YÖNETİCİ ASİSTANLIĞI - Deneme Sınavı - 14

İkna; inançları, tutumları, niyetleri veya davranışları değiştirmeye yönelik iletişim sürecidir. İkna girişimi, bilince veya bilinçaltına yönelik olabilir; sözel veya sözel olmayan mesajların kullanımı biçiminde olabilir. Konuşma veya yazma kaçınılmaz olarak ikna etmeye yöneliktir. Çünkü dinleyici veya okuyucunun inançları, tutumları, niyetleri veya davranışları üzerinde bir etki oluşturma olasılığı olmayan konuşma veya yazı olamaz.

Risk almayı engelleyen faktörlerden biri hata yapma korkusudur. Oysa herkes hata yapabilir. Bazı hatalar da yararlı hale gelir çünkü bir şeyler öğretir (Her düşüş bir öğreniş olmalıdır). Deneyimleriniz bir daha tehlikeli bir duruma düşmenizi engellemeye yardımcı olur, kendinizi rahat hissetmenizi sağlar. Deneyimler, yaptığınız hatalar üzerine tekrar düşünmenize ve yanlışlarınız gözden geçirmenize yardım eder. Risk aldığınızda aksilikler olabileceğinin bilincinde olmak ve bunun gelişimin bir parçası olduğunu fark etmek önemlidir.

Yaratıcı olmak için yenilikçi, bağımsız, maceracı, kararlı, heyecanlı, duygusal, kendine güvenli ve kendi kendine sorular soran bir kişilik yapısına sahip olunması şarttır. Yönetici asistanı bir iş yaparken daima bu işi daha iyi nasıl yapabilirim, sorusunu sormalıdır. Bilinen kalıplar dışına çıkarak esnek olmaya, meraklı ve yeniliklere ilgi duymaya çalışmalıdır. Örneğin, çalışma yöntemlerine yeni bir anlayış getirmek; belgeleme ve dosyalama sisteminde bir iyileştirme yapmak; büro içinde etkinliği artıracak bir dekor değişikliği sağlamak; sorunlara acilen akılcı çözümler bulmak; büroda alışılmışın dışında bir hava estirmek sekreterin yaratıcı yönü ile yakından ilgidir.

Yeniliklere açık olmak, ilerleme ve gelişme için gereklidir. Kendini bir şeye karşı kapatma, kendi önünde engel görmek gibi özellikleri kabullenmek insanı ileriye götürmez, geri götürür. Diğer bazı mesleklerde olduğu gibi, sekreterlikte de yenilenme olmadığı zaman, duraklama ve giderek mesleki açıdan gerileme başlar. Hatta bu gerileme öyle bir hal alır ki, sekreter büro teknolojileri alanında yenilik ve ilerlemelere karşı cephe alır. Sürekli olarak çalışan ve kendisini yenileyen meslektaşlarını eleştirir. Oysa yöneticiler sekreterde uyum yeteneği ararlar.

Problem Çözerken
• Ayrıntıya değil, bütüne odaklanın.
• Çözüme ilişkin değişik alternatifler geliştirip, her bir alternatifin olası sonuçlarını birbiri ile karşılaştırın.
• Mevcut alternatiflerden daha iyi bir alternatif olup olmadığını araştırın.
• Yeni yöntem ve donanımlardan yararlanın.
• Modellerden ve benzemelerden yararlanın.
• Zamanlı ve doğru sorular sorun. Bunun için çok bilinen 5N-1K kuralından yararlanın.
• Gerekiyorsa problemi parçalayın.
• En iyi çözüm için arkadaşlarınızla tartışın.
• Sezgi ve duygularınıza güvenin.
• Etik ilkelerini göz önünde bulundurun.

Dedikodu, bir kimseyi yermeye, çekiştirmeye verilen isimdir. Dedikodu yararsız, insana sadece düşman kazandıran bir kusurdur. Sekreterler iş yerlerinde kişiler ve davranışları hakkında dedikodu yapmaktan, başkaları hakkında ileri geri konuşmaktan kaçınmalıdır. Dedikodu yapmak, bireylerin yeterince olgunlaşmadığının da belirtisidir. Diğerleri ile iyi ilişkilerde bulunmak için onların arkasından konuşulmaması gerekmektedir. Dedikodu, bir işyerinde “biçimsel olmayan iletişim” olarak tanımlanır. Resmi kanallardan alınamayan pek çok haber, dedikodu yoluyla ağızdan ağza dolaşır. Sekreterin “sır saklayan kişi” olduğunu unutmamalı ve bildiği şeyleri kendisine saklamalıdır. Bürolarda dedikoduya meraklı kişilerin bu alışkanlıklarını destekleyici tutumlardan kaçınmak ve dedikoduya alet olmamak en akıllıca yol olacaktır. Sekreter kesinlikle kendi üstlerini veya personelini eleştirmemeli, çekiştirmemeli, onların dedikodusunu etmemeli, diğerlerinin de üstlerini ve çalışma arkadaşlarını çekiştirmesine izin vermemelidir. Yoksa kendisi de eleştirilir, çekiştirilir ve hatta şikâyet edilir.

Ulusal Meslek Standardı (UMS) bir mesleğin başarı ile icra edilebilmesi için Mesleki Yeterlilik Kurumu tarafından kabul edilen gerekli bilgi, beceri, tavır ve tutumların neler olduğunu gösteren asgari normdur.

Standart Türk Klavyesi olarak da isimlendirilen F klavye, ismini klavyenin üst sırasının en solunda bulunan ilk harften almaktadır.

F klavye düzeninin tasarımı esnasında, Türkçe kelimelerdeki harflerin kullanılma sıklıkları, ünlü ve ünsüz ses ilişkileri, hece ve söz yapısı, parmakların kuvvet ve işlevsellikleri gibi faktörler dikkate alınmıştır.

Yöneticilerin gün içinde yerine getirmesi gereken faaliyetlerden birisi örgüt içinden ya da örgüt dışından kişilerle görüşmektir. Söz konusu görüşmelerin programlanması ve ilgili kişilere randevuların verilmesi tüm sekreterlerin önemli görevlerinden birisidir.

Yönetici asistanı telefonla randevu talep eden bir kişiyle konuşurken her şeyden önce onun ismini, makamını, temsil ettiği kuruluşu ve hangi konuda ve ne zaman için randevu istediğini öğrenmelidir. Çünkü her randevu konusu için aynı süre verilmez. Bazı konular için 5 dk. görüşme yeterli olabilir bazı konular için 50 dk gerekir.

Sekreterlerin zamanlarını etkili kullanabilmeleri için, ilk önce yapacakları işleri bir kağıda dökmesi ve bunları sınıflandırması gerekir.

Rapor yazma, emir ve direktif verme, mektup yazma, mesaj iletme gibi faaliyetler, örgütlerde yazılı iletişimin önemini ortaya koyar.

Yazılı iletişim anlatım yönünden üç bölüme ayrılmaktadır. Bunlar; giriş, gelişme, sonuç olarak sıralanır.

Dosyalama, yapılan faaliyetler sırasında ortaya çıkan her türlü yazılmış, basılmış, kayda, banda veya filme alınmış belgelerin belli bir amaca hizmet etmesi için sistemli olarak saklanmasıdır.

Yönetici asistanı, yöneticinin dönüşünde, ilk çalışma günü için genellikle randevu ve toplantı almamalıdır.

Ülkemizde Mesleki Yeterlilik Kurumu (MYK), meslek standartlarını temel alarak, teknik ve meslekî
alanlarda ulusal yeterliliklerin esaslarını belirlemek; denetim, ölçme ve değerlendirme, belgelendirme ve
sertifikalandırmaya ilişkin faaliyetleri yürütmek üzere 21 Eylül 2006 tarihli ve 5544 sayılı Kanun ile
kurulmuştur .

Tuş düzeni, tuşların klavye üzerindeki konumlarını ifade
eder. Bu sınıflandırma yaklaşımında farklı dillere özgü çok sayıda düzen ya da diziliş karşımıza
çıkmaktadır. Bu bağlamda, QWERTY, QWERTZ, AZERTY, DVORAK ve F, dünyada kullanılmakta
olan klavye ya da klavye düzenlerinden yalnızca bazılardır. Başka bir ifade ile yaygın inanışın aksine Q
klavye uluslararası bir standart değildir.Standart Türk Klavyesi olarak da isimlendirilen F klavye, ismini klavyenin üst sırasının en solunda
bulunan ilk harften almaktadır. Türkçe’ye özgü ve bilimsel yöntemleri temel alan standart bir klavye
geliştirilmesi ihtiyacı hisseden İhsan Sıtkı Yener, bu konuda 1946 yılında itibaren stenografi ve
daktilografi öğretmeni sıfatı ile yürüttüğü çalışmalarının meyvesini 1955 yılında almayı başarmıştır.
Yöneticiliğini yaptığı, çok sayıda yabancı uzmanın da yer aldığı bir komisyonca oluşturulan “On parmak
yöntemi ile Türkçe için ideal klavye”, 20 Ekim 1955 tarihinde Bakanlıklararası Standardizasyon Komitesi
tarafından Standart Türk Klavyesi olarak kabul edilmiştir.

Sekreter, gelen konuklara unvan ve/veya isimleriyle hitap etmeyi alışkanlık haline getirmelidir.

İyi bir planlama yapılmalıdır. Ne tür bilgi verileceği, bu bilginin neden verileceği, kimlere
verileceği (ilkokul öğrencilerine mi, şirketin üst düzey yöneticilerine mi?...), nerede verileceği
(20 kişilik bir toplantı salonunda mı, 200 kişilik mi, 2000 kişilik mi?), ne zaman sunulacağı,
nasıl sunulacağı ve hangi tür teknolojik araçlara sahip olunduğu göz önüne alınmalıdır.
• Sunum metni düzenli ve tutarlı bir şekilde düzenlenmelidir.
• Hazırlanan slaytların giriş kısmında sunulacak konu ana hatları ile tanıtılmalı, bu konunun neden
ele alındığı açıklanmalı, sunudaki alt başlıklar sırasıyla verilmelidir. Gelişme bölümünde
örneklerle konunun anlatımı yapılmalı, sonuç slaytlarında ise sunumda ele alınan konular ana
hatları ile özetlenmelidir.
• Sunum metninde yer alan her bölümün yeterince açıklayıcı bir başlığı olmalıdır.