılan işlerin niteliği, uzmanlık derecesi ve personelin niteliği gibi faktörler dikkate alınır. Faaliyetlerin belirli fonksiyonlar itibarıyla gruplandırılması en çok uygulanan yöntemlerden biridir.

Bölümlere ayırmada en çok başvurulan ve uygulanan sistemlerden biri coğrafik temele dayanan örgütleme biçimidir. Bölgesel çalışmanın daha yararlı olduğu durumlarda bu bölümlere ayırma biçimi tercih edilir. İşletmenin faaliyetleri ve satış ve üretim üniteleri geniş bir alanda yayılmışsa, bu  faaliyetleri bir merkezden yönetmek zordur. Yetkililer işlerin yürütüldüğü yerlerde toplanırsa bölge yöneticileri daha başarılı olabilirler. İşletme içindeki işleri bölgeler olarak ayırırsak her bölge bir yönetim birimi olur. Bu sistemde faaliyetler, görevlerin ve faaliyetlerin yürütüleceği yerlere göre düzenlenir.

Örgüt kelimesi sıkça kullanılmaktadır. Bunun temel nedeni her yerde karşılaşmamızdandır. Yalnız terim olarak değil bir yapı olarak sıkça hatırlarız. Yukarıda verilen seçeneklerin Hepsi günlük hayatımızın içinde yer alan ve sıkça karşılaştığımız örgütlerdir.

Kişiler örgütlere girmek zorunda olduğundan görev yaparken istediği işi yapmak yerine verilen görevleri yerine getirmek zorundadırlar. Eğitim ve yeteneklerine uygun bölüm veya kısımlarda çalıştırılırlar. Dolayısıyla örgütte bireylerin çalıştırıldığı görev veya departman için herhangi bir kıstas yoktur, seçenekteki ifade yanlış bir ifadedir.

Örgüt tarafından yapılan işlerden bazıları aşağıdadır.
Stratejilerin belirlenmesi
Misyonun belirlenmesi
CEO’nun gelecek 5-10 yılda yapacağı işleri planlaması
Büyümenin nasıl ve hangi şekillerde sağlanacağı (içerden veya dışardan satın alma yoluna veya stratejik işbirliğine gitmek)
Ana bölümlerin planlarının rasyonel bir biçimde belirlenmesi ve bölüm hedeflerinin bir bireyle (pazarlama planı, finansman planı vb.) uyum içinde olması çok önemlidir.
Dolayısıyla  I-II-V seçeneğinde yer alan maddeler örgüt tarafından yapılan işler kapsamındadır.

Yukarıdaki sorular örgütlerde bölümlere ayırma sürecinde sorulan ve cevaplanması gereken sorulardır. Çünkü kurulacak örgüt içi birimlerin sayısı, kurulacak departmanlar örgüt içinde yeni bölümlerin oluşmasını gerektiren unsurlardır.

Örgüt içinde çalışanlar başarılı olurlarsa tüm olarak örgüt başarılı olur. Her eleman daha önce bilgi ve beceri kazandığı işte çalıştırılıp diğer bir deyişle uzmanlaştığı alanda çalıştırılırsa örgüt bu elemanlarda en yüksek verimi alabilir.

Ürünlerin performansı değerlendirmesi kolayca saptanabilir, seçeneği dışında yer alan seçenekler ürün temeline dayanan bölümlendirmenin sakıncaları arasındadır. Ürün temeline dayanan bölümlendirme ile ürünlerin performans değerlendirmesi kolayca saptanabilmektedir.

Koordinasyon güçleşir, seçeneği dışında yer alan seçenekler ürün temeline dayanan bölümlendirmenin faydaları arasındadır. Ürün temeline dayanan bölümlendirmede koordinasyon güçleşir.

Ürün temeline dayanan bölümlere ayırmada yönetim kurulu en üstte bulunur ve genel müdür yönetim kuruluna bağlı olarak çalışır. Genel müdürün altında ise finansman, personel, üretim ve pazarlama bölümleri bulunmaktadır. Bu 4 bölümden bağımsız olarak yine genel müdüre bağlı olan ürün temeline göre bölümler bulunmaktadır. Ancak koordinasyon söz konusu hiyerarşi kapsamı dışındadır.

Karar vermek yerel faaliyetlerde bazı üstünlükler sağlar, seçeneği dışındaki seçenekler bir örgütte coğrafi temele dayanan bölümlere ayırmanın sakıncalarındandır.

Bölgelerarası koordinasyon kurmanın zor olacağı belirtilmiştir ve bu durum bir örgüt için coğrafi temele dayanan bölümlemede bir sakıncadır.

İnsan, örgütün amacı ve örgütün yapısı bir örgütün temel unsurlarıdır. Bir örgütün kurulma nedeni, örgüt amacının gerçekleştirilmesidir. Bu nedenle,Örgütler insanlardan oluşur ,  Örgüt çalışanları ortak amaç doğrultusunda çaba harcarlar ve İnsanlar, ihtiyaçlarını karşılamak ve amaçlarına ulaşmak için örgüt oluştururlar, şıkları doğrudur. Bir örgüt amacını belirli bir yapı içinde gerçekleştirir. Başka bir deyişle, bir örgütte kimin neyi nasıl ve hangi yetkiyle yapacağı bellidir. Bu nedenle, Örgüt çalışanları, örgütte verilen görevleri yerine getirmek zorundadırlar, şıkkı da doğrudur. Ancak, örgüt çalışanlarının hangi bölüm ya da kısımlarda çalışacağına, çalışanların eğitim ve yeteneklerine bakılarak karar verilir.