YÖNETİM VE ORGANİZASYON I

Yönetim fonksiyonları içerisinde planlama, denetim, yöneltme, örgütleme, güdüleme karar verme, kadrolama, iletişim gibi süreçler bulunmaktadır. Bu sebeple ilk 4 seçenek yönetim fonksiyonları içerisindedir. Son seçenekteki üretim ise işletmenin işlevleri arasındadır.

Yönetim işletmeler için en önemli süreçtir ve içerisinde birçok faaliyet bulunmaktadır. Yönetim süreci için maddi ve maddi olmayan kaynaklara ihtiyaç vardır. Yönetim örgütün amaçları doğrultusunda gerçekleşir ve yönetim sürecinde insanlar arasında işbirliği sağlama ve onları bir amaca doğru yürütme, yönlendirme söz konusudur. Bu sebeple İçinde birçok faaliyet ve eylemleri içerir. Bunlar içinde planlama, karar alma ve değerlendirme vardır.-Yönetimin çalışması için kaynaklara ihtiyaç vardır. Maddi ve maddi olmayan kaynakları birleştirerek hedefe ulaşmayı sağlarız. Bu kaynaklar arasında finansal, materyal, insan gücü bilgi yer alır-Yönetim işleri başarmak için amaca dönük işler yapmaya çalışır. Tesadüfi faaliyetler yerine biçimsel anlamda amaca dönük işler çok önemlidir. Bu çalışmada temel iki faktör insan ve örgüttür.Yönetim, insanların işbirliğini sağlama ve onları bir amaca doğru yürütme iş ve çabalarının toplamıdır.Seçenekleri yönetim ile ilgili doğru yargılardır. Yönetim için örgütün oluşturulması başlı başına yeterli değildir. Yönetim için örgütün oluşturulmasının yanında örgütün faaliyete geçmesi de önemlidir.

Örgütlerde yöneticiler bireylerarası, haberleşme ve karar verici roller üstlenmektedirler. Bunlardan seçeneğinde I-V-VI yer alan temsil, lider ve irtibat sağlayıcı roller bireylerarası rolleri kapsamaktadır. Yöneticinin oynadığı bu roller işletmeyi düzgün ve başarılı bir şekilde yönetmesi için gerekli işlerdir. Bu görevler bireylerarası ilişkileri gerektirir. Görevler bu rollerle ilgili olmasına karşın bu roller genellikle rutin olup yöneticinin vazgeçmeyeceği işlerdendir. Yöneticinin bu üç rolü dolaysız olarak biçimsel yetkiden gelmektedir ve temel bireylerarası ilişkileri gerekmektedir.

Yöneticiler insanları tanıyan, aldığı kararlarda kendine güvenen ve güveni karşısındakine hissettiren, gerektiğinde insiyatif alabilen ve iradesi kuvvetli kişilerdir. Bu özellikler yöneticiyi yönetim sürecinde güçlü kılmakta v ast-üst ilişkilerinde hem kendisine hem de çalışanına fayda sağlamaktadır. Ancak yöneticinin sağduyusuz olması gerek yönetim süreçlerinde gerekse ast-üst ilişkilerinde örgüt için olumsuzluklara sebep olacaktır.

Üst yönetim seviyesinde yer alan yöneticiler işletme için en önemli kararları alırlar, işletme için ana bölümlerin çalışmalarını gözden geçirirler ve işletme örgütü ve işletme sahipleri arasında köprü görevi görürler ve uzu dönem planları hazırlar ve yayınlarlar. İşlerin teknik denetimini sağlama işi alt yönetim seviyelerinde gerçekleşmektedir.

Denetimin temelde dört evresi vardır.Bunlar; Standartların belirlenmesi, Gerçekleşen durumun saptanması, Standartlar ile gerçekleşen durumun karşılaştırılarak sapmaların saptanması ve yorumlanması ve Sapmalar nedeniyle düzeltici tedbirlerin alınmasıdır.Standartlar ile gerçekleşen durumun karşılaştırılarak sapmaların saptanması ve yorumlanması  seçeneği dışındaki diğer seçenekler yönetimin fonksiyonlarında yer alan diğer süreçler arasında yer almaktadır.

Etkenliğe fazla önem verilmesi durumunda işler iyi bir biçimde yapılmakta ancak sınırlı kaynaklar ziyan edilmektedir çünkü etkililik unsuru etkenliğe fazla önem verilmesi durumunda göz ardı edilmekte ve bu da kaynak israfına neden olmaktadır.

Yöneticinin sorumlu olduğu, departmanlar arası koordinasyon ve iletişimde rol aldığı ve insan kaynakları süreçlerinde etkili olduğu bilinmekle birlikte bunlar bir yöneticinin tek başına kim olduğu sorularına cevap vermemektedir. Yöneticinin tanımında yönetimin “başkaları vasıtasıyla iş yapmak” olduğu hatırlanırsa yönetici de başkaları vasıtasıyla iş yapan kişidir. Böylelikle “yönetici ne iş yapar?” sorusuna cevap verilmiş olur.

Yöneticilerin hepsi yönetim fonksiyonlarını yaptıkları işe göre yerine getirmektedirler. Yöneticiler çeşitli şekillerde sınıflandırılabilirler. Birinci ayırım olarak pozisyonları itibariyle sınıflandırılabilirler. Tepe yöneticileri, üst yöneticiler ve faaliyet personeli bu kapsamdadır. Dolayısıyla I-V-VI seçeneğinde yer alan maddeler pozisyon itibariyle sınıflandırmaya girmektedir.

Bu yöneticiler işletmenin bütün fonksiyonlarından sorumludurlar. Bir mağaza yöneticisi veya fabrika müdürü örnek verilebilir. Küçük işletmelerde daha çok genel yönetici durumunda kişilere ihtiyaç vardır.

Yönetimin çeşitli tanımları vardır. Bu tanımlardan biri şöyledir: “Yönetim, değişen çevrede sınırlı kaynakları verimli şekilde kullanarak örgüt amaçlarına etkin bir şekilde ulaşmak için başkalarıyla işbirliği yapmaktır”. Yukarıdaki ifadeleri bu tanımı temel alarak incelediğimizde, “yönetimin ilgi alanının tesadüfi faaliyetler olmadığı” çıkarımını yapabiliriz. Zira, yönetim örgütün amaçlarına ulaşmak için izlenen ve içinde planlama, karar alma ve değerlendirme faaliyetlerini barındıran sistematik bir süreçtir.

“Etkenlik istenen sonuçlara ulaşmak (kâr, büyüme, finansal rasyolar, örgütsel itibar vb.) için doğru hareket tarzı ortaya koymaktır.” Başka bir ifadeyle, etkenlik işlerin iyi bir şekilde yapılmasıdır. “Bir çıktıyı elde etmek için harcanan girdi ile sonuçta elde edilen çıktıyı karşılaştırdığımızda elde edilen sonuç etkililik olarak kabul edilebilir.” Başka bir deyişle, etkililik kaynakları çok iyi bir şekilde kullanmaktır. Her ne kadar, başarılı bir yönetim etkililik ve etkenlik arasındaki tercihini durumun ortaya çıkardığı ihtiyaçlara göre yapmak zorunda kalsa da; normal koşullar altında, yönetici durumunda olan (üst ve alt yöneticiler) kişiler bu iki kavramı dengelemek zorundadırlar. Bunu, işler iyi bir şekilde yerine getirilirken, sınırlı kaynakların ziyan edilmemesi olarak ifade edebiliriz.

Şıklarda yer alan bütün ifadeler planlamanın özelliklerini belirtmektedir. Ancak, “planlama fonksiyonunda yapılacak işler nelerdir?” sorusunun cevabını, “planlama örgütün amaçlarını ortaya koymak ve bu amaçlara nasıl ulaşılacağını tasarlamaktır” ifadesi vermektedir.
En yakın çeldirici, Planlama yapılırken karar alma işlevi yerine getirilir, şıkkıdır. “Planlama yapılırken karar alma işlevinin yerine getirildiği” doğrudur. Ancak, karar almak planlamanın yalnızca bir kısmıdır. Örgütün amaçları belirlenirken ve bu amaçlara nasıl ulaşılacağı tasarlanırken, çok sayıda amaç ve yöntem ortaya çıkabilir. Bunların arasından doğru olanları seçmek için karar alma işlevi yerine getirilir. Özetle, planlama fonksiyonu karar almanın dışında da işlevlere sahiptir.

Örgütleme fonksiyonunda temel olarak yapılacak işler şunları kapsar:
İşlerin tanımını yapmak ve bu tanımlara uyan kişileri işe almak; insanların ve işlerin belirlenmesi sonucunda ana bölümleri belirlemek (finansman, üretim, pazarlama, tedarik, insan kaynakları vb.) bu bölümlerin yatay iletişim imkânları sağlamak için koordinasyon içinde çalışmalarını sağlamak; yeni ekipler kurmak ve proje yönetimi geliştirmek.

Cevap şıklarında belirtilen bütün özellikler, iyi bir yöneticide bulunması arzulanan özelliklerdir. Ancak, yöneltme fonksiyonun başarılı olabilmesi için, yöneticilerin liderlik yapma özelliklerinin olması şarttır. Lider olabilmek için de, liderin bireylerin dinamiklerini, grup davranışlarını iyi bilmeleri ve diğerlerini etkileme yetkinliğini göstermeleri gerekir.

Yönetici başkaları vasıtasıyla iş yapan kişidir. Bu nedenle, günlük ve rutin işleri yapmak, yöneticilerin kendi görevleri değildir; astlarının görevidir. Ancak, yöneticiler örgüt amaçları doğrultusunda örgüt içindeki ve dışındaki bireylerle iş birliği yaparlar; örgütü temsil ederler; örgütün başarısından sorumlu tutulurlar; sorun çıkmasına engel olurlar ve sorun çıkarsa da sorunları çözmek için uğraşırlar.

X bankasının şube müdürü, genel müdürlükte çalışan üst yönetimin (genel müdürün, genel müdür yardımcısının) ve genel müdürlükte çalışan orta yönetimin (bölüm başkanlarının) ‘ast’ıdır. Ayrıca, şube müdürü genel müdürlükte yapılan planlamanın şubesinde uygulanmasından sorumludur. Benzer şekilde, genel müdürlükte saptanan amaçları gerçekleştirmek üzere, şubede çalışan astlarını (süpervizörler) yönlendirmek ve denetlemekle yükümlüdür. Öyleyse, bu şube müdürünü orta yönetim basamağında sınıflandırabiliriz.

Mağaza müdürü, mağazadaki satış, satın alma, muhasebe vb. fonksiyonlardan; fabrika müdürü fabrikadaki üretim, montaj, muhasebe vb. fonksiyonlardan; banka şubesi müdürü, şubedeki cari işlemler, krediler, döviz işlemleri vb. fonksiyonlardan; hastane başhekimi ise, hastanedeki dâhiliye, göz vb. farklı tıbbi fonksiyonlara göre ayrılmış bölümlerden sorumludur. Dolayısıyla, bu müdürlerin hepsi genel yöneticidir. Oysaki, üretim müdürü yalnızca üretim fonksiyonundan sorumludur.

Stratejik planlama yapan yöneticiler, çevrenin örgütü nasıl etkilediğini anlamalıdırlar. Başka bir ifadeyle, örgüt ile çevre arasındaki ilişkiyi görebilmelidirler. Bu da, kavramsal yeteneği kullanmayı gerektirir.

Teknik yetenek, bir işin başarılması için özel bilginin ve tecrübenin olması veya araç ve tekniklerin kullanılması için uygun durumda olma yeteneğidir. Dolayısıyla, ileri derecede uzmanlaşma teknik yeteneğin aranmasını gerektirmektedir.