YÖNETİM SİSTEMLERİ VE RİSK YÖNETİMİ

DESTEK: ISO 22301 İş Sürekliliği Yönetim Sistemi’nin kuruluşunda, uygulanmasında, düzenli bakımının yapılmasında ve sistemin geliştirmesinde ihtiyaç duyulan bütün kaynakların açıklandığı bölümdür.

Kalkınma, ekonomik büyüme ve refah seviyesin­deki yükselmeyi; çevreyi ve yeryüzündeki tüm in­sanların yaşam kalitesini gözeterek gerçekleştirmesine Sürdürülebilirlik adı verilir.

Proaktif bir yaklaşım içeren iş sürekliliği yönetiminin ana aşamaları:

İş sürekliliği yönetimi, Olay Öncesi Hazırlık aşamaları:

İş Etki Analizi: Riskin gerçekleşmesi hâlinde olabilecek kesintilerin kuruluşun faaliyetleri üze­rinde oluşturacağı etkiyi tespit etmek için kullanılan analizdir.

Risk Analizi: Kuruluş için kabul edilebilir kesinti sürele­rinin ne olabileceğini ve çok uzun kesinti olması durumunda bundan etkilenecek kritik noktaların hangileri olacağını belirlemek için yapılan analizdir.

“Maksimum Kabul Edilebilir Kesinti Süresi (MTPD)” hesaplanırken göz önünde bulundurulması gereken faktörler:

PUKÖ Yaklaşımı: Temelinde işin daha iyi nasıl yapılabileceği anlayışı yer alan, sistematik olarak “Planlama”, “Uygulama”, “Kontrol Etme” ve “Önlem Alma” adımlarının uygulanmasını içeren yaklaşımdır.

Etkin bir performans ölçümü için öncelikli olarak; Müşteri gözüyle başarı ölçütleri (müşteri sesi):
Müşteri gözünde başarı nedir ve nelere bakılarak ölçülebilir? Örneğin, müşteri gözüyle üretilen çıktının olması gereken süresi nedir, ürün veya hizmetin beklentilerini karşılama düzeyi nedir?

Başarılı olmuş kuruluşlar ve uyguladıkları yönetim sistemleri analiz edildiğinde her kurumda aynı
isimle anılmasa da sekiz temel yönetim tekniğinin bir arada ve birbirleriyle etkileşim hâlinde uygulandığını görmek mümkündür: Bunlar;

(1) Süreçyönetimi;

(2) PUKÖ yaklaşımı;

(3) Performans ve hedef yönetimi;

(4) Kurumsal risk yönetimi;

(5) Etkili iletişim;

(6) Takım çalışması;

(7) Hafıza yönetimi;
(8) Sistem yaklaşımıdır.

Etkinlik iş sürekliliği temel kavramlardan değildir.

Risk İştahı: Firmanın üst yönetimi tarafından belirlenmiş olan kabul etmeye, tolere etmeye ya da maruz kalmaya hazır olduğu toplam risk miktarıdır.

TS EN ISO 22313 standardı (Rehberlik): İş sürekliliği yönetim sistemlerini konu alan bu Standard, kuruluşların işi akamete uğratan olaylara hazırlıklı olmasını, müdahale edilmesini ve normal faaliyet akışına dönebilmesini sağlayan dokümante edilmiş bir yönetim sisteminin planlanması, tesis edilmesi, uygulanması, işletilmesi, izlenmesi, gözden geçirilmesi, idame ettirilerek ve sürekli olarak iyileştirilmesi açısından uluslararası iyi uygulamalara dayalı olarak rehber bilgileri kapsar.

Kaynaklar: Kurumun amaçlarını ve hedeflerini gerçekleştirmek için çalıştırmak üzere kullanıma hazır bulundurulan her türlü varlık (insan, araç-gereç, makine-ekipman, sarf malzeme, tesis, para, belge vb.)

BS 25999 Standardı: BS 25999 Standardı, 2003 yılında İngiliz Standartları Enstitüsü (BSI - British Standards Institution) tarafından hazırlanmıştır.

İş Sürekliliği Yönetim Sistemin’deki (BCMS) değişiklikleri yönetme, ISO 22301: 2019’un tek yeni şartı, kuruluşların İş Sürekliliği Yönetim Sistemi’nde (BCMS) planlanan bir şekilde değişiklik yapmasını gerektirir ve bu da aşağıdakileri göz önünde bulundurarak gerçekleştirilebilir: 1. Değişimin amacı ve sonuçları, 2. İş Sürekliliği Yönetim Sistemi’nin bütünlüğünün değişiklikten nasıl etkilendiği, 3. Değişikliği gerçekleştirmek için mevcut kaynaklar, 4. Sorumlulukların ve otoritelerin tanımı veya değişimi

Olay Öncesi Hazırlık Aşaması; Bu aşama kapsam analizi, risk analizi, iş etki analizi, kapasite analizi ve yatırım analizi gibi çalışmalar ile iş sürekliliğini tehdit edebilecek unsurların belirlenmesi, bunların bertaraf edilmesi veya etkisinin en aza indirilmesi için gerekli çalışmaları içermektedir. Bu aşamada kapsamlı bir risk yönetim planı oluşturularak tespit edilen riskler iyi yönetilmelidir. Bu aşamada yapılacak çalışmalar ile işlerin kesinti olmadan veya tolere edilebilir düzeyde bir kesinti ile sürdürülebilirliği için gerekli önleyici tedbirler alınır. Kesintinin kaçınılmaz olması durumunda ise en kısa sürede tekrar istenen kapasitede ürün ve hizmetlerin sunulması için gerekli çalışmalar planlanmaya başlanır.

Olay Sonrası Kurtarma ve Geri Dönüş Aşaması; Olay sonrası değerlendirme, ders çıkarma ve bir anlamda ilk iki aşamanın kontrolünü içermektedir. Burada amaç meydana gelen bir olay sonrasında dersler çıkararak bu benzeri olaylara karşı hazırlık yapmaktır.

ISO 22300:2012 İş Sürekliliği Yönetim Sistemi, Sözlük. İş sürekliliği konusundaki terimlerin açıklandığı bir dokümandır.

İş Sürekliliği Yönetim Sistemi’nin iki temel prensibi bulunmaktadır. Bunlar; (1) Risk analiz çalışması: Kuruluş hem bugün karşı karşıya olduğu riskleri hem de gelecekte olması muhtemel riskleri bugünden belirlemelidir. Risk analiz çalışmaları, kuruluş için kabul edilebilir kesinti sürelerinin ne olabileceğini ve çok uzun kesinti olması durumunda bundan etkilenecek kritik noktaların hangileri olacağını belirlemek için yapılmalıdır. (2) İş etki analizi: Riskin gerçekleşmesi hâlinde olabilecek kesintilerin kuruluşun faaliyetleri üzerinde oluşturacağı etkiyi tespit etmek için bu analiz yapılmalıdır. İş etki analizi, öncelikle, kuruluş için kritik olan faaliyetler için yapılmalıdır.