Uluslararası Satın Alma ve Tedarik Stratejileri

Tedarik (procurement), üretimi gerçekleştirmek için gerek duyulan her türlü mal ve hizmetin tedarikçiden temin edilmesi anlamına gelir. Tedarikçi (supplier) ise mal ve hizmeti temin eden kişi veya kurumdur. Tedarik kavramı zorunlu olarak satın alma, depolama, taşıma, gelen malın muayenesi ve kalite kontrolü gibi fonksiyonları da kapsar.

Satın alma (purchasing) işin amaçlarını (örneğin üretimi) zamanında ve etkin şekilde gerçekleştirebilmek için ürün ve hizmetlerin üçüncü taraf olarak nitelenen diğer kurum veya kişilerden alma sürecidir.

Ürünün elde edilmesinde satın almadan başka, kiralama, leasing (ticari kiralama), ödünç alma, hediye veya promosyon ürünü olarak alma gibi farklı yöntemler de kullanılabilir.

Ürün tedarik sistemlerinin amaçları şöyle tanımlanabilir:
• Firma için kesintisiz ve güvenilir olarak malzeme akışını sağlamak.
• Birlikte çalışılacak güvenilir tedarikçileri seçmek ve onlarla işbirliğini sağlamak.
• Firma için gerekli olan doğru malzemeyi, doğru zamanda, iyi bir fiyata, kabul edilebilir kalite düzeyinde ve uygun koşullarda almak.
• Malzeme alımlarını eldeki stok miktarını ve finansal durumu gözetecek şekilde yapmak.
• Ani fiyat artışları, az bulunan ürünlerin temini gibi konular söz konusu olduğunda bile sistemdeki malzeme akışının bozulmadan yürümesini sağlamak.

Dış yaptırım, firmanın bazı faaliyetleri kendisi yapabilecek yetenekte iken bunları yapmayıp başka bir şirkete devretmesidir. Bir anlamda hizmet tedarikidir. Örneğin firmanın öğle yemeği hizmetini veya güvenlik ve temizlik gibi hizmetleri kendi elemanlarıyla yapmak yerine başka bir firmadan hizmet alımı ile karşılaması, birer dış yaptırım örneğidir.

Bu yapıda firma, gelen ve giden (inbound and outbound) lojistik işlemleri dâhil bütün lojistik faaliyetlerini, bir başka firmaya karşılıklı anlaşma sonucunda devreder. Ülkemizde özellikle tam zamanında üretim felsefesini benimseyen işletmeler bütün lojistik faaliyetlerini 3PL firmalara bırakmaya başlamışlardır.

Bu yapı firmanın tedarik zinciri yönetimi faaliyetlerinin tamamını bir başka firmaya devretmesi anlamına gelmektedir. Firmaların bunu yapmaktaki temel amacı, esas yaptığı işe odaklanmaktır.

Tedarik; hammadde, malzeme ve hizmetin elde edilmesi olarak tanımlandığında, bu sürecin planlanması, organizasyon yapısının oluşturulması, izlenmesi ve kontrolü gerekir. Buna kısaca tedarik yönetimi denir. Aslında tedarik yönetim ile kastedilen genellikle malzeme yönetimidir. Yani hammadde tedarik işlemleri, stok yönetimi, ürün teslim alma işlemleri, depolama, elleçleme, üretim planlama, çizelgeleme ve kontrol, taşıma ve atık yönetimi şeklindeki işlemlerin tamamının planlanması, izlenmesi ve kontrol edilmesi tedarik yönetimi olarak düşünülür.

Tedarik zinciri yönetimi dendiğinde ise hammaddenin tedarikçiden elde edilerek üretim noktasına taşınması, üretimin gerçekleştirilmesinden sonra ürünün ana ve ara depolara taşınması ve oradan da müşterilere ulaştırılması aşamalarının tümünün yönetimi anlamına gelir. Ancak burada gerçekleştirilen bütün faaliyetlerin birbirleriyle uyumlu olması, sistemin birbirini etkileyen zincir baklaları şeklinde düşünülmesi ve bu nedenle sistemdeki akışların sistemin genel amacını sağlayacak şekilde düzenlenmiş olması gerekir. Bu nedenle pazarlama, üretim, satın alma, lojistik gibi pek çok faaliyeti kapsar.

Tedarik zincirindeki üç önemli akışın izlenmesi, dengelenmesi ve planlanması gerekir. Bunlar şöyle verilebilir:
• Malzeme akışı (Hammadde veya bitmiş ürün olabilir)
• Bilgi akışı
• Para akışı

Firma için “Doğru tedarikçi” olarak nitelenen kişi veya  kurumun taşıması gereken özellikler şöyle verilebilir. Tedarikçi;
• İstenen malzemeleri sağlayacak yetenek ve kapasiteye sahip olmalıdır.
• Malzemelerin güvenilir olarak taşınmasını sağlayabilmelidir.
• Malzemeyi doğru zamanda ve kısa teslim süresi içinde gönderebilmelidir.
• Kabul edilebilir fiyat vermeli, finansal açıdan kolaylıklar sağlamalıdır.
• Finansal olarak güvenilir olmalı ve uzun dönemli işbirliğini tercih etmelidir.
• Müşteri ihtiyaçlarına ve değişikliklerine karşı esnek olabilmelidir.
• Alanında uzmanlığı ve iyi bir ünü olmalıdır.
• Uygun ve kolay bir tedarik sistemi kullanıyor olmalıdır.

Tek tedarikçi ile çalışmanın avantajları arasında şunlar sayılabilir:
• Tedarikçi ile güçlü ve iyi ilişkiler kurulur. Ödeme, teslim zamanı, teslim şekli gibi konularda işbirliği daha da iyileşir. Karşılıklı bağımlılık artar.
• İletişim yüksek seviyede olur.
• Temin edilen ürünlerdeki değişkenlikler daha az olur. Öte yandan çok tedarikçi ile çalışmanın avantajları da şunlardır:
• Tedarikçiler arasında rekabet oluşur, bu da firma açısından özellikle fiyatta indirim olmasını sağlar.
• Tedarikçilerden birinde bir aksaklık olması sorun yaratmaz, diğeri ile yola devam edilir.
• Değişken talep olması halinde bunları farklı tedarikçilerden sağlamak daha kolay olur.
• Tedarikçiler ve piyasa hakkında daha fazla bilgi edinilmesini sağlar.
• Ürün veya sistemin iyileştirilmesinde ya da yenilikçi fikirlerin uygulanmasında daha hevesli
olunur.
• Sadece bir tedarikçiye güvenmek zorunluluğu ortadan kalkar.

Tedarik zincirinde, tedarik edilen malzemeler üç grupta toplanabilir. Bunlar:
• Kritik Olmayan Malzemeler: Düşük değerli ve tedarikinde süre açısından bir sorun olmayan malzemelerdir. Satın alma için basit süreçler tanımlanmış olması yeterli olur.
• Darboğaz Oluşturan Malzemeler: Düşük veya yüksek değerli ama tedariki sorun olabilecek veya tedariki zaman gerektiren malzemelerdir. Uzun dönemli anlaşmalar ve alternatif tedarikçiler gerektirir.
• Kritik Malzemeler: Yüksek değerli ve tedariki zaman alabilecek malzemelerdir. Tedarikçilerle ortaklık veya işbirliği anlaşması gibi uzun dönemli kurumsal ilişkiler kurmayı gerektirir.

Uluslararası düzeyde satın alma ve tedarikin gerçekleştirilebilmesi için şu bileşenlere ihtiyaç duyulur:
• Uluslararası ürün dağıtım sistemi ve lojistik alt yapısının (köprü, tünel, otoyol, demiryolu, hava koridoru, deniz yolu, liman ve uygun araç seferleri) varlığı.
• Uluslararası paketleme, taşıma, depolama vb. lojistik faaliyetlerine dair standartların (ISO standartları vb.) varlığı ve bunlar hakkında bilgi sahibi olma zorunluluğu.
• Ürün niteliklerinin teknik açıdan değerlendirilmesine olanak verecek teknolojik bilgi ve cihazların olması.
• Transfer işlemlerinin hızlı yürütülebilmesi ve taşımaların gerçek zamanlı (online) olarak izlenebilmesi için birbirleriyle bütünleşik çalışan bilgi sistemlerinin varlığı. (Örneğin gümrük işlemlerinin veya ürün transfer işlemlerinin bilgi sistemleriyle izlenmesi, ürünlere ait miktar, tarih, çıkış ve varış noktası gibi bilgilerin sistemler arasında kolayca aktarılmasını sağlayacak EDI (Elektronik veri değişimi) gibi sistemlerin ve yazılımların varlığı)
• Uluslararası ticaret kurallarının ve standartlarının (barkod, rfid vb.) tanımlanmış olması zorunluluğu.
• Gümrük düzenlemeleri, vergiler, kısıtlamalar, uluslar arası anlaşmalar ve uygulamalar hakkında bilgi.
• Uluslararası sigortalama bilgisi.
• Uluslararası bankacılık ve para transferi işlemleri hakkında bilgi.
• Yabancı dil ve müzakere yetenekleri ile işbirliği yapma isteği.
• Farklı ulusların kültürleri hakkında bilgi sahibi olma ve bu farklılıkları anlayışla karşılama yeteneği.

Tedarikçi firma ile ana firma arasındaki ticaret ilişkisi üç farklı şekilde olabilir. Bunlar:
• Tek Yönlü Ticaret: Ana firma ile tedarikçisi arasında sadece tek yönde malzeme ve hizmet akışının olması anlamına gelir. Yani tedarikçi ana firmaya malzeme ve hizmeti sağlar ve karşılığında bedelini alır. 
• Karşılıklı Ticaret: Ana firma ile tedarikçi firma arasında karşılıklı ticari faaliyetin olması halidir. Bu yapı daha dengeli bir durumu ifade eder. Firmaların birbirlerine karşılıklı olarak mal ve hizmet sunması anlamına geldir.
• Aynı Grup İçinde Yer Alan Firmaların Ticareti: Ana firma  ile tedarikçi firmanın aynı holding çatısı altında faaliyet gösteren farklı firmalar olması halidir. Aralarında tek yönlü veya karşılıklı ticaret olabilir. Bu yapı firmaların aynı grup içinde yer almaları nedeniyle aynı çalışma biçimini benimsemiş olmaları, kısacası aynı dili konuşuyor olmaları açısından yararlıdır. 

• Kapsam
• Maliyet
• Zaman
• Koşullar
• Kalite
• Amaçlara Uygunluk
• Sürdürülebilirlik

Benimsenecek strateji sonrasında şunlara karar verilmiş olacaktır:
• Çalışılacak tedarikçilerin nitelikleri (yerli veya yabancı) ile sayısı.
• Tedarikçilerle yapılacak anlaşmanın içeriği, süresi, kapsamı.
• Malzeme ve hizmet tedarikinin nasıl sağlanacağı, kalitesi, maliyeti, ödeme koşulları, teslim zamanları, taşıma koşulları ve sağlanması istenen diğer özel koşullar.
• Gelen malzemeler için kontrol ve kabul işlemleri süreci.
• Taraflar arasında olabilecek bir anlaşmazlık halinde sürecin nasıl işleyeceği.

Ürün teslim şekillerine dair ticaret terimleri temelde beş önemli sorunun cevabını verir. Bunlar:
• Ürün teslimi fiziksel olarak nerede yapılacak?
• Taşıma masrafları hangi aşamaya kadar kime ait olacak?
• Taşıma sırasındaki risklerin (çalınma, kaybolma vb. nedenlerle ürünün elden çıkması ve kaza, infilak, art niyet vb. nedenlerle ürünün hasar görmesi) sorumluluğu kimde olacak?
• Sigorta ve gümrük masraflarını kim karşılayacak?
• Gümrük için gerekli belgeleri kim düzenleyecek, işlemleri kim yapacak?

Dış ticaret için kullanılan ürün teslim terimleri üç harfli kısaltmalar halinde tanımlanmış ve dört ana grupta toplanmıştır. Bu dört grubu ifade eden harfler aynı zamanda ürün teslim şeklini temsil eden üç harfli kelimelerin de ilk harfini oluşturur.

E sınıfı terimler; satıcının ürün tesliminde en az sorumluluğunun olduğu durumu ifade eder. Satıcı ürünü sattıktan sonra taşınmasıyla ilgili olarak bir sorumluluk üstlenmez. Alıcı, ürünü satıcının iş yerinden veya belirlediği bir yerde teslim aldıktan sonra kendi sorumluluğunda olmak üzere taşır. Sigorta ve olası hasarlara karşı sorumluluk da alıcıya aittir. Buna bir örnek olarak EXW, yani ürünün iş yerinde teslim edilmesi, verilebilir.

F sınıfı terimler; satıcının ürünü alıcıya belli bir sorumluluk üstlenerek teslim edeceği durumları temsil eder. Satıcı, alıcın verdiği talimat doğrultusunda ürünleri taşıması ve teslim etmesi gerekir. Buna bir örnek olarak FOB, yani ürünün gemi küpeştesinde masrafsız olarak teslimi, verilebilir.

C sınıfı terimler; satıcının ürün taşıma işini ve sigortalama gibi bazı masrafları da üstlendiği durumları temsil eder. Sözleşmede ürünün hangi noktada teslim edileceğinin net olarak belirtilmesi gerekir. Buna bir örnek olarak CIF, yani ürünün mal bedeli, sigorta ve navlun (taşıma masrafı) dâhil olarak taşınması, verilebilir.

D sınıfı terimler; satıcının son noktaya kadar bütün taşımadan, ayrıca sigorta ve olası bütün hasarlardan sorumlu olduğu durumları ifade eder. Buna bir örnek olarak DDP, yani her türlü masrafın karşılanarak ürünün alıcıya ait işyerinde teslim edilmesi, verilebilir.