YİYECEK VE İÇECEK YÖNETİMİ

Satın alma sürecinde faydalanılan kaynaklara bakıldığında soruda verilen tanımın satış rehberlerinin genel açıklamasına ait olduğu görülmektedir. Doğru yanıt A seçeneğidir.

Satın alınacak ürünün karakteristik özelliklerini listeleyen, hem tedarikçi hem de satın alan firma için rehber niteliğindeki bu dokümanlar ürün standartlarıdır.

Soruda örneği verilen fonksiyonel kaliteyi belirlemeye yönelik standartlar performans standartlarıdır.

Bir işletmede doğru stok miktarının belirlenmesinde pek çok faktör etkilidir. Satın alma miktarını etkileyen faktörler, mevcut depolama imkanları, Pazar durumu, miktar indirimleri, çalma ve hırsızlık konuları, ulaşım problemleri, sipariş koşulları bunlardan sadece birkaçıdır. Doğru yanıt E seçeneğidir.

Satın alam görevlileri tedarikçi seçerken çalışanlarının teknik donanımını dikkate almak durumundadır. Çalışanın teknik donanımı iyi olduğu sürece eğitim durumu önemsenmez.

MYK standartlarına göre yetki ve sorumluluk arttıkça seviye de artar. Satın alma elemanı satın alma sorumlusunun bir altında yer alan bir görev olduğu için MYK’ya göre 4. Seviye grubundadır.

Satın alma yöneticisi satın alma departmanının üst düzey görevlisi olup yaptığı işler satın alma süreci ile ilgili genel işlerdir. Dolayısıyla soruda yer verilen A, B, D ve E seçeneklerinde verilen teknik işler satın alma yöneticisine bağlı diğer görevliler tarafından yürütülür.

Satın alma görevlisi satın alacağı ürünün nerede kullanıldığını bilmesi gerekmektedir. Domates çorbasında üst kalite bir domatesin kullanılmasına gerek yoktur. Daha düşük kalite bir domatesin daha uygun fiyata tedarik edilmesi doğru olacaktır. Doğru yanıt B seçeneğidir.

Satın alma görevlisi uygun fiyatla ürün almak için farklı stratejiler uygulayabilir. A, B, C ve D seçenekleri bu stratejilerden bazılarıdır. Siparişlerin ayrılması ise fiyatı artıracaktır. Bu nedenle tam tersine siparişlerin birleştirilerek daha uygun fiyata satın alma gerçekleştirilebilir.

Satın alma “bir malın işletmenin tedarik politikasına uygun olarak araştırılması, seçimi, satın alınması, teslim alınması, depolanması ve nihai kullanımı ile ilgili bir fonksiyon” olarak tanımlanmaktadır. Etkin bir satın alma fonksiyonu doğru ürünün istenilen kalitede, uygun fiyatla doğru yerden tedarik edilmesi amaçlarını taşır. İyi yönetilmezse işletme açısından maliyet, müşteri açısından hoşnutsuzluk gibi sorunlara yol açar. İşletmenin ihtiyaçlarını karşılamaya yönelik faaliyetler yürüten satın alma; uygun ve gerekli kalitede ve miktarda malzemenin alınmasını hecelemektedir.

Üretim personeli, menüde yer alan kalemlerin üretiminde çeşitli malzemelere ihtiyaç duymaktadır. Bu ihtiyaçlar yazılı hale getirilip malzemelerin temini için depodan istekte bulunulur.

Depoda bulunan malzemeler de üretimde kullanılmak üzere ilgili birimlere gönderilir. Talep edilen ürün depo tarafından karşılanamıyorsa veya depoda belirlenen stok miktarının altına düşülmüşse ürün standartları ve satın alma formu ile birlikte satın alma bölümüne bildirilir ve istekte bulunulur. Gelen istek üzerine satın alma bölümü ürün için gerekli özellikleri sağlayan tedarikçi firma ile görüşerek satın alma sipariş formu ile birlikte siparişi gerçekleştirir.

Etkili bir satın alma sürecinde dikkat edilmesi gereken unsurlar şunlardır:

Performans standartları; bir malzemenin fonksiyonel kalitesini belirlemeye yönelik standartlardır. Örneğin; tabak yıkama kapasitesi, bir tartının tartma kapasitesi veya bir deterjanın Ph değeri performans standartları arasında yer almaktadır. İşletmelerde ürün standartları hazırlanırken işletme üretim ihtiyaçları ve üretim politikaları göz önünde bulundurularak hazırlanır.

Yiyecek içecek işletmelerinde kullanılan ürünler için standartlar hazırlanırken dikkat edilmesi gereken hususlar şunlardır:

Maksimum miktar, herhangi bir zamanda, bir ürünün elde tutulabilecek en yüksek miktarıdır. Maksimum miktar, işletme nakit kaynaklarının gereksiz yere elde fazladan tutulan ürün stokuna bağlanmasını engellemektedir. İşletmelerde stok miktarının belirlenmesinde etkili olan diğer bir unsurda, ekonomik koşullardır. Bir işletme için gerekli olan sipariş miktarı, 5 birim yiyecek maddesi iken fiyatı ve depolama imkânı uygun olduğu zaman üründen 10 birim sipariş verebilir. Böylece işletme fiyat dalgalanmalarında önemli finansal avantajlar da sağlayabilir.

Nakit ödeme yapılması: Bazı siparişler için nakit ödemeler sayesinde toplam ödeme miktarından bir indirim sağlanabilir.

Mesleki Yeterlilik Kurumu’nun Ulusal Meslek Standartı’nda “Satın Alma Yöneticisi (Sev iye 6) is sağlığı ve güvenliği ve çevre ile ilgili önlemleri alarak, kalite sistemleri çerçevesi inde; satın alma süreçlerini planlayarak işletmelerin ham madde, malzeme, makine, ekipman ve hizmet satın alımlarının hazırlıklarını koordine eden, satın alım surecini ve tedarikçi ilişkilerini yöneten, satın alımla ilgili bütçe çalışmalarını destekleyen, satın alma birimi personelini yöneten, satın alma faaliyetlerine ilişkini geliştirme ve verimlilik arttırma çalışmalarını ve mesleki gelişim çalışmalarını yürüten nitelikli kişidir” seklinde tanımlanmaktadır.

Küçük ölçekli işletmelerde ise satın alma yöneticisinin görevleri, diğer çalışanlara dağıtılmıştır. Örneğin mutfak şefi mutfakla ilgili siparişlerle ilgilenirken yiyecek içecek şefi, restoran veya bar bölümünün içecek siparişleri ile ilgilenebilir.

Satın alma fonksiyonun amaçları şu şekilde sıralandırılabilir:Satın alınması gerekli ürün ve hizmetlerin özelliklerinin belirlenmesi, En uygun tedarikçinin belirlenmesi, Tedarikçi ile müzakereler yapılması, Anlaşma sağlanan tedarikçiye sipariş verilmesi, Siparişin takip ve kontrol edilmesi,Satın alma sürecinin izlenmesi ve değerlendirilmesi