YÖNETİCİ ASİSTANLIĞI

Bu sorumluluk düzeyinde sekreter, yöneticisinin özel yönergeleri altında her gün gerçekleşen işleri yapmaktan sorumludur. Bu sorumluluk düzeyinde çalışan bir sekreter;

Yöneticinin genellikle dikkatini veremeyeceği, büronun genel ve idari işlevlerini içeren sorun ve çatışmaların pek çoğunu bağımsız olarak çözümler. İşlerin bitiş zamanını belirlemede yardımcı olur. Ayrıca yukarıda verilen diğer sorumluluk düzeyindeki görevleri de üstlenir. Bu sorumluluk düzeyinde iş gören bir sekreter;

Acil veya önemli durumlarda yöneticinin bilgilendirilip bilgilendirilmeyeceğine karar verir. Bununla birlikte, yukarıda tanımlanan bu dört sorumluluk düzeyinin de üstünde sorumluluklara sahip bir sekreter daha vardır. Yöneticisi ile birlikte yönetici yardımcısı gibi çalışan bu sekretere yönetici sekreter “yönetici asistanı” adı verilmektedir. Doğru cevap B'dir.

Büyük bir kurum ya da işletmenin (şirketin) herhangi bir bölümünde çalışan sekreterdir. Bölümdeki birkaç yöneticiye birden hizmet verir. Bölüme gelen telefonları cevaplandırır, bölüm çalışanlarına gelen mesajları iletir, yazıları yazar ve bölümler arası haberleşmede sorumluluk üstlenir. Bölümün dosyalama ve çoğaltma işlerini yürütür; kırtasiye ihtiyaçlarını temin eder. Çalıştığı bölümün faaliyet konusunda uzmanlaşır. Örneğin, personel bölümünün sekreteri, özlük işleri ile ilgili çok konuyu öğrenmiştir. Doğru cevap C'dir.

Raportör sekreter, yönetim kurulu bulunan büyük işletmelerde yönetim kurulu başkanının sekreterliğini yapar. Raportör sekreterin diğer bir adı da yönetim kurulu sekreteridir. Raportör sekreter yönetim konusunda yeterli bilgiye sahip olmalı, protokol kurallarını ve sekreterin toplantılardaki görevlerini bilmelidir. Toplantılara rapor yazıcı olarak katıldıklarından yazışma kurallarını iyi bilmeli ve Türk diline hâkim olmalıdırlar. Örgütün en gizli belgeleri onlar tarafından hazırlanır ve dosyalanır. Yönetim kurulu sekreteri; başkanın konuşma, basına açıklama metinlerini yazabilmelidir. Yönetim kurulu sekreterleri, toplantı salonunu ve gündemi hazırlanma; toplantı malzemeleri ve oturma şekli gibi toplantının verimliliğine katkı sağlayan faktörlerin yanında, protokol kuralları konusunda bilgi ve beceri sahibi olması gerekir. Doğru cevap D'dir.

İş hayatının yukarıda sıralanan çeşitli kesimlerinde her türlü iletişimi sağlayan, randevuları ayarlayan, dosyalama ve arşivlemeyi gerçekleştiren, ekonomi ve işletme bilgisi olan sekreterler, işletme sekreterliği grubuna girmektedir. Her ayrı alan için uzmanlığa sahip sekreter yetiştiren öğretim kurumları olmadığı için yüksekokullarda verilen işletmecilik, yönetim ve muhasebe bilgileri, iletişim bilgisi, örgütsel davranış, halkla ilişkiler, pazarlama, daktilografi, bilgisayar, yabancı dil, yazışma ve dosyalama vb. dersler bu alanlarda çalışacak sekreterler için temel teorik bilgileri vermeyi amaçlamaktadır. Doğru cevap E'dir.

olan şu ya da bu şekilde işi öğrenmektir.

olabilir.

yükümlüdür.

yazar; düzeltme yapmaz. Başka bir deyişle

“sekreter gördüğünü yazar”.

bilmesi gerekmez. Sekretere her şeyi

söylemeye gerek yoktur.

bulunmalıdır; asla bir yere gönderilmez.

Çağdaş Sekreterlik Anlayışı

öğrenim ve mesleki bilgi gerektiren bir

meslektir. Sekreter sıfır hata ile çalışmalıdır.

konuşabilmelidir.

ve yönetici adına bazı kararları verebilir.

düzenler, imla ve dilbilgisi hatalarını

düzelterek yazar.

olmamalıdır.

konferanslara gönderilmeli; kendisini

geliştirmesi desteklenmelidir.

Onu vazgeçilmez kılın: Yönetici asistanları genelde küçük şirketlerde daha mutlu çalışırlar, çünkü büyük gruplarda görevleri çok kalın çizgilerle belirlenmiştir, oysa küçük şirketlerde biraz da ’ne iş olsa yapar’ durumundadırlar. Yani daha çok inisiyatif kullanabilirler, daha çok sorumluluk yüklenebilirler. İyi bir sekretere, ne kadar sorumluluk ve yetki verirseniz (bazı satın almalar, mobilya-dekorasyon, büro organizasyonu, otel-bilet rezervasyonları, insan kaynaklarıyla ilgili kararlar vs) o kadar mutlu olacak ve kendini vazgeçilmez hissedecektir ve o kadar gayretle çalışacaktır. Onunla düzenli görüşün: Yöneticinin asistanıyla haftada 1 saatlik bir toplantı yapması faydalıdır. Elindeki dosyalar ne noktadadır, kiminle ne sorun yaşanmaktadır? Yönetici bu toplantı esnasında planlı bir şekilde isteklerini aktarır ve sekreterini dinler. Böylece ona ve yaptığı işe verdiği önemi de göstermiş olur. Onu yönetici gibi eğitin: Yönetici asistanlarının şirket içi eğitim almak için vakti olmaz. Mesleki gelişmeleri ancak kendi imkânlarıyla takip eder, kendilerini geliştirirler. Ama görevleri önemlidir, işleri zordur. İnsan ilişkilerini yönetmeyi, şirket işleyişi hakkında bilgi sahibi olmayı fazlasıyla hak ederler.

Eğitimlerine destek verin.

(17 Nisan 2008 tarihli L’Entrep