YÖNETİCİ ASİSTANLIĞI

Takım çalışması, kısaca çalışanların ve yönetimin iş süreçlerini ve yöntemlerini sürekli olarak geliştirmek ve örgütsel faaliyet ve amaçları tespit etmek için birlikte çalışmaları şeklinde tanımlanabilir.

Takım çalışması işletmeler açısından rekabet üstünlüğü kazanmaya ve müşteri memnuniyeti sağlamaya yönelik çalışma düşüncesinin temelini oluşturmaktadır.

Bu tür takımlar genellikle aynı mesleki faaliyet içinde olan veya aynı üniteye bağlı olarak çalışan ve sayıları 5-10 kişi arasında değişen gönüllü kişilerin oluşturduğu küçük bir gruptur.

Örgütler çalışanların sinerjik etkilerinden yararlanabilmek ve belirli projeleri yerine getirebilmek için işletmelerin farklı departmanlarında çalışan bireyleri bir araya getirerek çapraz fonksiyonlu takımlar oluşturmaktadırlar.

Bu takımlar bir ölçüde kendi programlarına ilişkin planlar yapar, program geliştirir, uygular ve programlarına yönetici veya sorumlu atayabilirler. Kendi kendini yöneten takımlarda her grup adeta küçük bir işletme gibi davranmaktadır

Bu aşamada takım üyelerinin gerçekleştirecekleri hedeflere yönelmeleri gerekir. Takım üyelerinin tanışması, her üyenin görevini anlaması; görevin istediği yeterliklerin tanınması; her üyenin görevinin istediği yeterliklerin kendinde olup olmadığını tartması; öğrenmek istediği bilgi ve becerileri belirlemesi; önderin üyeye yetişme olanağını sağlaması bu aşamada gerçekleştirilir.

Başarılı takımların ortak özellikleri arasında güven ortamının oluşması ve tüm takım üyelerinin kendilerine ve birbirlerine güvenmeleri başta gelmektedir.

Bir yöneticiyi en kolay etkileme ve yönetme yöntemi kendisine olumlu ve yararlı öneri sunmaktır. Zira önerisi kabul edilen bir ast, yöneticiyi istediği gibi yöneltiyor ve hatta yönetiyor demektir. Genelde yöneticiler önerilere kapalı değillerdir. Ya yönetici asistanı henüz etkili bir öneri sunamamıştır, ya da öneriyi etkili bir şekilde sunamamıştır. Etkili bir öneri sunmanız sizin konuyu tam olarak anlamanıza bağlıdır.

Yöneticiniz ile onun amiri birbiri ile çelişen talimatlar verdiklerinde hangisinin talimatını gerçekleştireceksiniz? Belki bir yandan, “Bu benim yöneticimin amiridir, bu nedenle o ne derse, ikisi içinde geçerlidir.” diye düşünürken, bir yandan da “Ben yöneticim için çalışırım, o ne derse, o yapılmalıdır.” diye düşünebilirsiniz. Bu durumda yapılması gereken en doğru hareket, durumu kendi yöneticinize aktarmak ve onun düşüncesine göre hareket etmek olmalıdır.

Kendilerini Soyutlayanlar: İletişim kurmaktan kaçınırlar. Masalarını veya sandalyelerini genellikle kimseyi görmek zorunda kalmayacakları köşelere çekerek ayırırlar. Diğerleriyle karşılaşmamak için işyerine ait toplu taşıma araçlarına binmezler.

Bu etkinliklerin tümü takım çalışması yolu ile yapılır. Tek başına futbol oynanmaz, tek başına orkestra eseri sergilenmez, tek başına bal üretilmez.

Çapraz fonksiyonlu takımlar; değişik çalışma alanlarından gelen bireylerin oluşturduğu mozaik takım çalışmalarının temelini oluşturur.

Tanışma
Bu aşamada takım üyelerinin gerçekleştirecekleri hedeflere yönelmeleri gerekir. Takım üyelerinin
tanışması, her üyenin görevini anlaması; görevin istediği yeterliklerin tanınması; her üyenin görevinin
istediği yeterliklerin kendinde olup olmadığını tartması; öğrenmek istediği bilgi ve becerileri belirlemesi;
önderin üyeye yetişme olanağını sağlaması bu aşamada gerçekleştirilir. Tanışma aşamasında, takımın
üyeleri birbirlerini anlamaya, özelliklerini öğrenmeye, nasıl ilişki kuracaklarına ilişkin karar almaya
çalışırlar. Bu aşama aynı anda takım lideriyle üyelerin kaynaşma, birbirlerine dayanma, bağlanma
sınamalarını yapma aşamasıdır.

Tablo 4.1: Yeni Oluşturulan İş Takımlarının Cevaplaması Gereken Sorular
Biz kimiz? Ne zaman takımın üyeleri kendi aralarında güçlerini, zayıflıklarını, iş tercihlerini, değer ve inançlarını diğerleriyle paylaşırlarsa farklılıklar ve sorunlar daha ortaya çıkmadan görülür ve giderilmeye çalışılır.

Neredeyiz veya ne yapıyoruz? Her takımın zayıf veya kuvvetli olduğu tarafları vardır. Ancak takımlar kuvvetli oldukları yönlerine ağırlık vererek zayıflıklarını dikkate almazlar. Zayıf olan yönlerimizi nasıl geliştirip düzeltmeliyiz? Önümüzde kendimizi geliştirmek, yeni beceriler kazanabilmek için ne gibi fırsatlar var?

Başarımızı engelleyecek içsel ve dışsal tehditler nelerdir? Bunlarla nasıl başa çıkabiliriz?

Nereye gidiyoruz? Takımların amaçları olmalıdır.

Ulaşmak İstediğimize Nasıl Ulaşabiliriz? Her takım kendi içinde ve bireyler de kendileri için saptadıkları amaçları takımla birleştirmek veya kaynaştırmak zorundadırlar. Bu amaçlar onların hareket planlarının oluşumunda, yani kimin neyi nasıl yapacağı, hangi bölümlerden yardım alacağı konusunda temel bir kaynak oluşturmaktadır.

Bizden ne yapmamız bekleniyor? Takım üyeleri kendileri için belirlenen iş takımlarını, takım içindeki rollerini, sorumluluklarını ve otorite alanlarını bilmek ve anlamak durumundadırlar.

Bu işi tamamlamak için ne tür bir destek veya yardıma ihtiyacım var? Her üyenin almış olduğu eğitim ve gösterdiği gelişme ihtiyacı bireyin gereksinim duyduğu
veya duyacağı eğitim düzeyinin, danışmanlığının belirleyicisi olmaktadır.

Amaca ulaşmada ne kadar etkiliyiz? Düzenli olarak yapılan performans değerlendirmeleri takım amaçlarına ulaşılıp ulaşılmadığının birer göstergesidir.

Bunun sonucunda nasıl bir ödül bizi bekliyor? Nasıl başarılı yöneticilerin bir ödül beklentisi varsa, aynı şekilde takımlarında başarılarının sonunda örgütten beklediği bir ödül mevcuttur: Örneğin elleri sıkılarak, kendilerine katkıları için teşekkür edilir. Bu teşekkür bütün çalışanların huzurunda örgüt üst yöneticileri tarafından yapılabilir. Diğer bir ödül parasal olan, eşit olarak dağıtılan ödüllerdir veya maddi ödüllerle birlikte kendileri adına düzenlenen yemek veya toplantılar, hatta takım üyelerine
daha yüksek sorumluluklar verilmesi de ödül olarak nitelendirilir.

Ortak bir amaç. Burada üyelere böyle bir takımın neden kurulduğuna ve nasıl
bir fonksiyon gördüğüne ilişkin bir duygu verilmeye çalışılır.

Liderlere aşırı bağlılık: Lidere ve fikirlerine çok bağlı kalmak da bazen bir uyumsuzluğun
göstergesi olabilmektedir. Bir grup üyenin lidere aşırı bağlılığı, bir diğerinin böyle bir davranış sergilememesi grup için bazı sorunların çıkacağının bir işaretidir

Yöneticinin Amaçlarını Bilmek
Bazı yöneticiler yoğun ve net iletişim kurar, bazıları sessiz ve içine kapanıktır, bazıları yalnızca mesai
saatleri içinde iş konuşur, bazıları her zaman; yemekte, arabada, evde hep iş düşünür, iş konuşur. Bazıları
kendi başına karar verir, kimi de astlarının tekliflerini bekler, kimi hiç karar vermez, bazıları mevcut
durumu koruma yanlısı, bazıları da yeniliklere açıktır. Bu örneklerin tümü yöneticilerin yönetim tarzlarını
göstermektedir. Sizin yöneticinizin tarzı nasıl? Önce onun tarzını, hangi kişiliğe sahip olduğunu iyi
bilmek ve ona göre hareket etmek zorundasınız. Yöneticinizin, kuruluştaki yeri ne? Ne gibi güçlü ve zayıf
yönleri var? İşini nasıl programlar? Size ve diğer çalışanlara sorumluluğu nasıl dağıtır? Övgü ve
eleştirileri nasıl karşılar? Diğer çalışanların öneri ve tercihlerine ne kadar değer verir? Duygularını nasıl
kontrol eder? İyi performans olarak neleri kabul eder?

Hatalardan Ders Alma
Yetenekli tüm insanlar hatalarından ders alır ve problemlerini yeni yöntemler öğrenmek için birer fırsat
olarak görürler. Gerçekte yapılan hataları kabul etmek o kadar kolay olmadığından, her şeyden önce bazı
hataları kabul etmek zorunda kalmamak için hata yapmamaya çalışılmalıdır. Ama mutlaka herkesin
hataları olacaktır. Oscar Wilde’in dediği gibi “Deneyim, herkesin kendi hatasına verdiği addır.” Ancak
istemeden de yapsak bazı hatalarımız olacaktır. Önemli olan hatanın farkına varıp, düzeltmeye çalışmak,
özür dilemek ve bir daha yapmamak için hatadan ders almaktır. Hatalarınızdan bir şeyler öğrendiğiniz
sürece, hata yapmanız önemli bir sorun değildir. Hata yaptığımızda aşağıdakilere benzer cümleler kurarak
bir daha yinelenmeyeceğini vurgulayabiliriz.

• “Tamam, doğru, bunlar gönderilmeden önce tekrar kontrol edilmeliydi. Bir dahaki sefere iki kez
kontrol edilmesine dikkat edeceğim.”
• “Evet, evrak dosyadan verilmeden önce bir kopyası alınmalıydı. Bir dahaki sefere kopya
alınmasına dikkat edeceğim.”
Bu tür cümleler, yönetici asistanı için “bunu ben yapmadım” “bunun için beni suçlamayın” veya
“bunun için Ali Bey’le konuşun. Bu onun işi” gibi cümlelerden daha övgüye değerdir.

Yöneticinin Başarısı
Yöneticinin başarısı, bir takımın başarısıdır ve büyük ölçüde başkalarına bağlıdır. Çalışanlar belli
etmeden yöneticilerinin ayağını kaydırabilirler: Onların önüne geçilemeyecek hatalar yapmalarına izin
vererek, raporların teslim tarihlerini kaçırarak, bir şeyler yolunda gitmediğinde başkalarını suçlayarak,
yanlış dedikodular yayarak, hayati önemi olan bir bilgiyi “unutarak” ya da deneyimlerini paylaşmayarak.
Yönetici asistanının görev ve sorumluluklarına bakıldığında yönetici çevresinde odaklandığı görülür.
Yönetici asistanları yönetici ile birlikte çalışmanın ve ona her türlü desteği sağlamanın yanı sıra, örgüt içi
ve dışı pek çok kişi ile yönetici arasında köprü oluşturan kişidir.Yöneticinin en kısa zamanda en yüksek etkinliği sağlayabilmesi için, günlük iş yüküyle başa çıkma
konusunda, iyi bir asistandan daha fazla hiç kimse yardımcı olamaz. Yöneticinizin başarısında sizin ne
gibi katkılarınız olabilir? Bu soru cümlesini okuduğunuz an aklınıza birçok katkı gelecektir. Aşağıda bu
katkılardan yalnızca birkaçı yer almaktadır:
• Problemlerin her ikinize de ait olduğunu bilmelisiniz,
• Hata yapmasını önlemek için ona yardımcı olmalısınız.

Ümitsiz Ricacılar
Bu kişiler daima, üretken olmamak için nedenler bulurlar: “Makineyi nasıl çalıştıracağımı bilmiyordum,
bu nedenle fotokopileri çekemedim”, “Bu alet emirlerimi dinlemiyor?”, “Bunu nasıl yapacağımı kimse
öğretmedi ki…”, “telefon numarasını bilmedim için arayamadım”, “Hemen… yetişmeliyim” sözcüklerini
onlardan sıkça duyarsınız.