YÖNETİM VE ORGANİZASYON I - Deneme Sınavı - 7

Yönetimin çeşitli tanımları vardır. Bu tanımlardan biri şöyledir: “Yönetim, değişen çevrede sınırlı kaynakları verimli şekilde kullanarak örgüt amaçlarına etkin bir şekilde ulaşmak için başkalarıyla işbirliği yapmaktır”. Yukarıdaki ifadeleri bu tanımı temel alarak incelediğimizde, “yönetimin ilgi alanının tesadüfi faaliyetler olmadığı” çıkarımını yapabiliriz. Zira, yönetim örgütün amaçlarına ulaşmak için izlenen ve içinde planlama, karar alma ve değerlendirme faaliyetlerini barındıran sistematik bir süreçtir.

“Etkenlik istenen sonuçlara ulaşmak (kâr, büyüme, finansal rasyolar, örgütsel itibar vb.) için doğru hareket tarzı ortaya koymaktır.” Başka bir ifadeyle, etkenlik işlerin iyi bir şekilde yapılmasıdır. “Bir çıktıyı elde etmek için harcanan girdi ile sonuçta elde edilen çıktıyı karşılaştırdığımızda elde edilen sonuç etkililik olarak kabul edilebilir.” Başka bir deyişle, etkililik kaynakları çok iyi bir şekilde kullanmaktır. Her ne kadar, başarılı bir yönetim etkililik ve etkenlik arasındaki tercihini durumun ortaya çıkardığı ihtiyaçlara göre yapmak zorunda kalsa da; normal koşullar altında, yönetici durumunda olan (üst ve alt yöneticiler) kişiler bu iki kavramı dengelemek zorundadırlar. Bunu, işler iyi bir şekilde yerine getirilirken, sınırlı kaynakların ziyan edilmemesi olarak ifade edebiliriz.

Şıklarda yer alan bütün ifadeler planlamanın özelliklerini belirtmektedir. Ancak, “planlama fonksiyonunda yapılacak işler nelerdir?” sorusunun cevabını, “planlama örgütün amaçlarını ortaya koymak ve bu amaçlara nasıl ulaşılacağını tasarlamaktır” ifadesi vermektedir.
En yakın çeldirici, Planlama yapılırken karar alma işlevi yerine getirilir, şıkkıdır. “Planlama yapılırken karar alma işlevinin yerine getirildiği” doğrudur. Ancak, karar almak planlamanın yalnızca bir kısmıdır. Örgütün amaçları belirlenirken ve bu amaçlara nasıl ulaşılacağı tasarlanırken, çok sayıda amaç ve yöntem ortaya çıkabilir. Bunların arasından doğru olanları seçmek için karar alma işlevi yerine getirilir. Özetle, planlama fonksiyonu karar almanın dışında da işlevlere sahiptir.

Örgütleme fonksiyonunda temel olarak yapılacak işler şunları kapsar:
İşlerin tanımını yapmak ve bu tanımlara uyan kişileri işe almak; insanların ve işlerin belirlenmesi sonucunda ana bölümleri belirlemek (finansman, üretim, pazarlama, tedarik, insan kaynakları vb.) bu bölümlerin yatay iletişim imkânları sağlamak için koordinasyon içinde çalışmalarını sağlamak; yeni ekipler kurmak ve proje yönetimi geliştirmek.

Cevap şıklarında belirtilen bütün özellikler, iyi bir yöneticide bulunması arzulanan özelliklerdir. Ancak, yöneltme fonksiyonun başarılı olabilmesi için, yöneticilerin liderlik yapma özelliklerinin olması şarttır. Lider olabilmek için de, liderin bireylerin dinamiklerini, grup davranışlarını iyi bilmeleri ve diğerlerini etkileme yetkinliğini göstermeleri gerekir.

Yönetici başkaları vasıtasıyla iş yapan kişidir. Bu nedenle, günlük ve rutin işleri yapmak, yöneticilerin kendi görevleri değildir; astlarının görevidir. Ancak, yöneticiler örgüt amaçları doğrultusunda örgüt içindeki ve dışındaki bireylerle iş birliği yaparlar; örgütü temsil ederler; örgütün başarısından sorumlu tutulurlar; sorun çıkmasına engel olurlar ve sorun çıkarsa da sorunları çözmek için uğraşırlar.

X bankasının şube müdürü, genel müdürlükte çalışan üst yönetimin (genel müdürün, genel müdür yardımcısının) ve genel müdürlükte çalışan orta yönetimin (bölüm başkanlarının) ‘ast’ıdır. Ayrıca, şube müdürü genel müdürlükte yapılan planlamanın şubesinde uygulanmasından sorumludur. Benzer şekilde, genel müdürlükte saptanan amaçları gerçekleştirmek üzere, şubede çalışan astlarını (süpervizörler) yönlendirmek ve denetlemekle yükümlüdür. Öyleyse, bu şube müdürünü orta yönetim basamağında sınıflandırabiliriz.

Mağaza müdürü, mağazadaki satış, satın alma, muhasebe vb. fonksiyonlardan; fabrika müdürü fabrikadaki üretim, montaj, muhasebe vb. fonksiyonlardan; banka şubesi müdürü, şubedeki cari işlemler, krediler, döviz işlemleri vb. fonksiyonlardan; hastane başhekimi ise, hastanedeki dâhiliye, göz vb. farklı tıbbi fonksiyonlara göre ayrılmış bölümlerden sorumludur. Dolayısıyla, bu müdürlerin hepsi genel yöneticidir. Oysaki, üretim müdürü yalnızca üretim fonksiyonundan sorumludur.

Stratejik planlama yapan yöneticiler, çevrenin örgütü nasıl etkilediğini anlamalıdırlar. Başka bir ifadeyle, örgüt ile çevre arasındaki ilişkiyi görebilmelidirler. Bu da, kavramsal yeteneği kullanmayı gerektirir.

Teknik yetenek, bir işin başarılması için özel bilginin ve tecrübenin olması veya araç ve tekniklerin kullanılması için uygun durumda olma yeteneğidir. Dolayısıyla, ileri derecede uzmanlaşma teknik yeteneğin aranmasını gerektirmektedir.

Kişiler örgütlere girmek zorunda olduğundan görev yaparken istediği işi yapmak yerine verilen görevleri yerine getirmek zorundadırlar. Eğitim ve yeteneklerine uygun bölüm veya kısımlarda çalıştırılırlar. Dolayısıyla örgütte bireylerin çalıştırıldığı görev veya departman için herhangi bir kıstas yoktur, seçenekteki ifade yanlış bir ifadedir.

Örgüt tarafından yapılan işlerden bazıları aşağıdadır.
Stratejilerin belirlenmesi
Misyonun belirlenmesi
CEO’nun gelecek 5-10 yılda yapacağı işleri planlaması
Büyümenin nasıl ve hangi şekillerde sağlanacağı (içerden veya dışardan satın alma yoluna veya stratejik işbirliğine gitmek)
Ana bölümlerin planlarının rasyonel bir biçimde belirlenmesi ve bölüm hedeflerinin bir bireyle (pazarlama planı, finansman planı vb.) uyum içinde olması çok önemlidir.
Dolayısıyla  I-II-V seçeneğinde yer alan maddeler örgüt tarafından yapılan işler kapsamındadır.

Örgüt içinde çalışanlar başarılı olurlarsa tüm olarak örgüt başarılı olur. Her eleman daha önce bilgi ve beceri kazandığı işte çalıştırılıp diğer bir deyişle uzmanlaştığı alanda çalıştırılırsa örgüt bu elemanlarda en yüksek verimi alabilir.

Ürünlerin performansı değerlendirmesi kolayca saptanabilir, seçeneği dışında yer alan seçenekler ürün temeline dayanan bölümlendirmenin sakıncaları arasındadır. Ürün temeline dayanan bölümlendirme ile ürünlerin performans değerlendirmesi kolayca saptanabilmektedir.

Koordinasyon güçleşir, seçeneği dışında yer alan seçenekler ürün temeline dayanan bölümlendirmenin faydaları arasındadır. Ürün temeline dayanan bölümlendirmede koordinasyon güçleşir.

Ürün temeline dayanan bölümlere ayırmada yönetim kurulu en üstte bulunur ve genel müdür yönetim kuruluna bağlı olarak çalışır. Genel müdürün altında ise finansman, personel, üretim ve pazarlama bölümleri bulunmaktadır. Bu 4 bölümden bağımsız olarak yine genel müdüre bağlı olan ürün temeline göre bölümler bulunmaktadır. Ancak koordinasyon söz konusu hiyerarşi kapsamı dışındadır.

İnsan, örgütün amacı ve örgütün yapısı bir örgütün temel unsurlarıdır. Bir örgütün kurulma nedeni, örgüt amacının gerçekleştirilmesidir. Bu nedenle,Örgütler insanlardan oluşur ,  Örgüt çalışanları ortak amaç doğrultusunda çaba harcarlar ve İnsanlar, ihtiyaçlarını karşılamak ve amaçlarına ulaşmak için örgüt oluştururlar, şıkları doğrudur. Bir örgüt amacını belirli bir yapı içinde gerçekleştirir. Başka bir deyişle, bir örgütte kimin neyi nasıl ve hangi yetkiyle yapacağı bellidir. Bu nedenle, Örgüt çalışanları, örgütte verilen görevleri yerine getirmek zorundadırlar, şıkkı da doğrudur. Ancak, örgüt çalışanlarının hangi bölüm ya da kısımlarda çalışacağına, çalışanların eğitim ve yeteneklerine bakılarak karar verilir.

Başarılı bir örgütte, I’inci, II’nci ve III’üncü ifadede yer alan faaliyetler gerçekleşmiştir. Çünkü, yetki ilişkisi açık bir şekilde belirlenmezse örgütte anarşi ortaya çıkar. Örgütün amacı doğru bir şekilde ortaya konmazsa, örgütün gerekli görevleri yerine getirmesi sağlanamaz. Örgüt süreçlerinde dikey ilişkiler yanında yatay ilişkilerin de mümkün olması, başarı için gereken esnekliğine katkı sağlar. Ancak, IV’üncü ifadede yer alan “biçimsel olmayan iletişime öncelik verilmesi”, biçimsel olmayan kanallardan elde edilecek mesajların kaynaktan çıktığından çok farklı algılanmasına yol açabilir. Bu nedenle bir örgütün başarılı olabilmesi için, örgütte öncelikle biçimsel iletişim desteklenmelidir.

Şıklarda yer alan uzmanlaşma, amaç birliği, komuta birliği ve hiyerarşik yapılanma kavramları, örgütleme ilkeleridir. Bu ilkeler, 6. ünitede (örgütleme) tanımlanacaktır. Soruda verilen tanım ise, bölümlere ayırma kavramının tanımıdır. (Bkz. sayfa 27).

Bir örgütü bölümlere ayırmada arzulanan etkenliği ve etkililiği elde edebilmek için, bir bölümde yapılan işlerin ve bu işlerin amaçlarının benzerlik göstermesi gerekir. Ayrıca, belirlenmiş işleri görecek elemanların benzer nitelikleri taşıması da, bu elemanların iş birliği yapmasını kolaylaştıracaktır.