YÖNETİCİ ASİSTANLIĞI

Sekreterlik mesleği; ilgili meslek liselerinin ve meslek yüksek- okullarının açılmasıyla rastlantı sonucu kazanılan bir iş olmaktan çıkarak uzmanlaşma gerektiren meslek haline gelmiştir.

Sekreter, yetkin iletişim becerileri ile donatılmış, yöneticisinin diğer ünite yetkilileriyle olan iş ilişkilerini düzenleyip denetleyen, yönetim yeterliklerine sahip kişidir.

Sekreter, mesleğe ilişkin bilgi ve becerilere sahip ve bunları davranışa dönüştürebilen, kişisel amaçları ile çalıştığı örgütün amaçlarını uyumlaştırabilen bir profesyoneldir.

Osmanlı İmparatorluğunda Divan-ı Hümayun’daki işler Reissülküttab (yönetici sekreter) ve onun idaresinde bulunan Beylikçinin nezaretinde görülürdü. Ayrıca yöneticilerle umumi katip veya mahsus kalem müdürlüğü adında bugünkü adıyla sekreterler çalışmaktaydı.

Christopher Sholes’in daktilo adını verdiği yazı makinesini buluşu (1867) ve geliştirilmesiyle (1873) sekreterlik hizmetleri yeni bir uzmanlık alanına kavuşmuştur.

Sekreterin insanlarla iyi ilişkiler içinde olması, insanlarla arasında sağlıklı ve sağlam iletişim kurabilmesi yeterli derecede psikolojik bilgi sahibi olmasına bağlıdır. Bu nedenle sekreterlik mesleği psikoloji ve sosyal psikoloji alanlarında köklü bir eğitim gerektirir.

Rutin olamayan durumlarda inisiyatif kullanırlar. Amaçları, yazılı olmayan politikaları kapsayan faaliyetleri, yönergeleri yorumlar ve uyum sağlarlar.

Yöneticinin genellikle dikkatini veremeyeceği, büronun genel ve idari işlevlerini içeren sorun ve çatışmaların pek çoğunu bağımsız olarak çözümler. İşlerin bitiş zamanını belirlemede yardımcı olur. Ayrıca yukarıda verilen diğer sorumluluk düzeyindeki görevleri de üstlenir.

Bir kurum ya da işletmenin (şirketin) en üst düzey yöneticisinin sekreteridir. Bu görevi üstlenecek sekreterin iyi bir eğitim almış olması, iyi derecede yabancı dil bilmesi, yaratıcı, inisiyatifini kullanabilen, düzgün görünümlü bir kişi olması gerekir. Genel müdür sekreteri, müdürün vereceği tüm görevlerden sorumludur; kontrole gerek kalmaksızın tüm işlerin üstesinden gelebilmektedir.

Raportör sekreter, yönetim kurulu bulunan büyük işletmelerde yönetim kurulu başkanının sekreterliğini yapar. Raportör sekreterin diğer bir adı da yönetim kurulu sekreteridir.

Bir mesleği yapan kişinin, o mesleğin amaçlarını yerine getirebilmek için belli bilgi, beceri ve davranış niteliklerine sahip olması gerekir. Bu üç öğeyi topluca yeterlik olarak da tanımlamak mümkündür.

Aslında meslek tanımı yapılırken görevler kadar, yetkiler, sorumluluklar ve özgün
yeterliklerinde kapsanması gerekir. Bu da yetmez. Mesleğin etkileşim içinde bulunacağı birim, kurum ya
da kişilere de tanım içinde yer verilmesi gerekir.

Mesleki örgütler mesleki standartların geliştirilmesinde, meslek etiğinin benimsetilmesinde ve sürekli
eğitime verdikleri destekle mesleklerin gelişmesinde çok önemli rol oynarlar. İlk sekreterler birliği 1942
yılında “Uluslararası Sekreterler Birliği” adıyla Amerika’da kurulmuştur. Bu birlik 1951 yılında
sekreterler için bir sertifika programı açmıştır. Bunun yanı sıra Charles Sawyer’in 1952 yılındaki
bildirisiyle Uluslararası Sekreterler Birliği’nce ‘Profesyonel Sekreterler Haftası’ kutlanmaya başlanmıştır.

Osmanlı döneminde kâtiplik mesleği, topluma egemen inanç ve değerlerin de katkısıyla sadece
erkekler tarafından üstlenilebilmekteydi. Sözü edilen inanç ve değerlerin, kadınların çalışmasına olanak
vermediğini; bu nedenle, karısını çalıştıran erkeğe de iyi gözle bakılmadığını biliyorsunuz. Bununla
birlikte, bir kâtiple evlenmek de pek çok genç kız için hem bir güvence hem de bir saygınlık kaynağı
olmuştur. Bu dönemi işleyen pek çok yazın (edebiyat) ve müzik eseri yanında filmlerde kâtipler kara
kollukları ile söz konusu sanat eserlerinin önemli tiplerini oluştururlar. Daha sonraları (1955’den sonra)
sekreterlik meslek eğitimini kadınlar almaya başlamış, sekreterlik ağırlıklı olarak kadınlar tarafından
yürütülen bir meslek haline gelmiştir. Sekreter=kadın olarak algılanmaya başlanmıştır.

....Yukarıda tanımlanan bu dört sorumluluk düzeyinin de üstünde sorumluluklara sahip
bir sekreter daha vardır. Yöneticisi ile birlikte yönetici yardımcısı gibi çalışan bu sekretere yönetici
sekreter “yönetici asistanı” adı verilmektedir.

“Sekreter” sözcüğü Latincedeki “sır” anlamına gelen “secret” sözcüğünden gelmektedir. “Sırlara
sahip olan ve onları en iyi saklayan” anlamındadır. Eski İngilizcede “Sekretarie”, bugünkü İngilizcede
“Secretary” halinde kullanılmakta olup, sözcük en az 500 yıldır bizimle beraberdir.

Bir koç olarak yönetici asistanı; yöneticisinin,
• Daha iyi ve etkin kararlar vermesine,
• Liderlik yapmasına,
• Etkileşime geçtiği herkesle etkin iletişim kurmasına,
• Çok çeşitli ve birbirinden farklı kişilerle etkin biçimde çalışmasına,
• İş yaşamı ile ve özel yaşamını dengelemesine yardım eder.
• İstediği sonuçlara ulaşabilmesi için ortam hazırlar, eyleme geçmesine ve davranışsal
değişiklikler yapmasına destek olur.
• Kariyerinde ve işinde öne geçmesini,
• İlişkilerini geliştirmesini,
• Yaşamını kolaylaştırmasını,
• Stresini azaltmasını,
• Daha etkin bir yönetici veya işadamı/kadını olmasını sağlamak için çalışır.

İş hayatının yukarıda sıralanan çeşitli kesimlerinde her türlü iletişimi sağlayan, randevuları ayarlayan,
dosyalama ve arşivlemeyi gerçekleştiren, ekonomi ve işletme bilgisi olan sekreterler, işletme sekreterliği
grubuna girmektedir.

Üyelik Sekreteri
Üyelik listesini oluşturur ve takip eder, aidat ve bağış kaydını tutar, dernek üyelerine bilgi verirler. Yeni
üye kaydeder ve onların üyelik kartlarını hazırlar. Üyeliğin hak ve sorumluluklarını açıklar. Sorun ve
şikâyetleri dinler ve diğer üyelere bilgi aktarır. Listesinde bulunan kişilere derneğin gazete ve diğer
yayınlarını gönderirler. Aylık finansal rapor hazırlar ve dağıtabilirler. Üyelik kayıtlarını gözden
geçirebilir, aidat gecikmelerinin listesini oluşturabilir, başkanı bu konularla bilgilendirirler.

Yönetici asistanlığı; sekreter sözcüğünün yerine kullanılan bir sözcük değil, çeşitli sorumluluk düzeyleri olan “sekreterlik mesleği”nin en üst sorumluluk düzeyini anlatan bir sözcüktür. Yöneticisi ile birlikte yönetici yardımcısı gibi çalışan bu sekretere yönetici sekreter “yönetici asistanı” adı verilmektedir.