YÖNETİCİ ASİSTANLIĞI

Randevuları zaman yönetimine uygun olarak düzenlemek, sekreterlerin organizasyon ile ilgili sorumlulukları arasında yer almaktadır.

Sekreterler başkaları tarafından dikte ettirilmiş ya da taslağı hazırlanmış yazıları yazdıkları gibi rutin yazışmaları kendi insiyatifleriyle de gerçekleştirirler. Bu görevlerini yerine getirirken de klavye kullanırlar.

yazıyı hazırlarken sekreterin şu noktalara dikkat etmesinde yarar olabilir:

•Birbirini takip eden cümleler anlam bütünlüğünü bozmamalıdır.
• Yazının akıcılığını bozan çok sık gereksiz bağlaçlardan kaçınılmalıdır.
• Mümkün olduğu kadar yazının kısa ve öz olmasına dikkat edilmelidir.
• Pasif cümleler çok sık kullanılmamalıdır.
• Sıfır hata amaçlanmalıdır.
• Kısaltmaların açılımları muhakkak yazı içinde yer almalıdır.

Program dışı gelen ziyaretçilerin yönetici ile görüşme talepleri iyi yönetilmezse, yönetici her randevusuz ziyaretçi ile görüştürülürse zaman kaybı olur. Sekreterin bu konuda nasıl davranacağını, yöneticisinin ziyaretçiye ve ziyaret konusuna vereceği önem belirler. Bu nedenle sekreter ilk önce ziyaretçinin adını, ziyaret nedenini öğrenmelidir.

Bir yönetici asistanında aranan niteliklerden belki de en önemlisi karar alma yeteneğinin varlığıdır. Üretken bir insan arada bir yanlış yapmanın, kararsızlık yüzünden felç olmaktan daha iyi olduğunu bilmelidir.

Yönetici asistanları bu temel işlemleri takip ederek işletmeye ve işletmenin
muhasebesine yardımcı olmalıdır. Bu işlemleri takip etmek son derece kolaydır. Bunlardan bazıları şöyledir:
Kasa Hesabı Takibi
Müşteri (Cari) Hesabı Takibi
Fatura/İrsaliye İşlemleri
Çek/Senetleri Takibi
Banka Hesap Takibi

Kişisel gelişiminizin sorumluluğunu almak, bu konuda sürekli çaba harcamanızı gerektirir. Belirlediğiniz amaçlara ulaşmak için nelere ihtiyaç duyduğunuza siz karar vermelisiniz. Bu nedenle kişisel gelişim uzmanları şu üç etkinliği öneriyorlar:

Gelişme isteğinin var olmasını, gelişmeyi gerçekleştirecek plan yapımını, planı gerçekleştirecek yöntemleri uygulamayı.

Kişisel gelişim planınızı yaptığınızda bu planı uygulamak için beklemeden ve gecikmeden eyleme geçmelisiniz. İleri görüşlü ve güvenli adımlarla kendinizi geleceğe hazırlamalısınız. Ancak kişisel gelişim planınızın ve buna dayalı olarak yapacağınız eylemlerin size gerçekten yararlı olabilmesi için, kendinizi doğru teşhis etmeli ve tanımalısınız. Yaşamınızda önem verdiğiniz inanç ve değerler nelerdir? Sizi tanımayan bir kişiye kişiliğinizi nasıl anlatırsınız? Güçlü ve zayıf yönleriniz nelerdir? Bunları nereden biliyorsunuz?

Genel anlamda insanlarla ilişkilerinizde davranışlarınızı nasıl tanımlarsınız? Saldırgan mı, edilgen mi girişken mi? Nasıl bir yaşam tarzınız var? Heyecanlı mı? Sakin mi? vb. Kendinizi nasıl geliştirebilirsiniz? En son hangi kitabı okudunuz? Son zamanlarda geliştirdiğinizi düşündüğünüz becerileriniz neler? Gelecekte sahip olmayı istediğiniz beceriler nelerdir? Son üç ayı düşündüğünüzde zamanınızı ne kadar iyi kullandınız? Yaratıcı mısınız? Akıl ve ruh sağlığınızı korumak için ne yapıyorsunuz? Topluluk karşısında konuşurken nasıl bir stres yaşıyorsunuz? Kendini tanıma anlamında daha çoğaltılabilecek bu tür sorulara verdiğiniz cevaplardan sonra SWOT Analizi formunu ele alabilirsiniz (güçlü ve zayıf yönler, fırsatlar ve tehditler sözcüklerinin İngilizce baş harflerinden oluşmaktadır).

Kişisel gelişim büyük ölçüde hayat felsefesi oluşturmakla da bağlantılıdır. Okunan kitaplar, seyredilen sinema ve tiyatro eserleri, gözlemler ve edinilen deneyimler, atasözleri hayat felsefesi oluşturabilmemize iyi birer kaynaktır. Kişisel gelişim için;
• Amacı kesin olarak belirleyip, gerçek hedefler saptamalı,
• Hedef ile ilgili alt yapı eğitimi almalı, ilgili kitap ve yayınları okumalı,
• Kültürel kitap, dergi ve ansiklopedi okumalı,
• Konferanslara, panellere, seminerlere katılmalı,
• Uyarıcı/kültürlü arkadaşlar ve etkili sosyal gruplar edinmeli,
• Başarılı kişilerin kendilerini nasıl yetiştirdiklerini araştırmalı, biyografi okumalı,
• Çalışma ve dinlenme-eğlenme arasında mutlak bir denge kurmalı,
• Bütün bunları yer, zaman ve kalite yönlerinden bir plan çerçevesinde yapmalı.

İş hayatı sürekli değişmektedir. Bunu bilmeniz ve değişikliklere hazırlıklı olmanız gerekir. Mesleklerde değişmektedir. Hiç değişmeyen işlerden oluşan bir meslek bulamazsınız. Bu kaçınılmazdır. Öyleyse yapılacak olan şey bu kaçınılmaz durum nedeniyle, oluşan değişikliklerin dışında kalmamak, nitelik ve niceliklerini geliştirerek her zaman aranılan bir sekreter olmaktır. Değişikliklerin geldiğini, oluştuğunu hissettiğinizde, ondan yararlanarak, çalıştığınız örgütte değerinizi koruyabilir hatta arttırabilirsiniz. Eğer amacınız profesyonel sekreterlik yeterlikleri kazanmaksa hem büro içinde, hem büro dışında bu amaçla ilgili tüm faaliyetleri izlemelisiniz. Çevrenizde bulundukları durumda kalmak için ısrar eden ve kendilerine verilen görevlerden ne daha azını, ne de daha fazlasını isteyen sekreterler olabilir. Ancak siz ilerlemek istiyorsanız aktif, mücadeleci ve daima kendinizi geliştirme isteği içinde olmalı ve kendinize uygun örnekler seçmelisiniz.
Kendiniz için daha iyiyi aramayı sürdürdükçe ilerleme şansınız da artacaktır.
İlerlemek için ilk koşul kendi ilginizi çeken bir alan seçmenizdir. Seçtiğiniz bu alanda
uzmanlaşabilmek için her tür fırsatı değerlendirmelisiniz. Alanınızla ilgili seminerlere katılmak, donanım sergilerini gezmek, mesleğinizle ilgili kaynakları araştırmak, takip etmek
ve okumak, sertifikalı kurs ve okul imkânları araştırmak kendinizi yenilemenizi ve geliştirmenizi sağlayacaktır. Değişen bilgi ve teknolojiye ayak uydurmanız diğer çalışanları etkileme yeteneğinizi ve kuruluş amaçlarını gerçekleştirmede çalışanların tam desteğini kazanmanızı kolaylaştıracaktır. Sadece verilen işi yapan sekreter olmaktan öte, kendinizi bir amaca yönlendirmeli ve uzun vadeli planlama yapmalısınız. Beş veya on yıl sonrası için nasıl bir iş arzuladığınızı
tasarlamalısınız. Bunun için size önerilerde bulunabilecek ve rehberlik edebilecek bir meslektaş veya yöneticiyi kendinize danışman olarak seçmelisiniz. Örnek aldığınız veya önerilerine güvendiğiniz kişinin söylediklerini dikkatli bir şekilde dinlemelisiniz. Uzmanlık alanınıza giren her tür konuda diğer çalışanlara yardımcı olmalı ve sorumluluk almaktan kaçınmamalısınız. Önemli sonuçlar alınabilecek ve sizin ön plana çıkmanızı sağlayacak işlerin sorumluluğunu üzerinize almalısınız. Üzerinize aldığınız iş her ne olursa olsun, daima yapabileceğinizin en iyisini yapmalısınız

Konferans veya diğer toplantılar için onaylı kayıt formlarının kopyası, doğrudan iş ile ilgili materyallerdir. Diğerleri seyahatin diğer kısımların organize eden materyallerdir.

Asistanların seyahat düzenlemelerinde bilmeleri gereken bilgiler arasında;

Seyahat nereye yapılacak, Hangi otelde veya nerede kalınacak, Kimlerle görüşülecek ve Yönetici seyahate ne zaman başlayacak yer almaktadır.

Grafikler, sayısal bilgilerin sunumunda kullanılır. Bir grafik görsel formda, okuyucunun incelemesini, anlamasını ve hatırlamasını kolaylaştıran sayısal veriler sunar. Kısacası tabloların daha kolay anlaşılmasını sağlamak amacıyla bilgiler grafik şeklinde sunulur.

On parmak klavye kullanmanın size sağlayacağı faydalardan bazıları şöyle sıralanabilir:
• Daha hızlı ve hatasız yazma.
• Daha az çaba sarf etme; dolayısıyla, daha az yorulma.
• Daha uzun süre yazı yazabilme.
• İşlerini zamanında yetiştirebilme.
• Yazarken sürekli olarak klavyeye veya ekrana bakmak zorunda olmama.
• Sadece yazılan belgeye odaklanıp iş verimini yükseltme.
• İş veriminin yükselmesi ile kariyerinize olumlu bir etki sağlama

F klavyede üzerinde çizgi kabartma olan harfler A-K dır.

Q klavyede üzerinde çizgi kabartma olan harfler F-J dir.

Sekreterlerin üstlenmesi gereken temel görev ve sorumluluklar şunlardır:
• Çalıştığı örgütün amaç ve politikalarını öğrenmek, benimsemek ve örgütün bu amaçlara ulaşmasında kendi payına düşen her türlü çabayı göstermek.
• Büroda neyi, neden, ne zaman ve nasıl yapacağının bilincinde olmak ve bunları önceden planlamak.
• Yapılacak günlük işleri planlamak, planı izlemek ve kontrol etmek, gerektiğinde planlarda değişiklik yaparak, neyin, ne zaman yapılacağını önem sırasına göre düzenlemek.
• Yönetici ve çevresinde yer alan kişiler ile oluşturulacak iletişim köprüsünde anahtar görevini başarı ile yerine getirmek.
• Çalıştığı örgütü ve yöneticiyi en iyi şekilde temsil etmek.
• Yöneticinin iş yerinde bulunmadığı durumlarda yönetici varmış gibi çalışmak, işlerin aksamasını önlemek.

•İletişimde aktif olmak. Telefon kayıt formu, not defteri, adres defteri, ajanda gibi iletişimi kolaylaştıracak ve unutmayı engelleyecek hatırlatıcıları kullanmak.
• Gizli tutulması gereken bilgi ve belgeleri saklamak, açığa vurmamak.
• Üzerine düşen tüm görev ve sorumlulukları en iyi şekilde ve zamanında yerine getirmek.
• Yazışmaları (gerektiğinde kendi inisiyatifini kullanarak) yapmak.
• Belge akışını kontrol etmek, dosyalama ve arşivleme tekniklerini kullanarak gerekli belgeleri, gerektiği zaman, tam ve güncel olarak bulunacak şekilde saklamak.

• Telefon görüşmelerini telefon protokolüne uygun olarak gerçekleştirmek ve telefon trafiğini yöneticinin istediği şekilde yönetmek.
• Randevuları zaman yönetimine uygun olarak düzenlemek, beklenmeyen ziyaretçilere karşı ne yapacağına doğru karar vermek.
• Toplantıları organize etmek.
• Yönetici iş seyahatlerine çıkacaksa ulaşım ve otel rezervasyonlarını yapmak. Randevu ve seyahat programlarını hazırlamak.
• Büro makinelerini ve gerekli olan bilgisayar programlarını kullanmayı öğrenmek; büro donanımlarının satın alma, bakım ve koruma esaslarını bilmek.
• Görevleriyle ilgili her türlü gider için ekonomik önlemler almak.
• Yöneticinin ve kendi bürosunun görünümünü kontrol etmek, düzenlemek.
• İş yaşamında en değerli kaynak olan zamanı etkili kullanmak.

İş yerinin ilk temsilcisi sekreter olduğu için gelen ziyaretçilerde iyi ve olumlu izlenimler bırakabilmek için sekreterin şu hususlara dikkat etmesi gerekmektedir:
• Sekreter, ziyaretçileri güler yüzle karşılamalıdır. Cana yakın ve kibar olmalıdır, aynı zamanda da ölçülü olmalıdır.
• Sekreter, gelen konuklara unvan ve/veya isimleriyle hitap etmeyi alışkanlık haline getirmelidir.
• Sekreter misafiri yönetici odasına alırken beraber girmeli ve yönetici misafiri tanımıyorsa tanıtmalıdır.
• Sekreter, daima temiz, şık, sade giyinmelidir.
• Bilmediği veya tanımadığı kişileri de ilk gözlemiyle sınıflayabilmelidir.
• İkram için hazırlıklı bulunmalıdır.
• Önemini bildiği ziyaretlerde gerekli ön hazırlıkları yapmalıdır.
• Ziyaretçilerin sayısında fazlalık olduğunda onları adil bir sıra ile kabul etmelidir

• Sekreter ziyaretçilere karşı sabırlı olmalı, anlatılanları dinlemeli, sorunları hakkında empati kurmalıdır.
• Ziyaretçilere karşı alay, küçümseme, sıkıntı belirtme gibi sözlü ya da sözsüz bir davranış göstermemelidir.
• İptal edilmiş bir randevu varsa, her iki tarafa da durumu zamanında geç kalmadan bildirmelidir.

Yazıyı hazırlarken sekreterin şu noktalara dikkat etmesinde yarar olabilir:
• Yazı kaleme alınmadan önce iyi planlamalıdır: Yazıya başlamadan önce anlatmak istediği konuları zihninde örgütleyemeyen ve planlamayan sekreter, rota belirlemeden denize açılan kaptana benzer.
• Muğlak ifadelerden kaçınılmalıdır: “pek yakında”, “en kısa sürede” gibi muğlak ifadelerden kaçınılmalıdır.
• Çok teknik tarzda yazmaktan kaçınılmalıdır: Fazla teknik yazılar okuyucuyu sıkar ve onlarda bu tür yazılar bir kullanma kılavuzu okuyormuş duygusunu verir.
• Yazıda tereddüt yaratacak sözcük ve ifadelerden kaçınılmalıdır: Sık sık, "fakat", "ama" ve "belki" gibi sözcükler yer alıyorsa karşı taraf sizin yetkisiz olduğunuzu veya konuyu tam anlamı ile bilmediğinizi düşünür. Bu tereddütlü sözcükler okuyanın bir karara varmasını zorlaştırır.
• Birbirini takip eden cümleler anlam bütünlüğünü bozmamalıdır: Bir cümleden sonra gelen ikinci cümle ilk cümlenin anlamını zayıflatmamalıdır.
• Yazının akıcılığını bozan çok sık gereksiz bağlaçlardan kaçınılmalıdır.
• Mümkün olduğu kadar yazının kısa ve öz olmasına dikkat edilmelidir.
• Pasif cümleler çok sık kullanılmamalıdır.
• Sıfır hata amaçlanmalıdır.
• Kısaltmaların açılımları muhakkak yazı içinde yer almalıdır.

İyi bir dosyalama sisteminde bulunması gereken özellikler; basitlik, ussallık, kullanışlılık, ekonomiklik, transfer kolaylığı ve tutarlılık olarak özetlenebilir. Bu özellikleri bir akrostiş ile gösterip daha kolay akılda tutabiliriz. (BUKETT) İyi bir dosyalama sistemi, bu sistemi kullanan herkes tarafından kolay anlaşılır ve kullanılır olmalıdır. Akla, mantığa uymalı ve iyi tanımlanmış bir amaca hizmet etmelidir. Gerek belgelerin dosyalara konulması, gerekse dosyalara konulan belgelere erişilmesi açısından kişileri çelişkiye düşürmeyen, zaman kaybettirmeyen ve hızlı karar verdiren bir düzende tasarlanmalıdır. Konu başlıkları anlaşılır, eksiksiz olarak tanımlanmalı, belgelerin birden çok dosyaya konulması engellenmelidir. İyi bir dosyalama sistemi ile her türlü saklanmış kayda çabucak ulaşmak; ister kâğıt, ister film, isterse manyetik bant olsun, mümkündür. Arşivleme dosyalama sürecinin son aşamasıdır.

Doris H.Whalen'e Yönetici Asistanının Seyahatle İlgili Bilmesi Gerekenler

• Yönetici seyahate ne zaman başlayacak?
• Seyahat nereye yapılacak?
• Seyahatin süresi ne olacak? Giriş-dönüş tarihleri
• Ne zaman dönecek?
• Seyahat amacı ne?
• Kaç kişi gidilecek?
• Hangi araçla gidilecek?
• Kimlerle görüşülecek?
• Hangi otelde veya nerede kalınacak?
• Kalınacak yer şehir merkezine yakın mı?
• Yöneticinin otel ya da seyahat aracı konusunda bir tercihi var mı? (en doğru seyahat aracı, tahmini yolculuk süresi)
• Götürülmesi gereken dosya, belge, sunu vb.var mı?

5 çeşit pasaport vardır

Diplomatik

Hususi Damgalı

Hizmet Damgalı

Umuma Mahsus

Elektronik Pasaport

5 çeşit pasaport vardır

Diplomatik

Hususi Damgalı

Hizmet Damgalı

Umuma Mahsus

Elektronik Pasaport