YÖNETİCİ ASİSTANLIĞI - Deneme Sınavı - 4

İşletmenin yeni pazarlara girebilmesini sağlamak , örgütsel yetkinliklerin bir özelliğidir. Doğru cevap B’dir.

Sekreter; zamanının ve yeteneklerinin erişmediği bir işi kabul etmez. Sekreterlik sırrının tutulması süresizdir. Meslekten ayrılmak bu yükü kaldırmaz. Doğru cevap C’dir.

Örgütlerin çalışanlarını motive edebilmesi ve çalışanlarının sorumluluk üslenebilmesi için bazı özelliklerin olması gerekir. Motive edici örgütlerin net ve açık vizyonları vardır. Örgütün belirlediği stratejik plan ve hedefleri konusunda, çalışanları yeterli bilgiye sahiptir. Bu örgütte çalışanların sorumluluk almalarına ve inisiyatif kullanmalarına fırsat sağlanır. Çalışanlara işle ilgili beceriler kazandırılır, yeteneklerini geliştirmelerinin her tür imkanı verilir.

Yöneticiler insan ihtiyaçlarını anlamanın, organizasyonel hedeflerin ancak çalışanlarla birlikte gerçekleştireceğininin farkındadır. Yönetici herkesin aynı özendirme ve teşvıklerle motive olduğu düşüncesinde değildir, maddi ve manevi motivasyon araçlarını kullanarak, kişilerin yaptıkları işlere daha fazla önem vermelerini, işlerini daha iyi yapmalarını ve kaynakların verimli şekilde kullanılmasını sağlamaya çalışırlar. İnsanlar çok çeşitli davranışlar gösterebilir ve bu davranışların farklı nedenleri olabilir. Bu nedenleri anlayıp, çalışanların davranışlarını örgütün amaçlarının gerçekleştirebilmesi için olumlu şekilde kullanabilmek için yöneticiler motivasyona önem verirler. Yönetici açısından önemli olan tüm çalışanların, organizasyonun amaçları doğrultusunda davranmalarıdır. Yöneticinin örgütteki asıl işi, çalışanların yeteneğini ve potansiyelini örgüt lehine açığa çıkarmaktır. Yöneticinin bunu başarabilmesi en güçlü aracı motivasyondur. Bunun için örgütsel çevreyi enerji ve coşku dolu hale getirebilmelidirler. Etkin yöneticiler çevrelerine esin kaynağıdırlar. Onların sinerji katsayıları yüksektir. Etkin yöneticiler görkemli fakat gerçekçi hedefler oluşturur, tavırlarına yüksek bir enerji ve sınırsız coşku hakimdir. Onlar insanların kendilerinin bile farkında olmadıkları potansiyelin farkındadırlar. İnsanların yeteneklerine ve potansiyellerine güvenini her fırsatta vurgularlar. İnsanlara kendilerini başarı ve performanslarından oluşmuş bir tarih duygusu aşılarlar.

Yaşamlarına ve zamanlarına hedef ile yön verenler ''ne istiyorum, benim için önemli olan ne?'' sorusunu sorarlar. Bu soruların cevabı ışığında öncelik sıralaması yapar, uzun, orta ve kısa vadeli hedeflerini ve hatta günlük aktivitelerini belirler. Böylece mekanik, günlük koşuşturma içinde anlamını yitirmiş ve dengelerin bozulduğu bir yaşam sürmekten korunurlar.  Smith'in kişisel doyum ya da üretkenlik piramidi adını verdiği piramidin en altında temel değerler yer alır. Uzun vadeli ve orta vadeli hedefler ve günlük uğraşlar bu temel değerlerin üzerine inşa edilir. Smith'e göre kişilerin uzun ve orta vadeli hedefleri   temel değerleri ve ilkeleri ile  uyum içinde olmazsa, çok iş başarılabilir ama mutlu ve huzurlu  olamaz.

Başarılı insan stresi başarılı yöneten hatta onu yaratıcı gerilime dönüştürerek ondan yararlanan insandır. Stres bazıların kırılmasına, bazıların da rekorlar kırmasına neden olabilir. Stres sürekli hale geldiğinde gerilime dönüşür. Dünyanın bizim için strese neden olabilecek pek çok şeyle dolu olduğu, kötü bir haberdir. İyi haberse onunla etkili biçimde başa çıkmayı öğrenebileceğimizdir. Hayatta başarılı olabilmek için insanlarla olumlu ilişkiler geliştirmeyi öğrenmemiz gerekir. Dikkatinizi başkaları üzerinde toplamaya başladığınızda, iyi ilişkilerin potansiyeli büyük ölçüde artar. İnsanlar ne kadar bildiğinize önem vermez, ta ki ne kadar önem verdiğinizi bilene dek. Her insanı olumlu beklentilerle karşılayın ve her karşılaşmanın olumlu sonuçlar vermesini bekleyin. Başkaları pahasına kendini ilerletmek, başarılı olduğunuzu sanmaktır. En iyi ilişkiler, her iki tarafın da sürekli diğerlerinden bir şey aldığı ilişkidir. Bir ilişkiyi başlatırken, kullanılabilecek en iyi stratejilerden biri, dikkati ilişki kurmak istediğimiz insanların ilgi alanları üzerinde toplamaktır. Dünyada hiçbir şey insan kadar önemli değildir. İnsanlar sizin görüşünüze veya ürünlerinize inanmadan önce size inanmalıdır. Diğerleriyle olumlu ilişkiler geliştirmek bir tek noktaya dayanır o da insanlara değer vermektir. En çekingen veya yıpratıcı insan dahi, değişerek olumlu ilişkiler geliştirmeyi başarabilir. İş yaşamında veya özel yaşamında başarı büyük ölçüde kişinin iletişim yeteneğine bağlıdır. Hedefiniz, karşınızdakinin mesajının içeriğini anlamanın yanı sıra, sizin ona ve söylediğiniz şeye saygı duyduğunuzdan emin olmasını sağlamaktır. Hiç bir şey başarılı bir iletişimde bulunmakta olduğunuzu, dinleyicinizden sözlü bir yanıt almaktan daha iyi açıklayamaz. Deneyimli iletişimciler, daha çok konuşmanın çözüm olmadığının farkındadır. Gereken daha çok dinlemektir. Eğer başkalarını ikna etmek istiyorsanız onların onayını almaya çalışmayın. İletişimde büyük mücadele, sizi dinlemekte olanların aklını, geçmişini ve düşünme yöntemlerini anlamaktır. Bunları uygulamak pek çok ''iletişim tıkanıklığı''ndan kişiyi koruyabilir. Birini güdülemek, onu harekete geçiren, içindeki bir şeyle bağlantı sağlamaktır. Güdü başarı için zorunludur. Kendinizi güdülememişken başkalarını güdülemek olanaksızdır. Büyük bir işi veya projeyi daha küçük, elde edilebilir parçalara ayırmak, bütünün erişebilir görünmesine neden olur. Bu da güdülenme sağlar. Başkalarını güdülendirmeye her zaman, iletişimde sarih olunmasıyla başlamalıdır. Tarihteki büyük insanların tek ortak paydası, yaptıklarına inanmalarıdır. İnsanlar mantığınızın yüksekliğinden çok, kanaatlerinizin derinliğiyle ikna olmaktadır. Kişisel gelişim sürecinde olgunluk ve hoşgörü önemli hususlardır. Hoşgörüden kastedilen bireyin kendisine yönelik hoşgörüsü ve olgunluğudur. Yani kişinin zayıf yönlerinin olabildiğince kabul etmesi ve eksikliklerini olgunlukla karşılayabilmesidir. Hiçbir kişi hatada ve eksiklikte yalnız değildir. Her insanın yetemediği, zayıf kaldığı durumlar vardır. Hatalar bireyin önünde aşılmaz bir dağ oluşturmamalıdır. Kişi bunlara takılıp kalmamalıdır. Birey eksikliklerini olgunluk ve hoşgörü içerisinde yeniden şekillendirip, daha iyiye yönlendirmesi gerektiğini unutmamalıdır. Varlıklarını kabul edip onları güzele ve iyiye doğru yönetmelidir. Yoksa hoşgörü ve olgunluktan kasıt, hatayı ve eksikliği kabullenip kalmak, hele hele onları değişmez engeller olarak görmek değildir. Kişi üstün ya da zayıf yönlerini bu bakışla tespit etmeye çalışmalıdır.

Kişisel yetkinlik, bireyin işin ve sosyal çevrenin isteklerine yanıt verebilme yeteneğidir. Buna göre kişisel yetkinliğin üç yönünden söz edebiliriz. Birinci yönüyle kişisel yetkinlik, bir işi başarmaya ilişkin yargıdır. Bu yargı örgütsel anlamda bireyin kendini değerlendirmesine, iş ve iş çevresine bağlıdır. İkinci olarak kişisel yetkinliğin dinamik bir sürecidir. Çünkü yetkinlik algısı zaman içinde edinilen yeni bilgilere ve edinilen deneyime göre değişir. Üçüncü yönüyle kişisel yetkinlik harekete geçme unsurunu içerir; şartları değiştirmeye ilişkin genel ve karmaşık bir süreci yansıtır. Kişisel yetkinlik, insan davranışının yalnızca içsel uyaranlarla veya sadece dışsal uyaranlarla ilgili değildir; aksine içsel ve dışsal uyaranların etkileşimi sonucunda ortaya çıkar.

* Kişisel yetkinlik; Kişisel yetkinliği olan insanların yeni durum ve ortamlara uyum sağlama yetenekleri yüksektir. Dürüstlük, öğrenmeye hevesli olmak, takım çalışması, cana yakınlık, motivasyon, dayanıklılık, maceracı, emin, işbirliği yapan, enerjik, yardımsever, sabırlı, dengeli, olumlu, titiz, hızlı, güvenilir, ince, hoşgörülü, anlayışlı ve çok yönlü olmak kişisel yetkinlik özellikleri arasındadır. * Aktarılabilen yetkinlikler; Bu tür yetkinlikler, farklı ortamlarda kullanılabilen, iş yapabilme yetkinliğidir. İnsana yapabilme yeteneği kazandırır. Aktarılabilen yetkinlikler; Analitik yetkinlik, Teknik yetkinlik, Fiziksel yetkinlikler olarak sınıflandırılır. * Profesyonel yetkinlikler; Bu tür yetkinlikler, işe özgü ve işin yürütülmesi için gerekli olan özel yetkinliklerdir. Aktarılabilir yetkinlikler olmadıkça profesyonel yetkinlikler bulunmaz. Profesyonel yetkinlikler kişisel gelişimin üst aşamalarında elde edilebilecek yetkinliklerdir. Bunlar bir işi profesyonel bir yetkinlik düzeyinde yapabilmesi için gerekli olan her tür bilgi ve beceriyi kapsar.

Judi James “ilk izlenimi yaratmak 4 saniye alır;  kötü bir izlenimi silmek dört yıl alır” demiştir.

İmaj insanların karşılarındaki kişiler hakkında neler hissettiği ile ilgili bir terimdir. Pozitif yönde oluşmuş bir imaj tüm kapıları açabilen bir anahtar olarak  kullanılırken; tam tersi bir imaj da, kişinin tüm kapıların dışında kalmasına yol açmaktadır.

Öz İmaj
İnsanın kendini nasıl gördüğüyle ilgili imajdır. Öz imaja psikolojide benlik algısı da denmektedir. Kişinin kendini, kendi iç aynasında görme şekli, onun öz imajını oluşturur. Öz imaj, görüntü saptırıcı aynalar gibi yanıltıcı olmamalı, kişi kendini gerçekte olduğundan daha iyi ya da kötü görmemelidir.

İnsanın kendini nasıl görmek ve başkalarına nasıl göstermek istediği ile ilgili imajdır. Bir kişinin “nasıl bilinmek istersiniz” sorusuna verdiği cevap, bizi o kişinin kafasındaki ideal imaj ile ilgili ipuçlarına götürür. İdeal amaca ulaşabilmek için kişi, imajını oluşturan tüm öğeler üzerinde bilinçli olarak çalışmalı gerekiyorsa profesyonel yardım almalıdır. Kişi nasıl hareket ederse, nasıl konuşursa, nasıl görünürse, nasıl davranırsa ne şekilde algılanacağını kavramalı ve kendine bunlara uygun bir yol seçmelidir. İdeal imaja ulaşmak için yapılan çalışmaların kişinin işine ve kişiliğine uygun, doğal ve samimi olması çok önemlidir. Yapmacık ve kişinin yapısıyla örtüşmeyecek birtakım özelliklerin başkalarının hoşuna gideceği düşünülerek, kişinin üzerine bir maske gibi geçirilmesi son derece hatalıdır. Yönetici asistanının imaj konusunda dikkat etmesi gereken önemli bir kural vardır: Verdiği sözlü ve sözsüz iletilerin birbiriyle tutarlı olması. Çok şık giyinmiş ama kendini koltuğa boş bir çuval gibi bırakan ya da argo konuşan kişinin imajı olumlu olamaz. Kişisel imaj, karakter üzerine temellendirilmelidir.

Thourlby “Daha önce sizi hiç görmemiş ve tanımayan kişilerin bulunduğu bir odaya girdiğinizde, bu kişiler sizin hakkınızda sadece kıyafetinize bakarak 10 çıkarımda bulunabilirler.” demiştir:

• Ekonomik durumunuz
• Eğitim düzeyiniz

• Sosyal konumunuz
• Entelektüel birikiminiz
• Statünüz
• Sosyal durumunuz
• Kültürel temeliniz
• Başarınız
• Etik değerleriniz

Giyim seçiminde çeşitli faktörler rol oynar, bunlar aşağıda sırasıyla ele alınmıştır:

Mevsim, renk, yaş, beden ölçüleri, çevre, gelir düzeyi...... şeklinde birçok faktör sıralanmıştır ünitenizde,  ancak yönetici bu faktörler arasında yer almamaktadır.

Etkili bir imaja sahip olmak için ofiste çekmecelerimizde bulundurmamız gerekenler için bir liste
vermek gerekirse; bunlar:
• Elbise fırçası
• Ayakkabı boyası
• Cilalı ayakkabı süngeri
• Yedek çorap
• Yedek kravat
• Mini dikiş seti
• Deodorant
• Islak mendil
• Diş fırçası
• Mümkünse ağız spreyi
• Mentollü şeker
• Diğer kişisel bakım malzemeleri
• Hijyenik malzemeler olarak sıralanabilir.

Erkekler İçin İmaj Kırıcılar Listesi

Kirli sakal Bakımsız dişler
Bakımsız tırnaklar Kirli ve dağınık saçlar
Yırtık, sökük, rengi atmış ve kirli giysiler Ter kokusu
Ağır parfüm ve deodorant kullanmak Esprili/Kısa çoraplar
İş ayakkabıları ile giyilen beyaz çoraplar Siyasi parti rozetleri,
Kravat iğneleri Taşlı kol düğmeleri
Kolye, küpe, künye gibi aksesuarlar Dar giysiler
İş giysileri ile birlikte kullanılan postal, sandalet, sabo, mes gibi ayakkabılar
Kravat kullanılmadığı zamanlarda gömlek
yakasının açık kullanılması ve göğüs kıllarının gözükmesi
Plastik saatler Boyasız ve bakımsız ayakkabılar
Temalı kravatlar (mikili, atlı gibi) Üzeri yazılı sloganlı tişörtler
Ceket omuzlarına dökülmüş kepek Ceketin dış cebinde bir dizi kalem
Evlilik yüzüğü ve okul yüzüğü dışında takılan yüzükler, kolye, künye gibi aksesuarlar
Kemere takılı taşınan çağrı cihazları ve cep telefonları
Kravatla birebir aynı yaka mendili Çizgili gömleğe, çizgili kravat
Kahve tonlu takım elbiseler

Siyah takım elbise (Gündüz giyilmez)

Verileri daha anlaşılır ve anlamlı kılmak, sıkıcı ve kuru gelebilecek bilgileri cazip hale getirmek, kullanılan materyallerin evrensel bir dile sahip olmasının avantajından yararlanmak, bilgilerin öğrenilme ve hatırlanma düzeylerini artırmak gibi amaçlara ulaşabilmek için slayt hazırlanırken birtakım hususlara dikkat edilmelidir:
• İyi bir planlama yapılmalıdır. Ne tür bilgi verileceği, bu bilginin neden verileceği, kimlere
verileceği, nerede verileceği ne zaman sunulacağı, nasıl sunulacağı ve hangi tür teknolojik araçlara sahip olunduğu göz önüne alınmalıdır. • Sunum metni düzenli ve tutarlı bir şekilde düzenlenmelidir • Hazırlanan slaytların giriş kısmında sunulacak konu ana hatları ile tanıtılmalı, bu konunun neden ele alındığı açıklanmalı, sunudaki alt başlıklar sırasıyla verilmelidir • Sunum metninde yer alan her bölümün yeterince açıklayıcı bir başlığı olmalıdır. • Sunum metni power point slaytlara aktarılırken sunudaki bilgilerin doğru ve güvenilir olmasına özen gösterilmelidir. • Sözcüklerin tümü büyük harfle yazıldığında gözü yoracağından yalnızca ilk harfi büyük yazmak tercih edilmelidir.• Slaytlarda uzun cümleler kullanılmamalıdır. • Maddeler halinde aktarmak göze daha hoş gelir ve hatırda kalıcılığı yükseltir. • Görsel malzeme çok fazla yazılı metin, resim veya çok farklı renklerle doldurulmamalıdır.

Başarılı insanın ilk özelliği “başarı inancı”dır. Kişi olumlu inanç ve düşüncelere sahip, zorluklarla uğraşmayı seviyor ve onların üstesinden gelmekten haz duyuyor ise, başarının yarısını gerçekleştirmiş sayılır

İnsanı harekete geçiren ve hareketlerinin yönlerini belirleyen, onların düşünceleri, umutları, inançları,kısaca arzu, ihtiyaç ve korkularıdır. Bütün bunlar kişiyi motive edici faktörlerdir.