YÖNETİM BİLİMİ I - Deneme Sınavı - 16

Sistemler açık veya kapalı olabilir. Kapalı sistemler tüm amaçlarını karşılamak için kendi kendilerine yetebilen sistemlerdir. Bu tür sistemler çevreleriyle etkileşim hâlinde değillerdir. Böyle bir sisteme verilebilecek en yakın örnek, bir astronotun yaşam destek ünitesidir. Açık sistemler ise çevreleriyle etkileşim hâlindedirler.

Destek Alt Sistem: Bu sistemin iki temel işlevi vardır; sistemin ihtiyaç duyduğu girdileri sağlamak ve sistemin çıktılarını (ürün, hizmet vb.) sistemden uzaklaştırmak. Bu tür sistemler örgüt ve çevresi arasındaki ilişkilerin yürütülmesinden de sorumludurlar. Bu sistem bünyesinde yürütülen tüm faaliyetlerin esas amacı üretim alt sistemine destek olmaktır.

Her sistem, enerjinin tükenmesi, faaliyetlerin bozulması, dengenin kaybolması şeklinde gelişebilen çeşitli olumsuzluklar nedeniyle yok olma tehlikesiyle karşı karşıyadır. Sistemlerin bu özelliği entropi olarak adlandırılmaktadır. Kapalı sistemlerde entropi kuvvetlidir. Bu nedenle de bu tür sistemlerin yok olma olasılıkları daha yüksektir.

Denetim: İşletme performansının önceden belirlenen hedeflere ya da standartlara göre ne kadar yakında ya da uzakta olduğunu görmemizi sağlar.

Denetim, mevcut iş başarısının ölçülmesi ve başarı ile belirlenen hedeflerin gerçekleşme olasılığının saptanması olarak da tanımlanabilir. Denetim işlevi, bir faaliyeti daha önceden belirlenen amaçlara yöneltmede işletmelere rehberlik eden bir işlevdir. Denetim kavramının temelini, yapılan bir faaliyetten istenilen sonucun alınıp alınamayacağını anlamak oluşturur. Planlama sürecinde belirlenen amaçlar denetleme işlevi ile faaliyet sonuçlarının karşılaştırılmasını sağlar. Yönetim işlevleri arasında en son işlev olmasına rağmen, denetim işlevi sürecin her aşamasında yer alması gereken önemli bir işlevdir. İşletme faaliyetlerinde değişen çevre koşulları veya yanlış tespitler nedeniyle amaçlara ulaşılamayacağı öngörülebilir. Denetim işlevi sayesinde işletmeler amaçları düzeltici eylemlerde bulunabilirler. Doğru cevap C'dir.

İleriye Yönelik Denetim: Bu denetime “ön denetim” veya “önleyici denetim” de denilmektedir. İşletmede faaliyetler gerçekleşmeden önce kullanılacak girdilerin denetlenmesi ile yapılır. İleriye yönelik denetim işletmelerde koruyucu bir nitelik taşır. Üretim süreci için gerekli olan tüm girdiler denetlenerek hataların en aza indirilmesi sağlanır. Doğru cevap A'dır.

Geriye Yönelik Denetim: Faaliyet sonuçlarına odaklanan ve sorunları gerçekleştikten sonra çözen ve en yaygın biçimde kullanılan geleneksel denetimdir. Ürünler elde edildikten sonra standartlarla karşılaştırılır. Son denetimde eş zamanlı denetimdeki gözlemin aksine sayısal ve istatistiksel bilgiler denetlenir. Son denetimler, iş gücünün değerlendirilmesini, bireyi bölüm ya da birim için belirtilmiş kotaları (performans hedefleri), kalite denetimlerini, proje denetimlerini ve finansal analizleri içerir. Doğru cevap B'dir.

Denetim süreci, mevcut faaliyetteki sapmaları düzeltmek amacıyla önceden belirlenmiş standartlarla faaliyetleri karşılaştırma sürecidir. Bu nedenle denetim birtakım süreçlerden oluşur. Denetim süreci başlıca dört aşamadan oluşur. Bunlar; amaç, plan ve politikaların ışığında standartların belirlenmesi, yapılan faaliyetlerin ölçülmesi, yapılan faaliyetlerin sonuçlarının önceden belirlenen standartlarla karşılaştırılması ve düzeltme kararı verme aşamalarıdır. Doğru cevap D'dir.

İşletmelerde genel olarak denetim alanları dört başlık altında toplanmaktadır. Bunlar; mali denetim, hukuki denetim, idari denetim ve mesleki denetimdir. Doğru cevap C'dir.

İdari denetim: Örgütler planlama, örgütleme, yöneltme ve denetim faaliyetlerini eksiksiz yapmak isterler. Tüm bu yönetim fonksiyonlarının etkili biçimde ilerlemesi için çalışanların yöneticiler tarafından denetlenmesine idari denetim denir. Doğru cevap E'dir.

İşletmelerde etkili bir denetim sistemi için aşağıdaki koşullar dikkate alınmalıdır:

Doğru cevap B'dir.

Sertifikalı İç Denetçi (CIA) unvanı, iç denetçiler için uluslararası geçerliliği olan tek sertifikadır ve bireylerin iç denetim alanında mesleki profesyonelliklerini gösterebildikleri bir ölçüttür. Adaylar programı tamamladıktan sonra, her tür kuruluş veya iş çevresinde doğrudan uygulanabilecek eğitim deneyimleri, bilgileri ve iş araçları ile donatılmış olur. Doğru cevap C'dir.

Dengeli Başarı Göstergesi: Finansal ölçümlere dayalı performans sistemlerinin eksikliklerini kapatmak veişletmelerde performansı farklı açılardan artırmak amacıyla geliştirilmiş araçtır. Doğru cevap A'dır.

Durumsallık yaklaşımını klasik yönetim teorilerinden farklılaştıran temel noktalar şunlardır;

Durumsallık yaklaşımı, örgütü açık sistem olarak kabul etmekte ve çevresel koşulların örgüt yapısı üzerindeki etkilerini araştırma konusu yapmaktadır. Durumsallık yaklaşımına göre örgütün faaliyet gösterdiği çevrenin özellikleri örgütün yapısı üzerinde belirleyici bir etkiye sahiptir.

Durgun ve Yoğunlaşmış Çevre: Bu çevrede de değişim hızı oldukça düşüktür. Fakat bazı çevresel etkenler bir araya gelerek örgütsel faaliyetler üzerinde bir baskı unsuru yaratabilirler. Örneğin tüm gazete dağıtımcılarının tek bir çatı altında toplanması gazete üreten bazı işletmelerin faaliyetleri üzerinde bir baskı unsuru olarak kullanılabilir.

Woodward teknik karmaşıklığı üretim sürecinin makineleşme oranı şeklinde tanımlamış ve teknik karmaşıklık bağlamında üç farklı üretim tipinin olacağını ileri sürmüştür. Bunlar; birim üretim, kitle üretimi ve süreç üretimidir.

Örgüt yapısı üzerinde belirleyici bir etkisi olduğu öne sürülen bir başka konu stratejidir. Stratejinin örgüt yapısını belirlediği fikri ilk olarak ABD’li örgüt tarihçisi Alfred D. Chandler tarafından ortaya atılmıştır. Chandler’a göre strateji yapıyı belirlemektedir. Chandler bu düşüncesini 1962’de yayınlanan Strategy and Structure: Chapter in the History of the Industrial Enterprise isimli eserinde yer alan dört farklı durum çalışmasına ilişkin bulgulara dayandırmaktadır.

Sistem yaklaşımını örgütlere uyarlayanların örgüte ilişkin değerlendirdikleri temel bileşenler şöyledir:
• İnsanlar (Grup veya birey olarak),
• Teknoloji (İş yapma biçimi),
• Örgüt yapısı ve
• Çevre (Örgütün dışındaki her şey).

Önceki kısımlarda sözü edilen kavramsal açıklamalar değerlendirildiğinde, örgütsel
sistemlerin sahip olduğu temel özellikleri şu şekilde sıralayabiliriz:
• Açık birer sistem olarak örgütler çevreden girdi olarak bilgi, enerji ve diğer
kaynakları temin etmek zorundadırlar.
• Örgütler çevreden aldıkları girdileri kendi bünyelerinde yaptıkları işle ilgili
olarak bir dönüştürme sürecine tabi tutmaktadırlar.
• Dönüştürme süreci sonunda ortaya çıkan çıktılar çevreye sunulmaktadır.
Bu çıktılar üretim süreci sonunda oraya çıkan bir ürün olabileceği gibi, bir
kamu hizmeti de olabilir.
• Örgütsel sistemler geri bildirimli olarak çalışmaktadırlar. Geri bildirim, örgütler
için oldukça önemli bir denetim mekanizmasıdır.
• Örgütler dış çevrede meydana gelen değişimlere karşı kendi bünyelerinde
çeşitli değişimler yaratarak tepki göstermekte ve bu şekilde sürekli olarak
dengeli bir konumda olmaya çaba göstermektedirler.
• Büyüklüğü ne olursa olsun tüm örgütsel sistemlerde entropi eğilimi vardır.
Örgüt entropiye karşı negatif entropi geliştirerek varlığını sürdürmeye çalışmaktadır.