YÖNETİM VE ORGANİZASYON I - Deneme Sınavı - 10

Yetki devrine gidilmesi yönetim alanını etkileyen üstlerle ilgili faktörlerden biridir.

Yöneticiye çalışmasında ve stratejik hedeflerine daha çok zaman harcamasında büyük bir aşama kazandırdığı gibi üst yönetimde işlerin çokluğundan ortaya çıkacak sorunların azalmasını sağlayacak olan örgütleme ilkesi yetki devri ilkesidir.

Etkin olmayan bölümlerin kapatılması işletmelerin küçülme politikası uyguladıkları zaman gerçekleştirdikleri bir işlemdir.

İşletmenin el kitabı okunduğunda görev, yetki ve sorumluluklar raporlama ile bilgi ve talimat verme ilişkileri açıkça anlaşılabiliyorsa kolaylık ilkesi yerine getirilmiş olur.

Saptanan amaçlara ulaşmak için gerekli koşulları sağlama faaliyetine örgütleme adı verilir.

Coğrafik temele dayanan bölümlere ayırmada çok çeşitli mal üreten işletmeler yönünden
sakıncalar ortaya çıkar. Çeşitli mal üreten işletmeler bölgeler arası koordinasyon kurmada
zorluklarla karşılaşabilir. Bu örgütlemede üretim tekniklerini bir bölgeden diğerine transferi bazı sakıncaları doğurur. Doğru cevap E seçeneğidir.

İşletmelerde denetim fonksiyonu denetim sistemleri aracılığıyla gerçekleştirilmektedir. Denetim sistemleri işletmenin planlanan başarı düzeyine ne ölçüde ulaştığını ölçmek ve eğer istenilen performans
seviyesi yakalanamadı ise, gerekli düzeltici önlemlerin alınmasının sağlanabilmesi amacıyla tasarlanmaktadır. Denetim sistemlerinin temel görevi planlama sürecinde öngörülen hedeflerden sapma
varsa, bu sapmaları tespit etmektir.

Etkili bir denetim sistemi sayesinde yöneticiler, işletme içinde görevli bireylerin işlerini doğru yapıp, yapmadıklarına veya gereksiz işlerle vakit kaybetmediklerine emin olabilirler. Eğer işler planlandığı gibi yürümüyor ise, yöneticiler bu duruma yol açan sorunları saptamalı ve gerekli çözüm yollarını olabildiğince hızlı bir şekilde ortaya koymalıdırlar. Yöneticilerin denetim süreci bağlamında üzerinde durmaları gereken işi, bu şekilde özetlemek mümkündür

Denetim; örgütsel başarı düzeyinin daha önceden belirlenmiş standartlar, planlar ve hedefler doğrultusunda ölçülmesi, planlanan başarı düzeyi ile ölçülen başarı düzeyi arasında herhangi bir sapma varsa, gerekli düzeltici önlemlerin alınarak, örgütsel kaynakların en etkili ve verimli bir şekilde kullanımının sağlanabilmesi amacıyla yöneticiler tarafından yürütülen sistematik çabalar bütünüdür.

Yönetim sürecinin son aşaması olarak denetim, oldukça önemli bir yönetim fonksiyonudur. Fakat denetimin her zaman düşük maliyetli ve sorunsuz bir şekilde uygulanabilmesi mümkün olamamaktadır.  Denetim süreci, standartlar sağlandığında ve örgütsel amaçlara erişildiğinde amaçlarına ulaşmaktadır. Bunun aksine denetimsizlik ise yapılan işin standartlara uyumunun sağlanamadığı, sapmaların kabul edilemez düzeyde olduğu bir ortam yaratmaktadır. Denetimin etkili bir şekilde yapıl(a)madığı işletmelerde, örgütsel amaçlara erişim neredeyse imkânsızdır. Yöneticiler denetimsizliğe yol açan etkenleri yakından izlemeli ve gerekli çözüm yollarını üretebilmelidir. Denetim sisteminin etkili bir şekilde çalışması, yöneticilerin üzerinde durmaları gereken en önemli konular arasındadır.

Herhangi bir işletmede etkili bir denetim sisteminin var olmamasına neden olan temel etkenler şu
şekilde sıralanabilir (Bateman ve Snell, 2007, 520);
• Üst Yönetimin Umursamazlığı: Üst düzey yöneticiler denetime gereken önemi vermemekte veya
bu konuda astlarına karşı olumsuz örnek oluşturmaktadır.
• İşletme Politikalarının Belirlenmemiş Olması: İşletmenin faaliyetlerine yön veren temel
beklentiler yazılı bir şekilde ortaya konmamıştır.
• Başarı Standartlarının Belirlenmemiş Olması: İşletme çalışanları ulaşılması gereken hedefler
hakkında bilgi sahibi değildirler.
• İletişim Kanallarının Kapalı Olması: Çalışanlar işletmeye ilişkin olumsuz bilgileri üstleriyle paylaştıkları zaman, işletmedeki geleceklerinin tehlikeye gireceğini düşünmektedirler.
• Düzenli Olarak Değerlendirme Yapılmaması: Yöneticiler, genel ve bireysel başarıları belirli zaman aralıklarında, düzenli olarak denetlememekte ve geribildirimde bulunmamaktadır.
• Bilgi Sistemlerinin Etkili Olmaması: İşletme için oldukça önemli olan çeşitli veriler ya elde edilmemekte ya da ihtiyaç halinde erişilememektedir.
• Etik Olmayan Örgüt Kültürü: İşletmede çalışan bireyler dürüstlüğü önemli bir erdem olarak algılamaktadırlar.

Tipik bir denetim fonksiyonu dört basamaklı, döngüsel bir süreç olarak düşünülebilir. Bu süreç hem dinamik hem de sibernetik özellikler göstermektedir. Denetim sürecinin dinamik olması, sürecin devamlılık arz etmesiyle ilgilidir. Denetim bir kez yapılan bir iş değil, işletme faaliyetleri sürdükçe yapılması gereken temel bir yönetsel fonksiyondur. Denetim sürecinin sibernetik olması ise, sürecin sürekli kendini düzeltme eğiliminde olmasından kaynaklanmaktadır. Gerekli düzeltici tedbirleri içermeyen bir denetim süreci, işletmecilik amaçlarına ulaşılabilmesinin önündeki en önemli engellerden birisi olarak algılanmalıdır

Her işletme çeşitli hedeflere ulaşabilmek için faaliyet göstermektedir. Bu hedefler; kar elde etme, yenilikçi olma, işletmenin devamlılığı ve toplumsal hayata sosyal fayda sağlama şeklinde özetlenebilir. Bu bağlamda standart, belli bir hedefi gerçekleştirmek için ulaşılması gereken performans seviyesi olarak tanımlanabilir. Standartlar belli başarı seviyelerine ulaşabilmek için gerekli olan performans hedefi olarak düşünülebilir. İşletmeler birçok alanda standart belirleyebilirler.

Denetim sürecinin son aşamasında sapmalara ilişkin düzeltici tedbirlerin alınması söz konusu olmaktadır. Bu aşamada faaliyetlerin planlanan sonuçlara erişilebilmesi adına yeniden düzenlenmesi veya değiştirilmesi söz konusu olmaktadır. Ciddi sapmaların olduğu durumlarda yöneticiler hızlı bir şekilde gerekli düzeltmeleri gerçekleştirmelidirler. Geleneksel denetim yaklaşımlarında, düzeltici tedbirler yetki ilişkileri çerçevesinde üst kademelerden gelen emirler aracılığıyla alınırken, günümüz de bu tedbirlerin işi bizzat gerçekleştiren çalışanlar tarafından alınabildiği de görülmektedir. Düzeltici tedbirlerin nasıl ve kim tarafından alınacağı ve uygulanacağı karşılaşılan sorunun veya sapmanın yapısıyla yakından ilgilidir. Her durum için farklı uygulama adımlarının ve farklı sorumluların belirlenmesi gerektiği gözden kaçırılmamalıdır

Gelecek odaklı denetim türünde, denetimin amacı herhangi bir sorunun ortaya çıkmadan önce önlenebilmesidir. Faaliyet sonuçlarının beklenmesi ve bu sonuçların standartlarla karşılaştırılması yerine, yöneticiler faaliyetlere ilişkin çeşitli yönetsel kararlar alarak, olası sapmaların önüne geçmeye çalışmaktadırlar. Bu noktada, gelecek odaklı denetim kavramı yerine önleyici denetim kavramının da kullanılabildiği
bilinmelidir.

İşletme bünyesinde yürütülen tüm faaliyetlerin kalite düzeylerinin arttırılması felsefesine dayanan toplam kalite yönetimi, oldukça geniş kitleler tarafından kabul gören bir kalite denetim felsefesidir. Toplam kalite yönetimi (TKY), kalite düzeyinin geliştirilmesinde tüm işletme çalışanlarını belli düzeyde sorumluluk altına sokmaktadır.

İşletmedeki çalışanların verimli bir şekilde çalışması için onlara yetenekleri doğrultusunda işler verilmelidir. Bunun için üstler sahip olduğu yetki doğrultusunda astlara emirler verirler. İşletmede yöneltme konusu ele alınırken şu soruların cevabı verilmeye çalışılır. Doğru cevap A'dır.

Örgütteki tüm çalışanların belirlenen amaçları gerçekleştirecek şekilde çalışmalarını sağlayan, onları organizasyonun istediği biçimde hareket etmeye yönlendiren, çalışanları istekli bir şekilde çalışmaya sevk eden ve onların performansını artırmayı hedefleyen bir yönetim fonksiyonudur. Burada yöneltme ile gerçekleştirilmek istenen sadece çalışanları işletmenin amaçlarını gerçekleştirmek adına onları iş yapar konuma getirmek değildir. Burada önemli olan çalışanları istekli bir şekilde ve yaptıkları işten zevk alacak şekilde çalışmalarını sağlamaktır.

İşletmede çalışanın harekete geçmesini sağlayan unsur, üstün asta emir vermesidir. Burada ilk olarak ele alacağımız konu emir kavramının açıklanmasıdır. Emir, bir örgütte üstlerin astlara bir işi yapmaları veya işi yönlendirmeleri ya da işi durdurmaları için ilettikleri mesajdır. Yöneltme fonksiyonunun yerine getirilmesi için gerekli şartlardan biri daha önce de belirttiğimiz gibi emir vermedir. Emir verme biçimi yöneltmenin başarısını doğrudan etkilemektedir.

Temel olarak emirler demokratik ve otokratik bir yapıda olabilirler. Bu da demokratik ve otokratik yöneltme anlayışını ortaya çıkarır. Buna göre demokratik bir yöneltme anlayışı sözkonusu olduğunda astlara verilen emirler astlar üzerinde “emir” etkisi yaratmaz. Çünkü bu emirler astlara danışılarak alınan kararlar sonucunda verilmiştir. Bu tür demokratik anlayışın hakim olduğu bir ortamda sergilenen yöneltme aslında danışmalı bir yönetimin uygulandığını göstermektedir.