YÖNETİCİ ASİSTANLIĞI - Deneme Sınavı - 12

Ortak bir amaç. Burada üyelere böyle bir takımın neden kurulduğuna ve nasıl
bir fonksiyon gördüğüne ilişkin bir duygu verilmeye çalışılır.

Liderlere aşırı bağlılık: Lidere ve fikirlerine çok bağlı kalmak da bazen bir uyumsuzluğun
göstergesi olabilmektedir. Bir grup üyenin lidere aşırı bağlılığı, bir diğerinin böyle bir davranış sergilememesi grup için bazı sorunların çıkacağının bir işaretidir

Yöneticinin Amaçlarını Bilmek
Bazı yöneticiler yoğun ve net iletişim kurar, bazıları sessiz ve içine kapanıktır, bazıları yalnızca mesai
saatleri içinde iş konuşur, bazıları her zaman; yemekte, arabada, evde hep iş düşünür, iş konuşur. Bazıları
kendi başına karar verir, kimi de astlarının tekliflerini bekler, kimi hiç karar vermez, bazıları mevcut
durumu koruma yanlısı, bazıları da yeniliklere açıktır. Bu örneklerin tümü yöneticilerin yönetim tarzlarını
göstermektedir. Sizin yöneticinizin tarzı nasıl? Önce onun tarzını, hangi kişiliğe sahip olduğunu iyi
bilmek ve ona göre hareket etmek zorundasınız. Yöneticinizin, kuruluştaki yeri ne? Ne gibi güçlü ve zayıf
yönleri var? İşini nasıl programlar? Size ve diğer çalışanlara sorumluluğu nasıl dağıtır? Övgü ve
eleştirileri nasıl karşılar? Diğer çalışanların öneri ve tercihlerine ne kadar değer verir? Duygularını nasıl
kontrol eder? İyi performans olarak neleri kabul eder?

Hatalardan Ders Alma
Yetenekli tüm insanlar hatalarından ders alır ve problemlerini yeni yöntemler öğrenmek için birer fırsat
olarak görürler. Gerçekte yapılan hataları kabul etmek o kadar kolay olmadığından, her şeyden önce bazı
hataları kabul etmek zorunda kalmamak için hata yapmamaya çalışılmalıdır. Ama mutlaka herkesin
hataları olacaktır. Oscar Wilde’in dediği gibi “Deneyim, herkesin kendi hatasına verdiği addır.” Ancak
istemeden de yapsak bazı hatalarımız olacaktır. Önemli olan hatanın farkına varıp, düzeltmeye çalışmak,
özür dilemek ve bir daha yapmamak için hatadan ders almaktır. Hatalarınızdan bir şeyler öğrendiğiniz
sürece, hata yapmanız önemli bir sorun değildir. Hata yaptığımızda aşağıdakilere benzer cümleler kurarak
bir daha yinelenmeyeceğini vurgulayabiliriz.

• “Tamam, doğru, bunlar gönderilmeden önce tekrar kontrol edilmeliydi. Bir dahaki sefere iki kez
kontrol edilmesine dikkat edeceğim.”
• “Evet, evrak dosyadan verilmeden önce bir kopyası alınmalıydı. Bir dahaki sefere kopya
alınmasına dikkat edeceğim.”
Bu tür cümleler, yönetici asistanı için “bunu ben yapmadım” “bunun için beni suçlamayın” veya
“bunun için Ali Bey’le konuşun. Bu onun işi” gibi cümlelerden daha övgüye değerdir.

Yöneticinin Başarısı
Yöneticinin başarısı, bir takımın başarısıdır ve büyük ölçüde başkalarına bağlıdır. Çalışanlar belli
etmeden yöneticilerinin ayağını kaydırabilirler: Onların önüne geçilemeyecek hatalar yapmalarına izin
vererek, raporların teslim tarihlerini kaçırarak, bir şeyler yolunda gitmediğinde başkalarını suçlayarak,
yanlış dedikodular yayarak, hayati önemi olan bir bilgiyi “unutarak” ya da deneyimlerini paylaşmayarak.
Yönetici asistanının görev ve sorumluluklarına bakıldığında yönetici çevresinde odaklandığı görülür.
Yönetici asistanları yönetici ile birlikte çalışmanın ve ona her türlü desteği sağlamanın yanı sıra, örgüt içi
ve dışı pek çok kişi ile yönetici arasında köprü oluşturan kişidir.Yöneticinin en kısa zamanda en yüksek etkinliği sağlayabilmesi için, günlük iş yüküyle başa çıkma
konusunda, iyi bir asistandan daha fazla hiç kimse yardımcı olamaz. Yöneticinizin başarısında sizin ne
gibi katkılarınız olabilir? Bu soru cümlesini okuduğunuz an aklınıza birçok katkı gelecektir. Aşağıda bu
katkılardan yalnızca birkaçı yer almaktadır:
• Problemlerin her ikinize de ait olduğunu bilmelisiniz,
• Hata yapmasını önlemek için ona yardımcı olmalısınız.

Ümitsiz Ricacılar
Bu kişiler daima, üretken olmamak için nedenler bulurlar: “Makineyi nasıl çalıştıracağımı bilmiyordum,
bu nedenle fotokopileri çekemedim”, “Bu alet emirlerimi dinlemiyor?”, “Bunu nasıl yapacağımı kimse
öğretmedi ki…”, “telefon numarasını bilmedim için arayamadım”, “Hemen… yetişmeliyim” sözcüklerini
onlardan sıkça duyarsınız.

kişinin kendi davranışlarını veya kendi yetki alanına giren herhangi bir olayın sonuçlarını üstlenmesi sorumluluk sahibi olmak özelliği ile ilişkilidir ve doğru cevap B şıkkıdır.

sekreterin işine, yöneticisine ve diğer çalışanlara, çalıştığı örgüte ve örgütün hizmet ve ürünlerine, imajına bağlılık geliştirmesi sadık olma özelliği ile ilgilidir ve doğru cevap A seçeneğidir.

güçlüklere katlanabilme gücü, başkalarının kusurları, yarattıkları güçlükler, küçük engeller karşısında sinirlenmeme; zayıflıklara, yanlışlıklara, değişik mizaçlara sahip kişilere dayanabilmek sabırlı olmak özelliği ile ilgilidir ve doğru cevap D seçeneğidir.

beklenmeyen olaylar karşısında bilinci yitirmemek soğukkanlı olmak özelliğine yöneliktir ve doğru cevap C şıkkıdır.

bir insanın kendisini karşısındaki insanın yerine koyarak onun duygularını ve düşüncelerini doğru olarak algılaması empati kurabilmek özelliği ile ilgilidir ve bu nedenle doğru cevap A şıkkıdır.

inançları, tutumları, niyetleri veya davranışları değiştirmeye yönelik iletişim süreci sekreterin ikna edebilmek özelliği ile ilgilidir ve doğru cevap B'dir.

sık sık görülen, sıradan ve olağan şeylerden üstünlüğüyle ayrılan davranışlarda bulunmayı yada davranış ürünleri vermeyi sağlayan sekretere yönelik mesleki özellik yaratıcı olmak olup doğru cevap C şıkkıdır.

bir takım seçenekler içinden birini seçmek ve geleceğe yönelik bir işi uygulamaya geçirmek üzere atılacak ilk adım sekreterin karar verebilmek özelliğini ifade eder ve doğru cevap D seçeneğidir.

sekreterin üstlendiği işi en iyi şekilde, en kısa zamanda, istenildiği gibi yapması ile mümkün olan mesleki özelliği güvenilir olmaktır ve doğru yanıt E olmaktadır.

Güvenilir olmak, sekreterin mesleki özelliklerinden biridir.

"Bulunduğu mevkii suistimal etmemeli, çalışma saatlerine özen göstermelidir" gibi davranışlar bir sekreterin dürüst olmak özelliğini anlatmaktadır.

Allport ve Odbert 1936'da Webster Uluslararası sözlüğünden faydalanarak kişiliğe ilişkin 17.953 sıfat tespit etmişlerdir.

Prezantabl olmak (prezantabilite), iş ilanlarının çoğunda aranan en önemli özelliktir.

"Büro içinde etkinliği arttıracak bir dekor değişikliği sağlamak" bir sekreterin yaratıcı olma yönü ile yakından ilgilidir.