VERİMLİLİK YÖNETİMİ

Ekipler genellikle benzer bir süreç izleyerek değişim (başkalaşım) geçirmektedir. Bu değişim süreci başlıca beş aşamadan meydana gelmektedir. Bu aşamalar aşağıda açıklanmıştır.

Şekillenme Aşaması: Bu aşama; ekibin amacı, yapısı ve liderlik modelindeki belirsizlik ile karakterize edilmektedir. Üyeler, hangi davranışların kabul edilebilir olduğunu test etmektedirler.

Fırtınalı Aşama: Alt grup çatışmalarının olduğu bir aşamadır. Ekip üyeleri, ekibin varlığını kabul etmekle birlikte, ekip oluşumuna karşı belirgin bir direnç göstermektedirler. Grubu kimin kontrol edeceği ile ilgili bir çatışma söz konusudur. Bu aşama tamamlandığında nispeten net bir hiyerarşi ve grup liderliği ortaya çıkmaktadır.

Norm Aşaması: Üçüncü aşama olan bu evrede, ekipteki ilişkiler daha da yakınlaşmaktadır. Güçlü bir ekip kimliği oluşmaktadır. Ekip yapısı katılaşmakta, ekip üyeleri asimile olmakta ve ortak beklentiler doğrultusunda ekip davranışları biçimlenmektedir.

Performans Aşaması: Bu aşama, oldukça işlevsel bir yapıyı temsil etmektedir. Ekip enerjisi, birbirini anlama ve tanımaya değil, görevleri hep birlikte başarmaya yönelmiştir. Geçici olarak kurulan ekipler, görev kuvvetleri ve benzer türden profesyonel ekipler, belirlenmiş bir görevi tamamlamak için bir araya gelip kısa bir süre içinde birbirleri ile çalışma anlamında adapte olup etkin bir performans sergileyebilmektedirler.

Dağılma Aşaması: Ekipler için gelişmenin son aşamasında, grup dağılmaya başlamaktadır. Yüksek görev performansı, artık grubun önceliği olmamaktadır. Bunun yerine dikkatler, görev dışı aktivitelere yönelmektedir.

Bu bilgilere göre ekipteki ilişkilerin daha da yakınlaştığı, güçlü bir ekip kimliği oluştuğu aşama Norm Aşaması olup Doğru Cevap C seçeneğidir.

Ekip denildiği zaman akla öncelikle profesyonel niteliklere sahip formal çalışma ekipleri gelmektedir. Bu
nedenle söz konusu niteliklere sahip ekip türleri aşağıda kısaca açıklanmıştır.

Çapraz Ekipler: Üyeleri, işletmenin çeşitli fonksiyonlarından gelen kişilerin oluşturduğu ekiplerdir. Üretim, pazarlama, insan kaynakları alanlarından gelen bireylerin oluşturduğu ekipler, çapraz ekip olarak tanımlanmaktadır.

Kendi Kendini Yöneten Ekipler: Planlamadan denetim süreçlerine kadar olan bütün yönetsel süreçleri kendi iç dinamikleriyle yürüten ekiplerdir. 

Süreç İyileştirme Ekipleri: Kalite çemberlerine benzer şekilde faaliyet göstermektedirler. Kalite çemberlerinden temel farkı, gönüllülük esasına göre değil, idarenin (yönetimin) isteği doğrultusunda oluşturulmalarıdır. 

Verimlilik Artırma Çemberleri: Japonya’da uygulanmaya başlayan kalite çemberi faaliyetlerinden esinlenerek Filipinler Ulusal Verimlilik ve Kalkınma Merkezi tarafından yürürlüğe konulmuş bir faaliyettir. Sadece kaliteyi değil, verimliliği de artırma alanını da kapsayacak şekilde uygulamaya konulmuştur.

Kıyaslama (Benchmarking) Ekipleri: Kıyaslama, farklı departmanlardaki ve faaliyetlerdeki verimlilik, kalite ve değerin başka yerdeki performansa göre detaylı olarak incelenmesidir. 

Bu bilgilere göre planlamadan denetim süreçlerine kadar olan bütün yönetsel süreçleri kendi iç dinamikleriyle yürüten ekipler Kendi Kendini Yöneten Ekipler olup Doğru Cevap B seçeneğidir.

Ekip üyelerinin sergiledikleri davranışlar ve üstlendikleri roller açısından aşağıda sırasıyla açıklanan özellikler, ekip çalışmasının verimli bir şekilde yürütülmesi bakımından olumlu nitelikler taşımaktadır. Bu özellikler;

Başlatıcı: “Hadi işleri yapalım.”
Açıklayıcı: “Biz demek istiyoruz ki…”
Bilgi verici: “Benim tecrübeme göre…”
Teşvik edici: “Bu, çok memnuniyet verici bir yardım…”
Uyum sağlayıcı: “Aynı şeyi söylediğimizi düşünüyorum.”
Özetleyici: “Sonuca şu şekilde bağlanabileceğimizi düşünüyorum…”
Bilgi talep edici: “Daha faydalı bilgileri nereden veya kimden alabiliriz?”

olarak sıralanabilir. Bu özelliklere göre Doğru Cevap D seçeneğidir.

Verimlilik sağlamada ve sorunları çözmede ekip çalışmasının çok büyük bir önemi vardır. Ekip çalışmasının yararları;

• Ekip ve bireyler için gerçekçi ve ulaşılabilir hedefler koyulabilir, bu hedeflere ulaşırken kendilerini geliştirebilirler (I. öncül Doğru olur).
• Çalışanlar ve işverenler, ekibin başarısı için birbirlerine destek olurlar.
• Ekip üyeleri birbirlerinin önceliklerine saygı duyar ve güçlük çıktığında el birliğiyle çözümlemeye çalışırlar (II. öncül Doğru olur).
• İletişim olanaklarının açılması ile yeni fikirlerin ifade edilmesi, daha gelişmiş çalışma yöntemlerinin uygulanması, sorunların ve kaygıların açıkça ve ayrıntılı olarak ortaya konulması teşvik edilir.
• Ekibin sahip bulunduğu uzmanlık sayesinde sorun çözümünde daha fazla etkinlik sağlanır.
• İhtilaf, doğal bir insani reaksiyon ve yeni fikirler için fırsat olarak değerlendirilir. Açık tartışmalar yoluyla sorunlar, fazla tahrip edici olmadan çözülür.
• Ekip üyelerinin bireysel ihtiyaçlarının tatmini ile grup üretkenliği arasında denge sağlanır.
• Ekip üyeleri, disiplinli çalışmanın önemini bilirler ve ekip standartlarını yakalamak için davranışlarını ayarlarlar (III. öncül Doğru olur).
• Ekip olarak etkili çalışmayı öğrenmek, kurumlar arası ilişkiyi geliştirir ve verimliliği artırır.

olarak sıralanabilir. Bu sıralamaya göre tüm öncüller doğrudur. Dolayısıyla Doğru Cevap E seçeneğidir.

Örgütlerde ekip çalışmasına geçişin nedenlerini;

• Örgütsel verimliliğin artırılması
• Üretim ve kalite artışının sağlanması
• İş mükemmelliği anlayışına ulaşılması
• Çalışanların motivasyonlarının artırılması
• Esnek ve yalın örgüt yapısının oluşturulması
• Örgütsel amaç ve hedeflere olan bağlılığın artırılması
• Ekip sinerjisinin, ekibi bireylerden daha güçlü kılması
• Bireylerin bağlılık duygularının gelişimine katkıda bulunması
• Örgütsel gerçekliklerle uyumlu olan etkili fikirlerin üretilmesi
• Çalışanlara birlikte ve özerk çalışma anlayışının kazandırılması
• İş tatmininin ve örgütsel bağlılık duygularının gelişmesinin sağlanması
• Kararların kalitesinin arttırılması ve problem çözümlemenin kolaylaştırılması (I. öncül Doğru olur)
• Çalışanların liderlik ve yaratıcılık yeteneklerinin ortaya çıkması konusunda teşvik edilmesi (II. öncül Doğru olur)
• Dış çevrede yaşanan hızlı gelişmeler sonucunda ortaya çıkan yeni bilgi alanlarının, ekibin bilgi ve becerisini gerektirmesi (III. öncül Doğru olur)

başlıkları ile sıralamak mümkündür. Bu sıralamaya göre tüm öncüller doğru olur. Dolayısıyla Doğru Cevap E seçeneğidir.

Ekipte bütünleşme ve iş birliği sağlayan başlıca etmenler;

Ekip homojenliği: Ekip üyelerinin benzer özellikler taşıdığı ve ortak bir öz geçmişe sahip olduğunu göstermektedir.

Ekip olgunluğu: Ekipler, zaman içinde daha birleştirici bir özellik kazanmaktadırlar. Uzun bir zaman periyodu içinde yürütülen iç faaliyetler ve ortak deneyimler, üyelerin yakınlığını artırmaktadır.

Ekip büyüklüğü: Küçük gruplar, iş birliği geliştirme ve bütünleşme sağlama konularında daha fazla olanaklara sahip bulunmaktadır.

İç faaliyet sıklığı: İç faaliyetler bakımından daha fazla olanaklara sahip olan ekipler, seyrek olarak bir araya gelen ve izole olmuş ekiplerden daha fazla birleştirici olmaktadır.

Net ekip hedefleri: Hedeflerini tam olarak belirleyerek gerçekleştirmek istediklerini net olarak bilen ekipler daha fazla birleştiriciliğe sahip olmaktadır.

Rekabet veya dış korku: Ekipler, rekabet veya düşmanlık hissettiklerinde birbirlerine daha yakın olmayı istedikleri için daha fazla bütünleşmektedirler.

olarak ifade edilebilir. Buna göre ekip üyelerinin benzer özellikler taşıması ve ortak bir öz geçmişe sahip olması Ekip Homojenliği etmenidir. Dolasıyla Doğru Cevap A seçeneğidir.

Bireyleri etkileyen ve ekip çalışmasına olumsuz olarak yansıyan başlıca engeller;

• Düş kırıklığına uğrama (I. öncül Doğru olur)
• Aşırı çatışma ve sağlıksız yarış (II. öncül Doğru olur)
• Gereksiz ve üretime dönük olmayan toplantılar (III. öncül Doğru olur)
• Ekip üyelerinin birbirine karşı güven eksikliği duyması

olarak ifade edilebilir. Buna göre tüm öncüller doğrudur. Dolayısıyla Doğru Cevap E seçeneğidir.

Abilene, ABD’de bir ırmağın üzerindeki küçük köprüden geçildikten sonra varılan güzel bir beldedir. Yakın bir kasabada çalışan birkaç iş arkadaşı, arabalarıyla Abilene yoluna koyulurlar. Bulutsuz olan gökyüzü biraz sonra değişmeye ve kara bulutlar yağmur serpmeye başlar. Arkadaş grubu, yoğun bir yağmurun, sakin akan dereyi nasıl coşturduğunu ve suların köprüyü nasıl yuttuğunu civarda oturdukları için çok iyi bilirler. Bunu ikaz etmek arabada bulunan iş arkadaşlarının dillerinin ucuna gelir fakat hiçbiri sesini çıkarmaz. Sonuç olarak o akşam geri dönemezler ve bu olay Abilene Paradoksu olarak anılır. Rasyonelleştirmeye yönelik güçlü eğilim, genellikle gözde ve genel kabul gören görüşlere destek sağlamaktadır. Güçlü bir mutabakat sanısı, insanları kuşkularını ifade etmekten alıkoymaktadır. Uçlara kayma, (sliding extremes) kararların birey tarafından değil, ekip olarak alındığı durumlarda tutucu ya da riskli uçlardan birine doğru gerçekleşen zihinsel ve davranışsal değişimdir. Riskli geçiş etkisi (risky-shift effect) kavramı da uçlara kayma ile yakın bir anlama sahip olan bir diğer kavramdır.  Bazı kaynaklarda “riske kayma” olarak da ifade edilebilen bu tür durumlarda ekibin aldığı karar, bireylerin aldığı kararlardan daha riskli olduğu zamanlardaki durumu açıklamaktadır. Aşırı garantici davranma ile aşırı riskli davranma, uçlara kayma durumunun iki uç örneğini temsil etmektedir. Sosyal yavaşlık (social loafing) ise çalışma ekibi büyüklüğü ile bireysel verimlilik arasında ters orantı olduğunu ifade eden bir kavramdır. Dolayısıyla Doğru Cevap C seçeneğidir.

Sorunlar, genellikle;

Sorunu tanımlama: Sorunun tespit edilmesi ve sürece olan etkisinin ortaya konulması sürecidir. Ekip üyeleri, sorunları tanımlama konusunda eğitilmeli, motive edilmeli ve yetkilendirilmelidir.

Sorunun nedenlerini belirleme: Bu aşama, sorunu oluşturan tüm nedenlerin belirlenmesi aşaması olup, sorunun etkin çözümü için en kritik basamaktır. Nedenler doğru olarak tanımlanamazsa, süreç etkin olarak işlemeyecek ve tekrar bu aşamaya dönülecektir.
Alternatif çözümleri belirleme: Tanımlanan ve nedenleri tespit edilen sorunun çözümüne yönelik önerilerin belirlenmesi ve ölçümlenmesi sürecidir. Bu aşamadaki en kritik faktör, tüm çözüm öngörülerinin kullanılarak mümkün olduğunca ölçülebilir hâle getirilmesidir. Bu tür bir yaklaşım, çözüm önerilerinden en uygununun seçilmesini daha objektif hâle getirmektedir.
En uygun alternatifin seçimi ve uygulanması: Kaynak kullanımı dikkate alınarak gerekirse birden fazla alternatifi aynı anda hayata geçirerek yürütmenin (uygulamanın) tamamlanmasıdır.
Değerlendirme: Uygulamaya geçirilen çözüm veya çözümlerin sonuçlarının objektif kriterlere dayandırılarak ölçümlenmesi ve değerlendirilmesidir. 

aşamaları takip edilerek çözüme kavuşturulmaktadır. Buna göre Doğru Cevap D seçeneğidir.

Yüksek performanslı ekip oluşturabilmek için;

• Ekip oluşturmak için planlama
• Ekip üyelerinin görevlendirilmesi
• Başlangıç toplantısı düzenleme
• Ekibin güçlü ve zayıf yönlerini teşhis etme (I. öncül Doğru olur)
• Ekip havası oluşturma
• Etkili iletişim sağlama
• Etkili bir ödül sistemi oluşturma (II. öncül Doğru olur)
• Ekip üyelerinin kaygılarını giderme (III. öncül Doğru olur)

unsurlarının yerine getirilmesi gerekmektedir. Bu bilgilere göre tüm öncüller doğrudur. Dolayısıyla Doğru Cevap E seçeneğidir.

toparlanma aşaması

karı artırma çemberi

toparlanma aşaması

Özetleyici

Kayıtsız

ekip çalışmalarında bireysel kazançlar artırılmaya çalışılır

karmaşık ve dikey örgüt yapısının oluşturulması

ekip heterojenliği

yetersiz ekip üyeleri

Çıkar çatışmaları