DENETİM

Denetim en genel olarak, bireylerin örgütsel hedeflerin başarılması yönünde hareket etmelerinin sağlanması şeklinde tanımlanabilir. Denetim, örgütçe benimsenen amaçların ya da üstlenilen görevlerin eksiksiz, verimli ve zamanında gerçekleşip gerçekleşmediğinin hiyerarşi içinde ve yaptırımlı olarak izlenmesi olarak da düşünülebilir. 

Denetim örgütsel amaçlara ulaşılabilmek amacıyla çeşitli standartların belirlenmesi, örgütsel performansın veya başarının bu standartlarla karşılaştırılması ve eğer herhangi bir sapma var ise, çeşitli düzeltici tedbirlerin alınmasını içeren düzenleyici bir yönetsel süreçtir. 

Etkili planlama denetim sürecini, etkili denetim de planlama sürecini olumlu yönde geliştirmektedir. Bu açıdan planlama ve denetim arasında mutalist bir ilişki olduğu belirtilebilir. Planlama geleceğe ilişkin bir çerçeve ortaya koymakta ve bu yolla, aslında denetim süreci için de etkili bir yol haritası ortaya konmuş olmaktadır. Denetim fonksiyonu kaynakların etkili ve verimli kullanılması yönünde işletmeyi yönlendirerek, planlama sürecine katkı sağlamaktadır. 

Denetimin her zaman düşük maliyetli ve sorunsuz bir şekilde uygulanabilmesi mümkün olamamaktadır. Denetim süreci, standartlar sağlandığında ve örgütsel amaçlara erişildiğinde amaçlarına ulaşmaktadır. Bunun aksine denetimsizlik ise yapılan işin standartlara uyumunun sağlanamadığı, sapmaların kabul edilemez düzeyde olduğu bir ortam yaratmaktadır. Denetimin etkili bir şekilde yapıl(a)madığı işletmelerde, örgütsel amaçlara erişim neredeyse imkânsızdır. Yöneticiler denetimsizliğe yol açan etkenleri yakından izlemeli ve gerekli çözüm yollarını üretebilmelidir. Denetim sisteminin etkili bir şekilde çalışması, yöneticilerin üzerinde durmaları gereken en önemli konular arasındadır. 

Bazı durumlarda denetim sürecinin yeniden tasarlanması oldukça maliyetli olmaktadır. Yöneticiler denetim fonksiyonu bağlamında herhangi bir karar vermeden önce, denetim sürecinin faydası ve getireceği ek maliyeti karşılaştırmalıdır. Eğer denetim fonksiyonunun maliyeti faydasını aşıyorsa, yeni bir denetimsel düzenlemenin gereği yoktur. Ayrıca yöneticilerin üzerinde durmaları gereken bir başka nokta da, denetimin arzu edilmeyen bazı sonuçlar doğurabilmesidir. Artan denetim bazı durumlarda, çalışanların verimliliğinin düşmesi veya etik dışı yollara sapılması gibi beklenmedik sorunlara yol açabilir. 

Üst Yönetimin Umursamazlığı: Üst düzey yöneticiler denetime gereken önemi vermemekte veya bu konuda astlarına karşı olumsuz örnek oluşturmaktadır. • İşletme Politikalarının Belirlenmemiş Olması: İşletmenin faaliyetlerine yön veren temel beklentiler yazılı bir şekilde ortaya konmamıştır. • Başarı Standartlarının Belirlenmemiş Olması: İşletme çalışanları ulaşılması gereken hedefler hakkında bilgi sahibi değildirler. • İletişim Kanallarının Kapalı Olması: Çalışanlar işletmeye ilişkin olumsuz bilgileri üstleriyle paylaştıkları zaman, işletmedeki geleceklerinin tehlikeye gireceğini düşünmektedirler. • Düzenli Olarak Değerlendirme Yapılmaması: Yöneticiler, genel ve bireysel başarıları belirli zaman aralıklarında, düzenli olarak denetlememekte ve geribildirimde bulunmamaktadır. • Bilgi Sistemlerinin Etkili Olmaması: İşletme için oldukça önemli olan çeşitli veriler ya elde edilmemekte ya da ihtiyaç halinde erişilememektedir. • Etik Olmayan Örgüt Kültürü: İşletmede çalışan bireyler dürüstlüğü önemli bir erdem olarak algılamaktadırlar. 150.

İşletmelerde denetim fonksiyonu temel olarak üç tür denetim yaklaşımını baz alarak yürütülmektedir. Bu yaklaşımlar; bürokratik denetim, piyasa denetimi ve klan denetimi olarak isimlendirilmektedir. Bürokratik denetimde kurallar, düzenlemeler ve yetki ilişkileri aracılığıyla durum değerlendirmesi yapılmaktadır. Piyasa denetiminde ise fiyat mekanizmasının ve ekonomik verilerin, işletmecilik faaliyetleri üzerinde denetleyici bir güç olarak kullanımı söz konusu olmaktadır. Klan denetiminde ise denetim fonksiyonu daha çok değerler, normlar, ortak hedefler temelinde ve karşılıklı güven esasına dayalı olarak yürütülmektedir. 

Denetim süreci temel olarak aşağıda yer alan basamakları içermektedir (Gürüz ve Gürel, 2009); • Başarı standartlarının belirlenmesi, • Gerçekleşen durumun incelenmesi, • Gerçekleşen durumla başarı standartlarının karşılaştırılması, • Sapmalar kabul edilemez düzeyde ise gerekli düzeltici önlemlerin alınması şeklinde özetlenebilir. 

Standartlar çeşitli örgütsel süreçlerde elde edilen başarının tatmin edici olup, olmadığını belirmeye yarayan nirengi noktalarıdır. Standartlar örgütsel hedeflere erişim açısından oldukça önemlidir. Belli bir standardın yakalandığı fakat örgütsel amaçlara erişilemediği durumlarda standartlar derhal yeniden gözden geçirilmelidir. 

Örgütler müşterilerine kulak vererek veya rakiplerini izleyerek standartlar belirleyebilirler. Bu bağlamda standartların belirlenmesinde izlenebilen yollardan birisi işletmelerarası karşılaştırmalardır. İşletmelerarası karşılaştırmalarda, belli bir alandaki en iyi uygulama, süreç veya standart belirlenmekte ve bu uygulama, süreç veya standardın kendi işletmemiz için uyarlanması söz konusu olmaktadır. Örgütler bir başka örgütü hız, kalite veya maliyet açısından kendileri ile kıyaslayabilirler. 

Perakendecilik sektöründe yaygın bir şekilde "gizli müşteri" kullanımı söz konusudur. Gizli müşteriler, aslında perakendeci işletme tarafından tutulan, perakendecilik konusunda uzman kişilerdir. Tıpkı normal müşteriler gibi mağazalardan alış veriş yapmakta, gözlemledikleri aksaklıkları ve olumlu uygulamaları üst yönetime aktarmaktadırlar. 

Standartlar belli bir işletmenin bir bölümü için belirlenebileceği gibi, tüm işletme için de belirlenmiş olabilir. Örgütsel başarıya ilişkin standartlar temelde nicelik, kalite, zaman veya maliyetle ilişkilendirilerek belirlenmektedir. 153

Uzunluk, genişlik, hacim, renk, koku, miktar gibi genellikle beş duyu organımızla ölçebileceğimiz standartlardır. Üretilen ürünlerin kokusu, yumuşaklığı veya tadı fiziksel standartlara örnek olarak verilebilir. 

Belli bir amaca ulaşmak için kullanılan veya harcanan kaynaklar maliyet olarak adlandırılmaktadır. Maliyet genellikle parasal olarak ifade edilen bir kavramdır. Maliyet standartları belli bir işletmecilik faaliyeti için kullanılması planlanan kaynakların parasal olarak ifade edilmiş halidir. Maliyetler doğrudan veya dolaylı maliyetler, sabit veya değişken maliyetler, birim veya toplam maliyetler gibi çeşitli şekillerde sınıflandırılabilirler. 

Kalite standartları genellikle bir işin ve bu iş sonunda ortaya çıkan mal veya hizmetin nasıl olması gerektiğiyle ilgili standartlardır. İşletmeler gerek işletme içi nedenlerle gerekse işletme dışı nedenlerle birçok kalite standardı belirlemekte ve çalışanlarının bu standartlara uymalarını zorunlu kılmaktadırlar. 

PERT (Program Evalutaion and Review TechniqueProgram Değerlendirme ve Gözden Geçirme Tekniği), CPM (Critical Path Method-Kritik Yol Yöntemi) ve Gannt Şeması zaman standartlarına ilişkin karar, planlama ve denetim yapılabilmesini sağlayan yöntemlerden bazılarıdır. 

Finansal standartlar işletmenin belli bir dönemde elde etmek istediği kâra ilişkin olarak belirlenebileceği gibi, işletmecilik süreçlerinin en önemli girdilerinden birisi olan sermayenin, bu sermayeyi sağlayanlara dönük getirisine ilişkin olarak da belirlenebilir. 

Ekonomik katma değer (economic value-added); işletmenin finansal başarısını, vergi sonrası kârından duran varlık yatırım maliyetlerinin düşülmesinden sonraki artışlarla veya azalışlarla ilişkilendirilerek ölçülmesine dayanan bir sistemdir. 

Piyasa katma değeri (market value-added) ise işletmenin piyasa değerinden defter değerinin düşülmesi sonrasındaki değer artış ve azalışlarını dikkate alan bir finansal ölçüm yaklaşımıdır. Piyasa katma değerindeki artış, işletmenin yatırımcıların güvenini boşa çıkartmadığına dair önemli bir gösterge olarak nitelendirilmektedir. 

Bu denetim türünde, denetimin amacı herhangi bir sorunun ortaya çıkmadan önce önlenebilmesidir. Faaliyet sonuçlarının beklenmesi ve bu sonuçların standartlarla karşılaştırılması yerine, yöneticiler faaliyetlere ilişkin çeşitli yönetsel kararlar alarak, olası sapmaların önüne geçmeye çalışmaktadırlar. 

Eş zamanlı denetimde, denetim sürecinin zaman odağı şimdiki zamandır. İşletme faaliyetleri sürdürülürken, bir başka deyişle plan uygulanırken, denetim yapılması söz konusudur. Herhangi bir üretim tesisinde temel hedef belli bir zaman diliminde, doğru miktar ve kalitede üretim yapılmasıdır. 

En yaygın görülen denetim türü geçmiş odaklı denetimdir. Bu tür bir denetim sürecinde, faaliyet sonuçlarına ilişkin veriler elde edilmekte, analiz edilmekte ve sonuçlar sürece ilişkin düzeltici tedbirlerin alınabilmesi için ilgili yerlere iletilmektedir. Burada dikkat edilmesi gereken nokta, denetim işlevinin geribildirimli bir şekilde yerine getirildiğidir. Geçmiş odaklı denetimde zaman oldukça önemlidir. Sonuçlar ve geribildirim arasında uzun zaman farklarının olması denetim sürecinin etkiliğini yitirmesine neden olacaktır. Bu gecikmeler yöneticilerin karar almasını zorlaştırıp, kayıpların artmasına neden olabilir. 

TKY ekip çalışması, müşteri tatmin düzeyinin arttırılması ve maliyetlerin düşürülmesine odaklanan bir yaklaşımdır. TKY uygulayan işletmeler tüm çalışanlarını, tedarikçilerini ve hatta müşterilerini olası zayıflıkların tespiti konusunda bir arada çalışmaya teşvik etmektedir. TKY bağlamında her küçük ilerleme, işletmecilik süreçlerinde mükemmelliğe ve sıfır hata seviyesine doğru giden yolda atılan önemli bir adım olarak algılanmaktadır. 158

Denetimin kalite boyutu bağlamında, oldukça önemli olarak nitelendirilen denetim araçlarından birisi de altı sigmadır. Geçmiş odaklı denetim yaklaşımının oldukça güçlü ve sağlam bir uygulaması olarak, son yıllarda yönetim arenasındaki yerini almıştır. Altı sigma tekniğinde amaç, tüm örgütsel süreçlerdeki hata payını en aza indirmektir. Bu süreçler sadece üretilen ürünle ilgili değil, aynı zamanda müşteride tatminsizlik yaratan her türlü işletmecilik faaliyetiyle ilgilidir. 

Sigma istatistikte, belli bir süreçteki standart sapmanın tahmini değerini göstermek amacıyla kullanılmaktadır. Sigma seviyesi belli bir süreçte hatanın ne sıklıkla oluşacağını göstermektedir. Sigma seviyesi ne kadar yüksek olursa, hata payı o oranda azalacaktır. 158

Finansal anlamda denetim; ekonomik faaliyetler ve olaylara ilişkin savlarla, kabul edilmiş ölçütler arasındaki uygunluğun derecesini araştırmak ve sonuçlarını ilgili kullanıcılara iletmek amacıyla nesnel biçimde kanıt toplayan ve değerleyen bir süreç olarak tanımlanmaktadır. 160

En yaygın ve en çok bilinen finansal denetim araçlarından birisi bütçelerdir. Bütçe genel anlamda, tutar olarak ifade edilen ve bir hesap dönemi içindeki gelirler ile harcamaların, kârlar ile maliyetlerin tahminini içeren bir faaliyet planıdır. Bu genel özellikleri taşıyan işletme bütçeleri ise, işletmelerin üst yöneticileri tarafından gelecek bir faaliyet dönemi için belirlenen politikaların, amaçların, hedeflerin resmi ve sayısal ifadesi olarak tanımlanmaktadır.

İşletmeler için bir planlama ve aynı zamanda da denetim aracı olarak ele alınabilen bütçe ve bütçelemenin bazı temel amaçları; • Beklentilerin resmi olarak ifade edilmesi ve paylaşılması, • Üst yönetim tarafından seçilen hedeflerin, alt kademelere de nüfuz etmesi, • Alt kademelerde yer alan çalışanların koordine edilmesi, • İşletme çalışanlarına, işletmenin kendilerinden ne beklediğinin açık bir şekilde ifade edilmesi,  • Çalışanların bütçe hedefleri doğrultusunda motive olmalarının sağlanması şeklinde özetlenebilir. 

Yöneticiler TDBG yaklaşımında dört temel soruyu cevaplandırmaya çalışmaktadırlar.  Bu sorular; • Müşteriler bizi nasıl görüyor? • Hangi açılardan içsel süreçlerimizi geliştirmeliyiz? • Gelişim ve değer yaratma açısından sürdürülebilir bir konumda mıyız?  • Sermayedarlar tarafından nasıl algılanıyoruz? Şeklindedir. 

Çalışanların davranışlarının etkili bir şekilde denetlenebilmesi için, yöneticiler bireylerin denetim fonksiyonuna ilişkin olarak geliştirdikleri üç farklı tepkisel davranışa dikkat etmelidirler. Bunlar, Katı Kuralcı Davranış, Taktiksel Davranışlar ve Denetime Karşı Dirençtir.