YÖNETİCİ ASİSTANLIĞI - Deneme Sınavı - 5

Bu sorumluluk düzeyinde sekreter, yöneticisinin özel yönergeleri altında her gün gerçekleşen işleri yapmaktan sorumludur. Bu sorumluluk düzeyinde çalışan bir sekreter;

Yöneticinin genellikle dikkatini veremeyeceği, büronun genel ve idari işlevlerini içeren sorun ve çatışmaların pek çoğunu bağımsız olarak çözümler. İşlerin bitiş zamanını belirlemede yardımcı olur. Ayrıca yukarıda verilen diğer sorumluluk düzeyindeki görevleri de üstlenir. Bu sorumluluk düzeyinde iş gören bir sekreter;

Acil veya önemli durumlarda yöneticinin bilgilendirilip bilgilendirilmeyeceğine karar verir. Bununla birlikte, yukarıda tanımlanan bu dört sorumluluk düzeyinin de üstünde sorumluluklara sahip bir sekreter daha vardır. Yöneticisi ile birlikte yönetici yardımcısı gibi çalışan bu sekretere yönetici sekreter “yönetici asistanı” adı verilmektedir. Doğru cevap B'dir.

Raportör sekreter, yönetim kurulu bulunan büyük işletmelerde yönetim kurulu başkanının sekreterliğini yapar. Raportör sekreterin diğer bir adı da yönetim kurulu sekreteridir. Raportör sekreter yönetim konusunda yeterli bilgiye sahip olmalı, protokol kurallarını ve sekreterin toplantılardaki görevlerini bilmelidir. Toplantılara rapor yazıcı olarak katıldıklarından yazışma kurallarını iyi bilmeli ve Türk diline hâkim olmalıdırlar. Örgütün en gizli belgeleri onlar tarafından hazırlanır ve dosyalanır. Yönetim kurulu sekreteri; başkanın konuşma, basına açıklama metinlerini yazabilmelidir. Yönetim kurulu sekreterleri, toplantı salonunu ve gündemi hazırlanma; toplantı malzemeleri ve oturma şekli gibi toplantının verimliliğine katkı sağlayan faktörlerin yanında, protokol kuralları konusunda bilgi ve beceri sahibi olması gerekir. Doğru cevap D'dir.

İş hayatının yukarıda sıralanan çeşitli kesimlerinde her türlü iletişimi sağlayan, randevuları ayarlayan, dosyalama ve arşivlemeyi gerçekleştiren, ekonomi ve işletme bilgisi olan sekreterler, işletme sekreterliği grubuna girmektedir. Her ayrı alan için uzmanlığa sahip sekreter yetiştiren öğretim kurumları olmadığı için yüksekokullarda verilen işletmecilik, yönetim ve muhasebe bilgileri, iletişim bilgisi, örgütsel davranış, halkla ilişkiler, pazarlama, daktilografi, bilgisayar, yabancı dil, yazışma ve dosyalama vb. dersler bu alanlarda çalışacak sekreterler için temel teorik bilgileri vermeyi amaçlamaktadır. Doğru cevap E'dir.

Gelişme isteğinin var olmasını, gelişmeyi gerçekleştirecek plan yapımını, planı gerçekleştirecek yöntemleri uygulamayı.

Kişisel gelişim planınızı yaptığınızda bu planı uygulamak için beklemeden ve gecikmeden eyleme geçmelisiniz. İleri görüşlü ve güvenli adımlarla kendinizi geleceğe hazırlamalısınız. Ancak kişisel gelişim planınızın ve buna dayalı olarak yapacağınız eylemlerin size gerçekten yararlı olabilmesi için, kendinizi doğru teşhis etmeli ve tanımalısınız. Yaşamınızda önem verdiğiniz inanç ve değerler nelerdir? Sizi tanımayan bir kişiye kişiliğinizi nasıl anlatırsınız? Güçlü ve zayıf yönleriniz nelerdir? Bunları nereden biliyorsunuz?

Genel anlamda insanlarla ilişkilerinizde davranışlarınızı nasıl tanımlarsınız? Saldırgan mı, edilgen mi girişken mi? Nasıl bir yaşam tarzınız var? Heyecanlı mı? Sakin mi? vb. Kendinizi nasıl geliştirebilirsiniz? En son hangi kitabı okudunuz? Son zamanlarda geliştirdiğinizi düşündüğünüz becerileriniz neler? Gelecekte sahip olmayı istediğiniz beceriler nelerdir? Son üç ayı düşündüğünüzde zamanınızı ne kadar iyi kullandınız? Yaratıcı mısınız? Akıl ve ruh sağlığınızı korumak için ne yapıyorsunuz? Topluluk karşısında konuşurken nasıl bir stres yaşıyorsunuz? Kendini tanıma anlamında daha çoğaltılabilecek bu tür sorulara verdiğiniz cevaplardan sonra SWOT Analizi formunu ele alabilirsiniz (güçlü ve zayıf yönler, fırsatlar ve tehditler sözcüklerinin İngilizce baş harflerinden oluşmaktadır).

Kişisel gelişim büyük ölçüde hayat felsefesi oluşturmakla da bağlantılıdır. Okunan kitaplar, seyredilen sinema ve tiyatro eserleri, gözlemler ve edinilen deneyimler, atasözleri hayat felsefesi oluşturabilmemize iyi birer kaynaktır. Kişisel gelişim için;
• Amacı kesin olarak belirleyip, gerçek hedefler saptamalı,
• Hedef ile ilgili alt yapı eğitimi almalı, ilgili kitap ve yayınları okumalı,
• Kültürel kitap, dergi ve ansiklopedi okumalı,
• Konferanslara, panellere, seminerlere katılmalı,
• Uyarıcı/kültürlü arkadaşlar ve etkili sosyal gruplar edinmeli,
• Başarılı kişilerin kendilerini nasıl yetiştirdiklerini araştırmalı, biyografi okumalı,
• Çalışma ve dinlenme-eğlenme arasında mutlak bir denge kurmalı,
• Bütün bunları yer, zaman ve kalite yönlerinden bir plan çerçevesinde yapmalı.

İş hayatı sürekli değişmektedir. Bunu bilmeniz ve değişikliklere hazırlıklı olmanız gerekir. Mesleklerde değişmektedir. Hiç değişmeyen işlerden oluşan bir meslek bulamazsınız. Bu kaçınılmazdır. Öyleyse yapılacak olan şey bu kaçınılmaz durum nedeniyle, oluşan değişikliklerin dışında kalmamak, nitelik ve niceliklerini geliştirerek her zaman aranılan bir sekreter olmaktır. Değişikliklerin geldiğini, oluştuğunu hissettiğinizde, ondan yararlanarak, çalıştığınız örgütte değerinizi koruyabilir hatta arttırabilirsiniz. Eğer amacınız profesyonel sekreterlik yeterlikleri kazanmaksa hem büro içinde, hem büro dışında bu amaçla ilgili tüm faaliyetleri izlemelisiniz. Çevrenizde bulundukları durumda kalmak için ısrar eden ve kendilerine verilen görevlerden ne daha azını, ne de daha fazlasını isteyen sekreterler olabilir. Ancak siz ilerlemek istiyorsanız aktif, mücadeleci ve daima kendinizi geliştirme isteği içinde olmalı ve kendinize uygun örnekler seçmelisiniz.
Kendiniz için daha iyiyi aramayı sürdürdükçe ilerleme şansınız da artacaktır.
İlerlemek için ilk koşul kendi ilginizi çeken bir alan seçmenizdir. Seçtiğiniz bu alanda
uzmanlaşabilmek için her tür fırsatı değerlendirmelisiniz. Alanınızla ilgili seminerlere katılmak, donanım sergilerini gezmek, mesleğinizle ilgili kaynakları araştırmak, takip etmek
ve okumak, sertifikalı kurs ve okul imkânları araştırmak kendinizi yenilemenizi ve geliştirmenizi sağlayacaktır. Değişen bilgi ve teknolojiye ayak uydurmanız diğer çalışanları etkileme yeteneğinizi ve kuruluş amaçlarını gerçekleştirmede çalışanların tam desteğini kazanmanızı kolaylaştıracaktır. Sadece verilen işi yapan sekreter olmaktan öte, kendinizi bir amaca yönlendirmeli ve uzun vadeli planlama yapmalısınız. Beş veya on yıl sonrası için nasıl bir iş arzuladığınızı
tasarlamalısınız. Bunun için size önerilerde bulunabilecek ve rehberlik edebilecek bir meslektaş veya yöneticiyi kendinize danışman olarak seçmelisiniz. Örnek aldığınız veya önerilerine güvendiğiniz kişinin söylediklerini dikkatli bir şekilde dinlemelisiniz. Uzmanlık alanınıza giren her tür konuda diğer çalışanlara yardımcı olmalı ve sorumluluk almaktan kaçınmamalısınız. Önemli sonuçlar alınabilecek ve sizin ön plana çıkmanızı sağlayacak işlerin sorumluluğunu üzerinize almalısınız. Üzerinize aldığınız iş her ne olursa olsun, daima yapabileceğinizin en iyisini yapmalısınız