PLANLAMA

Planlama, hangi işin, nasıl, nerede, ne zaman ve kimin tarafından yapılacağının belirlenmesidir.

Planlamanın iki temel özelliği vardır, ilki geleceğe dönük bir düşünme, değerleme, araştırma ve inceleme işi olması, ikincisi ise, risk, amaç ve varsayımlar arasındaki ilişkilerdir.

Planlama süreci, dört aşamadan oluşur. Planlama süreci: amaçların belirlenmesi, bu amaçlara ulaşmak için seçeneklerin oluşturulması, uygun seçeneğin belirlenmesi ve planların uygulanmasıdır.

• Amaçta konu belirlenmelidir.
• Ulaşılabilir amaç olmalıdır.
• Amaçtaki ilerlemeler ölçülebilir olmalıdır.
• Amacın bitiş zamanı belirlenmelidir.

Planlama türleri, stratejik planlar, taktik planlar, eylemsel planlar, bütçeler, tek kullanımlık planlar, sürekli planlar ve sürelerine göre planlardan oluşur.

• Misyon uzun dönemli bir amaçtır ve sıklıkla değiştirilemez,
• Misyon, işletmelere özgüdür ve işletmeleri özel kılar,
• Misyon, çalışanlara yöneliktir ve çalışan herkesi ilgilendirir,
• Misyon, ürün üzerine değil, daha çok Pazar üzerine yoğunlaşır,
• Misyon, işletmeyi her zaman başarıya yönlendirir.

Taktik planlama orta düzey yöneticiler tarafından geliştirilmiştir. Taktik planlar, her bir görev için örgütün orta düzeyinde yer alan çalışanların ne yapmaları, nasıl yapmaları gerektiği, yapılacakların ne zaman yapılması gerektiği, faaliyetlerin nerede yapılacağı, hangi kaynakların kullanılacağı ve ne tür yetkiye sahip olunacağıyla ilgilidir. Taktik planlar, stratejik planlamaya göre daha detaylı, daha kısa süreli ve dar kapsamlıdır. Taktik planlar bir yıl veya daha kısa sürelidir.

Eylemsel planlama, danışmanlar ve takım liderlerinden oluşan alt yönetim tarafından geliştirilir. Bu planlama sayesinde, günlük, haftalık ve aylık faaliyetleri gerçekleştirilir.
Eylemsel planlar, taktik planların uygulanmasını kolaylaştırmak için alt düzey yöneticiler tarafından hazırlanır. Bu planlar, belirsizlik riskini taşıyan bir plan türüdür çünkü aylık, haftalık hatta günlük programlardan oluşmaktadır. Program, baştan sona bir defalık faaliyetlerin planlanmasıdır. Bir faaliyet tamamlandıktan sonra bir daha başka bir program yapılması gerekir.

Stratejik planlar genel olarak 3-5 yıldır. Taktik planlar 1 ile 2 sene odaklıdır.  Eylemsel planlar genellikle gelecek 12 ay veya daha azına odaklanır.

Stratejik planlar geniştir, tüm örgütü kapsar. Taktik planlar stratejik birimlere göre kapsamı daha azdır.  Eylemsel planlar dardır, bölümleri veya örgütün küçük birimlerini kapsar.

Stratejik planlar değişik endüstri ve işletmeleri kapsadığı için çok karmaşıktır. Taktik planlar çok karmaşık değildir.  Eylemsel planlar az karmaşıktır, küçük ve aynı yapıda olan birimlere odaklanır.

Stratejik planların örgüte pozitif ve negatif etkisi vardır. Taktik planlar belirli işleri ve birimleri etkileyebilir, ancak örgütün tamamını etkilemez.  Eylemsel planların belirli bölümlere veya örgütsel birimlere etkisi vardır.

Stratejik planlarda yüksek bağlılık vardır; bütün örgüt ve dış çevreden kaynak ve yetenekleri alabilir. Taktik planlarda orta derecede bağlılık vardır; işletmeye bazı birimlerden kaynak ve yetenekleri alabilir. Eylemsel planlarda düşük bağlılık vardır.

• Planlar, örgütün bir yol haritası olduğu için, açık, kesin ve geçerli bir amaca sahip olmalıdır.
• Örgüt içinde hazırlanan bütün planların işbirliği, fikir birliği ve amaç birliği ile hazırlanması ve uygulama sırasında tek bir ana plana sadık kalınması gerekir.
• Planlamada devamlılığın sağlanması zorunludur. Planlama bazen uzun süreli bazen de kısalı sürelidir. Sürelerinin geçerliliğine göre, örgütler planın süresinin dolmasına yakın, bir yenisini hazırlamak zorundadır. Böylece, örgütün etkinliği ve verimliliği sağlanır.
• Değişimlerin hızlı yaşandığı günümüzde, planların bu değişikliklere uyarlanabilir olması gerekir. Özellikle uzun dönemli planlarda, bu özellik olmalıdır. Eğer, planlar değiştirilemez ve esnek olmazsa, örgüt, değişime kolay ayak uyduramaz ve gelişmeleri takip edemez. Değişen koşullara uyum sağlayamayan planlar istenilen sonuçlara ulaşılamamasına neden olabilir. Bu nedenle planlar sürekli gözden geçirilmeli ve günün koşullarına uygun hale getirilmelidirler.
• Planların açık dille yazılmış olması gerekir. Böylece yanlış anlamalar ve karışıklıklar
  engellenmiş olur.
• Planlar, örgütün benimsediği standart ve politikalara uygun olmalıdır.

Planlamanın yararları, örgüttekileri odaklanmayı sağlar, faaliyetleri ve insanları koordine etmeye yardım eder ve çalışan ve yöneticileri motive eder.

Yönetimin temel görevlerinden biri grup ve kişileri koordine etmektir. Uygun planlama, örgütteki farklı bölümlerin birleşmelerini sağlar. Örneğin örgütlerde, farklı örgüt alanlarından uzmanlar bulunur ve bu uzmanların işleri planlama yardımıyla sorunsuz bir koordinasyonla sağlanır. Planlama, uzmanların çabalarını birleştirmeyi ve zaman bakımından uyumlaştırmayı, çabaların birbiri ardı sıra gelmesini ve amaç doğrultusunda bütünleşmesini sağlar.

Planlama, uygun bir ortam oluşturarak, yönetici ve çalışanların motivasyonunu sağlar. Planlamadaki odaklanma ve koordinasyonla birlikte, örgütte çalışanlar örgütün amaçlarını benimser ve yüksek seviyede performans gösterirler.

Planlama, yöneticiler için, örgütün mevcut durumu ve faaliyetlerini sürdürdüğü çevre ile ilgili durumu ortaya koyan mükemmel bir araçtır. Yöneticiler, örgüt faaliyetleri ile ilgili temel sorular sormaya zorlar. Faaliyetleri en iyi şekilde yapabiliyor muyuz? Örgütün diğer işleriyle birlikte uyumlu mudur? gibi sorular, örgütte bulunan herkese, örgüt ve örgüt amaçlarını anlamalarına yardım eder ve çalışanları örgütün amacına yönlendirir.

Planlamada oluşan birçok sorun planı yapan yönetici ile ilgilidir. Yöneticilerin üzerindeki baskı çok daha fazladır ve planı yapan yöneticilerin tahminleri geçmiş tecrübelerinden etkilenir. Bazen bu tahminler yapılırken gerçekler konusunda yanılgıya düşülebilir.

Örgütte bulunan her bölümden çalışan planlama sürecine katılmalıdır. Planlama sadece üst yönetimde bulunan yöneticiler tarafından yapılırsa, bu örgütte ki diğer çalışanlar arasında güvensizlik oluşturacaktır. Bu da iletişim eksikliğine yol açacaktır. Çalışanlar, kendilerinin yer almadığı bir planı uygulamak istemeyecekler ya da planda yer alan süreçleri eksik yerine getireceklerdir.