Elektronik İmza ve Doküman Yönetim Sistemi

5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu’nda yer alan şekliyle elektronik imza; başka bir elektronik veriye eklenen veya elektronik veriyle mantıksal bağlantısı bulunan ve kimlik doğrulama amacıyla kullanılan elektronik veriyi tanımlar.

YAP kapsamında yargı çalışanlarına “Nitelikli Elektronik Sertifika” dağıtımının tamamlanması ve kullanılması ile birlikte savcılık ve mahkemelerde tutulan defter ve kartonlara, yargı birimleri arasında gerçekleşen talimat ve benzeri diğer yazışma evraklarının ıslak imza ile imzalanmasına ve diğer yargı birimlerine fiziki evrak gönderilmesine büyük oranda ihtiyaç kalmamıştır, bunun sonucu olarak da yargılamalar makul sürede bitirilecek; personel, emek, zaman, kırtasiye, ulaşım ve iletişim giderlerinden büyük oranda tasarruf sağlanmış olacaktır.

Portal giriş işlemlerinde elektronik imza kullanılmaktadır. Elektronik imza ve şifresi nin 3.şahısların eline geçmesi durumunda elektronik imzanın geçerli olduğu her yerde ıslak imza ile yapılabilen tüm işlemler yapılabilir. E-İmza şifresinin alındığı ilk günkü şifresi ile bırakılmaması gerekmektedir.

Güvenli bir şifre oluşturmak için aşağıdaki konulara dikkat edilmesi gerekir. Şifre seçiminde en çok kullanılan yöntemler;

• Eşinizin, çocuğunuzun ya da sevdiğiniz başka bir varlığın (evcil hayvan, çizgi film kahramanı, ismi gibi),
• Ali123, Ayşe321, Ankara06 vb.
• Siciliniz
• Adalet123, Adalet, ABSicil,
• Ev veya cep telefonu numaranız
• 1234567, 123123, 123qwe, qwe123vb. şifreler
• Masanızda sürekli bulunan cisimlere ait marka, isim ya da reklamlar
• Doğum tarihiniz veya sizin için önemli olan tarihler

Aşağıdaki şekilde güçlü şifre oluşturulabilir;

• Şifreniz sizi tanıyan birileri tarafından tahmin edilemeyen,
• En az 8 karakterden oluşan,
• Büyük ve küçük harflerden oluşan,
• İçeriğinde en az 3 rakam olan,
• Standart klavye karakterleri dışında karakter kullanılan (% , ! , + , ^ , & , { , }) şifrelerin oluşturulması güvenliğiniz açısından önemlidir.

Şifre güvenliği için alınabilecek önlemler;

• Şifrenizi üçüncü kişilerle paylaşmayınız,
• Güçlü bir şifre seçiniz,
• Farklı hesaplarınızda (e-Posta, bilgisayar açılış (domain) şifreniz vb.) farklı şifreler kullanınız,
• Şifrelerinizi bilgisayarınızda veya herhangi bir kâğıt üzerinde not olarak eklemeyiniz.

Elektronik imza elektronik belgeye eklenmiş bilgidir. Gönderilecek belgeden matematiksel yöntemler yardımıyla ve özgün bir biçimde kısaltılmak suretiyle sabit uzunlukta sayısal bir bilgi elde edilir ki buna mesajın özeti veya hash adı verilir. Hash metodu ile elde edilen bilgi, geri dönüşümü olmayan bir bilgidir.

Dava Açılış ekranları üzerinden;

• Hukuk dava açılış ve harçlandırma
• İdari yargı dava açılış ve harçlandırma
• İcra dosya açılış ve harçlandırma
• Dosya tevzi durumu bilgilerini takip etme
• Dava açılış dosyasına evrak ekleme
• Banka işlemleri takip etme işlemleri gerçekleştirilebilmektedir.

UYAP doküman yönetim sisteminin temel işlevlerini şöyle sıralayabiliriz;

• Her türlü veri, bilgi ve belgeyi otomatik yön tanımlama ile anında ilgili makamlara ulaştırılmasını sağlamak
• Yetki tanımları ve kanunlar çerçevesinde iş akış yönetimini sağlamak.

Doküman Yönetim Sistemi’nin genel özellikleri şöyledir:

• Platform bağımsız çalışabilmektedir. (Java ile yazılmıştır)
• Kaynak kodlarının tamamı Adalet Bakanlığına ait olduğu için ihtiyaçlara göre değişiklikler yapılabilmektedir.
• XML tabanlıdır. Diğer uygulamalar ile entegre çalışmaktadır.
• Evraklar veritabanı yerine Content Manager üzerinde saklanmaktadır.
• Elektronik imza desteği vardır.
• TUBİTAK, e-Güven, e-Tuğra, TÜRKTRUST, TURKCEL mobil imza, AVEA mobil imza uygulamaları UYAP doküman editörünün (udf) desteklediği elektronik imza altyapılarıdır.
• Standart hâle gelmiş bir çok doküman formatı desteklenmektedir.
• UYAP doküman yönetim sisteminin desteklediği formatlar: “tif”, “tiff”, “jpeg”, “jpg”, “gif”, “txt”, “text”, “xml”, “udf”, “pdf”, “doc”, “rtf”, “xls”, “ppt”, “zip”, “rar” bu formatların dışında oppenoffice doküman desteği de mevcuttur.

Genel olarak DYS’nin getirdikleri şöyle sıralanabilir:

• Dokümanların elektronik ortamda saklanabilmesi sağlanmıştır.
• Dokümanların sistemde geçirdikleri tüm yaşam döngülerinin her kademe tarafından her an izlenebilirliği sağlanmıştır.
• Dokümanların bulunduğu her noktada sorgulanabilmesi ve erişilebilmesi sağlanmıştır.
• Çalışanların performanslarının takip edilmesi sağlanmıştır.
• Dokümanların hızlı bir şekilde hareket etmesi sağlanmıştır. Ciddi anlamda kâğıt ve zaman tasarrufu sağlanmıştır, bunun boyutunun taşra uygulaması devreye girdikten sonra artması hedeflenmiştir.
• Özellikle elektronik imza uygulaması ile DYS’ deki iş süreçleri daha da kısalacaktır.
• Sistemde elektronik imzanın kullanıma başlanması ile şu an kullanıcıların yaşadıkları paralel uygulamaların hepsi ortadan kalkacaktır.
• Taşra entegrasyonu ile manuel olarak yürütülen evrak akışları ortadan kalkacak ve iş yükleri hafifleyecektir, bunun için kullanıcıların kendi taraflarındaki DYS uygulamalarını ciddi bir şekilde takip etmeleri ve bilgi girişi yapmaları gerekmektedir.

Adalet Bakanlığı büro ve Şube Müdürlükleri’nce yapılan yazışmaların, Doküman Yönetim Sistemi’ne katılması, uygun paraf sırasının seçilmesi, paraf akışına sokulması, uygun kişiler tarafından düzenlenmesi, onaydan çıkması ve giden evrak kaydının alınması işlemlerini kapsamaktadır.

Giden Evrak İşlemleri ve Akış Başlatma ekranında izlenmesi gerek işlem sırası;

1. Doküman Seçimi
2. Dosya Seçimi
3. Evrak Hazırlama
4. Dağıtım Listesi Hazırlama
5. İş Akışı Düzenleme
6. Evrakı Kaydetme ve Onaya Sunma

Evrak hazırlama panelinde evraka ait Evrak Türü, Evrak Tipi, Ek Listesi, Detaylar, İlgili Evrak Listesi gibi bilgilerin hazırlandığı alandır.

İş listesi panelinde bulunan sütunlar;

• Dosya: Giden evrakın hangi dosyadan geldiğini,
• Başlatan: Evrakın hangi birim tarafından başlatıldığını belirtir.
• Gönderen : Evrakın hangi birim/kim tarafından gönderildiğini belirtir.
• Tarih: Evrakın geldiği zaman bilgisini tarih ve saat olarak bildirir.
• Açıklama: Evrak oluşturulurken detay bilgileri akranında girilen açıklama bilgisini bildirir.

Gelen evrak kayıt ekranında; kaydı yapılacak evrakın Evrak Bilgileri tabında, Evrak Türü = Genel Evrak, Evrak Tipi = Gelen Evrak olarak otomatik seçilir. Daha sonra Dosya Bilgileri – Ek Listesi tabında evrakın hangi dosyaya kaydedileceği belirtilir. Son olarak kaydet tuşu ile evrakın kayıt işlemi gerçekleştirilir.

Gelen Evrak Büro Kaydı ekranında gelen bir evrakın büro kaydı alınırken o evrakın ilgili büroda veya ilgili Genel Müdürlük/Daire Başkanlığı altında yer alan diğer kullanıcılara bilgi amaçlı gönderilmesi işlemine “Gözden Geçirme” işlemi denir. Akışı Bitir butonu ile evrakı gözden geçirme işlemi tamamlanır.

Büro evrak sorgusu ekranında kullanıcıların birim bazında işlem yapılan evraklar sorgulanabilir. Sorgu sonuçları Dosya Evrak Listesi paneline gelir. Burada evrakın üstünde Mouse sabit bırakıldığında evraka ait büro no, büro tarihi, gönderen kişi vs bilgileri görülebilir.

Performans Sorgusu ekranı aracılığıyla, kullanıcılar yetkileri dâhilindeki kullanıcıların sistem üzerinde gerçekleştirdikleri çeşitli işlemlere ait performans zaman ölçülerini sorgulayabilirler. Hangi kullanıcının hangi kullanıcı grubunu sorgulayabileceğini tanımlanması ve güncellenmesi işlemleri, Doküman Yönetim Sistemi yöneticisi tarafından gerçekleştirilir.

Kelime işlemcide hazırlanan bir evrakı imzalamak için ‘imzala’ butonuna basılır,

• ESHS (e-Sertifika hizmet sağlayıcıları) seçimi yapılır.
• Sertifika seçiminde Nitelikli İmza Sertifikası seçilir.
• Sertifika şifresi (pin kodu) girilir.
• Bir saat içersinde tekrar şifre istemeden diğer evraklar imzalanabilir.