Envanter Yönetimi

Envanter, genel olarak, gelecekteki talebi karşılamak amacıyla belirli bir zamanda elde tutulan malzeme miktarıdır.

Envanterin elde tutulmasında, bir başka ifadeyle stoklanmasında, aşağıdaki noktalar işletmeler için önem taşımaktadır.

• Bir malzemenin arandığı zaman elde bulunması,

• Bir malzemenin arandığı zaman elde bulunmaması,

• Bu malzemeyi elde bulundurmanın maliyeti,

• Bir seferde stoka alınacak miktar,

• Belirli devrede talep edilen miktar,

• Bir tedarik işleminin maliyeti,

• Talebin meydana geliş şekli vb.

Hammadde stokları: Üretim sürecinin girdisi olan bu maddeler, nihai ürünü elde etmek için kullanılır. Örneğin yer karosu üreten bir firma için kil, kombi üreten bir firma için de sac levhalar birer hammaddedir.

Yarı mamül stokları: Üretim aşamasında işlenmekte olan ya da işlenmeyi bekleyen, henüz nihai ürün haline gelmemiş maddelerdir. Bu tür stoklar süreç içi stok olarak da tanımlanmaktadır.

Bitmiş ürün stokları: Üretim sürecini tamamlamış ürün stoklarıdır. Bu ürünler müşteriye gönderilmek üzere sevkiyat için bekleyen ürünlerdir. Aynı zamanda talep belirsizliklerine karşı da envanterde tutulurlar. Örneğin, yaz mevsiminde güneş kremi taleplerinde büyük artış yaşanması beklenir. Dolayısıyla üretici firmalar ilgili dönem gelmeden stoktaki ürün miktarını arttırabilirler. Bazı durumlarda ise bitmiş bir ürün, başka bir firma için bir hammadde ya da yarı mamul olabilir.

Tüketim malzemeleri: Üretim sürecinde doğrudan kullanılmayan temizlik ve hijyen malzemeleri, kağıt ve zarf gibi kırtasiye malzemeleri, kesme sıvısı, makine yağı vb. malzemelerdir

Süreç stokları: Çeşitli tezgah ve makinelerin kapasite ve hız farkları nedeniyle üretim sürecinde oluşan yarı mamül stoklarıdır.

Emniyet stokları: Talepte yaşanabilecek dalgalanmalardan etkilenmemek için (gerçekleşen talebin tahmini talepten fazla olması durumunda müşteri talebini zamanında karşılamak için) işletmelerin belirlemiş oldukları miktarda her zaman bulundurdukları stok türüdür.

Mevsimsel stok: Her mevsimde o mevsime özgü bazı ürünler ön plana çıkmaktadır. Örneğin, yaz mevsiminde su, dondurma ve klima gibi ürünlerin satışı artar. Bu durumda mevsimsel stok, ilgili mevsim başlamadan önce mevsim boyunca oluşacak talebi karşılamak için firmaların fazladan bulundurdukları stok türüdür.

Tampon stok: Üretim sürecinin devamlılığını sağlamak amacıyla iş merkezleri arasında tutulan stok türüdür.

Başlıca envanter bulundurma sebepleri izleyen şekilde sıralanabilir:

• Kapasite planları ve üretim çizelgelerinin yapılabilmesi için hammadde, yarı mamul, süreç stokları gibi envanter türlerinin sürekli kontrol altında olması gerekmektedir.

• Müşteri taleplerini zamanında karşılamak bir işletme için çok önemlidir. Ancak ne zaman ne kadar talep olacağı her zaman tam olarak tahmin edilemeyebilir. Bu nedenle, müşteri memnuniyetini sağlamak için her zaman belirlenen miktarda hem bitiş ürün stoku hem de üretim için gerekli envanter türleri tutulur.

• Üretim için gerekli hammadde ve/veya malzemeler bazı durumlarda tedarikçilerden sağlanır. Ancak, tedarik sürecinde yaşanabilecek gecikmeler ve/veya tedarik aşamasında ilgili malzemelerin bozulması gibi durumlar üretimi aksatacaktır. Tedarik süresinde ortaya çıkan dalgalanmalara önlem olarak hammadde ve tüketim malzemeleri de envanterde tutulur.

• İşletmeler, ileriki dönemlerde fiyat artışlarından etkilenmemek ve mevsimsel etkilerden dolayı uygun fiyattan hammadde ve malzeme satın alarak envanter bulundurur. Burada elde edilen kazanç envanter yönetimi maliyetlerini azaltacaktır.

• Üretim sürecinde makine arızaları gibi üretimi aksatacak durumlara karşı yarı mamul stoku tutulur.

• Büyük partili satın alımlarında indirim avantajlarından yararlanılabilir.

Üretilecek bir ürüne ait hammadde ve malzemeler farklı tedarikçilerden temin edilebilir. Satın alma maliyeti, bu malzemeler alınırken ödenen birim ya da parti maliyetleridir. Bazı durumlarda ilgili malzemelerin satın alınması yerine üretilmesi kararı alınabilir. Bu durumda, satın alma maliyeti, üretim maliyeti olarak karşımıza çıkar.

Sipariş verme maliyetleri, sipariş verme ve elde etme maliyetleridir. Piyasa araştırmasının yapılması, tekliflerin toplanması, siparişlerin işlenmesi gibi evrak işlerinin yapılması için harcanan masraflar, gerekli envanter miktarının belirlenmesi, faturaların hazırlanması, taşıma maliyetleri, malların kalite ve nicelik bakımından kontrolü ve malları tampon stok alanına taşıma gibi maliyetleri içermektedir. Sipariş verme maliyetleri sipariş büyüklüğünden bağımsız olarak, sipariş başına sabit bir miktar olarak belirlenir.

Envanter taşıma maliyetleri, envanter kalemlerini fiziksel olarak stokta bulundurma maliyetidir. Dolayısıyla, elde bulundurma maliyeti olarak da adlandırılmaktadır.

Stok dışı kalma maliyetleri, talebin mevcut envanterden fazla olması durumunda meydana gelen maliyetlerdir. Müşteri memnuniyeti açısından stok dışı kalınmak istenmez. Mevcut envanter miktarının talebi karşılayamaması durumunda ya siparişler ileri bir tarihte karşılanacaktır ya da satış kayıpları meydana gelecektir. Müşterilerin ürünleri beklemesi ve satış kayıpları da doğrudan müşteri kayıplarına neden olabilir.

Birçok küçük perakendecinin kullandığı periyodik envanter sayma sistemine göre, envanter kalemleri haftalık, aylık, vb. olmak üzere belirli aralıklarla sayılırlar. Envanterin gözden geçirilme zamanları önceden belirlenir. Yapılan sayımların ardından, bir sonraki teslim periyodundan önce envanterin ne kadar miktarda talep göreceği tahmin edilir ve sipariş miktarları bu bilgiye göre dönemsel olarak belirlenir.

Sürekli envanter sayma sistemlerinde envantere giriş çıkışlar sürekli takip edilir ve böylece mevcut envanter seviyesi her an bilinir. Bu sistemde, eldeki envanter miktarı önceden belirlenmiş olan en az seviyeye ulaştığında sabit bir miktarda sipariş verilerek stok yenilenir.

İki kutu metodu, cıvata gibi düşük değerli ancak tüketimi fazla olan envanter için kullanışlı bir sistemdir. Pahalı olmayan bu sistemde yönetim, tedarik süresi için envanterde ne kadar malzeme olması gerektiğine karar verir.

İsteğe Bağlı Yenilemeli Envanter Sayma Sistemi

Sürekli envanter sayma ile periyodik envanter sayma sistemlerinin bir karması olan bu sistemde envanter belirli aralıklarla gözden geçirilir. Bu sistemde en büyük envanter seviyesi ile envanteri yenileme seviyeleri önceden belirlenir. Önceden belirlenmiş olan envanter seviyesine gelmeden yeni sipariş verilmez. Bu sistem ile gereksiz işletim harcamalarının önlenmesi amaçlanır.

Envanter yönetiminde barkod sistemini kullanmanın işletmelere sağlayacağı yararlar izleyen şekilde sıralanabilir.

1. Sürekli bilgi sağladığından, periyodik envanter sayımına olan ihtiyacı azaltır.

2. Envanter sayımı elle yapılmadığından, en doğru sayım ve bilgi edinimi hızlı, hatasız ve kolay bir şekilde yapılır.

3. Elde edilen envanter bilgileri bilgisayar ortamına aktarıldığından, yine hızlı bir şekilde ilgili kişilere ulaştırılır.

4. Mal kabulü, sipariş kayıtları, depolama ve sevkiyat işlerinin hızlı ve hatasız yapılmasını sağlar.

5. Son kullanma tarihi gelen envanter kalemleri için otomatik uyarı yapabilir.

6. Dünyanın her yerinde geçerli olan tek bir numarayı kullanmayı mümkün kılar.

7. Envanter bilgisinin kısa sürede, hızlı bir şekilde sisteme girilmesiyle işçilik maliyetleri azalır.