YÖNETİCİ ASİSTANLIĞI - Deneme Sınavı - 6

Belgeler, ilk sistemli sekreterlik hizmetlerinin Eski Mısır ve Yunan toplumlarında verildiğini belgeliyor. Doğru cevap D seçeneğidir.

Sekreterlik mesleği teknolojik gelişmelerden önemli ölçüde etkilenmiştir. Christopher Sholes’in daktilo adını verdiği yazı makinesini buluşu (1867) ve geliştirilmesiyle (1873) sekreterlik hizmetleri yeni bir uzmanlık alanına kavuşmuştur. Doğru cevap C seçeneğidir.

Zamanla öğrenilen bir iş değildir. Eğitimden geçmek gerekir Doğru cevap E seçeneğidir.

Eski anlayışa göre; sekreter her şeyi bilmeyebilir, zaten her şeyi bilmesi gerekmez. Doğru cevap D seçeneğidir.

Sekreterlik hizmetlerinde kadınların çalışmaya başlaması 1870’li yıllarda görülmektedir. Ancak o yıllardaki istatistiklere bakıldığında büro hizmetlerinde çalışan erkeklerin oranı çok fazlaydı (% 97,3) 1930’larda sekreter unvanlı erkek sayısı bir hayli azalmıştı. Doğru cevap B seçeneğidir.

İkinci derecede sorumlu bir sekreter; rutin ve teknik bilgi gerektirmeyen yazışmaları yöneticisinin adıyla veya kendi adıyla hazırlayabilir veya imzalayabilir. Doğru cevap B seçeneğidir.

Uzmanlık alanına göre sekreterlerden bir tanesi okul sekreterleridir. Doğru cevap C seçeneğidir.

Yönetici asistanı örgütte yöneticiden sonra gelen en önemli ikinci kişi olmuştur.Yönetici asistanı yöneticinin yönetsel görev ve işlevlerini paylaşan, yöneticiye yönetsel alanda etkin olarak yardımcı olan ve danışmanlık yapan, yöneticinin çalışmasını, plan ve programını düzenleyen ve yürüten, kısacası yöneticiyi yöneten etkin bir kişidir. Hatta günümüzde yönetici asistanı yerine yönetici koçu kavramı da kullanılmaya başlanmıştır. Doğru cevap D seçeneğidir.

Sekreterlik mesleği için 5 sorumluluk düzeyi belirlenmiştir ve en üst düzey olan 5.basamakta görev yapan sekreterlere yönetici asistanı tanımlaması yapılmıştır. Doğru cevap E seçeneğidir.

Latince secretum sözcüğünden türetilen sekreter sözcüğü; İngilizce’de secret, “gizli, sır” anlamına gelmektedir. Türk Dil Kurumu sözlüğünde sekreterin karşılığı ise; özel veya kamu kuruluşlarında haberleşmeyi sağlayan, yazışma yapabilen görevli, yazman, kâtiptir. Doğru cevap D seçeneğidir.

Sekreter, telefonlara bakan kişidir! Veya sekreter, işletme içi ve dışına gönderilen yazışmaları yapan kişidir! Veya sekreter, işletmeyi ziyaret edenlerle öncelikle ilgilenen kişidir! tanımlamaların hemen hepsi; belirli açılardan doğru olmakla birlikte sekreterlik mesleğini tüm görevleri ile tanımlayabilecek nitelikte, standart ve sistemli değildir. Doğru cevap C seçeneğidir.

Sekreter; yetkin iletişim becerileri ile donatılmış, yöneticisinin diğer ünite yetkilileriyle olan iş ilişkilerini düzenleyip denetleyen, yönetim yeterliklerine sahip kişidir. Yabancı dilde çeviri yapan çevirmen; dosyalama yapan kişi dosya memurudur.   Doğru cevap A seçeneğidir.

IAAP’nin açılımı Uluslararası İdari Profesyoneller Birliğidir. Doğru cevap C seçeneğidir.

Sekreterin günümüzdekine yakın anlamda ilk kez istihdam edildiği yer 1933 yılında Paris’te demir–çelik işletmesinin genel müdürlüğüdür. Doğru cevap E seçeneğidir.

Christopher Sholes’in daktilo adını verdiği yazı makinesini buluşu (1867) ve geliştirilmesiyle (1873) sekreterlik hizmetleri yeni bir uzmanlık alanına kavuşmuştur. 1873 yılında geliştirilen ilk yazı makineleri üretilmeye başlanmış, daha sonra da Dr. Dvorak klavyelerin bilimsel esasa dayandırılması ve bir düzen içinde kullanılması için çalışmalar yapmıştır. Doğru cevap A seçeneğidir.

Önceleri Sekreterlik Anlayışı : 1 Sekreterlik zamanla öğrenilen bir iştir. Önemli olan şu ya da bu şekilde işi öğrenmektir. 2. On parmak daktilo bilen herkes sekreter olabilir. 3. Sekreter, kendisine verilen işleri yapmakla yükümlüdür. 4. Kendisine verilen yazıları da olduğu gibi yazar; düzeltme yapmaz. Başka bir deyişle “sekreter gördüğünü yazar”. 5. Sekreter her şeyi bilmeyebilir, zaten her şeyi bilmesi gerekmez. Sekretere her şeyi söylemeye gerek yoktur. 6. Sekreter arandığında hep yerinde bulunmalıdır; asla bir yere gönderilmez. 7. Emek işçisidir. 8. Kurallara bağlı hareket eder. 9. Zamanı kullanma becerisi vardır. 10. Rakam dökümlerini toplar. Cevap D seçeneğidir.

Çağdaş Sekreterlik Anlayışı:

1. Sekreterlik lise öğreniminden sonra yüksek öğrenim ve mesleki bilgi gerektiren bir meslektir. Sekreter sıfır hata ile çalışmalıdır.

2. Sekreter bir ya da iki yabancı dili konuşabilmelidir.

3. Sekreter, yeri geldiğinde inisiyatif kullanabilir ve yönetici adına bazı kararları verebilir.

4. Sekreter yazıları şekil ve içerik açısından düzenler, imla ve dilbilgisi hatalarını düzelterek yazar.

5. Sekreterin sözlüğünde “Bilmiyorum” sözü olmamalıdır.

6. Sekreter, çeşitli eğitim seminerlerine ve konferanslara gönderilmeli; kendisini geliştirmesi desteklenmelidir.

7. Bilgi-zihin işçisidir.

8. Koşullara bağlı hareket eder.

9. Zamanı değerlendirme becerisi vardır.

10. Rakamların analiz edilmesine yardımcı olur. Doğru cevap B seçeneğidir.

Ülkemizde de her yıl 4–11 Haziran tarihleri Sekreterler Haftası olarak kutlanmaktadır. Bu hafta içinde çeşitli üniversiteler tarafından mesleğin çeşitleri boyutları ele alınmakta, konu ile ilgili akademisyen, uygulayıcılar ve öğrenciler bir araya gelmektedir. Cevap C seçeneğidir.

Sekreterlik hizmetlerinde kadınların çalışmaya başlaması 1870’li yıllarda görülmektedir. Ancak o yıllardaki istatistiklere bakıldığında büro hizmetlerinde çalışan erkeklerin oranı çok fazlaydı (% 97,3 yüzde doksan yedi virgül üç). 1930’larda sekreter unvanlı erkek sayısı bir hayli azalmıştı.

Meslek bir kişi için en değerli ve o oranda da önemli bir kimlik belgesidir. Meslek, insanın bütün yaşamını ve kişiliğini etkilemektedir. Meslek, “bir kimsenin hayatını kazanmak ve geçimini sağlamak için, seçerek kendisini verdiği iş ya da düşünme alanı” olarak ya da bir kimsenin geçimini sağlamak için yaptığı sürekli iş, uğraş, çalışma alanı, geçim araçlarını elde etme uğraşı olarak da tanımlanmaktadır. Meslekler belirli düzeyde beceri, teknik bilgi, eğitim ve diploma gerektiren, niteliği toplumdan topluma değişmekle birlikte yüksek statü, prestij ve gelir getiren işlerdir. Bir mesleği yapan kişi, bilerek ya da bilmeyerek kişisel amaçlarına ulaşma çabası içindedir. Mesleğini yapan kişinin bireysel amaçları, o kişinin bireysel gereksinimlerinden kaynaklanmaktadır. Kişilerin bireysel amaçları dört başlık altında toplanabilir: Biyolojik ihtiyaçları gidermek, para kazanmak, itibar kazanmak ve üretmek.. Doğru cevap B'dir.