YÖNETİCİ ASİSTANLIĞI

Güler yüzlü olmak sekreterin kişisel özellikleri arasında yer alır.

Ana diline hakim olmak sekreterin mesleki özellikleri arasında yer alır.

Kişilik; bir insanın bütün ilgilerinin, niteliklerinin, yeteneklerinin, konuşma tarzının, dış görünümünün ve çevresine uyum tarzının özelliklerini özetleyen bir kavramdır.

Sekreterliğin iş hayatındaki önemi ve gerekliliği, sekreterin pek çok kişisel özelliğe sahip olmasını gerektirmektedir.

Günlük dilde prezantabl, eli, yüzü düzgün mümkünse güzel ve bakımlı çalışan olarak tanımlanabilir.

İnisiyatif yeri ve zamanı gelince kendi kendine gereken kararları verebilme niteliğidir.

Kendi görüşlerinden farklı görüşleri kabul etmeyen, onları hiçe sayan tutum ve davranışları gösteren kişiler hoşgörüsüz olarak nitelendirilir.

Empati, bir kişinin kendisini karşısındaki insanın yerine koyarak onun duygularını ve düşüncelerini doğru olarak algılaması olarak tanımlanabilir.

Eğitim, öğrenmenin gerçekleşmesi ve bireyde istenen davranışların gelişmesi için uygulanan süreçlerin tümüdür.

Jargon; fikri, mesleki vb. ortaklık gösteren kişilerin kullandığı ortak ağız olarak tanımlanır.

SEKRETERİN KİŞİLİK ÖZELLİKLERİ                                  SEKRETERİN MESLEKİ ÖZELLİKLERİ
MESLEĞİNİ SEVMEK                                                       MESLEKİ EĞİTİM ALMAK
Güler yüzlü olmak                                                          Ana diline hâkim olmak
Prezantabl olmak                                                            İş dilini iyi bilmek
Giyimine özen göstermek                                             Anlayarak hızlı okuyabilmek
Temizliğe özen göstermek                                            Etkili dinleyebilmek
Sağlıklı olmak                                                                  İkna edebilmek
Kendine güven duymak                                                Yabancı dil bilmek
Sır saklamak                                                                    Karar verebilmek
Sorumluluk sahibi olmak                                              Risk alabilmek
Dürüst olmak                                                                  Yaratıcı olmak
Sadık olmak                                                                     Problem çözme yeteneğine sahip olmak
Adil olmak                                                                       Meslek etiğine uygun davranmak
İnisiyatif kullanabilmek                                                 Büro makinelerini kullanabilmek
Sabırlı olmak                                                                   Temsil yeteneğine sahip olmak
Soğukkanlı olmak                                                           Zamanı etkin kullanabilmek
Yardımsever olmak                                                        Yeniliklere açık olmak ve kendini geliştirmek
Hoşgörülü olmak                                                            İnsan ilişkileri becerisine sahip olmak
Alçakgönüllü olmak                                                        Görgü ve protokol kurallarına uygun davranmak
Empati kurabilmek                                                          Güvenilir olmak
Dedikodulara karışmamak                                             Liderlik
MESLEĞİNİ SEVMEK                                                       MESLEKİ EĞİTİM ALMAK

Prezantabl sözcüğü neyi ifade eder? Türk Dil Kurumu'nun sözlüğündeki anlamı "sunulabilir". Günlük dilde sözcük, eli, yüzü düzgün mümkünse güzel ve bakımlı çalışan olarak tanımlanabilir. Siz ne kadar zeki, akıllı, pratik vs. olursanız olun, insanlarda bıraktığınız izlenim olumsuzsa bir yere kadar başarılı olabilirsiniz. Bu bir gerçektir. Tabii tartışılabilir, ama maalesef bu bir gerçek. Burada önemli olan parçaları iyi birleştirmektir. Ses tonunuz duruma uygun, kararlı bir tonda çıkıyorsa ve güne uygun, bir tarzı yansıtacak ama abartılı olmayan renklerde ve tarzda giyinmişseniz geriye sadece bilginizi doğru ve gerektiği kadar yansıtmanız kalır. Özetle rahatlayabilirsiniz çünkü prezantablsınızdır. Güvenli adımlar, güven veren tokalaşmalar, cümleler arası verdiğiniz esler, makyajınız veya göz temasınız… Pek çok şey bu kavramın içine dâhil edilebilir.

Sorumluluk, kişinin kendi davranışlarını veya kendi yetki alanına giren herhangi bir olayın sonuçlarını üstlenmesi, mesuliyet olarak tanımlanmaktadır. Sorumluluk kişiseldir. Siz bir sekreter olarak pek çok şeyin zamanında ve doğru yapılmasından sorumlu olacaksınız. Sorumluluk taşıyan bir kimse olarak, iki tür sorumluluğunuz vardır. İşe alındığınızda size verilmiş görevler ya da görev tanımınızda yer alan görevler ile ilgili sorumluluklarınız açık sorumluluklarınızdır. Dolaylı sorumluluğunuz ise size açıkça söylenmediği halde yapılmasını üstlendiğiniz şeylerin sorumluluğudur. Bu arada yaptıklarınızın yanı sıra yapamadıklarınızın da sorumlusunun siz olduğunuzu unutmamalısınız.

Bir kimseye destek olan, kendi gücünü, olanaklarını birleştiren, onun sorunlarını çözmeye ve sıkıntılarını gidermeye çalışan kişi, yardımsever bir kişidir. Yardımsever bir insan ihtiyacı olanlara karşılıksız yardım eder; yardım etmeyi sever ve bundan mutluluk duyar. Bu nedenle psikologlar yardımseverlik kavramını “gönüllü bir davranış” olarak nitelerler. Sekreterler için yardımseverlik elbette güzel bir insancıllık örneğidir. Ancak burada şunu belirtmek gerekir ki, sekreter başkalarına yardım ederken yöneticisinin verdiği işleri veya kendi planladığı işleri aksatmamalı ve yeri geldiğinde “hayır” diyebilme becerisini göstermelidir.

İkna; inançları, tutumları, niyetleri veya davranışları değiştirmeye yönelik iletişim sürecidir. İkna girişimi, bilince veya bilinçaltına yönelik olabilir; sözel veya sözel olmayan mesajların kullanımı biçiminde olabilir. Konuşma veya yazma kaçınılmaz olarak ikna etmeye yöneliktir. Çünkü dinleyici veya okuyucunun inançları, tutumları, niyetleri veya davranışları üzerinde bir etki oluşturma olasılığı olmayan konuşma veya yazı olamaz.

Risk almayı engelleyen faktörlerden biri hata yapma korkusudur. Oysa herkes hata yapabilir. Bazı hatalar da yararlı hale gelir çünkü bir şeyler öğretir (Her düşüş bir öğreniş olmalıdır). Deneyimleriniz bir daha tehlikeli bir duruma düşmenizi engellemeye yardımcı olur, kendinizi rahat hissetmenizi sağlar. Deneyimler, yaptığınız hatalar üzerine tekrar düşünmenize ve yanlışlarınız gözden geçirmenize yardım eder. Risk aldığınızda aksilikler olabileceğinin bilincinde olmak ve bunun gelişimin bir parçası olduğunu fark etmek önemlidir.

Yaratıcı olmak için yenilikçi, bağımsız, maceracı, kararlı, heyecanlı, duygusal, kendine güvenli ve kendi kendine sorular soran bir kişilik yapısına sahip olunması şarttır. Yönetici asistanı bir iş yaparken daima bu işi daha iyi nasıl yapabilirim, sorusunu sormalıdır. Bilinen kalıplar dışına çıkarak esnek olmaya, meraklı ve yeniliklere ilgi duymaya çalışmalıdır. Örneğin, çalışma yöntemlerine yeni bir anlayış getirmek; belgeleme ve dosyalama sisteminde bir iyileştirme yapmak; büro içinde etkinliği artıracak bir dekor değişikliği sağlamak; sorunlara acilen akılcı çözümler bulmak; büroda alışılmışın dışında bir hava estirmek sekreterin yaratıcı yönü ile yakından ilgidir.

Yeniliklere açık olmak, ilerleme ve gelişme için gereklidir. Kendini bir şeye karşı kapatma, kendi önünde engel görmek gibi özellikleri kabullenmek insanı ileriye götürmez, geri götürür. Diğer bazı mesleklerde olduğu gibi, sekreterlikte de yenilenme olmadığı zaman, duraklama ve giderek mesleki açıdan gerileme başlar. Hatta bu gerileme öyle bir hal alır ki, sekreter büro teknolojileri alanında yenilik ve ilerlemelere karşı cephe alır. Sürekli olarak çalışan ve kendisini yenileyen meslektaşlarını eleştirir. Oysa yöneticiler sekreterde uyum yeteneği ararlar.

Problem Çözerken
• Ayrıntıya değil, bütüne odaklanın.
• Çözüme ilişkin değişik alternatifler geliştirip, her bir alternatifin olası sonuçlarını birbiri ile karşılaştırın.
• Mevcut alternatiflerden daha iyi bir alternatif olup olmadığını araştırın.
• Yeni yöntem ve donanımlardan yararlanın.
• Modellerden ve benzemelerden yararlanın.
• Zamanlı ve doğru sorular sorun. Bunun için çok bilinen 5N-1K kuralından yararlanın.
• Gerekiyorsa problemi parçalayın.
• En iyi çözüm için arkadaşlarınızla tartışın.
• Sezgi ve duygularınıza güvenin.
• Etik ilkelerini göz önünde bulundurun.

Dedikodu, bir kimseyi yermeye, çekiştirmeye verilen isimdir. Dedikodu yararsız, insana sadece düşman kazandıran bir kusurdur. Sekreterler iş yerlerinde kişiler ve davranışları hakkında dedikodu yapmaktan, başkaları hakkında ileri geri konuşmaktan kaçınmalıdır. Dedikodu yapmak, bireylerin yeterince olgunlaşmadığının da belirtisidir. Diğerleri ile iyi ilişkilerde bulunmak için onların arkasından konuşulmaması gerekmektedir. Dedikodu, bir işyerinde “biçimsel olmayan iletişim” olarak tanımlanır. Resmi kanallardan alınamayan pek çok haber, dedikodu yoluyla ağızdan ağza dolaşır. Sekreterin “sır saklayan kişi” olduğunu unutmamalı ve bildiği şeyleri kendisine saklamalıdır. Bürolarda dedikoduya meraklı kişilerin bu alışkanlıklarını destekleyici tutumlardan kaçınmak ve dedikoduya alet olmamak en akıllıca yol olacaktır. Sekreter kesinlikle kendi üstlerini veya personelini eleştirmemeli, çekiştirmemeli, onların dedikodusunu etmemeli, diğerlerinin de üstlerini ve çalışma arkadaşlarını çekiştirmesine izin vermemelidir. Yoksa kendisi de eleştirilir, çekiştirilir ve hatta şikâyet edilir.