Genel İşlemler-İş Listesi

“Gelen/Giden Evrak İşlemleri” modülü, kuruma kağıt üzerinde gelen evrakların taranıp sisteme dâhil edilmesi, sistem üzerinde oluşturulan evrakların gönderilmesi ve bu evraklarla ilgili takip işlemlerinin yapıldığı modüldür.

“Gelen/Giden Evrak İşlemleri” modülü aşağıda listesi verilen ekranlardan oluşmaktadır:

• Doküman Tarama Sistemi
• Dosya Evrak Kayıt İşlemleri
• Kıymetli Evrak Eşya Kayıt
• Evrak Arama İşlemleri
• Evrakı Onaya Sunma İşlemleri
• Evrak Zimmet İşlemleri
• Giden Evrak Oluşturma
• Dağıtım Planı İşlemleri
• Tarama Merkezi Evrak Kayıt
• Dosya Evrak Düzeltme İşlemleri
• Dosyadan Evrak Silme Ekranı
• Derdest Dosya İşlemleri

Birime dışarıdan kağıt üzerinde gelen tüm bilgiler ilgili birimin doküman tarama sistemi yardımı ile taranarak elektronik ortama aktarılır. [Doküman Tarama Sistemi] ekranı, tarayıcı cihazının ayarlarının ve tarama işleminin yapıldığı ekrandır.

[Dosya Evrak Kayıt İşlemleri] ekranı, birime gelen evrakın kabulünün ve evrakların ilgili dosyalarına kaydedildiği ekrandır.

“Evrak Bilgileri”, “Dosya Bilgileri-Ek Listesi”, “İlgili Evrak Listesi” ve “İlgili Kişi Listesi” sekmelerinden oluşur.

[Kıymetli Evrak Eşya Kayıt] ekranı ilgili dosyaya ait herhangi bir belge ya da eşya muhafaza, depo vb. işlemlerle kayıt işleminin gerçekleştirildiği ekrandır.

[Evrak Arama İşlemleri] ekranı birime gelen ya da dosya içerisine girmiş olan evrakların sorgulandığı, detaylarının listelendiği ve görüntülendiği ekrandır.

[Evrak Arama İşlemleri] ekranında bulunan metin alanları ve liste düğmelerinin her biri yapılacak olan sorgulama için ayrı ayrı birer kriterdir. Bu alanlardan herhangi birine bilgi girişi yapılarak sorgulama işlemi yapılır.

[Evrakı Onaya Sunma İşlemleri] ekranı sistem üzerinde kullanıcı tarafından oluşturulan evrakların onaylanması için “Onaya Sunma” işleminin gerçekleştirildiği, görüntülendiği, ek evraklarının listelendiği ve tüm evraklar üzerinde değişiklik yapılmasını sağlayan ekrandır.

[Evrak Zimmet İşlemleri] ekranı, birimlere gelen veya giden evraklarla ilgili zimmet işlemlerinin yapıldığı ekrandır. Evraklarla ilgili yeni zimmet işlemlerinin yapılması, daha önceden yapılmış olan zimmetlerin sorgu aracılığıyla bulunması ve oluşturulan zimmetlerin silinmesi işlemlerini kapsamaktadır.

[Giden Evrak Oluşturma] ekranı sistem üzerinde oluşturulan evrakların gönderme işleminin yapıldığı ekrandır.

[Giden Evrak Oluşturma] ekranı “Dosya Tipi” opsiyon kutularından ve “Giden Evrak Bilgileri” bloğundan oluşmaktadır.

[Dağıtım Planı İşlemleri] ekranı, ilgili birimin düzenli olarak evrak dağıtımı yaptığı birimlere, bir plan çerçevesinde sistem üzerinde yaratılan evrakların gönderilmesi amacıyla kullanılan ekrandır.

Yeni dağıtım planı oluşturma, daha önceden oluşturulmuş olan dağıtım planlarına sorgulama yöntemleri aracılığıyla bulma ve oluşturulmuş olan dağıtım planlarını silme işlemlerini kapsamaktadır.

Kuruma dışarıdan kâğıt üzerinde gelen tüm bilgiler ilgili birimin tarama merkezi tarafından taranarak elektronik ortama aktarılır.

[Dosya Evrak Düzeltme İşlemleri] ekranı, birime gelen evrakın kabulünün ve evraklarla ilgili düzenlemelerin yapıldığı ekrandır.

[Evrak Silme] ekranı kullanıcı tarafından sistem içinde oluşturulmuş hatalı evrakları silmek için kullanılan ekrandır.

[Derdest Dosya İşlemleri] ekranı, sistem üzerinden gelmeyip mahkemede daha önceden bulunan evrakın kabulünün gerçekleştirildiği ve evrakların ilgili dosyalarına kaydedildiği ekrandır.

[Derdest Dosya İşlemleri] ekranı,“Evrak Bilgileri”, “Dosya Bilgileri-Ek Listesi”, “İlgili Evrak Listesi” ve “İlgili Kişi Listesi” sekmelerinden oluşur.

Kullanıcının yetkisi dâhilinde gerçekleştirmesi gereken işlerin, dosya ya da evrak bazında listelendiği ekrandır.