YÖNETİCİ ASİSTANLIĞI

II numarada empati kurmak sekreterlerin ortak kişilik özelliklerindendir.

Anlayarak Hızlı Okuyabilmek Telefonları kolayca cevaplamak, diğer çalışanlara açık komutlar vermek, yöneticiye mesajları doğru iletebilmek, müşteri ve satıcıları kibar bir şekilde karşılayabilmek, onların isteklerini tam olarak anlayabilmek, okumayla geliştirilen bir yetenektir. Sekreterlik mesleğinde ilerlemek istiyorsanız günde en az bir ulusal gazete, haftada bir dergi ve en az ayda bir edebi veya mesleki kitap okumalıdır.

Etkili Dinleyebilmek: Herkesin görüşü ve düşüncesi kendine göre değerlidir. Önemli olan kişinin görüş ve düşüncelerine katılmak değil, kişinin görüş ve düşüncesini söyleme olanağı vermek ve kendisini dinlemektir. Dinlerden, evrak incelemek ve imzalamak “siz konuşun, ben dinliyorum” demek doğru değildir. Bir kişiyi dinlerken yüzüne bakmak, not almak, aynı fikirde olunan konularda hafif baş sallamak gibi tavırlar gerekir. Sözlü iletişim her zaman konuşanla dinleyen arasında bilgi, beceri, tutum, davranış yönünden bir etkileşimi gerektirir. Konuşan ya da dinleyenlerin birinde bir eksiklik, bir yetersizlik kendini gösterirse etkileşim sağlanamaz.

III ve V numaralarda sekreterlerin ortak kişilik özellikleri değil, sekreterlerin ortak mesleki özellikleri verilmiştir.

İnisiyatif yeri ve zamanı gelince kendi kendine gereken kararları verebilme niteliğidir. Bu tanıma göre inisiyatif, büyük ölçüde karar verme ve sorumluluk kavramları ile ilişkilidir. Sekreter; iş yerine ve çalışma düzenine, yönetmeliklere, iş akışına alıştıkça, yöneticinin iş anlayışını sorumluluk ve yetki kavramını öğrendikten sonra, belirli işler hakkında kendi kendine karar verecek duruma gelebilmektedir. Bir sekreter inisiyatifini kullanması gereken işlerde; o işle ilgili belirlenmiş olan amacı düşünür. Konuyla ilgili bilgi ve deneyimlerinden yararlanır. Doğabilecek sonuçları tahmin eder. Riskleri göze alacak cesarete sahiptir. Sekreter bilgisi, becerisi ve kişiliğiyle kendisini kanıtlamışsa, yöneticisinin güvenini hak etmiş olması gerekir. Bu durumda yönetici ona güvenmeli ve gerektiği zaman inisiyatifini kullanması için desteklemeli ve bazı sınırlar içinde de olsa davranış özgürlüğü tanımalıdır.

Ayrıntıya değil, bütüne odaklanmak yaratıcılık ögeleri değil, problem çözmede yardımcı elemanlardır.

Yeniliklere açık olmak sekreterlerin ortak meslek özelliklerindendir.

I ve III numaralarda problem çözme yöntemleri verilmiştir.

Elindeki gücü kullanabilme kapasitesine bağlı olarak, çevresini etkileyen kişidir. Herhangi bir işi ya da kişileri yönetmede teknik yeterlilik ve uygulamaların dışında, bir de “karizma” gerekmektedir ki, liderliğin en önemli özelliği budur. Lider, kişileri ve grupları ikna ve inandırma yoluyla yönetim yörüngesine alır. Her yönden örnek bir insandır, onları kendisine bağlayıcı davranışlar sergiler ve başlı başına bir motivasyon unsurudur.

Sekreter, çalıştığı kurumdaki yöneten ve yönetilen kişileri bilmeli, yönetici ile görüşen veya iletişim kuran kurumları, kuruluşları ve kişileri tanıyarak, protokol kurallarını uygulamalıdır. Sekreter görgü kuralları kitapları okumalı; sinema, tiyatro, konferans, seminer gibi sosyal etkinliklere katılmalı ve bu ortamlarda insanları gözlemlemeli; uyarıcı, kültürlü ve iyi arkadaşlar edinmeli; yanlış hareketlerden doğrular çıkarmaya çalışmalı ve bilmediklerini de sorarak öğrenmelidir.

Kişilik; bir insanın bütün ilgilerinin, niteliklerinin, yeteneklerinin,
konuşma tarzının, dış görünümünün ve çevresine uyum tarzının özelliklerini özetleyen bir kavramdır.
Bütün bu unsurlar uyumlu bir bütünlük oluşturarak kişiye özgü bir örüntüyü yani kişiliği oluşturur.

Kişiliği tanımlamak için kullanılan bu sıfatlar genellikle günlük konuşma yapısından ve
konuşma dilinden gelmektedir.

Mesleğini seven
sekreter her zaman başarılı olur.

Gülümsemesini beceremeyen bir sekreter başarısızlığa da hazır olmalıdır.

Çalışılan büronun temiz olmaması, masanın dağınık olması, çok sayıda boş çay
bardağı bulunması gibi faktörler verimliliği azaltır. Kişilerin birbirini itici ya da çekici bulmaları için bazen çok küçük ayrıntılar yeterlidir.

Sekreter “her bildiğini söyleme, fakat söylediğini bil” ilkesine göre konuşmalıdır.Bir sekreter, diğer özelliklerinin yanında bir sır saklayıcıdır.

Yardımsever bir insan ihtiyacı olanlara karşılıksız yardım
eder; yardım etmeyi sever ve bundan mutluluk duyar. Bu nedenle psikologlar yardımseverlik kavramını
“gönüllü bir davranış” olarak nitelerler. Sekreterler için yardımseverlik elbette güzel bir insancıllık
örneğidir.

Bir sekreter mesleğinin gereklerini yerine
getirebilmek için; üstlendiği görev ve sorumluluklarla ilgili temel bilgileri formel eğitim yoluyla kazanır.
Öyleyse başarılı bir sekreterin sahip olması gereken ilk ve temel özellik mesleki eğitim almış olmaktır.

Dinlemeyi bilen iyi bir dinleyici, konuşanın söylediğinden daha fazlasını,
söyleyemediklerini, fakat söylemek istediklerini bile işitir ve görür. Ayrıca etkili dinleme, etkili konuşma
becerisi için zemin hazırlar.

Meslek etiği, bütün mesleki etkinliklerin iyiye yönlendirilmesi konusunda düzenlemeler getiren, meslek
üyelerinin kişisel arzularını sınırlayıp belli bir çizginin dışına çıkmalarını önleyen, mesleki idealleri
geliştiren, ilkesiz üyeleri meslekten dışlayan bir ilkeler ve kurallar sistemidir.