YÖNETİM BİLİMİNE GİRİŞ

Yönetim çeşitli işlerin yapılması için gerekli işler bütünüdür. Yöneticiler insanlarla çalışır ve elde ettiği başarılar bir grup insanla sağlanır. Yönetim faaliyetinin tanımını yapmak zordur. Çok genel olarak yönetimi yöneticinin yaptığıdır diyebiliriz. Ancak bu tanım yönetimi çok açıklamayabilir. Yöneticiler çeşitli örgütlerin basamaksal yapısı içinde çalışır ve iş arkadaşlarının emek ve görüşlerinden yararlanırken diğer yandan gerekli kaynakları bulur ve sonuca gitmeye çalışır. Bu haliyle para ve diğer kaynakları
yönetir.

Yönetim faaliyetini yerine getirenlere genellikle yönetici veya eşdeğer ifade kullanırız. Bir kâr amacı güden işletme veya kâr amacı olmayan bir işletmede değişik basamaksal seviyelerde görev yapan yöneticilerle karşılaşırız. Bir üretim işletmesinde genel müdürden ustabaşı veya kalite şefine kadar yönetim görevi gören kişiler vardır. Yöneticiler için en önemli iş işletmenin başarıya ulaşmasını sağlamaktır. Bir spor kulübü takımın ligde başarılı olmasını, gücüne göre puan sıralamasında iyi bir yer tutmasını veya bir alt lige düşmemesinden kendini sorumlu görür. Sigorta işletmesi daha fazla müşteriye ulaşmayı ister. Restoran işletmesi daha fazla müşteriyi ağırlamak ister.

Yönetim faaliyetinde iki önemli faktör söz konusudur. Bunlardan birincisi yönetimdir. Diğer bir deyişle yönetim sistemidir. Yönetim sistemi başarılı değilse bir sonuç alınamaz. İkincisi ise yönetim faaliyetinin uygulamasını sağlayacak olan yöneticilerdir. İyi bir yönetim ne kadar gerekliyse başarılı yöneticilere de ihtiyaç söz konusudur.

Etkililik kaynağı akıllı bir şekilde kullanmak ve işletmenin arzuladığı finansal ve finansal olmayan kaynakları istediği seviyeye çıkarmaktır. Etkililik ayrıca yüksek giderlerle ve luzumu olmayan ve ürün kalitesine değer katmayacak süreçlere yer vermekten kaçınmaktır. Bir çıktıyı elde etmek için harcanan girdi ile sonuçta elde edilen çıktıyı karşılaştırdığımızda elde edilen sonuç etkililik olarak kabul edilebilir. Etkenlik istenen sonuçlara ulaşmak (kâr, büyüme, finansal rasyolar, örgütsel itibar vb.) için doğru hareket tarzı ortaya koymaktır. Bir işletmede etkenlik sağlanabilir ancak etkililik yeterli olmayabilir. Etkililik söz konusu olabilir buna karşın etkenlik yeterli olmayabilir. Diğer bir deyişle yönetici durumunda olan (üst ve alt yöneticiler) kişiler bu iki kavramı dengelemek zorundadırlar.

Yönetim fonksiyonlarını planlama, örgütleme, yöneltme, denetim, karar verme, kadrolama, güdüleme ve iletişim olarak tanımlamak mümkündür. Dar Anlamda Yönetim Fonksiyonları ise planlama, örgütleme, yöneltme ve denetimden oluşur.

Yöneltme belirlenen amaçlara ulaşmak için diğerlerini etkileme demektir. Yöneltme insan davranışları hakkında bilgi sahibi olmayı gerektirir. Temel olarak yönetim uygulamalarından yüksek performans sağlayabilmek için işletme dışından önce işletmenin iç yapısı ve kişiler, gruplar ve bölümlerarası ilişkilerin en üst düzeyde olması gerekir. Yöneltmenin esas amacı verimliliği arttırmaktır. Örnek olarak personelin seçimi, eğitimi, iletişimi, amaç belirleme seviyeleri, yan ödemeler ve iş tasarımı gibi çalışanların iş tatminini etkileyecek faktörler yöneticiler tarafından kullanıldığında yöneltme konusunda başarı sağlanabilir. Yöneltme faaliyetinin başarılı olması yöneticilerin özelliklerine bağlıdır ancak bu özelliklerinin yanında yöneltme veya liderlik yapma özellikleri de gereklidir. Lider olabilmek için liderin bireylerin dinamiklerini, grup davranışlarını iyi bilmeleri gerekir. Böylece elemanların güdülenmesi sağlanır ve lider iyi bir iletişimci olabilir.

İşletmenin başarısını ölçmek yöneticilerin en temel işidir. Stratejik ve eylemsel planların başarısını ölçmek çok önemlidir. Bunun için de denetim olmazsa olmazdır. Denetimin temelde dört evresi vardır: 

• Standartların belirlenmesi

• Gerçekleşen durumun saptanması

• Standartlar ile gerçekleşen durumun karşılaştırılarak sapmaların saptanması ve yorumlanması

• Sapmalar nedeniyle düzeltici tedbirlerin alınması

Yöneticinin tanımında yönetimin “başkaları vasıtasıyla iş yapmak” olduğu hatırlanırsa yönetici de başkaları vasıtasıyla iş yapan kişidir. Bugün tartışılan konu yöneticiliğin bir meslek olup olmadığı konusunda aşağıdaki kriterler bir açıklama getirebilir: 

• Önemli bir bilimsel niteliği olan bilgi topluluğu diğer bir ifadeyle mesleki sistematik bilgiye dayanması,

• Bu bilgilerin özel olaylara uygulanmasıyla ilgili olarak kişisel beceriye dayanması,

• Sözü geçen bilimsel ilke ve bilgiler ile meslek töresi kurallarının uygulanması gerektiği zaman zorlayabilecek meslek kuruluşlarının (tabipler odası, ticaret odası, ziraat mühendisleri odası, sanayi odası, baro, yeminli mali müşavirler odası vb. ) var olması,

• Meslek üyeleri, gerektiğinde başkalarına yardım etmeyi (maddi çıkar beklemeden) bir ilke olarak benimsemeleri ve mesleklerle ilgili amaçları bireysel amaçların üstünde tutan mesleki davranış standartların bulunması,

• Mesleğe girme genellikle bir birlik veya dernek tarafından kabul edilmiş asgari kuramsal ve pratik standartların saptanmış olması.

Yöneticiler günlük çalışmalarında farklı işlerle ilgilenirler. Bu işleri şöylece sıralayabiliriz:

• Yöneticiler diğer bireylerle birlikte çalışırlar. Yönetim faaliyeti bir grup insanla başarıldığı için diğer insanlarla birlikte çalışmak gereklidir. Bunda diğer bireyler terimiyle sözü edilen yalnız işletme içinde çalışanlar değil aynı zamanda örgütün dışındaki müşteriler, sendikalar, üretim faktörlerini sağlayanlar da ifade edilmektedir.

• Yöneticiler plan yaparlar. Programlar, politikalar, bütçeler, projeler hazırlamak yöneticinin görevidir. Bu görevi yaparken yönetici analitik düşünmek zorundadır.

• Yönetici karar verme organı gibi çalışır. Yönetici çeşitli alternatif yollar arasında seçim yaparak karar verir. Çok karmaşık ekonomik yapılarda faaliyet gösteren işletmelerin verecekleri kararların doğruluğu büyük önem taşır.

• Yönetici örgüt yapısını işletmenin ihtiyaçlarına cevap verecek hale getirmek için çaba harcar.

• Yöneticiler politikacıdırlar. Burada anlatılmak istenilen yöneticilerin bir uzlaşma faktörü olmasıdır.

• Yöneticiler diplomattır. Bütün örgütü dış çevreye karşı temsil ederler.

• Yöneticiler çalışan personelin güdülenmesi ve yöneltilmeleri için büyük çaba harcarlar. Böylece genel amaçların bireylerin amaçları haline gelmesi sağlanmış olabilir.

• Yöneticiler örgütün başarısından sorumlu olan bireylerdir. Astların yapacakları hatalardan da yöneticiler sorumludur.

• Yöneticiler denetim görevini yerine getirir. Belirlenen amaçlar ile ulaşılan amaçlar arasında farklılıklar olduğu zaman düzeltici tedbirleri alırlar.

• Yöneticiler sorun çözme merkezi gibi çalışırlar. Sorun çıkmasına engel olurken diğer taraftan sorun çıktıktan sonra sorunları çözmek için uğraşır.

Yöneticilerin hepsi yönetim fonksiyonlarını yaptıkları işe göre yerine getirmektedirler. Yöneticiler çeşitli şekillerde sınıflandırılabilirler. Birinci ayırım olarak pozisyonları itibariyle sınıflandırılabilirler. Tepe yöneticileri, üst yöneticiler ve faaliyet personeli olarak ikinci olarak yöneticiler seviyeleri itibariyle sınıflandırılabilirler; üst yönetim, orta yönetim ve alt yönetim üçüncü olarak unvan olarak sınıflandırılabilirler. Genel müdür ve genel müdür yardımcısı, personel müdürü, finansman müdürü, üretim müdürü, üretim nezaketçileri vb.

Yöneticilerin sınıflandırılmasında dikey ayırım dışında yatay bir ayırım da yapılabilmektedir. Bu açıdan yöneticileri iki kısımda inceleyebiliriz: 

• Fonksiyonel Yöneticiler: Bu yöneticiler tek bir yönetim fonksiyonundan sorumludur. Fonksiyonel yöneticiler hat yöneticisi şeklinde görev yaparlar. Pazarlama, personel, üretim, finansman bölümünden sorumlu yöneticiler örnek olarak verilebilir. İşletmelerin gelişmesi sonucunda fonksiyonel yöneticilere olan ihtiyaç artmıştır. 

• Genel Yöneticiler: Bu yöneticiler işletmenin bütün fonksiyonlarından sorumludurlar. Bir mağaza yöneticisi veya fabrika müdürü örnek verilebilir. Küçük işletmelerde daha çok genel yönetici durumunda kişilere ihtiyaç vardır.

Yönetim işini yapan yöneticilerin çalışmalarını anlamak için yöneticinin oynadığı rolleri tanımlamak gerekir. Yönetici bir örgütün belli bir birimini yöneten kişidir. Hastane baş hekimi, özel işletmenin genel müdürü, spor kulübü başkanı, üniversite rektörü, torna atölyesindeki ustabaşı kalite kontrol şefi vb. bir yönetim görevi yerine getirmektedir. Yönetici belli bir göreve getirildiğinde yöneticinin yerine getirdiği görevler çeşitli roller olarak düşünülebilir. Yöneticinin oynadığı roller aşağıdaki gibidir:

Bireylerarası Roller

- Temsil

- Lider

- İrtibat Sağlayıcı

Haberleşme Rolleri

- Monitör

- Bilgi Yayma

- Sözcü

Karar Verici Roller

- İşletme Sahipliği

- Sorun Çözücü

- Kaynak Dağıtıcı

- Arabulucu

Yöneticinin en önemli işlerinden biri bilgi almak ve haberleşmedir. Yönetici bilgi sistemi ile daha iyi karar alabilir. Bu kapsamda yöneticinin üstlendiği "monitör" rolü şu şekilde açıklanabilir:

- Monitör olarak yönetici bilgi toplar. Yönetici bilgi toplayarak karar almayı kolaylaştırır. Örgüt içinde ve dış çevredeki olaylar ile ilgili bilgiler alır. Çeşitli yayınları okumak alt kademeden gelen raporları incelemek suretiyle bu rolünü tamamlar.

Yöneticilerin başarılı ve etkin bir çalışma yapabilmeleri için bazı yeteneklere sahip olması gerekir. Bireylerin davranışları, bilgileri, tecrübeleri ve elde ettikleri kültürler farklı olduğundan yetenekleri birbirinden farklı olacaktır. Her bölümde çalışan yöneticiler (ustabaşı, nezaretçi, daire başkanı, genel müdür ) farklı yeteneklere sahip olacaktır. Bu konudaki çeşitli araştırmalara, yazılara göz atıldığında İsviçre Psikoteknik Kurumu bir üst’te bulunması gereken yetenekleri ve nitelikleri şu şekilde saptamıştır.

• İnsanları tanımak

• Tarafsız olmak

• Kendine güvenmek

• Yerinde karar almak

• İnsiyatif sahibi olmak

• Sorumluluk duygusuna sahip olmak

• İradesi kuvvetli olmak

Yine aynı kurum aşağıdaki özelliklere sahip kimselerin de üst olamayacağını ileri sürmüştür.

• Anlayışsız

• Taraflı

• Çabuk etkilenen

• Kararsız

• Sağduyusuz

• Korkak

Robert L.Katz'ın yönetimde 3 temel yetenek olarak tanımladığı yetenekler şunlardır:

- Teknik Yetenekler

- Beşeri İlişkiler Yeteneği

- Kavramsal Yetenekler 

Bu yetenekler örgütü bir bütün olarak görme ve örgütün çıkarları ile faaliyetlerini koordine ve tümleştirme faaliyetidir. Bütün örgütü bir bütün olarak veya tek bir bütün olarak veya tek bir bütün olarak veya tek bir birim olarak düşünme yeteneği kazanmak yönetici için önemlidir. Bu yeteneği kazanmak için şu noktalar önemlidir.

• Örgütün her birimin diğer birimleri nasıl etkilediğini bilmek.

• Bir bölümdeki değişimin diğer bölümlerde nasıl bir değişim yarattığını bilmek.

• Bireylerin ve bölümlerin çevre, toplum ve endüstri ile ilişkileri görebilmek.

Kurumsal yetenek üst kademelerde daha önemlidir. Stratejik planlamayı yapan yöneticiler çevre ile ilişkilerinde kavramsal yeteneklerini kullanmak zorundadırlar.

Teknik Yetenekler: Bir işin başarılması için özel bilgi, tecrübenin olması veya araç ve tekniklerin kullanılması için uygun durumda olma yeteneğidir. Alt kademe yöneticileri ile orta kademe yöneticileri kendilerini geniş çapta teknik faaliyetler içinde bulurlar. Bunlardan eğitim, bilgi ve tecrübelerini işlere uygulamaları istenir. Makine operatörünün, müzisyenin, muhasebecinin, bilgisayar programcısının, elektrik teknisyeninin, dişçinin veya hakimin kendi yaptığı iş teknik yetenek gerektirmektedir. Teknik yetenek, uzmanlaşmış bilgiyi, analitik yeteneği ve belirli görevlerde araç ve yönetmenlerin kullanılmasını gerektirir. Üretim yöneticisinin fabrikada araçlarla ilgilenmesi üretim yöntemlerini değiştirmesi, stok kontrolü yapması, personel yöneticisinin yasal düzenlemelerle ilgilenmesi, atamaları yapması, eğitim programları geliştirmesi ve sosyal yardımlarla ilgilenmesi teknik faaliyetlerle ilgili çalışmalardır. Burada sözü edilen üç yetenekten en göze çarpan, teknik yeteneklerdir. Somut bir kavram olması ve ileri derecede uzmanlaşmanın gerçekleşmesi ile çalışanların çoğu da teknik yetenekler aranmaktadır. İşle ilgili ve iş üzerinde eğitim programları geniş çapta teknik yeteneklerde uzmanlaşmayı geliştirmeye dayanmaktadır. Uygulamada üst kademelere çıkıldıkça teknik faaliyetler için harcanan zaman azalmaktadır. Üretim şefinin zamanın çoğunu makinaların bakımı, çalışması ile geçirdiği görüldüğü halde üretim bölüm başkanı daha çok üretilen malların teknolojisi, tüketici için uygun mallar üretmek için çaba harcar.

Beşeri İlişkiler Yeteneği: Yöneticinin devamlı ve isteyerek ilişkiler geliştirmesidir. Yöneticinin çevresindekilerle ilişki kurarak arzu
ve ihtiyaçlarını dikkate alması onlara çözüm bulması yeteneğidir. Başkaları vasıtasıyla iş yaptığı için bu yeteneği geliştirmek zorundadır. Değişik hayat biçimlerinden gelen ve değişik kültürlere sahip kişilerle ve güç gruplarıyla uyum sağlamak zorundadır. Teknik yetenekler süreçlerle ve fiziki araçlarla ilgilidir. Beşeri ilişkiler yeteneği diğer insanlarla çalışmayla ve iletişim kurmayla ilgilidir. Beşeri ilişkiler yeteneği her yönetim kademesinde önemlidir.

Bilgi alma ve bilgiyi değerlendirme kadar karar alma da yönetici için önemlidir. Yöneticinin temel görevi karar alma dersek yanlış bir ifade kullanmış olmayız. Örgüt yapısının gözden geçirilmesi yeni projelerin uygulanması vb. konularda karar alma yöneticinin görevidir. 

• İşletme Sahipliği Rolü: Yöneticiler işletme için en iyi olanını yaparak işletmenin çıkarları doğrultusunda karar verir. Yönetici birimini geliştirmek ve en iyi duruma getirmek için çalışır. Ayrıca çevredeki yenilikleri ve yeni düşünceleri işletmeye kazanmaya çalışır. Yeni ürünlerin üretim hattına sokulması, satış metodlarının değiştirilmesi ve satış geliştirici çabalar yöneticinin görevleridir. Mintzberg geliştirme projelerinin tepe yönetiminde yapıldığını ve bu projelerin iki özelliği olduğunu belirtmektedir. Birincisi bu projeler tek bir karardan çok bir seri küçük kakar ve faaliyetten oluşmaktadır. İkincisi tepe yöneticileri bir çok projeyi denetlemektedir. Projelerin bazıları yeni ürünlerle, halkla ilişkiler kampanyalarıyla nakit akışının düzeltilmesiyle, zayıf bölümlerin geliştirilmesiyle, bilgisayar kullanımının geliştirilmesiyle ilgiliydi.

• Sorun Çözücü Rolü: Yöneticinin en iyi anlaşılan rollerinden biri sorun çözme rolüdür, gerçekten sorunları çözmede temel bir görüş üstlenmektedir. Astlar arasında yer alan çeşitli çalışmaları çözücü rol oynar. Fonksiyonel olan çatışmalarda üst yönetici çeşitli yolları deneyerek sorun çözme görevini üstlenir. Önemli müşterilerin işletmeyi terk etmeleri, malzeme yetersizliği,
çalışanların greve gitmeleri, iki ana bölüm arasında sürtüşmeler olması durumlarında sorun çözücü rol oynar.

• Kaynak Dağıtıcı Rolü: Üçüncü karar verici rol, kaynakları dağıtmasıdır. Her bir örgüt biriminin hangi kaynakları elde edeceğine karar veren yönetici denge kurma zorundadır. • Yönetici karmaşık tercihler yapmak zorunda kalabilir. Her kararın diğer kararlar üzerindeki etkileri dikkate alınmalıdır. Önemli olan nokta örgütte etkili olan kişilerce kararları kabul edilebilir olması ve kaynakların aşırı derecede kullanılmamasına dikkat edilmesidir. Kaynak dağıtıcı olarak yönetici örgütün kaynaklarının hangi bölümler arasında dağıtılacağından sorumludur. Yöneticilerin zamanı işler arasında bölmesi, finansal sonuçları olan kararları gözden geçirilmesi, yıllık bütçelerin yapılması vb. kararlar vermesi temel görevidir.

• Arabulucu Rolü: Son karar verme rolü olarak yöneticinin arabulucu rolü vardır. Yöneticiler zamanlarının önemli bir kısmını bölümlerin anlaşmasını sağlamak için harcar. Bütçenin büyüklüğü ve gider kalemleri üzerinde, endüstriyel ilişkilerle ilgili, dış ilişkilerle ortaya çıkan sorunlardan ve dış çevredeki olaylarda arabuluculuk rolü oynamaktadır. Spor kulubü başkanının yeni bir sporcuyla anlaşma imzalamak için uğraşması, üst yöneticinin grevi engellemek için çaba harcaması bir arabuluculuk görevidir.
Sonuç olarak yöneticinin oynadığı roller üç ana başlık altında toplanmaktadır.

Yöneticinin yaptığı işler farklı olmasına rağmen zamanlarının önemli bir kısmını bu görevler için harcamaktadırlar.

Kadrolamanın önemi yönetimin başarısı çalışanların başarısının bir fonksiyonu olmasındandır. Kadrolama dediğimiz zaman işe alma, eğitme, yükseltme ve yönetime katkıda bulunulabilir.