YÖNETİCİ ASİSTANLIĞI - Deneme Sınavı - 8

Türkiye'de de sekreterlik mesleği dünyadaki gelişimini izleyerek bugünkü halini almıştır. Teknolojik gelişmeler, iş yapma becerisi, insan ilişkileri becerisi, karar verme becerisi ve kavramsal beceriler gibi çağın gereklerine uyan; temel yönetim bilgi ve becerileri ile donanmış en üst düzey sorumluluklara sahip sekreter beklentisi yoğunlaşmış ve sekreterlerin tümünü yönetici asistanı olarak adlandırma eğilimi görülmüştür. Yönetici asistanları daha çok bilgi yöneticisi haline dönüşmüştür. Bilim ve teknoloji çağı olan günümüzde yaşanan hızlı değişim, sekreterliği daha karmaşık örgütsel sorunlarla ilgilenen, yaratıcılık gerektiren ve bilgiyi yöneten bir iş haline dönüştürmüştür. Yönetici asistanları yöneticisinin ve bürosunun ihtiyaç duyduğu bilgiye kısa sürede ulaşan, bu bilgiyi derleyen, analiz edip rapor haline getiren yöneticisine sunan ve bu bilgileri tekrar kullanılmak üzere depolayan yönetici yardımcısı haline gelmiştir. Yönetici asistanları çeşitli düzeydeki sekreterlerin bilgi ve becerilerine sahip olmalı ve gerektiğinde en iyi şekilde kullanabilmelidir. Örneğin, telefona bakmak, postayı açmak, klavye kullanmak, ziyaretçileri karşılamak gibi. Gerektiğinde denilmesinin sebebi; Yönetici asistanları genellikle enerji ve dikkatlerini daha üst düzey görev ve sorumluluklara yöneltmek zorundadır. Bu nedenle genellikle bir sekretarya ile birlikte çalışmakta ve bu görevleri onun denetiminde sekretaryada ki diğer çalışanlar yerine getirmektedirler ya da bölüm/kat sekreterleri gibi diğer sekreterlerden bu konularda destek almaktadırlar.

Yöneticilerin gün içinde yerine getirmesi gereken faaliyetlerden birisi örgüt içinden ya da örgüt dışından kişilerle görüşmektir. Söz konusu görüşmelerin programlaması ve ilgili kişilere randevuların verilmesi tüm sekreterlerin önemli görevlerinden biridir.  Randevuları sağlıklı verebilmek için sekreter yöneticiyi iyi tanımalı, beklentilerini, tercihlerini bilmelidir. Yöneticinin zamanı çok değerli ve kısıtlı olduğu için genellikle çalışma saatlerinin belli bir kısmını ziyaretçilere ayırmakta, 10.00-15.00 arası gibi belirli bir gün ve saatte gelmelerini istemektedir. Sekreterin randevu verme işini düzgün ve aksaksız yürütebilmesi için yöneticisinin günlük programını, alışkanlıklarını, iş yerinin özelliklerini çok iyi bilmesi gerekmektedir. Sekreter, randevu verirken yöneticisinin o saatte başka bir işi olmadığına ve randevu isteyen kişiyle görüşmek istediğine emin olmalıdır. Bunun için yönetici, sekreterine bir randevu programı bırakmalı, hangi gün ve saatlerde kaç kişi ile görüşebileceğini ve kimlere randevu verileceğini belirtmelidir. Yönetici ve sekreter randevuları karşılıklı iletişim ile tespit etmeli, bu sağlanmazsa birbirlerine randevulardan haberdar etmeli ve çakışmalarını önlemelidirler. Yönetici asistanının her sabah ilk görevleri yöneticilerine günün görüşmelerini hatırlatmak, randevu ile ilgili bilgileri, belgeleri sabah yöneticinin masasına bırakmalıdır.

Yönetim toplumsal bir süreç olduğu için yöneticilerin her zaman iş ile ilgili ya da özel ziyaret ve ziyaretçileri olacaktır. Ziyaretçilerin çoğu yöneticiyi görmek ister. Her 100 yöneticiden 80'i şirkete gelen ziyaretçilerin elenmesini istemekte, çeşitli isteklerle yüklü olarak gelen her ziyaretçinin hemen içeri alınmaması konusunda  yönetici asistanını uyarmaktadır. Bazı ziyaretçilerin soru ve sorunlarını sekreter kendisi çözebilir, bazı ziyaretçilerin soru ve sorunları için onları bir başka yetkiliye yönlendirmek uygun olabilir. Bazı ziyaretçinin ise mutlaka yöneticiyi görmeleri gerekir. Sekreter ziyaretçi ile yüz yüze geldiğinde, günün saatine göre uygun şekilde selamlamalı, selamlaşma protokolüne uygun davranmalıdır. Ziyaretçi geldiğinde hangi ruh halinde olursa olsun yönetici asistanı her ziyaretçiye yardımcı olmaya hazır olmalıdır. Program dışı gelen ziyaretçilerin yönetici ile görüşme talepleri iyi yönetilmezse, yönetici her randevusuz ziyaretçi ile görüştürülür ise zaman kaybı olur. Sekreterin bu konuda nasıl davranacağını, yöneticinin ziyaretçiye ve ziyaret konusuna vereceği önem belirler. Bu nedenle sekreterler ilk önce ziyaretçinin adını, ziyaret nedenini öğrenmelidir. Bazı ziyaretçiler ziyaret nedenini açıklamakta tereddüt edebilirler. Sekreter nazik bir şekilde bunu bilirse kendilerine daha fazla yardım edebileceği, ikna edici bir kabiliyetle bilgi almaya çalışmalıdır. Sekreter yöneticinin ziyaretçiyi ve/veya ziyaretinin konusunu önemli bulacağını düşünüyorsa, yönetici ile görüştürmelidir. Bu durumda önce yöneticiye ziyaretçi ve görüşmek istediği konu hakkında bilgi verip, onayı alır, sonra ziyaretçiyi yöneticinin bürosuna yönlendirir. Ziyaretçi yöneticinin odasına alınırken de, görüşmenizi sağlayacağım fakat mümkünse 15 dakikayı aşmamanızı rica ediyorum. Çünkü saat 14:30'da başka bir randevumuz var gibi bir zaman sınırı da koymalıdır. Bu diğer randevuların aksamaması için önemlidir. Sekreter, arkadaş ve aile bireylerine karşı yöneticilerin tutumunu bilirse, bu kişilerin program dışı ziyaretleri sırasında doğru tutumu sergileyebilir. Bu gözlem yolu ile veya doğrudan yöneticiye sorularak öğrenilebilir. Bir başka deyişle sekreter ziyaretçiler konusunda yöneticinin emir ve istekleri doğrultusunda hareket etmeli, ziyaretçilerin sorununu tam olarak kavrayarak onlara yardımcı olmak üzere kendi sorumluluklarını yerine getirmelidir.

Örgütlerde belge dolaşımı önemlidir. Belgelerin dolaşımındaki problem, iş akışında problemlere, düşük örgütsel verimliliğe ve başarısızlığa neden olur. Belgeler bir olayın gerçeğe uygunluğunu veya varlığını kanıtlayan yazı, fotoğraf, resim, grafik, harita, film, disket, manyetik bant vb. her türlü bilgi kaynağıdır. Belgeler, yönetim kararlarını gösteren ve doğrulayan delil niteliğindedir. İşlerin akışı ve çalışmaların sürdürülmesi belgelerle yapılır. Örgütsel etkinlikler sonucunda işin akışıyla oluşan belgeler, örgütsel yapının devamlılığı için zorunlu olan biçimsel iletişim araçlarıdır. Belgeler bilgi taşırlar, belgelerin oluşturduğun dosya ve arşivler, bilgi, araştırma ve üretim için yapılmış parasal ve zihinsel bir yatırım demektir. Belgelerden yararlanmak ancak iyi bir dosyalama ve arşivleme sistemi ile mümkün olur. Kayıt ve belgeler bürolarda ortaya çıkan gereksinmelere göre yaratılır ya da işletme dışından gelirler. Tüm bu kayıt ve belgeler, gün geçtikçe artma ve yığınlar oluşturma eğilimindedir. Küçük, büyük örgütlerde bu belgeler özel ilgi ister. Belgeler gruplanmalı, gerekli olanlar bir süre saklanmalı ya da uzun süre korunmalıdır.

Dosyala sistemlerinin hiç birine, en iyisi veya en kötüsüdür denemez. Dosyalama sistemi kurulurken önce ihtiyacı karşılayabilecek dosyalama sistemi seçilmelidir. Dosyalama sistemini seçerken; işin özelliği, dosyalanacak belge türü,   örgütün yapısı ve büyüklüğü, iş yükü, dosyalanacak belge miktarı, sistemin güvenilirliği, ilgili personel sayısı ve niteliği, sistemin ekonomikliği dikkate alınmalıdır.

Yöneticiler toplantı planladıklarında ya da bir toplantıya katılma kararı verdiklerinde, destek hizmetlerini yönetici asistanı verir. Toplantılarda yönetici asistanının görevleri şöyle sıralanabilir: * Toplantıdan önce yöneticisiyle görüşerek amaca uygun bir toplantı mekanı ayarlamak, * Toplantı gündemini, önceden yönetici ile tespit ederek yazmak, * Toplantı sırasında kullanılacak belgelerin katılımcı sayısı kadar çoğaltılmasını sağlamak, * Yöneticinin toplantı sırasında ihtiyaç duyacağı tüm bilgi ve belgeleri hazır bulundurmak, * Basın duyurusu yapılacaksa hazırlıklara katılmak, toplantı tutanaklarının hazırlanmasını sağlamak ya da hazırlamak, * Şehir dışından gelecek katılımcılar için otel rezervasyonu yaptırmak, gerekirse ulaşımlarını organize etmek, * Katılımcıların toplantıda oturacağı yerleri tespit etmek ve isim kartlarını yerleştirmek, * Toplantı tutanaklarının düzenlenmesi için gerekli hazırlıkları yapmak, * Toplantının bölünmesine izin vermemek, * Toplantı sonrasında alınan kararların toplantıya katılanlara sunulmasını sağlamak, * Toplantı bittikten sonra gerekli tutanakların dağıtılmasını, ödemelerin kontrolü ve teşekkür mektuplarının yazımını takip etmek, gerekiyorsa yapmak, * Alınan kararlar çerçevesinde yöneticinin yapması gereken işler konusunda yardımcı olmak ve toplantıya ait tüm evrakın dosyalanmasını yapmak.

Verilerin daha anlaşılır ve anlamlı kılmak, sıkıcı ve kuru gelebilecek bilgileri cazip hale getirmek, kullanılan materyallerin evrensel bir dile sahip olmasının avantajından yararlanmak, bilgilerin öğrenilme ve hatırlanma düzeylerini artırmak gibi amaçlara ulaşabilmek için slayt hazırlanırken birtakım hususlara dikkat edilmelidir.

*İyi bir planlama yapılmalıdır. Ne tür bilgiler verileceği, bu bilgilerin neden verileceği, kimlere verileceği, nerede verileceği, ne zaman sunulacağı ve hangi tür teknolojik araçlara sahip olunduğu göz önüne alınmalıdır.

* Sunum metni düzenli, ve tutarlı bir şekilde düzenlenmelidir,

* Hazırlanan slaytların giriş kısmında sunulacak konu ana hatları ile tanıtılmalı, bu konunun neden ele alındığı açıklanmalı, sunudaki alt başlıklar sırasıyla verilmelidir. Gelişme bölümünde örneklerle konunun anlatımı yapılmalı, sonuç slaytlarında ise sunumda ele alınan konular ana hatları ile özetlenmelidir.

* Sunum metninde yer alan her bölümün yeterince açıklayıcı bir başlığı olmalıdır.

* Sunum metni power point slaytlara aktarılırken sunudaki bilgilerin doğru ve güvenilir olmasına özen gösterilmelidir.

*Sözcüklerin tümü büyük harfle yazılırsa gözü yoracağından yalnızca ilk harfi büyük yazmak tercih edilmelidir.

* Slaytlarda uzun cümleler kullanılmamalıdır.

* Maddeler halinde aktarmak göze daha hoş gelir ve hatırda kalıcı olur.

* Görsel malzeme çok fazla yazılı metin, resim veya çok farklı renklerle doldurulmamalıdır.

Yöneticinin; haritalar, karayolları haritaları, restoran isimleri, seyahate giderken yanında bulundurması gerekenler, boş zamanlarında hangi etkinliklerde bulunabileceği, iklim ve zaman kuşağı ve kabul edilen giyim tarzları, çalışma gün ve saatleri, gidilecek ülkenin para birimi sembolleri, başkenti, uzunluk ve ağırlık ölçü birimleri, halkın etnik yapısı, resmi dili gibi bilgilere ihtiyacı varsa yönetici asistanı, bilgi toplamalıdır.

Yönetici seyahatteyken, yönetici asistanı önemli sorumluluklarından biri de, yönetici varmış gibi verimli ve plan dahilinde çalışmaktır. İşleri normal seyrinde yürütmektir. Ziyaretçilerin kabulü, telefonların cevaplanması, dosyaların ve raporların düzenlenmesi, mektupların cevaplanması gibi işler aksatılmadan yürütülmelidir. Yönetici genellikle yönetici asistanının sorumluluğunu ve büro kurallarına göre yokluğunda hangi konularda kime danışması gerektiğini belirtecektir. Bazı konularda profesyonelce ve dikkatli bir bicimde karar verme yetkisi ise ona bırakılacaktır. Yönetici asistanı kendi inisiyatifi ile ya da yöneticisinin belirttiği kişiye danışarak hallettiği işleri, döndüğünde yöneticisine aktarmalıdır. Telefon mesajları dahil, önemli belgeler düzenli bir şekilde hazırlanarak, yöneticisine sunulmalıdır. Yöneticilerin seyahatleri süresince, yönetici asistanlarını sık sık aramaları genel bir uygulamadır. Aramaların amacı, özel direktifler vermek ve işlerin nasıl yürüdüğü hakkında bilgi almaktır. Ayrıca, yönetici varken işleri aksatacak, büroların bakımı, onarımı gibi işler bu zaman aralığında yaptırılabilir.

Bir yöneticinin karar süreçlerinde rasyonel davranabilmesi, karar alacağı konularda yeterince işlenmiş bilgiye sahip olmasına bağlıdır. Bilgide bulunması gereken özellikler, doğruluk, tamlık, zamanlılık ve uygunluk olarak sınırlanabilir. Bir yöneticinin sahip olduğu bilgiler bu özellikleri taşımazsa aldığı kararların niteliği bozulur, faaliyetten beklenen başarı sağlanamaz. Bu bilgilerin önemli bir kısmı yönetici asistanı tarafından sağlanır. Yönetici asistanı bilgileri süzerek ve yukarıda sayılan özelliklerde sunmalıdır. Bilgiyi çeşitli kaynaklardan çabuk ve etkili bir şekilde bulmak için yönetici asistanının elindeki malzemeyi becerikli ve ustalıklı kullanacak şekilde yetişmiş ve araştırma sonuçlarıyla bir gerçeği ortaya koyacak çapta, anlayışlı ve sezgili olması gerekir. Ayrıca bilgiyi mantıklı, özlü bir yolla düzenlemeyi ve rapor haline getirmeyi bilmelidir.

Bir mesleği yapan kişinin, o mesleğin amaçlarını yerine getirebilmek için belli bilgi, beceri ve davranış niteliklerine sahip olması gerekir. Bu üç öğeyi topluca yeterlik olarak da tanımlamak mümkündür.

Bir iş belirli düzeyde beceri, yetenek, bilgi ve eğitim gerektiriyorsa o iş için meslektir denilebilir.

Sekreterlik, "bir kuruluşta iletişim, belgeleme ve düzenleme görevlerini içeren bir meslek alanı" olarak tanımlanabilir.

Sekreter, bürolardaki işlerin düzgün bir şekilde yapılmasını sağlayan, yöneticinin rahat çalışması için telefon konuşmaları, randevu tespitleri, ziyaretçi kabulü, yazışma gibi ayrıntılarla bizzat meşgul olan sempatik, anlayışlı, çalışkan kimsedir. Yönetimde, yöneticiye en çok destek sağlayan ve yardımcı olan kişilerden biri sekreterdir. Sekreter, yöneticinin iş yaşamına giren, yöneticinin imajını olumlu veya olumsuz bir şekilde etkileyen ve hatta yöneticiyi temsil eden, yöneticiyi iyi veya kötü dışa aksettiren ve yöneticiye en yakın olan kişidir. Sekreterler yakınlıkları nedeniyle yöneticilerin özel yaşamını, zaaflarını, alışkanlıklarını, güçlü ve zayıf yönlerini bilen kişilerin başında gelir. Sekreterler örgütsel pozisyonları nedeniyle yönetimin gayri resmi ortaklarıdır.

Nitelikli büro elemanlarına duyulan ihtiyacı karşılamak üzere ilk kez 1956 yılında Amerika’dan gelen uzmanlar tarafından Ankara’da 30 kız öğrenciden oluşan iki yıl süren lise ve dengi okul mezunları için sekreterlik programı açılmıştır.

"Sekreter bir ya da iki yabancı dili konuşabilmelidir." ifadesi çağdaş sekreterlik anlayışını yansıtan bir ifadedir. Diğer seçeneklerdeki ifadeler eski anlayış ifadeleridir.

Mesleki örgütler mesleki standartların geliştirilmesinde, meslek etiğinin benimsetilmesinde ve sürekli eğitime verdikleri destekle mesleklerin gelişmesinde çok önemli rol oynarlar. İlk sekreterler birliği 1942 yılında “Uluslararası Sekreterler Birliği” adıyla Amerika’da kurulmuştur. Bu birlik 1951 yılında sekreterler için bir sertifika programı açmıştır.

Sekreterlik hizmetlerinin ülkemizdeki tarihsel gelişimi de hemen hemen diğer ülkelerinkine paralel olmuştur. Osmanlı İmparatorluğu döneminde devlet yönetiminde sır kâtipliği olarak tanımlanan bu hizmetler, aslında sekreterlik hizmetleridirler. O dönemde, kâtipliğin önemli bir memuriyet olduğunu Osmanlı tarih belgeleri kanıtlar.

Sekreterin, yöneticinin genellikle dikkatini veremeyeceği, büronun genel ve idari işlevlerini içeren sorun ve çatışmaların pek çoğunu bağımsız olarak çözümlediği sorumluluk düzeyi 4. kademedir.

Raportör sekreter yönetim konusunda yeterli bilgiye sahip olmalı, protokol kurallarını ve sekreterin toplantılardaki görevlerini bilmelidir. Toplantılara rapor yazıcı olarak katıldıklarından yazışma kurallarını iyi bilmeli ve Türk diline hâkim olmalıdırlar. Örgütün en gizli belgeleri onlar tarafından hazırlanır ve dosyalanır. Yönetim kurulu sekreteri; başkanın konuşma, basına açıklama metinlerini yazabilmelidir.

Maliyet muhasebesi, hesap planı, aşınma payı, indirim gibi konuları içeren bilgilere sahip olmak Muhasebe ve Finans Sekreterinin sahip olması gereken bir özelliktir.