YÖNETİCİ ASİSTANLIĞI

Çapraz fonksiyonlu takımlarda; farklı departmanlarda çalışan insanların bir araya getirilmeleri ve karar alma ve uygulama sürecinin bir parçası kılınmaları söz konusudur. Örgütler çalışanların sinerjik etkilerinden yararlanabilmek ve belirli projeleri yerine getirebilmek için işletmelerin farklı departmanlarında çalışan bireyleri bir araya getirerek çapraz fonksiyonlu takımlar oluşturmaktadırlar.

Bu tür takımlar genellikle aynı mesleki faaliyet içinde olan veya aynı üniteye bağlı olarak çalışan ve sayıları 5-10 kişi arasında değişen gönüllü kişilerin oluşturduğu küçük bir gruptur. Birlikte çalışma yoluyla periyodik toplantılar yaparak, belirlenen problemlerin kaynaklarını, nedenlerini araştırır, bulur, çözer ve üst yönetime sunarlar. Problem çözme takımlarına üye olanlar kendi aralarında çalışma prosedürleri ve yöntemleri üzerinde düşünceler ortaya koyar veya bazı görüşleri paylaşırlar.

Verilen bilgilerin hepsi takım kurmak için gereklidir.

Başarılı takımların ortak özellikleri arasında güven ortamının oluşması ve tüm takım üyelerinin kendilerine ve birbirlerine güvenmeleri başta gelmektedir. Güveni sağlayan unsur ise açık ve dürüst iletişimdir. Takım üyelerinin birbirlerini dinlemeleri, anlamaları, duygu ve düşünceleri paylaşmaları güveni oluşturur ve sürdürür. Başarılı takımlarda işbölümü, dayanışma, destek, inanç, azim ve hırs vardır. Takım üyeleri arasında ortak sahiplenme, aidiyet duyguları gelişmiş, biz bilinci yerleşmiştir. Yüksek moral, çalışma isteği, heves, heyecan ve bir ekip ruhu vardır. Özverili çalışma, adanmışlık duygusu yaygın olarak gözlenir. Sürekli kendilerini geliştirirler, değişime ve ilerlemeye açıktırlar.

Tanışma Bu aşamada takım üyelerinin gerçekleştirecekleri hedeflere yönelmeleri gerekir. Takım üyelerinin tanışması, her üyenin görevini anlaması; görevin istediği yeterliklerin tanınması; her üyenin görevinin istediği yeterliklerin kendinde olup olmadığını tartması; öğrenmek istediği bilgi ve becerileri belirlemesi; önderin üyeye yetişme olanağını sağlaması bu aşamada gerçekleştirilir. Tanışma aşamasında, takımın üyeleri birbirlerini anlamaya, özelliklerini öğrenmeye, nasıl ilişki kuracaklarına ilişkin karar almaya çalışırlar. Bu aşama aynı anda takım lideriyle üyelerin kaynaşma, birbirlerine dayanma, bağlanma sınamalarını yapma aşamasıdır.

Çatışma Bu aşama her üyenin bireysel ve üyelerarası çatışmalarının çok olması yüzünden fırtınalıdır. Bireysel ve ikili çatışmalar, takım üyelerinin görevlere karşı duygusal direnme göstermelerine yol açabilir. Bireysel çatışma yapılacak görevin değer ve ilkeleri ile görevi yapacak olan çalışanın değer ve ilkelerinin çatışmasıdır. Çalışan ya bu görevi yüklenir ya da göreve sırtını döner. Görevi yüklenmeyen çalışanın, göreve içsel güdülenmesinin sağlanması olanaksızsa, takımdan ayrılması daha yararlıdır. Daha sonra, kendine takıma dâhil hisseden üyeler kendi özel istek, amaç ve çıkarları için çatışmaya başlarlar. Bu aşamada üyeler birbirlerini gerçek yüzleriyle tanırlar, iletişim ve bağlı olarak güven bu aşamada daha çok gelişir.

Alışma Bu aşamada çatışmalar durulur, takım üyeleri arasında işbirliği gelişir; bağlılık artar; görüş alışverişi başlar; yardımlaşma düzeyi yükselir ve en önemlisi çalışmaya ilişkin ilkeler geliştirilir. Her üye takımın değer ve ilkelerine uyum göstermek zorunda kalır. Her üye bu değer ve ilkelere uyum derecesine göre üyelik bilincine ulaşmış ve takım ruhunu geliştirmiş olur. Bu aşama, bir işi başarmak için bir araya gelen insanların takım olma aşamasıdır. Çatışmanın çözümlenmesi, anlaşmanın sağlanması durumunda takım üyeleri birbirlerine alışacaklar ve ortak çalışmanın normlarını oluşturacaklardır. Önemli olan bu yüksek performanslı çalışma aşamasının olabildiğince uzun süreli ve etkin olmasını sağlamaktır.

Çalışma Bu son aşamada takım bilincine ulaşan üyeler takımın planlanan görev ve hedeflerini gerçekleştirerek ve toplumsal rollerini oynayarak etkin bir yapı oluştururlar. Takım amacının elde edilmesi ya da ortadan kalkması durumunda ekip dağılacak veya dağıtılacaktır. Yeni ekipler oluşabilir, ekibe farklı amaçlar verilebilir ve yeni üyeler gelebilir.

Grup dışı iletişim Üyeler grup içi toplantılarda bilgileri almakta isteksizse, bu takım içinde sorun olduğunun işaretidir. Bunları başkalarıyla kapalı kapılar ardında konuşarak/tartışarak gösterirler. Olumsuzlukları grup dışından kişilere aktarıp, onların desteklerini veya fikirlerini almaya çalışırlar. Liderlere aşırı bağlılık Lidere ve fikirlerine çok bağlı kalmak da bazen bir uyumsuzluğun göstergesi olabilmektedir. Bir grup üyenin lidere aşırı bağlılığı, bir diğerinin böyle bir davranış sergilememesi grup için bazı sorunların çıkacağının bir işaretidir. Gizlenen çatışmalar Etkili bir takım içindeki tartışmalara, sürtüşmelere tolerans gösterir ve bunlara açık bir biçimde tatmin edici çözümler bularak gidermeye çalışır. Eğer bu sürtüşmeler açığa vurulmaz ise, takım üyeleri bunları işe yansıtarak tatminsizliklerini ifade etmeye çalışırlar. Sadece kendi çıkarlarını düşünen alt grupların oluşumu Takım içinde var olan alt gruplar, takımın genel ihtiyaçlarını göz ardı edecek bir biçimde kendi isteklerini ön plana çıkartıp taleplerde bulunuyorlarsa, takımın genel çıkarları tehlikeye düşüyor demektir. Çözümsüz tartışmalar veya kavgalar Sık sık herkesin içerisinde olan, açık kavgaya dönük tartışmalar başkalarını aşağılamak, incitmek, üzmek daha derinlere varan bir takım sorunların göstergesidir. Gerçekleşmemiş kararlar Belirli bir konuda bir takım kararlar alınmış olmasına rağmen, bunlar uygulamaya geçmemişse, üyelerin bu kararlar konusunda şüpheleri vardır.

Şikâyet ve söylentilerle ilgilenme ilkeleri;

• Edindiğiniz önemli bilgileri yöneticinize anında iletin.

• Her şeyi olabildiğince sadeleştirmeye çalışın.

 • Olabildiğiniz kadar net olun.

• Gerekli bilgileri iletirken ayrıntılar üzerinde durmayın.

• Konuyu kendi duygularınız, bakış açınız ve fikirlerinizle süslemeyin.

• Yöneticiniz sorunları bir başkasından duymadan önce, bunlarla ilgili dürüst olun. Hiçbir şeyin üstünü örtmeye çalışmayın.

İşleri aynen sürdürmesi gerekir.

Yerinde olmama

Eleştirirken doğru yöntemi kullanın: İş arkadaşınızı eleştirmeye karar verirseniz, yaklaşımınızda çok dikkatli olmanız gerekir. Bunun için aşağıdaki ilkelere uymalı ve siz bir eleştiri aldığınızda ise o eleştiriden bir şeyler öğrenmelisiniz. Eğer hata yapmışsanız, kabul edip düzeltmeniz ve o eleştiriyi iyi bir öğrenim haline getirmeniz en doğrusudur. Etkili eleştiri ilkeleri şu şekilde sıralanabilir: • Eleştirmeden önce durumu iyice algılayın. • Gerçekleri düşüncelerden ayırın. • Hatanın bir kısmını kendi üzerinize alarak eleştirin. • Eleştirileriniz karşınızdakinin doğru yaptıklarından çok, yaptığı yanlışları ön plana çıkarmasın.
 • Eleştiriniz, eleştirdiğiniz kişinin gelecekteki davranışlara yol göstersin. (Eski bir davranışı eleştirmeyin) • Eleştiriniz karşınızdakinin iş başarısını ve sizinle olan ilişkisini geliştirmeye yönelik olsun. • Eleştiriniz, soruna bir çözüm seçeneği sunsun. Sadece olumsuzlukları sergilemesin. • Karşınızdakinin niçin böyle yaptığına veya niye böyle hissettiğine dair empati kurun. • Eleştirileriniz kişiliğe değil, davranışlara yönelik olsun. • Yıkıcı değil, yapıcı cümleler kullanın. • Genel olarak değil, sadece bir konuda eleştiri yapın. • Eleştirilerinizin bir sonu olsun ve eleştiri için doğru zamanı seçin. • “Asla”, “her zaman”, “tamamıyla” gibi sözcükler kullanmayın.

Takım çalışmasında, takım yararına kazanılan başarı artışı kişinin takdir edilmesi ve fark edilmesini sağlayabilir. Ancak bir basamak olarak görülmesi takım çalışmasının başarısına zarar verir. Doğru cevap D şıkkıdır.

Çapraz fonksiyonlu takımlarda; farklı departmanlarda çalışan insanların bir araya getirilmeleri ve karar alma ve uygulama sürecinin bir parçası kılınmaları söz konusudur. Doğru cevap C şıkkıdır.

Kendi kendini yöneten (otonom) takımlar genellikle toplam kalite yönetimi ve kalite kontrol çemberlerinin olgunlaşmış ve kurumsallaşmış bir boyutunu oluştururlar. Doğru cevap B şıkkıdır.

Üyelerin birbirlerini gerçek yüzleriyle tanıması çatışma aşamasında gerçekleşir. Doğru cevap E şıkkıdır.

Takım üyeleri birbirlerine bağlıdır. Ancak bu bağlılık üyelerin eylemlerini engelleyecek düzeyde bağımlılığa dönüşmemiştir; takımın amaçlarına ulaşması ve üyelerin iş doyumları için gereken düzeydedir. Doğru cevap C şıkkıdır.

Hızlı tepki biçiminde amaç, takım üyelerinin zamanında fırsatları değerlendirip, gecikmeden karar vermelerini sağlamaktır. Doğru cevap E şıkkıdır.

Yöneticinin değiştirmek istediği herhangi bir şey için, düşüncelerinizi sorana kadar, yorum yapmaktan kaçınmalısınız. Doğru cevap A şıkkıdır.

Yönetici asistanı, öneride bulunurken yöneticiyi ikna etmek için konuyu abartmaktan kaçınmalı ve yönetici yanıltılmamalıdır. Doğru cevap B şıkkıdır.

Şikâyet ve söylentilerle ilgilenme ilkelerine göre, yönetici asistanının konuyu kendi duyguları, bakış açısı ve fikirleriyle süslememesi gerekir. Doğru cevap D şıkkıdır.

Ricacılar iş yapıp yorulmak, zaman harcamak istemezler. İşleri kendilerinin yerine başkalarının yapmasını tercih ederler. Doğru cevap C şıkkıdır.