YÖNETİCİ ASİSTANLIĞI

Bir mesleği yapan kişinin, o mesleğin amaçlarını yerine getirebilmek için belli bilgi, beceri ve davranış niteliklerine sahip olması gerekir. Bu üç öğeyi topluca yeterlik olarak da tanımlamak mümkündür.

İnsanın yaratıcı ve yenilikçi gelişiminin temelinde mesleki eğitim vardır. Mesleki eğitimin genel amacı, eğitimin konusunu oluşturan mesleğin öğretilmesidir.

Latince secretum sözcüğünden türetilen sekreter sözcüğü; İngilizce’de secret, “gizli, sır” anlamına gelmektedir. Türk Dil Kurumu sözlüğünde sekreterin karşılığı ise; özel veya kamu kuruluşlarında haberleşmeyi sağlayan, yazışma yapabilen görevli, yazman, kâtiptir.

Sekreter, yetkin iletişim becerileri ile donatılmış, yöneticisinin diğer ünite yetkilileriyle olan iş ilişkilerini düzenleyip denetleyen, yönetim yeterliklerine sahip kişidir.

Tarih boyunca, özellikle yönetsel bir çaba içinde olan insanların, kendilerine yardımcı olacak bir kişiye hep ihtiyaçları olmuştur. Belgeler, ilk sistemli sekreterlik hizmetlerinin Eski Mısır ve Yunan toplumlarında verildiğini belgeliyor.

Mesleki örgütler mesleki standartların geliştirilmesinde, meslek etiğinin benimsetilmesinde ve sürekli eğitime verdikleri destekle mesleklerin gelişmesinde çok önemli rol oynarlar. İlk sekreterler birliği 1942 yılında “Uluslararası Sekreterler Birliği” adıyla Amerika’da kurulmuştur.

Sekreterleri organizasyondaki yerleri ile görev ve sorumluluklarına göre bölüm ya da kat sekreteri, bölüm yöneticisi sekreteri, genel müdür sekreteri ve yönetici sekreteri olarak gruplandırmamız mümkündür.

Mesleklerin çoğunda olduğu gibi sekreterlik mesleğinde uzmanlaşmanın önemi artmış ve sekreterler de çalıştıkları iş kollarında uzmanlaşmaya başlamışlardır. Bunun sonucu olarak da aşağıdaki sınıflamalar doğmuştur.

Hukuk Sekreterliği, Turizm Sekreterliği, Tıp Sekreterliği, Okul Sekreteri, Üyelik Sekreteri, Basın Sekreterliği Muhasebe ve Finans Sekreterliği, Raportör Sekreter, Uluslararası Organizasyon Sekreteri, Emlak (Gayrimenkul) Sekreteri, Teknik Sekreter, Üst Düzey Yönetici Sekreteri, Film Sekreteri, İşletme Sekreteri.

Yönetici sekreterler, genellikle yöneticilerinin yokluğunda, belirli konu ve durumlarda onun yerini doldurma gibi yetkilere sahip olan konumda görev yaparlar. Yani yönetici sekreter, gerektiğinde yöneticisi adına belli konularda kararlar alabilen ve bu kararları, yöneticisi adına uygulayan kişidir.

Muhasebe ve Finans Sekreterliği: Mali konularda piyasayı sürekli takip ederek yöneticisine yardımcı olan sekreterlerdir. Genellikle muhasebe bürolarında ya da işletmelerin muhasebe, finans bölümlerinde çalışan sekreterdir. Çalıştıkları iş kolunun özelliğine göre üretimden satış aşamasına kadar ürün ve hizmetler piyasası hakkında gerekli bilgiye sahip olmalıdırlar.

Bir mesleği yapan kişinin, o mesleğin amaçlarını yerine getirebilmek için belli bilgi, beceri ve davranış niteliklerine sahip olması gerekir. Bu üç öğeyi topluca yeterlik olarak da tanımlamak mümkündür.

Bir iş belirli düzeyde beceri, yetenek, bilgi ve eğitim gerektiriyorsa o iş için meslektir denilebilir.

Sekreterlik, "bir kuruluşta iletişim, belgeleme ve düzenleme görevlerini içeren bir meslek alanı" olarak tanımlanabilir.

Sekreter, bürolardaki işlerin düzgün bir şekilde yapılmasını sağlayan, yöneticinin rahat çalışması için telefon konuşmaları, randevu tespitleri, ziyaretçi kabulü, yazışma gibi ayrıntılarla bizzat meşgul olan sempatik, anlayışlı, çalışkan kimsedir. Yönetimde, yöneticiye en çok destek sağlayan ve yardımcı olan kişilerden biri sekreterdir. Sekreter, yöneticinin iş yaşamına giren, yöneticinin imajını olumlu veya olumsuz bir şekilde etkileyen ve hatta yöneticiyi temsil eden, yöneticiyi iyi veya kötü dışa aksettiren ve yöneticiye en yakın olan kişidir. Sekreterler yakınlıkları nedeniyle yöneticilerin özel yaşamını, zaaflarını, alışkanlıklarını, güçlü ve zayıf yönlerini bilen kişilerin başında gelir. Sekreterler örgütsel pozisyonları nedeniyle yönetimin gayri resmi ortaklarıdır.

Nitelikli büro elemanlarına duyulan ihtiyacı karşılamak üzere ilk kez 1956 yılında Amerika’dan gelen uzmanlar tarafından Ankara’da 30 kız öğrenciden oluşan iki yıl süren lise ve dengi okul mezunları için sekreterlik programı açılmıştır.

"Sekreter bir ya da iki yabancı dili konuşabilmelidir." ifadesi çağdaş sekreterlik anlayışını yansıtan bir ifadedir. Diğer seçeneklerdeki ifadeler eski anlayış ifadeleridir.

Mesleki örgütler mesleki standartların geliştirilmesinde, meslek etiğinin benimsetilmesinde ve sürekli eğitime verdikleri destekle mesleklerin gelişmesinde çok önemli rol oynarlar. İlk sekreterler birliği 1942 yılında “Uluslararası Sekreterler Birliği” adıyla Amerika’da kurulmuştur. Bu birlik 1951 yılında sekreterler için bir sertifika programı açmıştır.

Sekreterlik hizmetlerinin ülkemizdeki tarihsel gelişimi de hemen hemen diğer ülkelerinkine paralel olmuştur. Osmanlı İmparatorluğu döneminde devlet yönetiminde sır kâtipliği olarak tanımlanan bu hizmetler, aslında sekreterlik hizmetleridirler. O dönemde, kâtipliğin önemli bir memuriyet olduğunu Osmanlı tarih belgeleri kanıtlar.

Sekreterin, yöneticinin genellikle dikkatini veremeyeceği, büronun genel ve idari işlevlerini içeren sorun ve çatışmaların pek çoğunu bağımsız olarak çözümlediği sorumluluk düzeyi 4. kademedir.

Raportör sekreter yönetim konusunda yeterli bilgiye sahip olmalı, protokol kurallarını ve sekreterin toplantılardaki görevlerini bilmelidir. Toplantılara rapor yazıcı olarak katıldıklarından yazışma kurallarını iyi bilmeli ve Türk diline hâkim olmalıdırlar. Örgütün en gizli belgeleri onlar tarafından hazırlanır ve dosyalanır. Yönetim kurulu sekreteri; başkanın konuşma, basına açıklama metinlerini yazabilmelidir.

Maliyet muhasebesi, hesap planı, aşınma payı, indirim gibi konuları içeren bilgilere sahip olmak Muhasebe ve Finans Sekreterinin sahip olması gereken bir özelliktir.