YÖNETİCİ ASİSTANLIĞI - Deneme Sınavı - 2

Başarılı takımların ortak özellikleri arasında güven ortamının oluşması ve tüm takım üyelerinin kendilerine ve birbirlerine güvenmeleri başta gelmektedir. Doğru cevap B'dir.

Çapraz fonksiyonlu takımlarda; farklı departmanlarda çalışan insanların bir araya getirilmeleri ve karar alma ve uygulama sürecinin bir parçası kılınmaları söz konusudur. Kendi kendini yöneten (otonom) takımlar genellikle toplam kalite yönetimi ve kalite kontrol çemberlerinin olgunlaşmış ve kurumsallaşmış bir boyutunu oluştururlar. Genel olarak 5 ile 10 kişiden oluşurlar. Günümüzde internet kullanımının yaygınlaşması ile sanal çalışanlar ve sanal takımlar gündeme gelmiştir. Gelişmiş bilgi teknolojilerinin kullanımı bireylerin yüz yüze karşılaştığı durumlarla sınırlanmış olan örgüt ve takım kavramını farklılaştırmıştır. Genellikle aynı mesleki faaliyet içinde olan veya aynı üniteye bağlı olarak çalışan ve sayıları 5-10 kişi arasında değişen gönüllü kişilerin oluşturduğu küçük bir grup ise problem çözme takımlarıdır. Birlikte çalışma yoluyla periyodik toplantılar yaparak, belirlenen problemlerin kaynaklarını, nedenlerini araştırır, bulur, çözer ve üst yönetime sunarlar. Doğru cevap B seçeneğidir.

Bir takım oluşturma sürecinin tanışma, çatışma, alışma, çalışma ve dağılma olmak üzere beş aşaması bulunmaktadır. Doğru cevap D seçeneğidir.

Takım üyelerinin tanışması, her üyenin görevini anlaması; görevin istediği yeterliklerin tanınması; her üyenin görevinin istediği yeterliklerin kendinde olup olmadığını tartması; öğrenmek istediği bilgi ve becerileri belirlemesi aşamasıdır.  Çatışma, her üyenin bireysel ve üyelerarası çatışmalarının olabildiği aşamadır. Çalışma aşamasında takım bilincine ulaşan üyeler takımın planlanan görev ve hedeflerini gerçekleştirerek ve toplumsal rollerini oynayarak etkin bir yapı oluştururlar. Çalışma aşamasında çatışmalar durulur, takım üyeleri arasında işbirliği gelişir; bağlılık artar; görüş alışverişi başlar; yardımlaşma düzeyi yükselir ve en önemlisi çalışmaya ilişkin ilkeler geliştirilir. Her üye takımın değer ve ilkelerine uyum göstermek zorunda kalır. Her üye bu değer ve ilkelere uyum derecesine göre üyelik bilincine ulaşmış ve takım ruhunu geliştirmiş olur.

Başarılı bir takımın özellikleri şunlardır: Katılımlı bir liderlik biçimi, ortak bir sorumluluk, ortak bir amaç, olumlu ve yüksek bir iletişim, görev odaklı bir çalışma, geleceğe yönelik ve değişmeye açık bir potansiyel, yaratıcılık yeteneği , hızlı tepki biçimidir. Başarısız bir takımın özellikleri ise; grup dışı iletişim, liderlere aşırı bağlılık, gizlenen çatışmalar, sadece kendi çıkarlarını düşünen alt grupların oluşumu, çözümsüz tartışmalar veya kavgalar, gerçekleşmemiş kararlardır. Doğru cevap C seçeneğidir.

Yöneticiniz değiştiyse ve yeni yöneticiyle çalışma durumundaysanız, ona hangi yazının veya raporun neden hazırlanması gerektiğini açıklamaya istekli olmalısınız. Programlanmış olan toplantıların düzenli bir listesini vermeli, büro çevresindeki kişileri tanımasına yardımcı olmalısınız. Onu gerçekten kimlerin güçlü olduğu konusunda bilgilendirmelisiniz. Olayların informal bir yoldan nasıl geliştiğini ve yöneticinizin amirlerinin tercihlerini bilmesini sağlamalısınız ve o bir değişiklik önerene kadar işlerinizi aynen devam ettirmelisiniz. Ona bildiklerinizi açıklamaya ve sorularını cevaplamaya istekli olduğunuzu göstermelisiniz. Ancak o değiştirmek istediği herhangi bir şey için, düşüncelerinizi sorana kadar, yorum yapmaktan kaçınmalısınız. Doğru cevap E seçeneğidir.

Şikâyet ve söylentilerle ilgilenme ilkeleri şunlardır: Edindiğiniz önemli bilgileri yöneticinize anında iletin. Her şeyi olabildiğince sadeleştirmeye çalışın. Olabildiğiniz kadar net olun. Gerekli bilgileri iletirken ayrıntılar üzerinde durmayın. Konuyu kendi duygularınız, bakış açınız ve fikirlerinizle süslemeyin. Yöneticiniz sorunları bir başkasından duymadan önce, bunlarla ilgili dürüst olun. Hiçbir şeyin üstünü örtmeye çalışmayın. Doğru cevap D seçeneğidir.

Problemlerin her ikinize de ait olduğunu bilmelisiniz. Hata yapmasını önlemek için ona yardımcı olmalısınız. Kendinizden veya yöneticinizden bahsederken her zaman “biz” demelisiniz. Kendi işinizi iyi yaparak destekleyici olmak için elinizden gelenin en iyisini yapmalısınız. Onun neyi bilmeye ihtiyacı olduğunu belirleyip, temin etmelisiniz. Dürüst yapıcı eleştirilerde bulunmalısınız. Onun vaktini alacak gereksiz görüşmeleri elemelisiniz. Kayıtları iyi tutmalısınız. (toplantı notları, raporların özetleri). Onun yerine konuşmaları yazarak, görsel sunumları hazırlayarak yardımcı olmalısınız. Toplantıları yeniden yapılandırarak zamanı daha iyi değerlendirmesini önermelisiniz. Örneğin, bire bir görüşmeler yerine grup toplantıları yapmasını önerebilirsiniz. Öncelik ve tercihleri saptamalı, zamanı başarılı kullanmalısınız. İstenilen bilgiye ulaşabilmelisiniz. Yöneticinize sadık kalmalı, başkaları tarafından duyulmaması gereken şeyleri asla ortaya çıkarmamalısınız. Sorun çıkarıcı değil, sorun çözücü olmalısınız. Endişeyi yenmeli ve stresi olumlu yönde kullanmalısınız. Onun onayına gerek kalmadan yaratıcı gücünüzü kullanmalısınız. Sadece yöneticinize değil, çevrenizdekilere karşı da nazik olmalısınız. Doğru cevap B seçeneğidir.

Executive Counterparts adlı kuruluş, yöneticilerin yardımcılarında en fazla şikâyet ettikleri beş noktayı tespit etmiş: Katılımcı değil. Organize değil. İşleri zamanında raporlamıyor. Öncelikleri belirleyemiyor. Ayrıntıya boğuyor (Yöneticiniz ile konuşurken önce en önemli noktaları dile getirip sonra gerekirse ayrıntıya giriniz.)  Doğru cevap E seçeneğidir.

Yeni bir işe başlanıldığında iş arkadaşları ile üretken bir takım oluşturmak için; hoş geldin demelerini beklemeyin. Hemen fikir belirtmeyin. İşi hemen reddetmeyin. İşbirliği kışkırtıcısı olun. Sevmeniz gerektiğini düşünmeyin. Önerinizi doğru biçimde yapın. Kıskançlık yaratacak davranışlarda bulunmayın:İş dışı etkinliklere katılın. Eleştirirken doğru yöntemi kullanın. İki arkadaşınız tartışırsa tarafsız kalın. Çevrenizi gözleyin. Doğru cevap A seçeneğidir.

Kendini beğenenler, daima ön planda olmak isterler. Kendileri öne çıkamayacaklarsa, diğerlerine de engel olmaya çalışırlar.
Ümitsiz ricacılar, daima, üretken olmamak için nedenler bulurlar: “Makineyi nasıl çalıştıracağımı bilmiyordum, bu nedenle fotokopileri çekemedim” gibi. Kendilerini soyutlayanlar, iletişim kurmaktan kaçınırlar. Masalarını veya sandalyelerini genellikle kimseyi görmek zorunda kalmayacakları köşelere çekerek ayırırlar. Süper uyumlular, daima tatlı bir ses tonu ile konuşurlar. Söylediğiniz her şeye, ister doğru, ister yanlış olsun, hak verirler. Kendi kendime yaparım diyenler, aslında hiçbir art niyete sahip değillerdir. Amaçları size yardımcı olmaktır. Siz masanızdan uzaktayken, sizin halletmeniz gereken bir iş olduğunda kısa bir not bırakmak yerine, işi sizin için tamamlamaya çalışırlar. Bu arada siz geri dönerseniz, işinizi sizin yerinize tamamlamaya çalıştıklarını belirtir, “hemen tamamlıyorum nasıl olsa başladım, sen zaman kaybetme” derler. Doğru cevap D seçeneğidir.

Örgütlerde görülen takım türleri: Problem Çözme Takımları, Çapraz Fonksiyonlu Takımlar, Kendi Kendini Yöneten Takımlar ve Sanal Takımlar'dır. Teknolojik Takımlar şeklinde bir tür yer almaz. Sanal takımlar kendi içlerinde teknoloji ve elektronik ortam kullanımı ile yakından ilişkilidir. Doğru cevap D'dir.

Takım oluşma süreci  Tanışma, Çatışma, Alışma ve Çalışma aşamalarından oluşur. Bağlanma aşaması bulunmaz. Doğru cevap C'dir.

'Takımın her üyesinin işe ilişkin eylem ve işlemleri açıktır; takımın işe ilişkin topladığı bilgiler her üye tarafından bilinir' ilkesi dikkate alındığında, Üyelerin işe ilişkin topladığı bilgileri gizlilik içinde tutması olumsuz bir özellik olarak karşımıza çıkar. Doğru cevap E'dir.

Katılımlı bir liderlik biçimi, Ortak bir sorumluluk, Ortak bir amaç, Olumlu ve yüksek bir iletişim, Görev odaklı bir çalışma, Geleceğe yönelik ve değişmeye açık bir potansiyel, Yaratıcılık yeteneği ve Hızlı tepki biçimi başarılı takım özellikleridir. "Hızlı tepki biçimi" başarılı takım özellikleri arasında yer alır. Burada amaç takım üyelerinin zamanında fırsatları değerlendirip, gecikmeden karar vermelerini sağlamaktır. Doğru cevap B'dir.

Grup dışı iletişim, başarısız takım özelliklerindendir. Üyeler grup içi toplantılarda bilgileri almakta isteksizse, bu takım içinde sorun olduğunun işaretidir. Bunları başkalarıyla kapalı kapılar ardında konuşarak/tartışarak gösterirler. Olumsuzlukları grup dışından kişilere aktarıp, onların desteklerini veya fikirlerini almaya çalışırlar.
Doğru cevap A'dır.

Yöneticilerin yardımcılarında en çok hoşa gitmeyen yönler Katılımcı olmaması,  Organize olmaması,  İşleri zamanında raporlamaması,  Öncelikleri belirleyememesi ve Ayrıntıya boğması şeklinde sıralanır. Yönetici ile konuşurken önce en önemli noktaları dile getirmek yerine fazla ve gereksiz ayrıntı vermek olumsuz bir özelliktir. Diğer seçenekler ise yardımcıdan beklenen özelliklerdir. Doğru cevap E'dir.

Yönetici, bağlantı kurulmasını istediği telefonları mümkünse bekler, yerinden ayrılmaz. Olağanüstü durumları ve çeşitli değişiklikleri zamanında asistanına bildirir. Makamından kısa bir süre de ayrılsa, nerede bulunabileceğini asistanına söyler. Asistanını sorumluluk almaya özendirir, ancak telefon görüşmeleri için yerinde bulunmayıp  yetki verme istenen bir davranış değildir. Doğru cevap C'dir.

İşbirliği kışkırtıcısı olma, istenen bir davranıştır. Bunu yaparken kişisel isteklerde bulunmaktan kaçınmak gerekir. Beklentilerin gerçekçi olması, sorunları başkalarının üzerine yıkmak yerine, işi gerçekleştirebilmek için yardım ve bilgi isteme, yardımda bulunması istenen kişi ile göz göze gelmeye çalışmak, böylece diğerlerinin kırılmasını önleyerek, istenen kişiden yardım almak uygundur.

İltifatçılar, iş yerinde problemli tipler arasında sayılmaz. Doğru cevap D'dir.