YÖNETİM VE ORGANİZASYON I - Deneme Sınavı - 6

Sürekli kullanılan planlar, işe alım, kredi verilmesi ve gerekli malzemelerin sağlanması gibi sürekli veya tekrarlayan faaliyetleri içeren bir planlamadır. Politikalar, prosedürler ve kurallar bu tür planlardandır.

Eylemsel planların süresi genellikle 12 ay ve daha az sürelidir. Örgütte yer alan küçük birimleri kapsar. Küçük ve aynı yapıda olan birimlere odaklandığı için karmaşıklığı en az olan plandır. Stratejik ve taktik planlamaya göre çok azdır. Etkinin az olmasının sebebiyse, örgütün belirli bölümlere uygulanmasıdır.

Her örgütün, amaçları farklı olsa da planlama süreci aynıdır. Planlama süreci, dört aşamadan oluşur. Planlama süreci: amaçların belirlenmesi, bu amaçlara ulaşmak için seçeneklerin oluşturulması, uygun seçeneğin belirlenmesi ve planların uygulanmasıdır.

Taktik planlar örgütün tümünü kapsamadığı için belirli işleri ve birimleri etkiler. Kısaca “Belirli işleri ve birimleri etkileyebilir, ancak örgütün tamamını etkileyemez” ifadesi taktik planlara aittir.

Örgütte genel amacın yanında yukarıdan aşağıya doğru azalan yetki ve görevlere paralel olarak amaçlar belirlenir. Amaçların en üstten en alta kadar yetkiye bağlı olarak basamaklaşması sırasıyla şöyledir: Tepe Yönetim Amaçları, Bölümlerin Amaçları, Orta Kademe Amaçları ve Alt Kademe Amaçları.

Bir örgütte emir-komuta (hat) organı olarak görev yapacak birimler ile kurmay organı olarak görev yapacak birimlerin ve aralarındaki ilişkilerin belirlenmesi örgüt tasarımında üzerinde durulması gereken bir konudur. Emir komuta yetkisinde “yönetim kurulu” ilk sırada yer almaktadır.

Yönetim alanı ilkesi önceleri denetim alanı olarak ifade edilmişti (span of control). Ancak daha sonra eksik yönleri dikkate alındı ve yönetim alanı kavramı ifadesi kullanılmaya başlandı. Yönetim alanının tanımı: Bir üstün doğrudan denetleyebileceği ve yöneteceği ast sayısıdır. Burada temel düşünce bir yöneticinin çok kişiyi etkin ve verimli yönetemeyeceğidir.

İşletmeler genelde küçük bir işletme olarak kurulurlar. Özellikle ekonomik koşullar ve dış̧ çevre faktörleri zorladığında büyüme yolunu seçerler. Büyüme ile işletmeler bazı üstünlükler sağlayabilir. Seçeneklerde verilen “Pazar payını daraltmak” bu üstünlükler arasında yer almamaktadır. Doğrusu ‘Pazar payını arttırmak’ tır.

Yönetim faaliyetinin yerine getirilmesinde ilk asama planlamadır. Planlamanın gerçekleştirilmesi olmadan diğer işlevlerin yerine getirilmesi söz konusu olamaz. Planın yapılmasından sonra plana uygun bir örgütleme uygulaması yapılarak diğer yönetim işlevleri ile yönetim faaliyetleri tamamlanır.

Örgütlemenin ön çalışması olan planlamanın hazırlanmasından sonra planlamadaki amaçların gerçekleşmesi için en önemli aşama sırasıyla bazı adımların atılması gerekir. Örgütlemede üç temel aşama bulunmaktadır. Bunlardan ilki ‘işlerin belirlenmesi ve gruplara ayrılmasıdır’.

Yetki en üst yönetimden an alt yönetime kadar azalarak gider. CEO (Baş İcracı, Yönetici, BİY )dan şube müdürüne kadar her yöneticinin hat örgütte yetkileri söz konusudur. Yukarı çıkıldıkça yetki artar aşağıya inildikçe yetki azdır.

Yetki devri üstten aşağıya doğru sağlandığında (müdürün yardımcısına yeni bir bölüm kurmak konusunda veya yeni bir teknolojiyi satın alma yönünde yetki vermesi vb.) alt kademeler yetkili kılınmakta ve bu yetki ile birlikte güç sağlanmaktadır. Yetki devri ilkesinin son aşamasında yetki devrinde denetim sisteminin kurulması yer almaktadır.

Yetki devrinin nedenleri arasında “farklı görüşlerin ortaya çıkması” yer almaktadır. Bu durumda aynı görüşe bağlı kalmanın sağlanması seçeneğinde verilen ifade nedenlerden birisi değildir.

İstisna ilkesi; Üstlerin rutin işler için rahatsız edilmemesi, astların işleri üst yönetime gitmeden yerine getirmeleridir şeklinde tanımlanmaktadır.

Saptanan amaçlara ulaşmak için gerekli koşulları sağlama faaliyetine örgütleme denir. Örgüt bu amaçlara ulaşmayı sağlayan topluluk, planlama, yönetim ve işbölümü örgütlemenin içinde yer alan öğelerdir.

Yönetim faaliyetinin yerine getirilmesinde ilk aşama planlamadır. Planlamanın gerçekleştirilmesi olmadan diğer işlevlerin yerine getirilmesi söz konusu olamaz. Planın yapılmasından sonra plana uygun bir örgütleme uygulaması yapılarak diğer yönetim işlevleri ile yönetim faaliyetleri tamamlanır. Bölümlere ayırma ve iş faaliyet tiplerinin belirlenmesi örgütleme sürecinin basamaklarıdır. Personelin belirlenmesi ise örgütlemenin temel üç aşamalarından biridir.

Çapraz İlişkiler astların diğer astlarla görüşmesidir.

Basamaklar ilkesinde örgüt içindeki çeşitli yetki, görev ve sorumluluk en üstten aşağıya doğru daralarak iner. Emir bir asta verilir ve gerektiğinde emri yerine getirecek kişiye kadar iner. Yetki ve sorumluluk yukarıdan aşağıya doğru indiğinde yönetim süreci tamamlanmış olur.

Çeşitli yöneticilerden emir almak astın başarısını azalttığı gibi kaos yaratan bir durumdur. Örgütte yapılan hatalarından en yaygın olanı komuta birliğinin bozulması bir astı atlayarak daha alt kademeye iş veya yetki verilmesi veya bir astın bir üstünü atlamasıdır. Bu durumu önlemek için örgütlerde komuta birliğine uymak gereklidir. Bir örgütte emir-komuta (hat) organı olarak görev yapacak birimler ile kurmay organı olarak görev yapacak birimlerin ve aralarındaki ilişkilerin belirlenmesi örgüt tasarımında üzerinde durulması gereken bir konudur.

Emir komuta yetkisinde en altta şube şefi vardır.