YÖNETİM VE ORGANİZASYON I - Deneme Sınavı - 9

Yazılı emirler aşağıda belirtilen şu durumlarda tercih edilir:
• Emir, birden fazla kişiyi ilgilendiriyorsa,
• Emrin uygulanması, uzun bir süreyi kapsıyorsa,
• Emir akılda tutulmayacak ve hatırlanamayacak kadar uzunsa,
• Emri alanın itiraz etme ihtimali varsa,
• Emrin yanlış anlamalara neden olmaması gerekiyorsa,
• Emir çok önemliyse,
• Emir yönetmelik, yönerge gibi önem arzeden kuralları içeriyorsa,
• Emirde belirtilen işlem sırasına aynen uyulması gerekiyorsa.

Örgütlerde yönetim faaliyeti içinde belki de en fazla zorlanılan konu yöneltme fonksiyonunun yerine getirilmesidir. Çünkü bu fonksiyon ile çalışanlar ortak bir amacın gerçekleştirilmesi için yönlendirilmeye, iş yapmaya karşı istekli olmaya, iş tatmini yaratmaya ve mutlu çalışanlar oluşturmaya çalışılmaktadır. Tüm bunları gerçekleştirilmesi için de yöneticilere düşen sorumluluk çok fazladır. Özellikle etkin bir  yöneltmenin yerine getirilmesi için yöneticilerin dikkat etmeleri gereken kurallar vardır.

Her işletmede örgüte uyum sağlayamayan çalışanlar olabilir. Bu çalışanlar gerek olumsuz kişilik özellikleri gerekse iş disiplini bakımından işyerinin düzenini bozacak şekilde hareket ediyorlarsa işyerinden uzaklaştırılmaları gerekir. Kötü örnek teşkil eden bu tip çalışanların grup dinamiğini bozmaları nedeniyle çalışma yerinde bulundurulmaları yöneltme faaliyetlerinin performansını olumsuz etkiler.

Motivasyon, bireyin bir hedefe ulaşma yolunda geçirdiği süreçte, kendisine enerji verilmesi, yönlendirilmesi ve hedefe doğru ilerleme kararlılığının sağlam tutulmasıdır. Motivasyon çalışanların belirlenmiş amaçlar doğrultusunda sahip oldukları bilgi, yetenek ve enerjiyi tam olarak yaptıkları işler için kullanmalarıdır.

Eşitlik Teorisi, çalışanların bir işe kattıkları ve karşılığında aldıklarını kıyasladığı ve bu kıyaslama sonucunu kendisiyle eş konumda olan personelin durumuyla da kıyaslamaya soktuğunu öne sürmektedir. Eşitlik teorisinde kişinin kendisini kıyasladığı diğer kişi, sistem ya da yaptığı öz kıyaslama, önemli değişkenlerdir. Üç farklı kıyaslama vardır ve her birinin önemi ayrıdır. “İnsanlar” kategorisinde, aynı organizasyonda benzer işler yapan bireyler olduğu gibi arkadaşlar, komşular ya da iş arkadaşları yer almaktadır

Yönetim faaliyetinin yerine getirilmesinde kuşkusuz her bir yönetim fonksiyonunun ayrı bir önemi vardır. Burada özellikle örgütün faaliyet konusunu gerçekleştirebilmesi için ihtiyaç duyduğu yöneltme  fonksiyonunun başarılı bir şekilde yürütülmesinde iletişimin rolünü göz ardı etmemek gerekir. Çünkü yöneticilerin çalışanlarıyla, çalışanlarında yöneticileriyle ister sözlü isterse yazılı iletişim kurmaksızın yöneltme fonksiyonunu yerine getirmeleri söz konusu olamaz.  Çok yalın bir ifadeyle iletişim, iki taraf arasında mesaj alışverişidir, şeklinde  tanımlanabilir.

Yönetim faaliyeti gerçekleşmesi yönetim fonksiyonlarının yerine getirilmesi ile olur. Yönetim fonksiyonlarının gerçekleştirilmesi bir düzen içinde sağlanır. Planlamanın önceliği vardır ve plan yapılmadan diğer fonksiyonlar gerçekleştirilemez. Planlama fonksiyonundan sonra en önemli iş örgütlemedir.

Örgütleme işlevinden söz ettiğimiz zaman öncelikle biçimsel bir yapıyı düşünürüz. Biçimsel yapı dediğimiz zaman insanlar arasındaki işle ilgili faaliyetler ve örgüt içi ilişkiler söz konusu olur. Çoğumuz örgütlerde çalıştığımız gibi yaşamımızda çeşitli örgütlerle ilişki kurarız. Örgütler insanlar tarafından yaratılan ve ihtiyaçları karşılamak veya kolaylık sağlamak için oluşturulan ve kendine özgü kuralları olan yapılardır.

Biçimsel yapı dediğimiz zaman insanlar arasındaki işle ilgili faaliyetler ve örgüt içi ilişkiler söz konusu olur. Çoğumuz örgütlerde çalıştığımız gibi yaşamımızda çeşitli örgütlerle ilişki kurarız. Örgütler insanlar tarafından yaratılan ve ihtiyaçları karşılamak veya kolaylık sağlamak için oluşturulan ve kendine özgü kuralları olan yapılardır. Örgütleme ile ortaya çıkan yapıda insanların ortak değerleri ve çalışma sistemleri vardır.

Örgütleme ile bir işletmenin amaçlarını gerçekleştirmek için gerekli faaliyetleri personeli bulma, kadrolama ve personelin görevlerini yerine getirmelerinin gerçekleştirilmesi başarının temel faktörüdür. Planlama fonksiyonunun tamamlanmasından sonra işletmenin yapacağı en önemli iş temel aşamalar dikkate alınarak harekete geçmesidir.

İlk aşamada (planlamada yapılacak işlerin belirlenmesinden sonra) amaçlar, politikalar ve yöntemler belirlenir. Örgütleme planlamanın bir devamı olarak görülebilir. Planda öngörülen sayısız işleri en az emek ve giderle saptamak için örgütlemeye gitmek gerekir. İşletmenin faaliyet konusuna göre yapılacak işler belirlendikten sonra hangi fonksiyonların yürütüleceğine karar verilir.

Her çalışma grubu için personel bulunması ve atamalarının yapılması gerekir. Bu aşamada çok ayrıntılı olarak hazırlanan iş tanımlarına ihtiyaç vardır. Burada bazı konular önemlidir.
• İş tanımlarının çok iyi yapılması adama göre iş bulma gibi yanlış bir uygulama yapmak yerine iş tanımına uygun elemanları seçmek gerekir.
• İşe alınacak elemanların (yönetici ve yönetici dışındaki kişiler) iş tanımına uygun olmaları yanında aranan özelliklere sahip olmalarına dikkat edilmelidir. Uzmanlık alanlarındaki teorik ve uygulamalı bilgileri ve daha önce benzer işlerdeki tecrübeleri araştırılır. Yönetici ve diğer personelin yetenek, eğitim ve tecrübelerine uymayan görev verilmesi başarıyı engelleyebilir.

Örgütleme bazı bölümlerin veya örgütlerdeki bazı insanların başarısı ile değil örgütün bütün unsurları ile sağlanır. Bir bütün olarak örgütün amaçları vardır. Ticari işletmenin üretim işletmesinin, kâr amacı gütmeyen işletmenin amaçları farklıdır. İşletmenin örgütsel yapısı örgütsel amaçların başarılması ile gerçekleşebilir. Örgütlerin başarısı belirlenen amaçlara ne kadar zamanda ve ne ölçüde ulaşıldığı ile ölçülür. Burada önemli olan nokta amaçların belirlenmesinde rasyonel hareket edilmesi kadar örgütün bir bütün olarak bu amaçlara ulaşmak için ne kadar başarılı olduğudur. İşletmenin belirlediği amaçlarından önce genel amacın belirlenmesi gerekir.

Basamaklar ilkesinde örgüt içindeki çeşitli yetki, görev ve sorumluluk en üstten aşağıya doğru daralarak iner. Emir bir asta verilir ve gerektiğinde emri yerine getirecek kişiye kadar iner. Yetki ve sorumluluk yukarıdan aşağıya doğru indiğinde yönetim süreci tamamlanmış olur. Ancak astlarla üstler arasında yakın ilişki gereklidir. Üstler astların yapabilecekleri işleri verirken astlar da doğrudan bağlı olduğu bir üst yöneticinin verdiği işleri en iyi şekilde yapmalıdır. Böylece örgütün değişik basamaklarda koordinasyon sağlaması gerçekleşebilir.

Komuta Birliği İlkesi:  Örgütte yapılan hatalarından en yaygın olanı komuta birliğinin bozulması bir astı atlayarak daha alt kademeye iş veya yetki verilmesi veya bir astın bir üstünü atlamasıdır. Bu durumu önlemek için örgütlerde komuta birliğine uymak gereklidir. Bir örgütte emir-komuta (hat) organı olarak görev yapacak birimler ile kurmay organı olarak görev yapacak birimlerin ve aralarındaki ilişkilerin belirlenmesi örgüt tasarımında üzerinde durulması gereken bir konudur.

Yönetim alanının tanımı: Yönetim alanı bir üstün doğrudan denetleyebileceği ve yöneteceği ast sayısıdır. Burada temel düşünce bir yöneticinin çok kişiyi etkin ve verimli yönetemeyeceğidir. Burada yöneticinin zamanının ve gücünün sınırlı olması yönetim alanının dar olmasını gerektirir. Yönetim alanı dar veya geniş olabilir.

Yetki devrinin temel nedenleri; üstlerin yüklerinin azalması, astların eğitilmesi, astların kendine güven sağlaması, kararların kalitesinin artması ve farklı görüşlerin ortaya çıkmasıdır. Doğru yanıt A'dır.

Büyüme: İşletmelerin varlıklarını devam ettirmeleri yeterli değildir. İşletmeler genelde küçük bir işletme olarak kurulurlar. Özellikle ekonomik koşullar ve dış çevre faktörleri zorladığında büyüme yolunu seçerler. Bugünün ekonomilerinde değişim çok hızlı olmaktadır. Büyüme ile işletmeler bazı üstünlükler sağlayabilir 
• Kârı arttırmak
• Belirli bir büyüklüğe erişmek
• Pazar payını arttırmak
• Yeni teknolojileri kazanmak
• Mal ve hizmet üretiminde çeşitlendirmeye gitmek
• Örgüt kimliğini geliştirmek
• Toplumda iyi bir yer elde etmek

Kolaylık İlkesi: Örgüt yapısında en önemli işlerden birisi ilişkilerin açık bir şekilde belirlenmesi gerekir. Temel ilişkilerde açıklık olmalıdır. Kimin kimden emir alacağı, ast üst ilişkilerinin belirlenmesi şüphe yaratmadan ortaya konması gereklidir. İş tanımları çok iyi yapılmalıdır ayrıca iş akımı çok iyi planlanmalıdır. Şemalara bakıldığında kumanda, kurmay, komite ilişkileri, fonksiyonel ilişkiler görülebilmeli, el kitapları okunduğunda görev, yetki ve sorumluluklar raporlama ile bilgi ve talimat verme ilişkiler açıkça anlaşılabilmelidir.

Örgüt kelimesini iş hayatında olduğu kadar günlük yaşantımızda da kullanırız. Her sorun çıkışında çözüm bulmak için örgütsel bir faaliyete gireriz. Bu faaliyet bir yemek örgütlemesinden tedarik zincirini yeniden örgütlemeye kadar geniş bir alanda yer alır. Örgütleme sorunu küçük bir işletmede  olabileceği gibi (bakkal, kırtasiyeci vb.) büyük işletmelerde veya uluslararası global işletmelerde olabilir. İşletmeler sorun çıkmasın diye düşündüğümüz yerler değildir aksine sorun çıktığında örgütsel çözümler üretebileceğimiz kuruluşlardır. Kar amacı gütmeyen işletmelerde örgütsel sorunlar ortaya çıkabilir.